ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ОКТЯБРЬСКОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ
ПРИКАЗ
от 29 января 2010 г. № 19
О ВВЕДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В целях приведения муниципальных правовых актов администрации Октябрьского района города Пензы по вопросам делопроизводства в соответствие с действующим законодательством, на основании протокола № 1 п. 37 экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры и архива Пензенской области, приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие инструкцию
по делопроизводству в администрации Октябрьского района города Пензы (прилагается) - далее инструкцию.
2. Руководителям структурных подразделений принять к исполнению и организовать работу с документами в соответствии с положениями инструкции
.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя главы администрации З.М. Белоусову.
Глава
А.А.КОЗЛОВ
Утверждена
приказом
главы администрации
Октябрьского района
города Пензы
от 29 января 2010 г. № 19
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ОКТЯБРЬСКОГО
РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами в администрации Октябрьского района города Пензы (далее - администрации) в соответствии с общими требованиями
по оформлению документов
1.2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации (далее именуются - отделы) возлагается на их руководителей.
1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в администрации осуществляется отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения
1.4. При работе с документами в администрации не разрешается вносить в них исправления, делать пометки и работать с ними вне служебных помещений. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.5. С содержанием проектов приказов главы администрации, других служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения главы администрации.
1.6. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку, по указанию начальника отдела, сотрудники обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику, при увольнении или переходе на работу в другой отдел - сдать все числящиеся за ними документы.
1.7. Об утрате документа немедленно докладывается начальнику отдела и сообщается в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения. Начальником отдела назначается служебное расследование, о результатах которого информируется глава администрации.
1.8. Переписка между отделами по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
1.9. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются по разрешению (указанию, поручению) руководства администрации.
1.10. С настоящей Инструкцией сотрудники отделов знакомятся под расписку.
1.11. Работники администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.12. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной инструкцией и с учетом требований настоящей Инструкции. Обработка секретной информации, подготовка и изготовление копий секретных документов осуществляются только на специальных технических средствах уполномоченными на то лицами.
2. Прием, обработка, регистрация и распределение
поступающей корреспонденции
2.1. В документообороте выделяются следующие документопотоки:
]]>Виза на копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя отдела, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку.
Ссылка на номер и дату
При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
Оформление актов
Акт оформляется на бланке или на стандартных листах шрифтом размером № 13 и имеет следующие реквизиты:
Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу первой страницы акта. Гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДАЮ", которое печатается прописными буквами, наименование должности лица, утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату.
Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки.
Слово "УТВЕРЖДАЮ", наименование должности лица, утвердившего документ, расшифровка подписи и дата разделяются 1 межстрочным интервалом.
Наименование вида документа - АКТ. Наименование вида документа отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами, выделяется шрифтом другой насыщенности и выравнивается по центру.
Номер оформляется арабскими цифрами и печатается после слова "АКТ" на той же строке.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание актируемого факта или события. Заголовок должен отвечать на вопрос о чем составлен акт,
например:
О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению.
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал.
Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей.
Вводная часть текста акта начинается словом "Основание:", после которого указывается наименование документа, послужившего основанием для составления акта, его дата, номер и заголовок. Наименование документа печатается в именительном падеже, например: Основание: приказ заместителя главы администрации - руководителя аппарата от 20 октября 2004 г. № 37 "О проведении инвентаризации вычислительной и организационной техники, установленной в структурных подразделениях администрации города".
С новой строки от левой границы текстового поля документа печатается слово "Составлен", ставится двоеточие и далее перечисляются фамилии и инициалы составителей акта или состав комиссии, например:
Составлен: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.,
Фамилия И.О. или
Составлен:
Председатель Фамилия И.О.
Члены комиссии: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О. Присутствовали: Фамилия И.О., Фамилия И.О.
Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются в алфавитном порядке.
Констатирующая часть текста начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты.
В конце текста указываются сведения о количестве напечатанных экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены.
Например:
Составлен в двух экземплярах:
1-й экземпляр - общий отдел,
2-й экземпляр - отдел потребительского рынка.
Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Акт подписывается председателем комиссии и всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, например:
Председатель комиссии подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии подпись И.О.Фамилия
подпись И.О.Фамилия _______________
подпись И.О.Фамилия _______________
Член комиссии, не согласный с содержанием акта, должен подписать его с пометкой "Замечания прилагаются".
Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.
Заместитель
главы администрации
З.М.БЕЛОУСОВА
