МИНИСТЕРСТВО ИНФОРМАТИЗАЦИИ И СВЯЗИ РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН
ПРИКАЗ
от 23 декабря 2009 г. № П-232
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СВОЕВРЕМЕННОГО
ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОРУЧЕНИЙ И СВОЕВРЕМЕННОГО СНЯТИЯ
ИХ С КОНТРОЛЯ В АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАТИЗАЦИИ
И СВЯЗИ РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН
Во исполнение Постановления
Кабинета Министров Республики Татарстан от 13.02.2009 № 85 "О практике законопроектной деятельности и состоянии исполнительской дисциплины в министерствах Республики Татарстан", а также в целях организации своевременной, качественной работы и обеспечения исполнения документов и поручений, поступающих в Министерство информатизации и связи Республики Татарстан в установленные сроки, ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемый Регламент
по обеспечению своевременного исполнения документов, поручений и своевременного снятия их с контроля в аппарате Министерства информатизации и связи Республики Татарстан (приложение № 1).
2. Отменить действие Приказов министра информатизации и связи Республики Татарстан от 16.02.2009 № П-40 "О мероприятиях по обеспечению своевременного исполнения документов и поручений в аппарате Министерства информатизации и связи Республики Татарстан", от 10.03.2009 № П-67 "О внесении изменений в Приказ от 16.02.2009 № П-40".
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.
Министр
Ф.М.ФАЗЫЛЗЯНОВ
Утвержден
Приказом
министра информатизации
и связи Республики Татарстан
от 23 декабря 2009 г. № П-232
РЕГЛАМЕНТ
ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СВОЕВРЕМЕННОГО ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ,
ПОРУЧЕНИЙ И СВОЕВРЕМЕННОГО СНЯТИЯ ИХ С КОНТРОЛЯ В АППАРАТЕ
МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАТИЗАЦИИ И СВЯЗИ РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН
1. Общие положения
Настоящий Регламент разработан во исполнение Постановления
Кабинета Министров Республики Татарстан от 13.02.2009 № 85 "О практике законопроектной деятельности и состоянии исполнительской дисциплины в министерствах Республики Татарстан", а также в целях организации своевременной, качественной работы и обеспечения исполнения документов и поручений, поступающих в Министерство информатизации и связи Республики Татарстан в установленные сроки.
2. Порядок оформления и рассмотрения документов (поручений)
2.1. Ответственные исполнители по документам (поручениям), поступающим в Министерство информатизации и связи Республики Татарстан и направляемых им для рассмотрения и исполнения обязаны проверять наличие вновь поступающих документов в течение рабочего дня с интервалом не более 30 минут.
2.2. Ответственные исполнители обязаны:
2.2.1. обеспечить правильный выбор типа и оформления электронного документа, направляемого на согласование;
2.2.2. обеспечить качество оформляемого документа (в соответствующем: блоке согласования, бланке документа, адресату и оформление письма в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Министерства информатизации и связи Республики Татарстан);
2.2.3. обеспечить оформление письма без орфографических ошибок;
2.2.4. обеспечить оформление краткого содержания документа, направляемого по Межведомственной системе электронного документооборота, в полном объеме наименования документа (о чем?), проекта согласуемого документа (распоряжения КМ РТ и др.), фамилия и инициалы гражданина.
2.2.5. обеспечить в день регистрации в Межведомственной системе электронного документооборота сбор виз на бумажный носитель приказа, подписанного в блоке Согласования, для передачи на подпись Министру информатизации и связи Республики Татарстан;
2.2.6. обеспечить направления приглашений о проводимых совещаниях, встречах, мероприятиях в Министерстве информатизации и связи Республики Татарстан заблаговременно: в электронном (посредством Межведомственной системы электронного документооборота) и в бумажном виде (факсом) не позднее, чем за три дня до начала мероприятия;
2.2.7. обеспечить контроль за продвижением электронных документов в блоке Согласования:
]]>- несогласованные контрольные документы (имеющие срок исполнения 3 и 10 дней), возвращенные на доработку, подлежат корректировке и возвращаются новой версией на согласование в течение получаса;
- несогласованные контрольные документы (имеющие срок исполнения - месяц), возвращенные на доработку, подлежат корректировке и возвращаются новой версией на согласование в течение суток (в зависимости от сложности документа и времени суток);
2.2.8. запрещается "закончить согласование" не выполненного контрольного документа в данном согласовании и начать новое согласование (новый номер согласования);
2.2.9. обеспечить с целью удобства и экономии времени работы с документами работникам сектора автоматизации и делопроизводства после подписания их в блоке "Согласования" файла формата Word для установки даты и номера документа;
2.2.10. обеспечить внесение данных о выполнении контрольного документа;
2.2.11. обеспечить ежедневный просмотр контрольных документов;
2.2.12. обеспечить снятие выполненных контрольных документов.
2.3. Ответственные исполнители контрольных документов (поручений), требующих сбор информации в структурных подразделениях министерства для исполнения документа в установленный контрольный срок, вправе делать запрос с установкой контрольной даты в Межведомственной системе электронного документооборота руководителю структурного подразделения.
2.4. Ответственные исполнители поручений Аппарата Президента Республики Татарстан, Кабинета Министров Республики Татарстан, Министра информатизации и связи Республики Татарстан обязаны принимать исчерпывающие меры по обеспечению своевременного исполнения поручений в установленные сроки.
Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца.
В исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, представлять мотивированное предложение о продлении срока поручения с указанием планируемой даты исполнения.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
3. Порядок и сроки согласования проектов писем,
приказов и иных документов
3.1. Сроки согласования электронных документов в блоке Согласования Межведомственной системы электронного документооборота устанавливаются следующим образом:
документы, направленные на согласование в начале рабочего дня, должны быть согласованы до 12 часов дня;
документы, направленные на согласование после 12 часов дня, должны быть согласованы до 18 часов.
3.2. Визирование на бумажном носителе подписанных в блоке Согласования приказов министерства осуществляется в день регистрации в Межведомственной системе электронного документооборота с указанием даты подписания.
4. Снятие с контроля исполненных документов и поручений
4.1. Заместители министра, руководители структурных подразделений обязаны снимать с контроля документы и поручения в системе электронного документооборота своевременно в день уведомления об исполнении поручения независимо от того, снято ли поручение у них, проверив результат исполнения, и если материалы не возвращены на доработку.
4.2. Если исполнение поручения "Срочно" (от 1 до 3 дней), документ утвержден или подписан руководителем после 18 часов последнего дня исполнения, то документ после письменного уведомления подлежит снятию с контроля на следующий день до 11 часов датой подписания или утверждения.
5. Контроль за своевременным исполнением документов
5.1. Помощник министра информатизации и связи Республики Татарстан обязан обеспечить:
5.1.1. контроль за своевременным исполнением документов и поручений в установленный срок;
5.1.2. контроль за прохождением электронных документов в Межведомственной системе электронного документооборота министерства, их своевременному согласованию и подписанию;
5.1.3. своевременное снятие с контроля документов и поручений в системе электронного документооборота в день уведомления об исполнении поручения, проверив результат исполнения, и если материалы не возвращены на доработку;
5.1.4. снятие с контроля документов и поручений, имеющих двоих и более ответственных исполнителей (одного вопроса), только после исполнения поручения, проверив результат исполнения, и если материалы не возвращены на доработку;
5.1.5. контроль за правильным выбором типа и оформления электронного документа, направляемого на согласование;
5.1.6. обеспечить предварительную проверку и регулирование хода исполнения контрольных поручений;
5.1.7. обеспечить проверку своевременности доведения контрольных документов до конкретных исполнителей;
5.1.8. обеспечить учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
5.2. Старший специалист - заведующий сектором автоматизации и делопроизводства обязан:
5.2.1. исполненные поручения руководителей министерства снимать с контроля в день получения извещения о выполнении поручения (документа), проверив результат исполнения, и если материалы не возвращены на доработку;
5.2.2. снимать с контроля документов и поручений, имеющих двоих и более ответственных исполнителей (одного вопроса), только после исполнения поручения, проверив результат исполнения, и если материалы не возвращены на доработку;
5.2.3. если исполнение поручения "Срочно" (от 1 до 3 дней), документ утвержден или подписан руководителем после 18 часов последнего дня исполнения, то после письменного уведомления на следующий день до 11 часов снимать с контроля документ датой подписания или утверждения;
5.2.4. контролировать ответственных исполнителей поручений Аппарата Президента Республики Татарстан, Кабинета Министров Республики Татарстан и других вышестоящих организаций за исполнением поручения в установленные сроки;
5.2.5. докладывать на еженедельных аппаратных совещаниях министерства о результатах исполнительской дисциплины в министерстве и результатах исполнения поручений Аппарата Президента Республики Татарстан, Кабинета Министров Республики Татарстан, Министра информатизации и связи Республики Татарстан ответственными исполнителями;
5.2.6. обеспечить контроль за прохождением визирования приказов ответственными исполнителями на бумажном носителе после регистрации в Межведомственной системе электронного документооборота и передачу бумажного документа (приказа) для дальнейшей передачи документа на подпись Министру информатизации и связи Республики Татарстан;
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
5.2.6. обеспечить регистрацию электронных документов в Межведомственной системе электронного документооборота без проволочек, в день подписания документа или на следующий день до 11 часов с датой подписания электронного документа, если документ был подписан после 18 часов;
5.2.7. обеспечить проверку своевременности доведения контрольных документов до конкретных исполнителей;
5.2.8. обеспечить учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
5.2.9. представлять ежемесячно на балансовую комиссию министерства справку по результатам исполнительской дисциплины за текущий месяц ответственными исполнителями контрольных документов.
5.2.10. проводить обучение с вновь принятыми работниками министерства по требованиям Инструкции по делопроизводству министерства, работы в Межведомственной системе электронного документооборота в блоке Согласования в течение 10 дней после предоставления доступа работнику к документообороту и предоставления информации от отдела развития информационных услуг и технологий.
5.3. Начальник отдела развития информационных услуги и технологий обязан организовать работу по предоставлению доступа в Межведомственную систему электронного документооборота для вновь принятого работника министерства в течение трех календарных дней (с учетом выходных и праздничных дней), о предоставлении доступа сообщать работнику (для получения пароля) и в сектор автоматизации и делопроизводства.
6. Ответственность
За несвоевременное исполнение поручений и документов Аппарата Президента Республики Татарстан, Кабинета Министров Республики Татарстан, Министра информатизации и связи Республики Татарстан виновные в нарушении исполнительской дисциплины привлекаются в установленном законодательством порядке к дисциплинарной ответственности.
