|  |
Региональное законодательство / Чеченская республика
ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства Чеченской Республики от 14.09.2009 № 167
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ЧЕЧЕНСКОЙ РЕСПУБЛИКИ"
(вместе с "ПЕРЕЧНЕМ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ О ДОКУМЕНТАХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ЦЕЛЯХ УЧЕТА И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ")
Официальная публикация в СМИ:
"Вести Республики", № 198 (1130), 08.10.2009
Вступил в силу с 14 сентября 2009 года и подлежит официальному опубликованию (пункт 4 данного документа).
ПРАВИТЕЛЬСТВО ЧЕЧЕНСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 14 сентября 2009 г. № 167
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ЧЕЧЕНСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
В соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Правительство Чеченской Республики постановляет:
1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Чеченской Республики.
2. Делопроизводство в органах исполнительной власти Чеченской Республики осуществлять в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Чеченской Республики.
3. Рекомендовать органам местного самоуправления в Чеченской Республике организовать ведение делопроизводства с учетом Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Чеченской Республики, утвержденных настоящим Постановлением.
4. Настоящее Постановление вступает в силу со дня его принятия и подлежит официальному опубликованию.
Председатель Правительства
Чеченской Республики
О.Х.БАЙСУЛТАНОВ
Утверждены
Постановлением Правительства
Чеченской Республики
от 14 сентября 2009 г. № 167
ПРАВИЛА
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
ЧЕЧЕНСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти Чеченской Республики (далее - орган исполнительной власти).
2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
3. Орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем органа исполнительной власти.
4. Организация и ведение делопроизводства в органе исполнительной власти Чеченской Республики осуществляются структурным подразделением органа исполнительной власти Чеченской Республики, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти Чеченской Республики.
II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
1. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
служба делопроизводства - структурное подразделение органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти.
III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
1. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4(210х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов, печатаются шрифтом Times New Roman, как правило, № 14 и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
2. Бланки органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм-левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
4. Образцы бланков утверждаются приказом руководителя органа исполнительной власти отдельно либо в составе инструкции по делопроизводству.
5. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органа исполнительной власти, являются:
5.1. герб Чеченской Республики;
5.2. наименование органа исполнительной власти;
5.3. должность лица, подписавшего документ;
5.4. подпись должностного лица;
5.5. вид документа;
5.6. место составления (издания) документа;
5.7. справочные данные об органе исполнительной власти;
5.8. адресат;
5.9. дата документа;
5.10. регистрационный номер документа;
5.11. наименование документа;
5.12. текст документа;
5.13. ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
5.14. отметка о наличии приложений;
5.15. гриф согласования;
5.16. гриф утверждения;
5.17. виза;
5.18. оттиск печати;
5.19. отметка о заверении копии;
5.20. отметка об исполнителе;
5.21. указания по исполнению документа;
5.22. отметка о контроле документа;
5.23. отметка об исполнении документа;
5.24. отметка о конфиденциальности.
6. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
7. Согласование документа в органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.
IV. ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНЕ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
1. В документообороте органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
в) внутренняя документация.
2. В органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
3. Документы, поступающие в орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
5. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
6. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов органа исполнительной власти.
7. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти или по решению руководителя органа исполнительной власти - иным должностным лицам органа исполнительной власти. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.
8. Подлинник документа направляется в структурное подразделение органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.
9. Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) органа исполнительной власти передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.
10. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
11. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
12. Передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.
13. В органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю органа исполнительной власти в установленном им порядке.
14. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.
V. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
1. Орган исполнительной власти:
1.1. формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;
1.2. разрабатывает и утверждает по согласованию с Архивным управлением Правительства Чеченской Республики перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.
3. Формирование документального фонда органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа исполнительной власти.
4. Номенклатура дел органа исполнительной власти:
4.1. составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;
4.2. утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией органа исполнительной власти руководителем органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;
4.3. один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Архивного управления Чеченской Республики, куда передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности органа исполнительной власти документы;
4.4. в случае изменения функций и структуры органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией Архивного управления Правительства Чеченской Республики.
5. Наименованиями разделов номенклатуры дел органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений органа исполнительной власти.
6. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
7. Дела со дня их формирования до передачи в архив органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.
8. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.
9. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.
10. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
11. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.
12. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в органе исполнительной власти определяется органом исполнительной власти в области архивного дела.
VI. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В ОРГАНЕ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органа исполнительной власти.
2. Для подписания электронных документов органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи (далее также ЭЦП). Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
3. При рассмотрении и согласовании электронных документов из системы электронного документооборота органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется (например, логин и пароль доступа).
4. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
5. При получении электронных документов с проставленным ЭЦП служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.
6. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям органа исполнительной власти, отправке, электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (указываются, хранятся) их регистрационные данные.
7. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа исполнительной власти.
8. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти.
9. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
10. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
11. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
Приложение
к Правилам делопроизводства
в органах исполнительной власти
Чеченской Республики
ПЕРЕЧЕНЬ
ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ О ДОКУМЕНТАХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ЦЕЛЯХ
УЧЕТА И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
1. Адресант
2. Адресат
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
4. Вид документа
5. Дата документа
6. Номер документа
7. Дата поступления документа
8. Входящий номер документа
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа
10. Наименование текста
11. Индекс дела
12. Сведения о переадресации документа
13. Количество листов основного документа
14. Количество приложений
15. Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя
18. Отметка о конфиденциальности
------------------------------------------------------------------
--------------------
| | |
|
