ГЛАВА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ -
СТАРОЖИЛОВСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 20 октября 2010 г. № 638
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА АДМИНИСТРАЦИИ
СТАРОЖИЛОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ПРИЕМ И ХРАНЕНИЕ
ДОКУМЕНТОВ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ"
В соответствии с Постановлением главы муниципального района от 17.02.2010 № 93 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов оказания (выполнения) муниципальных услуг (работ) муниципальным образованием - Старожиловский муниципальный район", руководствуясь статьей 53
Устава муниципального образования - Старожиловский муниципальный район Рязанской области, постановляю:
1. Утвердить административный регламент
администрации Старожиловского муниципального района по предоставлению муниципальной услуги "Прием и хранение документов юридических лиц".
2. Разместить Регламент
на официальном сайте администрации муниципального района www.admstar.ru.
3. Опубликовать настоящее постановление в "Информационном бюллетене муниципального образования - Старожиловский муниципальный район Рязанской области".
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации муниципального района Г.П.Васечкину.
Глава муниципального района
Н.О.ЖДАНОВ
Приложение
к Постановлению
главы муниципального района
от 20 октября 2010 г. № 638
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
АДМИНИСТРАЦИИ СТАРОЖИЛОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ПРИЕМ
И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ"
1. Общие положения
1.1. Административный регламент администрации Старожиловского муниципального района (далее - административный регламент) по приему на хранение документов юридических лиц разработан в целях повышения качества и доступности муниципальной услуги и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) администрации Старожиловского муниципального района (далее - муниципальный район), а также порядок взаимодействия администрации муниципального района с органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (далее - органы и организации) при предоставлении муниципальной услуги.
1.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук";
- настоящим регламентом;
- иными нормативными актами Российской Федерации, Рязанской области и Старожиловского муниципального района.
1.3. Предоставление муниципальной услуги осуществляется от имени администрации Старожиловского муниципального района муниципальным архивом и межведомственным архивом документов по личному составу (далее - межведомственный архив).
1.4. Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является прием на хранение в муниципальный или межведомственный архив администрации муниципального района документов юридических лиц (далее - пользователи).
1.5. Получателями муниципальной услуги являются:
- учреждения;
- организации и предприятия;
- общественные организации и объединения.
Организации, включенные в список источников комплектования муниципального и межведомственного архивов, передают документы на хранение в соответствии с графиком передачи документов или в соответствии с условиями договора о взаимодействии и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства.
1.6. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное обращение пользователя с указанием полного наименования юридического лица, его почтового и/или электронного адреса, номера контактного телефона.
1.7. Одновременно с письменным обращением заинтересованные организации представляют описи дел, передаваемых на хранение, в количестве 4-х экземпляров. Описи дел должны быть составлены с учетом установленных требований и согласованы с экспертно-проверочной комиссией архивного управления Рязанской области, которое находится по адресу: ул. Лермонтова, д. 9а, г. Рязань, 390027.
1.8. В письменном обращении пользователя должны быть указаны:
- наименование юридического лица на бланке организации;
- почтовый и/или электронный адрес пользователя, номер контактного телефона;
- подпись должностного лица и печать организации;
- дата отправления.
1.9. Работы по экспертизе ценности документов, передаваемых на хранение, их описанию, согласованию описей, транспортировке документов осуществляются передающей стороной, исполнение муниципальной услуги осуществляется бесплатно.
2. Требования к порядку предоставления
муниципальной услуги
2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге.
2.1.1. Муниципальная услуга предоставляется муниципальным или межведомственным архивом при личном обращении пользователя или по почте:
- по адресу муниципального архива: ул. Толстого, д. 41, р.п. Старожилово Рязанской области, 391170;
- по адресу межведомственного архива: ул. Толстого, д. 9, р.п. Старожилово Рязанской области, 391170.
Телефоны для справок: 8 (49151) 2-25-63, 2-10-11.
Факс: 8 (49151) 2-13-51.
Интернет-адрес: www.admstar.ru.
Адрес электронной почты архива: staradm@mail.ru.
График работы архивов:
понедельник - пятница - с 8.00 до 17.00;
перерыв - с 13.00 до 14.00;
суббота, воскресенье - выходные дни.
2.1.2. Информация о муниципальной услуге предоставляется:
- по устному обращению;
- по телефону;
- по письменному обращению;
- по электронной почте.
2.1.3. Информирование пользователей при личном обращении осуществляется сотрудником муниципального или межведомственного архива на рабочем месте в соответствии с графиком работы.
2.1.4. При ответах на телефонные звонки сотрудник муниципального или межведомственного архива подробно, в вежливой форме информирует обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
По обращениям, полученным по электронной почте, ответ направляется на электронный адрес пользователей в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
2.2. Сроки предоставления муниципальной услуги.
2.2.1. Обращение заинтересованной организации должно быть рассмотрено сотрудником муниципального или межведомственного архива в день его поступления и о результатах рассмотрения сообщено заинтересованной организации не позднее чем через 2 дня с момента обращения.
2.3. Требования к местам предоставления муниципальной услуги.
2.3.1. Для предоставления муниципальной услуги должны быть оборудованы следующие помещения:
- комната для приема пользователей и хранения представленных ими документов, документов, образовавшихся в деятельности муниципального и межведомственного архивов.
2.3.2. Для ожидания приема пользователей, заполнения необходимых для исполнения муниципальной функции документов отводятся места, оборудованные столами, стульями, а также необходимыми канцелярскими принадлежностями (для возможности оформления документов).
Столы оборудованы телефонным аппаратом и справочником служебных телефонов администрации Старожиловского муниципального района и иных органов государственной власти, организаций и учреждений.
3. Административные процедуры
3.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрация обращения заинтересованной организации;
- принятие решения о приеме документов на хранение;
- прием документов сотрудником муниципального и межведомственного архива, проверка их физического состояния, сверка документов с описями дел;
- составление акта о приеме-передаче документов на хранение в муниципальный и межведомственный архивы;
- внесение данных о принятых документах в учетные документы муниципального или межведомственного архива: книгу учета поступлений документов, список фондов (если заинтересованные организации не имеют ранее созданного архивного фонда), карточку фонда, лист фонда, реестр описей, базу данных "Архивный фонд";
- проставление архивных шифров на принятых делах, состоящих из указания фонда, в котором будут храниться принятые документы, номера описи, номера дела по описи;
- формирование дел в связки или коробки, написание и прикрепление архивных ярлыков с указанием номера и наименования фонда, номера описи, номеров дел, номера связки;
- размещение связок или коробок в архивохранилище муниципального или межведомственного архива, внесение дополнений в постеллажные топографические указатели.
3.2. Регистрация обращения осуществляется в день поступления обращения.
3.3. Сотрудником муниципального или межведомственного архива при получении обращения заинтересованной организации проверяется наличие прилагаемых документов, их комплектность. При отсутствии документов или их некомплектности сотрудник муниципального или межведомственного архива информирует об этом исполнителя заинтересованной организации по указанному контактному телефону. Предоставление муниципальной услуги приостанавливается. В случае непредставления недостающих документов в течение 10 дней в адрес заинтересованной организации направляется письменное уведомление с отказом в предоставлении муниципальной услуги. Уведомление направляется в адрес заинтересованной организации по почте не позднее 3-х дней с момента истечения 10-дневного срока ожидания.
3.4. При поступлении прилагаемых документов полностью сотрудник муниципального или межведомственного архива устно согласовывает дату передачи документов с представителем заинтересованной организации по указанному контактному телефону.
3.5. При поступлении документов в муниципальный или межведомственный архив сотрудником муниципального или межведомственного архива осуществляется проверка физического состояния документов и поединичная сверка поступивших документов с описями дел. При отсутствии дел или несоответствии заголовков переданных дел с заголовками дел, указанными в описи, а также при поступлении дел, не включенных в прилагаемые описи, заинтересованная организация информируется об этом в письменном виде не позднее чем в 3-дневный срок со дня передачи документов в муниципальный или межведомственный архив.
3.6. В течение 10-дневного срока с момента отправления уведомления заинтересованная организация обязана представить в муниципальный или межведомственный архив недостающие документы либо письменное объяснение о причинах их отсутствия или несоответствия заголовков переданных дел заголовкам дел, указанным в описи, а также о причинах невключения переданных дел в прилагаемые описи дел. В случае умолчания заинтересованной организации выполнение муниципальной услуги приостанавливается до выяснения указанных обстоятельств и документы считаются не переданными на хранение.
3.7. После получения объяснения причин отсутствия дел или несоответствия заголовков дел заголовкам, указанным в описи, а также о причинах передачи дел, не включенных в описи, сотрудником муниципального или межведомственного архива в конце каждого экземпляра описи делается новая итоговая запись о фактическом количестве переданных дел, перечисляются номера дел, не поступивших на хранение, указываются присвоенные литерные номера дел, не включенных в опись.
3.8. После сверки наличия дел с описью сотрудником муниципального или межведомственного архива составляется акт приема-передачи документов на постоянное хранение по установленной форме. Акт подписывается представителем заинтересованной организации, сотрудником муниципального или межведомственного архива и утверждается управляющим делами администрации Старожиловского муниципального района. Подписи заверяются печатями заинтересованной организации и администрации Старожиловского муниципального района.
3.9. После подписания акта сотрудником муниципального или межведомственного архива вносятся соответствующие записи в книгу учета поступлений документов, карточку фонда, лист фонда, список фондов, реестр описей, базу данных "Архивный фонд". Один экземпляр подписанного и утвержденного акта передается заинтересованной организации, второй экземпляр помещается в дело фонда, в котором будут храниться принятые документы.
3.10. На принятых документах проставляются архивные шифры в соответствии с установленными требованиями, с указанием номера фонда, номера описи и номера дела по описи, документы формируются в связки или архивные коробки. На каждую связку или коробку надписывается и прикрепляется архивный ярлык с обозначением номера фонда, наименования фонда, номера описи, указанием периода (лет), за который документы сформированы в связку (коробку), номеров дел, номера связки. Сформированные связки помещаются в архивохранилище муниципального или межведомственного архива, после чего в базе данных и постеллажных топографических указателях делаются отметки о местонахождении документов.
4. Порядок контроля за предоставлением
муниципальной услуги
4.1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений административного регламента, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, осуществляется управляющим делами администрации Старожиловского муниципального района.
5. Порядок обжалования действий (бездействия)
сотрудника муниципального или межведомственного
архива и качества предоставленной
муниципальной услуги
5.1. Заинтересованные организации могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) сотрудника муниципального или межведомственного архива и качество предоставления муниципальной услуги (далее - жалоба) устно или письменно к главе Старожиловского муниципального района, управляющему делами администрации Старожиловского муниципального района.
В письменной жалобе указываются:
- полное наименование организации;
- почтовый и/или электронный адрес и контактный телефон;
- предмет жалобы;
- подпись руководителя
- дата.
5.2. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней с момента ее поступления.
5.3. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета жалобы и применению мер ответственности к сотруднику муниципального или межведомственного архива, допустившему нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги, которые повлекли за собой жалобу. Заинтересованной организации направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
5.4. Обращение заинтересованной организации считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по существу всех поставленных в обращении вопросов.
5.5. Если заинтересованная организация не удовлетворена решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть направлена в архивное управление Рязанской области по адресу: ул. Лермонтова, д. 9а, г. Рязань, 390027 либо подлежит обжалованию в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
