АДМИНИСТРАЦИЯ ОЗЕРСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 14 октября 2010 г. № 3631
Об утверждении Положения о порядке осуществления
контроля за исполнением документов
В целях своевременного и качественного обеспечения исполнения документов и поручений вышестоящих органов исполнительной власти, руководства администрации Озерского городского округа:
1. Утвердить прилагаемое Положение
о порядке осуществления контроля за исполнением документов в администрации Озерского городского округа (далее - Положение).
2. Руководителям структурных подразделений администрации Озерского городского округа принять Положение
к руководству и исполнению.
3. Признать утратившим силу распоряжение от 31.08.2005 № 1198-р "Об утверждении Положения о порядке осуществления контроля".
4. Опубликовать настоящее Постановление в печатном издании "Ведомости органов местного самоуправления Озерского городского округа Челябинской области".
5. Контроль за выполнением настоящего Постановления возложить на управляющего делами администрации Озерского городского округа Аксентьева А.В.
Глава администрации
Озерского городского округа
Челябинской области
В.В.ТРОФИМЧУК
Утверждено
постановлением
Администрации
Озерского городского округа
Челябинской области
от 14 октября 2010 г. № 3631
Положение
О порядке осуществления контроля за исполнением
документов в администрации Озерского городского округа
I. Общие положения
1.1. Целью контроля является своевременное и качественное обеспечение исполнения документов и поручений руководства администрации Озерского городского округа.
1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, поступившие в администрацию Озерского городского округа (далее - администрация городского округа), требующие исполнения, а также поручения, содержащиеся в резолюциях руководства администрации городского округа, распорядительных документах, издаваемых в процессе ее деятельности, протоколах оперативных совещаний, устные поручения руководства администрации городского округа, обращения граждан, планы вышестоящих организаций, федеральные и областные целевые программы, подлежащие реализации на территории Озерского городского округа.
1.3. Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляет отдел документационного обеспечения и контроля администрации городского округа (далее - отдел).
1.4. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов, поручений в структурных подразделениях администрации городского округа возлагается на руководителей этих подразделений.
II. Организация контроля в администрации городского округа
2.1. Контроль в администрации городского округа осуществляется с применением средств электронно-вычислительной техники и контрольных карточек.
2.2. Отдел осуществляет:
- текущий, предупредительный и итоговый контроль исполнения документов, поставленных на контроль;
- проверку соответствия содержащихся материалов, подготовленных во исполнение документа (поручения) поставленным в исполняемом документе вопросам;
- обобщение и анализ данных контроля, составление информационных справок о состоянии исполнительской дисциплины в администрации городского округа и представление их руководству.
III. Организация контроля в структурных подразделениях
администрации городского округа
3.1. Руководитель структурного подразделения обеспечивает:
3.1.1. Оперативное рассмотрение документов, определение непосредственных исполнителей, а также контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
3.1.2. Регулярное рассмотрение вопросов исполнительской дисциплины, выявление причин нарушения установленных сроков исполнения, принятие мер по своевременному и качественному исполнению документов (поручений).
3.1.3. Взаимозаменяемость работников подразделения.
Отсутствие непосредственного исполнителя или ответственного за делопроизводство и контроль не должно приводить к срыву установленных сроков исполнения документов (поручений).
3.2. Ответственный за делопроизводство и контроль в структурном подразделении обеспечивает:
3.2.1. Своевременную передачу документов, поступивших в подразделение со штампом "Контроль" на рассмотрение руководству структурного подразделения, в течение дня или на следующий рабочий день.
3.2.2. Информирование руководства структурного подразделения, а также отдела о ходе исполнения документов (поручений).
IV. Порядок осуществления контроля за исполнением
документов в администрации городского округа
4.1. Постановку документов на контроль осуществляет руководство администрации городского округа или по его поручению начальник отдела.
4.2. Отдел после регистрации и рассмотрения документов руководством администрации городского округа, осуществляет постановку на контроль и оформление контрольного дела.
4.3. Контрольное дело должно содержать: документ, находящийся на контроле, контрольно-учетную карточку со сроками его реализации, карточки напоминаний, отчетные документы, информацию исполнителей и справки о результатах проверок.
4.4. Постановка документов на контроль осуществляется в соответствии со сроками, определенными в документах и резолюциях руководства администрации округа, или сроками, установленными законодательством.
Резолюции на документах должны содержать указания по их исполнению, фамилии исполнителей, сроки исполнения, подпись и дату рассмотрения.
4.5. При отсутствии в документе или резолюции точно установленного срока исполнения он исчисляется в календарных днях со дня подписания (утверждения) внутреннего документа или даты поступления в администрацию городского округа входящего документа.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в трехдневный срок, остальные - в срок не более месяца;
- по обращениям граждан - 30 дней со дня их регистрации в администрации городского округа, если не установлен более короткий контрольный срок. В исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен руководством администрации городского округа, но не более чем на 30 дней.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
4.6. Если документ адресуется нескольким исполнителям и сроки исполнения не позволяют ознакомить исполнителей с документом поочередно, то каждому исполнителю предоставляется копия документа с резолюцией.
4.7. В случае, когда в документе или резолюции указаны несколько исполнителей, структурное подразделение (должностное лицо), названное первым, является ответственным исполнителем и организует выполнение документа (поручения). Ответственному исполнителю предоставляется право координировать действия остальных исполнителей, созывать совещания, требовать необходимые документы и предложения, давать поручения. Исполнители представляют информацию ответственному исполнителю для обобщения не позднее трех дней до истечения срока исполнения документа, если иное не оговорено в резолюции или другом документе.
4.8. Не допускается передача контролируемых документов из одного подразделения в другое без согласования с отделом.
4.9. Документы, поставленные на контроль в отделе, передаются в структурные подразделения с отметкой на документе о контроле и указанием срока исполнения.
4.10. Ответственные за контроль на основе полученных документов формируют контрольную карточку по срокам исполнения.
4.11. Если к установленному сроку документ исполнить не представляется возможным, ответственный исполнитель не менее чем за 3 дня до истечения срока должен обратиться к лицу, установившему срок, с просьбой о продлении срока исполнения, представив соответствующее обоснование.
Изменение срока исполнения, установленного вышестоящей организацией, должно быть согласовано с этой организацией.
Об установлении новых сроков исполнения в обязательном порядке сообщается в отдел.
4.12. Отдел:
- ежедневно проводит анализ сроков исполнения документов (поручений), находящихся на контроле, и за пять дней до истечения контрольного срока направляет исполнителям напоминания;
- ежемесячно проводит анализ и обобщение информации о выполнении документов (поручений), готовит соответствующие заключения и предложения о снятии документов с контроля, представляет их на рассмотрение руководству администрации городского округа.
4.13. Исполнитель представляет лицам, осуществляющим контроль, достоверную информацию по всем вопросам, связанным с ходом исполнения документов (поручений).
V. Снятие документа с контроля
5.1. Снятие документов с контроля осуществляет руководство администрации городского округа или по его поручению начальник отдела документационного обеспечения и контроля. На документах, снятых с контроля, проставляется штамп "Снят с контроля".
5.2. Документ (поручение) считается исполненным и снимается с контроля только после выполнения его в полном объеме и уведомления об этом при необходимости заинтересованных организаций или лиц.
Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу (поручению), не может являться основанием для признания документа (поручения) исполненным и снятия с контроля.
Документы, представленные на подпись руководству администрации городского округа и возвращенные на доработку, не могут быть признаны исполненными в срок.
5.3. В том случае если на контроль ставятся отдельные пункты документов, а общий срок контроля не указан, то сроком исполнения всего документа считается дата исполнения последнего по срокам пункта.
5.4. Для снятия с контроля исполненные документы (поручения) представляются в отдел вместе с отчетом и приложением, в случае необходимости, документов, подтверждающих выполнение данного документа (поручения).
О ходе выполнения внутренних и распорядительных документов администрации городского округа структурным подразделением, которому дано в них поручение, в установленный срок вносится докладная записка на имя руководителя, на которого возложен контроль за исполнением указанных документов. Докладная записка должна содержать информацию о полноте и своевременности выполнения документа, фактические данные, характеризующие результаты работы, предложения о снятии документа с контроля или о продлении сроков исполнения.
После получения резолюции руководства администрации городского округа докладная записка передается в отдел для снятия поручений с контроля или продления сроков исполнения.
5.5. Снять документ с контроля без исполнения может только должностное лицо, которое поставило его на контроль.
5.6. После снятия документов с контроля контрольные дела подлежат закрытию, формируются в одно дело, которое не должно превышать 250 листов и оперативно хранятся в течение 5 лет в отделе. По истечении установленного срока хранения дела уничтожаются с оформлением соответствующего акта.
Управляющий делами
Администрации
Озерского городского округа
Челябинской области
А.В.АКСЕНТЬЕВ
