ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ТАШТЫПСКИЙ РАЙОН
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 31 декабря 2009 г. № 1072
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ
С ДОКУМЕНТАМИ В СИСТЕМЕ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
И ДОКУМЕНТООБОРОТА АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ ТАШТЫПСКИЙ РАЙОН
В целях обеспечения повышения эффективности документационного обеспечения в Администрации муниципального образования Таштыпский район и уменьшения объема бумажного документооборота, времени доставки документов, п. 3 ч. 1 ст. 29
Устава муниципального образования Таштыпский район от 15.11.2005 постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию
по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Администрации муниципального образования Таштыпский район.
2. Руководителям структурных подразделений Администрации муниципального образования Таштыпский район обеспечить исполнение требований Инструкции
по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Администрации муниципального образования Таштыпский район.
3. Контроль за исполнением данного Постановления возложить на управляющего делами Администрации муниципального образования Таштыпский район И.С. Кайлачакова.
Глава
муниципального образования
В.И.ШУЛБАЕВ
Приложение № 1
к Постановлению Главы
муниципального образования
Таштыпский район
от 31.12.2009 № 1072
ИНСТРУКЦИЯ
ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В СИСТЕМЕ АВТОМАТИЗАЦИИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА В АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ТАШТЫПСКИЙ РАЙОН
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к организации и технологии работы с документами в условиях использования в Администрации муниципального образования Таштыпский район системы автоматизации делопроизводства и документооборота (далее - система "Дело") и обязательна к исполнению ее пользователями.
1.2. Работа с документами в Администрации муниципального образования Таштыпский район, подключенных к системе "Дело", осуществляется в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в органах Администрации муниципального образования Таштыпский район либо в соответствии с составленными на ее основе индивидуальными инструкциями и другими нормативно-методическими документами (далее - Инструкция по делопроизводству).
1.3. Система "Дело" предназначена для обработки документов, содержащих информацию открытого характера, и документов ограниченного распространения (имеющих пометку "ДСП"). При этом для документов с отметкой "ДСП" в системе "Дело" осуществляется только заполнение регистрационных карточек, без сканирования в электронную базу данных текстов документов. Документы, содержащие информацию, составляющую государственную тайну, в системе "Дело" не обрабатываются.
Организационно-методическое руководство и контроль за организацией документооборота в Администрации муниципального образования Таштыпский район (далее - администрация) в условиях применения системы "Дело" осуществляют специалисты общего отдела Администрации муниципального образования Таштыпский район в части организации автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота, а также сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в органах Администрации муниципального образования Таштыпский район, в части установленного порядка работы с документами в органах Администрации муниципального образования Таштыпский район.
Сотрудники органов Администрации муниципального образования Таштыпский район включаются в число пользователей системы "Дело" на основании заявки в общий отдел Администрации муниципального образования Таштыпский район на регистрацию пользователей в системе "Дело".
Специалисты общего отдела обеспечивают ввод в систему "Дело" персональных идентификаторов и первичных паролей пользователей. Установку клиентских мест системы "Дело" выполняют системные администраторы исполнительных органов Администрации муниципального образования Таштыпский район.
Ответственность за соблюдение правил работы в системе "Дело" возлагается на пользователей системы в рамках предоставленных полномочий.
К работе с системой "Дело" допускаются сотрудники, прошедшие специальное обучение.
Пользователям системы "Дело" запрещается передавать свои идентификаторы и пароли другим лицам.
Изменение паролей осуществляется не реже 1 раза в квартал технологом системы "Дело" по согласованию с пользователями.
]]>
Добавление визирующих или подписывающих должностных лиц может быть осуществлено исполнителем проекта как при создании РКПД, так и в дальнейшем, в режиме редактирования РКПД.
Подготовленный проект отправляется на визирование в соответствии с Регламентом Администрации муниципального образования Таштыпский район.
Для того, чтобы отправить проект документа на визирование, в окне РКПД из меню "Действия" необходимо выбрать команду "Послать на визирование". В подсистеме "Дело-Веб" - пиктограмма "Добавить визирующего".
Представление проекта документа на согласование осуществляется путем отправки проекта на визирование руководителям заинтересованных органов Администрации муниципального образования Таштыпский район одновременно. В этом случае для всех визирующих в поле "Направлено" будет установлена текущая дата, а в поле "Срок" - дата отправки плюс количество дней (часов), отведенное на визирование.
Если в процессе согласования проект документа получил какие-либо замечания и дополнения, исполнитель, учитывая все замечания, подготавливает вторую версию проекта документа. РКПД второй версии наследует часть реквизитов РКПД первой версии, а также список визирующих должностных лиц, добавленных исполнителем проекта. Файлы, прикрепленные визирующими и подписывающими должностными лицами, не передаются в новый вариант проекта. После создания второй версии проекта РКПД первой версии становится недоступной для редактирования, ее можно только посмотреть.
6.3. Визирование проекта документа
Для визирования проект документа поступает в папку "На визировании" владельцу кабинета.
Отказ в визировании не допускается.
В окне "Файлы" РКПД прикреплен вложенный электронный документ согласования.
Для работы с документом необходимо щелкнуть мышью по названию файла.
Согласование проектов документов осуществляется путем визирования с указанием конкретной даты.
Для визирования документа необходимо щелкнуть мышью по записи РКПД документа, выбрать из меню "Действия" команду "Визировать". Для визирования в подсистеме "Дело-Веб" в РКПД в блоке должностных лиц, визирующих проект, в строке с фамилией должностного лица нажать кнопку "Визировать". Откроется окно для ввода и редактирования информации о визировании. В поле, расположенном в левой верхней части окна, необходимо выбрать один из вариантов "Визы" (согласен, не согласен, согласен с замечаниями, отпуск).
При наличии замечаний к проекту документа они излагаются в поле "Текст". Если замечания существенные, то должностное лицо, визирующее проект, сохраняет электронный документ в папке своего компьютера, вносит в текст электронного документа свои замечания, используя инструменты текстового редактора MS Word.
Текстовый документ, содержащий правки, именуется по фамилии должностного лица и прикрепляется к РКПД.
Для просмотра какой-либо версии проекта в поле "Версия" необходимо из раскрывающегося списка выбрать номер нужной версии.
В процессе визирования визирующее лицо может добавить дополнительного визирующего.
Статус РКПД, завизированный всеми должностными лицами, принимает значение "Завизирован".
6.4. Подписание проекта документа
На подпись проект документа поступает в папку "На подпись" владельца кабинета.
Чтобы подписать проект, необходимо открыть РКПД документа, подлежащего утверждению. В разделе "Управление проектами" в списке визирующих и подписывающих должностных лиц необходимо выделить строку с фамилией должностного лица, от имени которого требуется ввести информацию о подписании, и выбрать команду "Подписать".
При подписании проекта используется одно из двух фиксированных значений: "Утверждаю" или "Не утверждаю".
Замечания к проекту документа излагаются в поле "Текст".
Статус РКПД, утвержденной всеми подписывающими должностными лицами, принимает статус "Подписан".
6.5. Отправка проекта документа на регистрацию
Проект документа в статусе "Подписан" можно отправить на регистрацию.
Чтобы отправить проект документа на регистрацию, необходимо в режиме просмотра РКПД выбрать команду "Направить проект на регистрацию".
После отправки на регистрацию статус РКПД принимает значение "На регистрации".
Специалист общего отдела, ответственный за регистрацию документов и имеющий право регистрировать документы в системе "Дело", распечатывает регистрационную карточку проекта документа, вложенные электронные документы согласования и передает их на подпись Главе муниципального образования Таштыпский район.
Для печати РКПД необходимо выполнить команду "Печать РКПД".
6.6. Регистрация документа, созданного на основе утвержденного проекта
В папке "Проекты" сотрудника общего отдела Администрации муниципального образования Таштыпский район, имеющего право регистрировать документы, созданные на основе утвержденных проектов, накапливаются записи РКПД, готовые к регистрации.
Для регистрации документа необходимо выделить из списка запись соответствующей РКПД и выбрать команду "Регистрировать проект". Откроется окно регистрационной карточки документа (РК), относящейся к той же группе документов, что и проект.
Реквизиты РК автоматически заполняются значениями, установленными в РКПД последней версии. Сотрудник, регистрирующий документ, заполняет недостающие поля РК и сохраняет документ в СЭД.
После регистрации документа, созданного на основе проекта, РКПД получает статус "Зарегистрирован" и удаляется из папки "Управление проектами" кабинета исполнителя проекта.
При необходимости РКПД можно найти и открыть для просмотра с помощью функции "Поиск". Редактирование РКПД со статусом "Зарегистрирован" не допускается.
Управляющий делами
И.С.КАЙЛАЧАКОВ
