АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НОВОЧЕБОКСАРСКА
ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 9 августа 2010 г. № 56
О ПРАВИЛАХ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА НОВОЧЕБОКСАРСКА ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
В соответствии с постановлением
Кабинета Министров Чувашской Республики от 28.05.2010 № 164 "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики":
1. Утвердить прилагаемые Правила
делопроизводства в администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики.
2. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на Управляющего делами - начальника Управления делами, кадровой работы и связям с общественностью С.Ю.Воробьева.
Глава администрации
города Новочебоксарска
Чувашской Республики
В.Г.ТИМОФЕЕВ
Приложение
к распоряжению
администрации
города Новочебоксарска
Чувашской Республики
от 09.08.2010 № 56
ПРАВИЛА
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА НОВОЧЕБОКСАРСКА ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
I. Общие положения
1.1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики (далее - администрация города).
1.2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
1.3. Администрация города Новочебоксарска на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую главой администрации города Новочебоксарска по согласованию с уполномоченным Кабинетом Министров Чувашской Республики органом исполнительной власти Чувашской Республики в области архивного дела (далее - уполномоченный орган в области архивного дела).
II. Основные понятия
В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации города;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
]]>
VI. Особенности работы с электронными документами в администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики
6.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота администрации города.
6.2. Для подписания электронных документов администрации города используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
6.3. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота администрации города могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.
6.4. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
6.5. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.
6.6. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение главе администрации города, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям администрации города, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.
6.7. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота администрации города.
6.8. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации города.
6.9. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
6.10. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в администрации города в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
6.11. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого главой администрации города, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
Приложение
к Правилам делопроизводства в администрации
города Новочебоксарска Чувашской Республики
ПЕРЕЧЕНЬ
ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ О ДОКУМЕНТАХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ
В ЦЕЛЯХ УЧЕТА И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА НОВОЧЕБОКСАРСКА ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
1. Адресант
2. Адресат
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
4. Вид документа
5. Дата документа
6. Номер документа
7. Дата поступления документа
8. Входящий номер документа
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа
10. Наименование текста
11. Индекс дела
12. Сведения о переадресации документа
13. Количество листов основного документа
14. Количество приложений
15. Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя
18. Отметка о конфиденциальности
