АДМИНИСТРАЦИЯ НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 27 мая 2008 г. № 80-п
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА, АППАРАТЕ
АДМИНИСТРАЦИИ НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА И ИНЫХ ОРГАНАХ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
(в ред. постановлений администрации НАО
от 27.01.2009 № 2-п
, от 09.04.2010 № 53-п
,
от 15.07.2010 № 133-п
)
1. Утвердить прилагаемую инструкцию
по делопроизводству в администрации Ненецкого автономного округа, аппарате администрации Ненецкого автономного округа и иных органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа (далее - Инструкция).
2. Управлению по связям с общественностью, международным и межрегиональным связям аппарата администрации Ненецкого автономного округа направить настоящее постановление для официального опубликования.
Глава администрации
Ненецкого автономного округа
В.Н.ПОТАПЕНКО
Утверждена
постановлением администрации
Ненецкого автономного округа
от 27.05.2008 № 80-п
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО
ОКРУГА, АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
И ИНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
(в ред. постановлений администрации НАО
от 27.01.2009 № 2-п
, от 09.04.2010 № 53-п
,
от 15.07.2010 № 133-п
)
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, порядок создания и оформления документов, порядок работы с документами, определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки документов, контроля за их прохождением, исполнением, списания "в дело" в администрации Ненецкого автономного округа (далее также - Администрация), аппарате администрации Ненецкого автономного округа (далее также - аппарат Администрации) и иных органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа (далее также - органы исполнительной власти) в процессе осуществления возложенных задач и функций.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ненецкого автономного округа, основными нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.
1.3. Требования Инструкции распространяются как на традиционное (бумажное), так и на электронное делопроизводство, на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, а также с другими документами независимо от их носителей. Автоматизированные технологии обработки информации, содержащейся в документах, также должны отвечать требованиям Инструкции.
1.4. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников Администрации, аппарата Администрации и органов исполнительной власти. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены со структурой Администрации, аппарата Администрации, органов исполнительной власти и с настоящей Инструкцией.
Разделы и отдельные пункты Инструкции, касающиеся общих принципов организации делопроизводства, имеют характер прямого действия и подлежат обязательному исполнению.
Работники Администрации, аппарата Администрации и органов исполнительной власти независимо от занимаемых должностей несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.
]]>на 1, 2 и 3-й линиях.
7.16. Если город является столицей государства или в его название входит слово, соответствующее слову "город" в русском языке, то слово "город" или обозначение "г." перед его названием не употребляется, например:
Москва, Санкт-Петербург, Калининград, Новгород, Кейптаун, Магдебург
VIII. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ, ФОРМИРОВАНИЕ
ДЕЛ, ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮ
И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ
8.1. Номенклатура дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органах исполнительной власти, аппарате Администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел в аппарате Администрации, органах исполнительной власти составляется лицами, ответственным за ведение делопроизводства.
Вновь созданные структурные подразделения аппарата Администрации, органы исполнительной власти обязаны в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее лицу, ответственному за ведение архива Администрации и аппарата Администрации, органа исполнительной власти соответственно.
Сводная номенклатура дел в Администрации, аппарате Администрации составляется отделом делопроизводства, а в органах исполнительной власти - лицом, ответственным за ведение архива, при методической помощи территориального отдела архива, утверждается руководителем аппарата Администрации, руководителем органа исполнительной власти и согласовывается с управлением по делам архивов Архангельской области не реже одного раза в 5 лет.
После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения аппарата Администрации, органов исполнительной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры аппарата Администрации, органов исполнительной власти.
Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
8.2. Формирование и оформление дел.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в архив для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.
Контроль за правильным формированием дел в аппарате Администрации осуществляется отделом делопроизводства, в органах исполнительной власти - работником, ответственным за ведение архива.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре, группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; помещать в дела ксерокопии факсограмм, в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
В отдельные дела формируются постановления и распоряжения главы Администрации и Администрации, распоряжения аппарата Администрации и органов исполнительной власти, приказы по аппарату Администрации и органам исполнительной власти и документы к ним.
Постановления, распоряжения и приказы по основной деятельности группируются отдельно от документов по личному составу и документов административно-хозяйственной деятельности.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
Оформление дел проводится работниками отдела делопроизводства, соответствующих структурных подразделений аппарата Администрации, органов исполнительной власти, в обязанность которых входит заведение и формирование дел.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
8.3. Хранение и передача дел в архив.
Руководители структурных подразделений аппарата Администрации и органов исполнительной власти и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу хранятся по месту их формирования (в структурных подразделениях аппарата Администрации, органах исполнительной власти) в течение трех лет, а затем передаются в архив Администрации и аппарата Администрации и органов исполнительной власти соответственно.
Передача дел производится только по актам.
При передаче дел в архив работником, ответственным за ведение архива, проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел подразделения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения аппарата Администрации, органа исполнительной власти обязаны устранить.
Выдача дел работникам структурных подразделений аппарата Администрации, органов исполнительной власти производится с разрешения начальника отдела делопроизводства, работника, ответственного за ведение архива, под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, в которой указываются структурное подразделение аппарата Администрации, орган исполнительной власти, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений аппарата Администрации, органов исполнительной власти на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя аппарата либо руководителем соответствующего органа исполнительной власти.
Подготовка документов к передаче на государственное хранение включает в себя работу ответственного за ведение архива работника по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. Все виды работ проводятся в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
