ДЕПАРТАМЕНТ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВОЛГОГРАДА
ПРИКАЗ
от 17 ноября 2008 г. № 859
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ
ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА
(в ред. приказа
департамента здравоохранения
администрации г. Волгограда от 21.07.2010 № 668)
В целях приведения в соответствие с требованиями Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" отношений в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивного фонда департамента здравоохранения приказываю:
1. Утвердить Положение
о постоянно действующей экспертной комиссии департамента здравоохранения администрации Волгограда (далее - ЭК).
2. Утвердить персональный состав ЭК:
председатель ЭК - Ярыгин Олег Анатольевич - заместитель руководителя департамента здравоохранения - начальник отдела организации медицинской помощи взрослому населению;
секретарь ЭК - Головенко Юлия Владимировна - секретарь руководителя департамента здравоохранения;
члены ЭК:
Ветрова Елена Николаевна - заместитель начальника отдела бухгалтерского учета и организации муниципального заказа департамента здравоохранения;
Полищук Ольга Вячеславовна - ведущий специалист правового отдела департамента здравоохранения;
(в ред. приказа
департамента здравоохранения администрации г. Волгограда от 21.07.2010 № 668)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Грицук Елена Григорьевна - специалист I категории отдела по работе с персоналом и кадрами департамента здравоохранения.
3. Начальнику отдела по работе с персоналом и кадрами департамента здравоохранения Щеголеватых Л.А. ознакомить в установленном порядке персональный состав ЭК с настоящим приказом.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Руководитель департамента
В.В.ШКАРИН
Утверждено
Приказом
департамента здравоохранения
администрации Волгограда
от 17 ноября 2008 г. № 859
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия департамента здравоохранения администрации Волгограда (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности департамента здравоохранения администрации Волгограда (далее - ДЗ).
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководителе ДЗ. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководителем ДЗ. В необходимых случаях (см. п. 3.4
настоящего Положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. № 125, Кодексом
Волгоградской области об административной ответственности от 17 июля 2002 г. № 727-ОД, Законом
Волгоградской области "Об архивном деле в Волгоградской области" от 19.04.2006 № 1212-ОД, распорядительными документами министерства (службы), приказами руководителя учреждения, нормативно-методическими документами Росархива и Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области, ГУ "Государственный архив Волгоградской области", типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим Положением об ЭК департамента здравоохранения администрации Волгограда.
1.4. Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя ДЗ, ее секретарем является лицо, ответственное за архив ДЗ.
Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя ДЗ из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы.
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.
1.5. Положение об ЭК после согласования с ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области утверждается приказом департамента здравоохранения администрации Волгограда одновременно с утверждением ее персонального состава.
2. Основные задачи ЭК
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.
3. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов ДЗ (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов ДЗ и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.
3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам ДЗ:
по выявлению владельцев личных архивов в ДЗ, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;
по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории ДЗ.
3.4. Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:
3.4.1. На утверждение ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области, а затем на утверждение руководителя ДЗ:
описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;
перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;
акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне, документов до 1945 года включительно.
3.4.2. На согласование ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области, а затем на утверждение руководителя ДЗ:
инструкцию по делопроизводству;
сводную номенклатуру дел ДЗ;
положение об ЭК;
положение об архиве;
описи дел по личному составу;
акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.
3.4.3. На рассмотрение ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области:
предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.
3.4.4. На утверждение руководителя ДЗ:
акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.4.1
);
акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
3.5. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам ДЗ по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей ГУ "Государственный архив Волгоградской области", сторонних организаций.
4.5. ЭК в лице ее председателя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать руководство ДЗ по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
4.7. В установленном порядке представлять ДЗ в органах Федерального архивного агентства.
5. Организация работы ЭК
5.1. Экспертная комиссия ДЗ работает в тесном контакте с ГУ "Государственный архив Волгоградской области", получает от него соответствующие организационно-методические указания.
5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.
5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство ДЗ (в необходимых случаях - по согласованию с ГУ "Государственный архив Волгоградской области").
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.
