АДМИНИСТРАЦИЯ КИЧМЕНГСКО-ГОРОДЕЦКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 22 декабря 2009 г. № 436
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
Администрация района постановляет:
1. Утвердить Положение
об архивном отделе администрации Кичменгско-Городецкого муниципального района.
2. Признать утратившим силу постановление от 14.11.2002 № 486 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации района".
По поручению Главы района
первый заместитель Главы района
Г.П.ТРУФАНОВА
Утверждено
Постановлением
Администрации Кичменгско-Городецкого
муниципального района
от 22 декабря 2009 г. № 436
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
АДМИНИСТРАЦИИ КИЧМЕНГСКО-ГОРОДЕЦКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
1. Общие положения
1.1. Архивный отдел является структурным подразделением администрации Кичменгско-Городецкого муниципального района без статуса юридического лица, имеет печать для заверения архивных справок, копий и выписок из документов, угловой штамп и бланки с указанием своего наименования и адреса.
1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законом
Вологодской области "Об архивном деле Вологодской области", иными нормативными правовыми актами Вологодской области, Уставом
Кичменгско-Городецкого муниципального района, муниципальными правовыми актами Муниципального Собрания, администрации района, а также нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, управления по делам архивов Вологодской области и настоящим Положением.
1.3. Отдел в своей деятельности подчиняется непосредственно Главе района и первому заместителю Главы района.
2. Основные задачи и функции отдела
Основными задачами отдела являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.;
- хранение и учет документов, принятых в отдел, представление в установленном порядке учетных данных в управление по делам архивов Вологодской области;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- подготовка, представление администрации района и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе.
2.2. Для достижения поставленных задач отдел осуществляет следующие функции:
- обеспечивает хранение архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Вологодской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, муниципальных образований, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении Кичменгско-Городецкого муниципального района и Вологодской области;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Вологодской области, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий администрации Кичменгско-Городецкого муниципального района, которыми она наделена;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Вологодской области;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Кичменгско-Городецкого муниципального района;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
]]>2.3. Отдел по согласованию с администрацией Кичменгско-Городецкого муниципального района может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях.
2.4. Документы негосударственной части Архивного фонда Вологодской области принимаются на хранение в отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и отделом, действующим от имени администрации Кичменгско-Городецкого муниципального района при наличии доверенности.
2.5. Обеспечивает комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для Кичменгско-Городецкого муниципального района, в т.ч.:
- составление списков организаций - источников комплектования отдела, утверждаемых администрацией Кичменгско-Городецкого муниципального района и согласовываемых с управлением по делам архивов Вологодской области;
- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в отдел;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе.
2.6. Отдел осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, муниципальных образований, содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации Кичменгско-Городецкого муниципального района в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Кичменгско-Городецкого муниципального района;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление в управление по делам архивов Вологодской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения по личному составу;
- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в отдел в порядке, установленном управлением по делам архивов Вологодской области;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
2.7. Отдел осуществляет информационное обеспечение органов местного самоуправления, муниципальных образований, организацию использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
- информирование органов местного самоуправления, иных организаций Кичменгско-Городецкого муниципального района о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в т.ч. на договорной основе;
- организацию работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовку документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторскую деятельность;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов;
- рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
2.8. Отдел осуществляет отдельные государственные полномочия, переданные администрации района в сфере архивного дела.
3. Права и обязанности отдела
3.1. Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1.1. Вносить на рассмотрение администрации Кичменгско-Городецкого муниципального района и Управления по делам архивов Вологодской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций.
3.1.2. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования независимо от их ведомственной подчиненности необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
3.1.3. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории Кичменгско-Городецкого муниципального района, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности требований федерального и областного архивного законодательства.
3.1.4. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Кичменгско-Городецкого муниципального района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
3.1.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией Кичменгско-Городецкого муниципального района и его структурными подразделениями, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
3.1.6. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.
3.1.7. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.
3.1.8. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями района, управлением по делам архивов Вологодской области, областными отделами Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями; создавать на общественных началах совет, состав которого утверждается администрацией района, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.
3.2. Отдел обязан:
3.2.1. Представлять администрации Кичменгско-Городецкого муниципального района информацию по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
3.2.2. Нести ответственность в соответствии с действующим законодательством за неисполнение или ненадлежащее выполнение возложенных на него функций. За разглашение информации конфиденциального характера, нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работники отдела несут дисциплинарную или иную предусмотренную действующим законодательством ответственность.
4. Организация деятельности отдела
4.1. Штатная численность отдела утверждается постановлением администрации района.
4.2. Отдел возглавляет заведующий. Заведующий отделом организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций.
4.3. Заведующий архивным отделом назначается и освобождается от должности распоряжением администрации района.
4.4. При смене заведующего архивным отделом прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации Кичменгско-Городецкого муниципального района, а также управления по делам архивов Вологодской области (по согласованию). Акт приема-передачи утверждается администрацией Кичменгско-Городецкого муниципального района и представляется в управление по делам архивов Вологодской области.
4.5. Специалисты отдела назначаются и освобождаются от должности распоряжением администрации района.
4.6. В период временного отсутствия заведующего отделом его основные обязанности исполняет ведущий специалист отдела.
5. Ликвидация и реорганизация отдела
5.1. Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется по решению Муниципального Собрания Кичменгско-Городецкого муниципального района при внесении соответствующих изменений в структуру администрации района.
5.2. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Вологодской области в установленном порядке.
5.3. Изменения и дополнения в Положение об отделе вносятся постановлением администрации района.
