КАЛУЖСКАЯ ОБЛАСТЬ
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "МЕДЫНСКИЙ РАЙОН"
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 29 декабря 2009 г. № 1588
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
В соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук"
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить административный регламент
предоставления государственной (муниципальной) услуги по организации работы по передаче и приему документов, образовавшихся в деятельности государственных, муниципальных и негосударственных организаций, расположенных на территории Медынского района, в архив администрации муниципального района "Медынский район".
2. Опубликовать данный Регламент
в районной газете "Заря".
3. Контроль за выполнением настоящего Постановления возложить на заместителя заведующего отделом правового обеспечения и архивной работы Иванову Л.А.
Глава администрации
муниципального района
"Медынский район"
Н.В.Козлов
Утвержден
Постановлением
Главы администрации
муниципального района
"Медынский район"
от 29 декабря 2009 г. № 1588
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ (МУНИЦИПАЛЬНОЙ) УСЛУГИ
"ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ПЕРЕДАЧЕ И ПРИЕМУ ДОКУМЕНТОВ,
ОБРАЗОВАВШИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ,
МУНИЦИПАЛЬНЫХ И НЕГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ,
РАСПОЛОЖЕННЫХ НА ТЕРРИТОРИИ МЕДЫНСКОГО РАЙОНА, В АРХИВ
АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "МЕДЫНСКИЙ РАЙОН"
I. Общие положения
1. Административный регламент по предоставлению архивом администрации муниципального района "Медынский район" (далее - архив) государственной (муниципальной) услуги по организации работы по передаче и приему в архив документов, образовавшихся в деятельности государственных, муниципальных и негосударственных организаций (далее - организации), расположенных на территории Медынского района, определяет сроки и последовательность действий административных процедур архива, а также порядок взаимодействия архива с собственниками или владельцами архивных документов.
Предоставление данной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25 декабря 1993 г., N 237);
- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43. ст. 4169);
- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007).
II. Требования к порядку предоставления государственной
(муниципальной) услуги
1. Документы Архивного фонда Калужской области и другие документы, образовавшиеся в процессе деятельности организаций - источников комплектования архива, по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации, передаются в архив. В исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда Калужской области и других документов могут быть продлены по просьбе источников комплектования архива при необходимости практического использования архивных документов или отсутствии у архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
Сроки временного хранения документов Архивного фонда Калужской области и других документов в негосударственных организациях определяются в договоре между архивом и собственником или владельцем указанных документов.
2. Для получения государственной (муниципальной) услуги архив обращается в организации с сопроводительным письмом и представляет проекты документов, требующих согласования, либо организации обращаются в архив с такой инициативой.
3. Согласование проектов документов рассматривается сторонами в течение 30 дней со дня поступления. Ненадлежащее оформление представленных документов является основанием их переоформления и увеличения срока исполнения государственной (муниципальной) услуги.
4. Архив осуществляет предоставление государственной (муниципальной) услуги бесплатно.
Результатом исполнения услуги является утверждение проектов договоров о сотрудничестве и согласование актов приема-передачи документов, образующихся в деятельности организаций, на хранение.
5. Почтовый адрес архива: ул. Луначарского, д. 45, г. Медынь, Калужская обл., 249950.
6. Телефон: (484-33)-21-3-27.
Приемные дни:
понедельник-четверг: 9.00-17-00; пятница: 9.00-16.00;
перерыв на обед: 13-14.
7. Информирование по процедуре предоставления государственной (муниципальной) услуги производится:
по телефону;
по письменным обращениям;
на личном приеме представителя организации - источника комплектования.
Информирование представителей организаций - источников комплектования осуществляется сотрудником архива по телефону в соответствии с графиком работы.
III. Административные процедуры
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
6. Описание последовательности действий при предоставлении государственной (муниципальной) услуги.
6.1. Организация предоставления государственной (муниципальной) услуги включает в себя следующие процедуры:
- составление плана-графика предоставления государственной (муниципальной) услуги на основе списка источников комплектования в соответствии с цикличностью ведомственного хранения документов;
- информирование организации о сроках передачи дел путем письменного уведомления;
- оказание методической помощи в подготовке дел к передаче на хранение;
- в подготовке комплекта учетных документов;
- в организации проверки наличия и физического состояния дел;
- в оформлении документов по подготовке к передаче на хранение;
- в проведении розыска необнаруженных дел с оформлением соответствующих документов (в случае необходимости).
Результатом предоставления государственной (муниципальной) услуги по организации работы по передаче на хранение документов являются подготовленные дела организации с полным комплектом учетных документов.
6.2. Порядок приема документов на хранение.
6.2.1. Прием документов на хранение от организаций источников комплектования осуществляет архив в соответствии с годовым планом-графиком, утвержденным Главой администрации МР "Медынский район" по согласованию с организациями - источниками комплектования.
6.2.2. Внеплановый прием документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации организации - источника комплектования без учреждения правопреемника или в случае угрозы сохранности архивных документов.
6.3. Архив направляет организациям - источникам комплектования письменное уведомление о наступлении срока сдачи дел на хранение и необходимости их передачи в архив в соответствии с действующими нормами и правилами.
6.4. Архив оказывает методическую помощь в подготовке дел к передаче на хранение путем ознакомления специалистов организаций - источников комплектования с действующими нормами и правилами хранения и комплектования архивных документов, проводит консультативные беседы с данными специалистами. При необходимости проводит наглядное ознакомление с делами и документами, находящимися на хранении в архиве.
6.5. Архив оказывает организациям - источникам комплектования методическую помощь в подготовке комплекта учетных документов, разъясняет организацию их действий.
6.6. Документы от организаций принимаются на хранение в архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы. При приеме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение в архив, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.
6.7. Документы принимаются сотрудником архива по описям, утвержденным ЭПК управления по делам архивов Калужской области; документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел, документов; архивные документы с неистекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям.
6.8. Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. Во всех экземплярах описей дел, документов делаются отметки о приеме документов на хранение. При отсутствии единиц хранения, внесенных в описи дел, делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.
6.9. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в 2-х экземплярах: один экземпляр остается в архиве, другой - в организации - источнике комплектования. Вместе с документами в архив передаются три экземпляра описей дел, документов.
6.10. При первом приеме документов от организации - источника комплектования принимается также историческая справка о фондообразователе, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования.
6.11. Прием архивных документов на временное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение и производится по сдаточной описи.
6.12. Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав Архивного фонда Калужской области или архивного фонда Медынского района по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.
Прием указанных документов в архив осуществляется на основании решения ЭПК управления по делам Калужской области и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.
При отрицательном решении вопроса о приеме документов личного происхождения, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве составляется акт возврата документов в 2-х экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.
6.13. Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект); фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток; фотодокументы и видеодокументы - оригинал и копия. Одновременно принимаются текстовая сопроводительная документация и полный комплект учетных документов.
6.14. Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.
6.15. Прием секретных документов от организаций - источников комплектования архив осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне по актам и отдельным описям дел, документов.
6.16. Прием документов в архив, поступивших из-за рубежа, оформляется актом приема-передачи документов. Документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на хранение в архив независимо от их происхождения, включаются в состав Архивного фонда Калужской области и подлежат государственному учету.
6.17. При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Калужской области, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архив с соответствии с законодательством Российской Федерации и на основе договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и администрацией муниципального образования "Медынский район". При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке и транспортировку в архив.
7. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений.
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной (муниципальной) услуги, и принятием решений осуществляется заведующим отделом правового обеспечения и архивной работы администрации МР "Медынский район", управлением по делам архивов Калужской области.
Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению организации.
8. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения регламента.
8.1. Организация может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной (муниципальной) услуги на основании настоящего Регламента, устно или письменно.
Действия (бездействие) и решение сотрудника архива могут быть обжалованы в администрации МР "Медынский район", управлении по делам архивов Калужской области.
8.2. Организация в своем письменном обращении указывает либо наименование органа, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои реквизиты, полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы.
Дополнительно в обращении могут быть указаны:
- должность, фамилия, имя и отчество сотрудника архива (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;
- обстоятельства, на основании которых организация считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;
- иные сведения, которые организация считает необходимым сообщить.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов организация прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
8.3. Если в письменном обращении не указаны реквизиты организации, направившей обращение и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
При получении письменного обращения, с котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить организации, направившей обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается организации, направившей обращение, если реквизиты и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению).
По результатам рассмотрения принимается решение об удовлетворении требований организации либо об отказе в удовлетворении обращения.
Обращения заинтересованных лиц считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны ответы по существу всех поставленных в обращении вопросов.
