АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ВЕРХОТУРСКИЙ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 25 февраля 2010 г. № 118
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ВЕРХОТУРСКИЙ
В связи с вступлением в силу Федеральных законов от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Закона
Свердловской области от 19 ноября 2008 года № 104-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области", руководствуясь статьей 26
Устава городского округа Верхотурский, постановляю:
1. Утвердить Положение
об архивном отделе городского округа Верхотурский (прилагается).
2. Контроль за выполнением настоящего Постановления оставляю за собой.
И.о. главы администрации
городского округа Верхотурский
Н.Ю.БЕРДНИКОВА
Утверждено
Постановлением администрации
городского округа Верхотурский
от 25 февраля 2010 г. № 118
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА ВЕРХОТУРСКИЙ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Архивный отдел администрации городского округа Верхотурский (далее - отдел) создается в целях ведения архивного дела на территории городского округа Верхотурский, а также непосредственно хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Свердловской области, относящихся к муниципальной собственности, и других архивных документов.
1.2. Отдел является структурным подразделением администрации городского округа Верхотурский без статуса юридического лица. Отдел имеет бланки с указанием своего наименования, а также печать со своим наименованием для удостоверения архивных копий, выписок и справок социально-правового характера, исполненных на основе архивных документов.
1.3. В составе отдела действуют:
хранилище управленческой, научно-технической документации и аудиовизуальных документов постоянного срока хранения;
хранилище документов по личному составу ликвидированных организаций.
1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законодательством Свердловской области об архивном деле в Свердловской области, другими законами Свердловской области, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами органов государственной власти Свердловской области, муниципальными правовыми актами, а также "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (2007); нормативно-методическими документами областного исполнительного органа государственной власти Свердловской области в сфере архивного дела, настоящим Положением.
1.5. В своей деятельности отдел взаимодействует с областным исполнительным органом государственной власти Свердловской области в сфере архивного дела, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями, со средствами массовой информации.
1.6. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников отдела утверждается главой администрации городского округа Верхотурский.
1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется администрацией городского округа Верхотурский за счет средств местного бюджета по смете администрации. Дополнительными источниками финансирования могут быть субвенции из бюджета Свердловской области на осуществление переданных администрации городского округа государственных полномочий Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области, а также целевые средства из бюджета Свердловской области, направленные для реализации областных целевых программ по архивному делу.
1.8. Администрация городского округа Верхотурский обеспечивает отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, охрану помещений, их содержание, оборудование, техническое оснащение, транспортное обслуживание; создание необходимых условий труда работников отдела и условий пользователям для работы с архивными документами. В случае передачи помещения (здания), в котором размещен отдел, другим организациям администрация предварительно предоставляет отделу равноценное или более подходящее по нормативным требованиям хранения и безопасности архивных документов, условиям труда работников помещение (здание).
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
Основными задачами отдела являются:
2.1. Осуществление на территории городского округа Верхотурский полномочий муниципальных образований в области архивного дела, установленных Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", а также законодательством Свердловской области об архивном деле в Свердловской области.
2.2. Обеспечение сохранности и ведение государственного учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению.
2.3. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для населения городского округа Верхотурский и Свердловской области в целом.
2.4. Организационно-методическое руководство организацией архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления района муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, содействие организациям частной и иных форм собственности, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Свердловской области, другие архивные документы.
]]>2.5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления района, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.
2.6. Реализация государственных полномочий Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области.
3. ФУНКЦИИ
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Обеспечивает хранение:
архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, образующихся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий;
архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, образовавшихся в деятельности государственных учреждений, предприятий и организаций, действовавших на территории городского округа на всем протяжении его истории, образовавшихся в деятельности территориальных органов государственной власти, в деятельности организаций, отнесенных к федеральной собственности;
архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей негосударственных организаций, общественных объединений и организаций, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Свердловской области и другие архивные документы, передаваемые их собственниками или владельцами на постоянное хранение в отдел на договорной основе;
документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, в том числе в связи с банкротством, действовавших на территории городского округа;
печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;
учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела.
3.2. Осуществляет государственный учет документов, принятых в отдел: представляет в установленном порядке учетные данные в областной исполнительный орган государственной власти Свердловской области в сфере архивного дела.
3.3. Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
3.4. Обеспечивает подготовку предложений по повышению безопасности хранящихся в отделе документов, внесение их в установленном порядке на рассмотрение главе администрации городского округа Верхотурский и реализацию принятых решений.
3.5. Составляет списки организаций - источников комплектования отдела и представляет их в установленном порядке на согласование в областной исполнительный орган государственной власти Свердловской области в сфере архивного дела и на утверждение - главе администрации городского округа Верхотурский; ведет систематическую работу по уточнению списков.
3.6. Организует в соответствии с законодательно установленными сроками отбор архивных документов организаций - источников комплектования для постоянного и долговременного хранения и осуществляет их прием в отдел.
3.7. Осуществляет проверки состояния делопроизводства и сохранности архивных документов, в том числе по личному составу, в организациях - источниках комплектования отдела.
3.8. Обеспечивает в установленном порядке ведение учета архивных документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории городского округа.
3.9. Осуществляет в установленном порядке рассмотрение и согласование локальных нормативно-методических документов, определяющих порядок документационного обеспечения управления и работы архива организации: положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству.
3.10. Обеспечивает в установленном порядке рассмотрение областным исполнительным органом государственной власти Свердловской области в сфере архивного дела описей дел постоянного хранения, поступивших от организаций - источников комплектования отдела.
3.11. Осуществляет в установленном порядке согласование описей документов по личному составу от организаций - источников комплектования отдела (по согласованию с областным исполнительным органом государственной власти Свердловской области в сфере архивного дела).
3.12. Осуществляет рассмотрение и согласование описей дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в отдел.
3.13. Изучает и обобщает практику работы архивов организаций и делопроизводственных служб, распространяет их положительный опыт среди организаций - источников комплектования отдела.
3.14. Оказывает организационно-методическую помощь организациям - источникам комплектования отдела, проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы с документами, организует смотры сохранности архивных документов.
3.15. Обеспечивает подготовку предложений по улучшению сохранности архивных документов, по улучшению документационного обеспечения управления в организациях городского округа, повышению квалификации работников делопроизводственных служб, внесение предложений в установленном порядке на рассмотрение главе администрации городского округа Верхотурский и реализацию принятых решений.
3.16. Осуществляет информирование органов местного самоуправления, иных организаций городского округа о составе и содержании документов и фондов отдела по актуальной тематике.
3.17. Обеспечивает исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию путем выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, подготовки заверенных копий архивных документов, выписок из них.
3.18. Организует работу пользователей с архивными документами непосредственно в отделе, готовит копии документов по их запросам.
3.19. Обеспечивает подготовку документальных выставок, материалов для средств массовой информации, ведет публикацию архивных документов.
3.20. Обеспечивает исполнение социально-правовых запросов граждан на основе принятых в отдел документов по личному составу, выдает заверенные архивные справки, заверенные копии и выписки из документов.
3.21. Осуществляет прием граждан, рассматривает их заявления и консультирует их по вопросам розыска архивных документов.
3.22. Создает и совершенствует поисково-справочный аппарат к документам, хранящимся в отделе, в том числе автоматизированные информационно-поисковые системы, базы данных с целью оперативного использования документной информации.
3.23. Реализует государственные полномочия Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области.
3.24. Обеспечивает подготовку для внесения в установленном порядке в органы местного самоуправления городского округа проектов муниципальных правовых актов по вопросам развития архивного дела в городском округе, совершенствования работы отдела.
4. ПРАВА
Отделу предоставляется право:
4.1. Представлять администрацию городского округа Верхотурский по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.2. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории городского округа, обязательные для исполнения указания по вопросам организации и хранения архивных документов, организации документов в делопроизводстве, устранению выявленных недостатков.
4.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, необходимые сведения об организации хранения и состоянии сохранности архивных документов, организации документов в делопроизводстве, использовании в делопроизводстве информационных технологий, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
4.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории городского округа Верхотурский, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований законодательства Свердловской области по архивному делу.
4.5. Ставить перед администрацией городского округа и областным исполнительным органом государственной власти Свердловской области в сфере архивного дела вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в муниципальных и иных организациях.
4.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией городского округа и ее структурными подразделениями.
4.7. Запрашивать и получать сведения, необходимые для работы по уточнению списков источников комплектования отдела.
4.8. Участвовать в работе ликвидационных комиссий с целью решения вопросов обеспечения сохранности документов ликвидируемых организаций.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
5.1. Отдел возглавляет ведущий специалист архивного отдела, являющийся муниципальным служащим, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой администрации городского округа в порядке, установленном администрацией городского округа в соответствии с законодательством о муниципальной службе, Трудовым кодексом Российской Федерации.
При смене ведущего специалиста архивного отдела прием-передача дел проводится комиссией, созданной распоряжением главы администрации городского округа. Акт приема-передачи архивных фондов и архивных документов утверждается главой администрации городского округа и представляется в областной исполнительный орган государственной власти Свердловской области в сфере архивного дела.
5.2. Ведущий специалист архивного отдела:
5.2.1. Организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций.
5.2.2. Отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в районе перед администрацией городского округа и в установленном порядке - перед областным исполнительным органом государственной власти Свердловской области в сфере архивного дела.
5.2.3. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, работу отдела в условиях ЧС, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность отдела в технических средствах, оборудовании для архивохранилищ, материалах.
5.2.4. Решает вопросы выдачи документов во временное пользование организациям и пользователям для работы в помещении отдела.
5.3. Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела, на основе областных целевых программ, планов работы, утверждаемых главой администрации городского округа с учетом рекомендаций областного исполнительного органа государственной власти Свердловской области в сфере архивного дела.
5.4. Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется по согласованию с областным исполнительным органом государственной власти Свердловской области в сфере архивного дела, в установленном законодательством Российской Федерации и Свердловской области порядке главой администрации городского округа.
