АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 22 ноября 2010 г. № 477-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ
ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ И ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
На основании Устава
городского округа "Город Хабаровск" и в целях дальнейшего совершенствования организации контроля и исполнения распорядительных документов и других документов администрации города:
1. Утвердить прилагаемое Положение
о порядке организации контроля за исполнением распорядительных и других документов в администрации г. Хабаровска.
2. Контроль за выполнением данного распоряжения возложить на начальника контрольного управления администрации города Костырина В.А.
И.о. мэра города
В.П.Казаченко
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
Распоряжением
администрации города Хабаровска
от 22 ноября 2010 г. № 477-р
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ И ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
1. Термины и понятия, используемые в Положении
В Положении употребляются следующие понятия и определения.
Автоматизированная система контроля - контроль за исполнением документов с использованием ПЭВМ, программы "Контроль за исполнением директивных документов", автоматизированной системы документооборота и делопроизводства "Гран-Док".
Внутренний контроль - контроль за исполнением документов вышестоящих органов.
Документы - постановления, распоряжения, другие документы и материалы, указанные в пп. 2.2
настоящего Положения, подлежащие контролю.
Контроль за исполнением - комплекс мер, направленный на своевременное, полное и качественное исполнение документов, с обобщениями и выводами.
Ответственный за исполнение - должностное лицо, на которое возложена обязанность за исполнением документа.
Контрольная карточка - документ, определяющий итоговые и промежуточные сроки исполнения мероприятий, указанных в документах, сроки представления ответственным за исполнение информации в контрольное управление.
Структурное подразделение администрации города - комитет по управлению округом, департамент, управление, отдел.
Исполнитель - должностное лицо, на которое возложена обязанность по непосредственному исполнению документа.
2. Общие положения
2.1. Необходимость постановки документа на контроль в администрации города определяют мэр города, начальник контрольного управления администрации города. Заместители мэра города, руководители структурных подразделений определяют необходимость контроля за документами, поступившими непосредственно в их адрес, и собственными документами.
2.2. Документы, подлежащие контролю за исполнением в администрации города в соответствии с пп. 2.1
настоящего Положения:
- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения Губернатора и Правительства Хабаровского края с резолюцией мэра города на них;
- постановления и распоряжения администрации и мэра города;
- поручения мэра города, данные на аппаратном совещании при мэре города;
- поручения мэра города, данные им в ходе объездов объектов строительства и городского хозяйства;
- поручения мэра города, данные на проводимых им совещаниях;
- другие документы, поручения, указания мэра города, по которым определены исполнители и конкретные сроки исполнения;
- решения Хабаровской городской Думы, в которых даны поручения администрации города;
- обращения граждан;
- поручения мэра города, данные в виде резолюции на материалах личного приема руководителей предприятий, учреждений, организаций и граждан;
- корреспонденция, поступающая от предприятий, учреждений и организаций;
- высказывания в средствах массовой информации, направленные в адрес администрации.
2.3. Документы, подлежащие контролю за исполнением в структурных подразделениях администрации города:
- документы, перечисленные в пп. 2.2
настоящего Положения;
- собственные документы.
3. Система контроля за исполнением документов
3.1. Общий контроль за исполнением документов в администрации города осуществляется через контрольное управление.
3.2. Контроль за фактическим исполнением документов по срокам осуществляют:
3.2.1. В администрации города:
- заместители мэра города по своим направлениям деятельности. Непосредственную работу по контролю за ходом исполнения документов осуществляют консультанты и помощники заместителей мэра города по направлениям деятельности;
- советник мэра города - оперативный контроль за исполнением поручений мэра, изложенных в резолюциях на документах, за ведением протоколов совещаний аппарата управления;
- советник мэра города по взаимодействию с правоохранительными органами - оперативный контроль за выполнением поручений мэра города по вопросам взаимодействия с правоохранительными органами;
- общий отдел управления делами - за документами, поступающими от предприятий, учреждений, организаций;
- сектор по рассмотрению обращений граждан - за письмами, жалобами и обращениями граждан, поручениями мэра, данными в виде резолюций на документах на личном приеме.
3.2.2. В структурных подразделениях администрации города - руководители этих структурных подразделений.
3.2.3. Контроль за исполнением в администрации города и ее структурных подразделениях, как правило, должен осуществляться с помощью автоматизированной системы контроля.
3.3. Заместители мэра города несут ответственность за координацию, общее состояние работы по контролю, своевременность и полноту исполнения контролируемых документов в подчиненных им структурных подразделениях администрации города. При необходимости определяют исполнителей, которые разрабатывают планы мероприятий по исполнению контролируемых документов, представляют информацию о выполнении контролируемых документов в контрольное управление.
В случае, когда в правовых актах Губернатора, Правительства Хабаровского края, администрации и мэра города обязанность за непосредственное исполнение документа или одного из его пунктов возложена на руководителей структурных подразделений администрации города, в контрольной карточке ответственными за исполнение документа определяются заместитель мэра города, в подчинении которого находятся данные структурные подразделения и руководители указанных структурных подразделений.
При возложении обязанности по исполнению документа на руководителей муниципальных предприятий в контрольной карточке ответственным за исполнение документа определяется руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находятся данные муниципальные предприятия.
4. Порядок организации контроля за исполнением документов
4.1. Первичная обработка и регистрация документов производится в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска.
4.2. Необходимость контроля за исполнением правовых актов мэра города, сроки представления информации о выполнении определяются при подготовке проектов этих документов, о чем указывается в самих документах. Проекты правовых актов мэра города в обязательном порядке согласовываются с контрольным управлением.
4.3. Документы, указанные в пп. 2.2
настоящего Положения, передаются контрольному управлению для определения необходимости постановки их на контроль и оформления контрольной карточки.
4.3.1. Контрольная карточка в обязательном порядке прилагается к документу, поставленному на контроль.
4.3.2. Должностные лица, указанные первыми в контрольной карточке, являются ответственными исполнителями документа, поставленного на контроль.
4.4. Поставленный на контроль документ не позднее следующего дня с момента поступления возвращается в общий отдел для рассылки вместе с контрольной карточкой ответственному за исполнение. Если ответственных за исполнение документа несколько, то каждый из них должен получить копию рассматриваемого документа и контрольной карточки.
4.5. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты его подписания (утверждения). Конечная дата исполнения указывается в контрольной карте.
4.5.1. Срок исполнения поручения, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц.
4.6. На распорядительные документы, в которых определены длительные сроки исполнения (более одного месяца), ответственный за исполнение оформляет контрольное дело (паспорт). В дело помещается: копия распорядительного документа, контрольная карточка, план организационных мероприятий по исполнению документа, информации исполнителей и другие материалы, отражающие ход выполнения документа.
4.6.1. Копия плана организационных мероприятий представляется ответственным за исполнение в контрольное управление не позднее 7 дней с момента подписания распорядительного документа мэром города.
4.7. Исполнители представляют информацию о выполнении контрольного документа, включая поручения, данные мэром города на совещаниях и объездах, ответственному исполнителю за сутки до указанного срока в контрольной карточке, копию документов представляют в контрольное управление.
4.8. Ответственный за исполнение в сроки, указанные в контрольной карточке, представляет мэру города и в контрольное управление (копию) информацию и отчетные материалы по исполнению документа (отдельного мероприятия) с предложениями о снятии документа (мероприятия) с контроля или переносе срока его исполнения. В информации об исполнении должны быть отражены: наименование документа; его номер; дата и номер пункта; конкретные результаты работы; сроки исполнения.
Руководитель, не представивший в сроки, указанные в контрольной карточке, отчет об исполнении документа или не выполнивший требование документа, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.
4.9. В случае необходимости продления срока исполнения поручения руководители структурных подразделений представляют ответственному за выполнение поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения.
4.9.1. При необходимости продления срока исполнения документа в целом ответственный за исполнение не позднее чем за три дня до истечения установленного срока представляет мэру города мотивированную просьбу по этому вопросу и предложения о новом сроке. Копия данного документа представляется в контрольное управление.
4.9.2. Мэр города своим решением в форме резолюции на документе, представленном ответственным исполнителем, или принятием распорядительного акта устанавливает новый срок исполнения документа либо снимает его с контроля. Принятое мэром города решение доводится контрольным управлением до всех заинтересованных лиц.
4.9.3. Снятие документа с контроля не означает его отмену. Дальнейшая работа и контроль за его исполнением продолжается непосредственно в структурном подразделении.
4.9.4. Отработанные распорядительные документы Губернатора и Правительства Хабаровского края снимаются контрольным управлением с внутреннего контроля и хранятся до получения от Губернатора и Правительства Хабаровского края распорядительного документа об их отмене либо снятии с контроля.
4.9.5. Начальник контрольного управления имеет право принимать решение о продлении срока исполнения отдельных пунктов документа, не выходя в целом за срок исполнения самого документа, или снятии с контроля отдельного пункта документа с отметкой о направлении его в дело.
4.9.6. Датой исполнения документа или отдельного пункта поручения мэра города об исполнении является дата регистрации поступившего документа в контрольном управлении.
5. Учет и анализ результатов исполнения документов
5.1. Контрольное управление анализирует и обобщает результаты и ход исполнения документов ответственными за исполнение. Ежемесячно готовит напоминание по документам, срок исполнения которых истекает на 1-е число месяца.
5.2. Ответственные за исполнение ежеквартально представляют в контрольное управление информацию о ходе исполнения поставленных на контроль документов.
5.3. Результат исполнения документов, поставленных на контроль, контрольное управление представляет мэру:
- ежеквартально;
- за полугодие;
- за год.
