ГЛАВА СЯМЖЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 25 ноября 2009 г. № 542
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОТДЕЛЕ АРХИВА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
АДМИНИСТРАЦИИ СЯМЖЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
В соответствии с решением Представительного Собрания Сямженского муниципального района от 26.12.2008 № 83 "О структуре администрации Сямженского муниципального района" постановляю:
1. Утвердить Положение
об отделе архива и делопроизводства администрации Сямженского муниципального района.
2. Признать утратившим силу постановление
главы Сямженского муниципального района от 28.06.2006 № 142 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Сямженского муниципального района", за исключением пункта 2
.
Глава района
Н.П.БОРСКИЙ
Утверждено
Постановлением
Главы Сямженского
муниципального района
от 25 ноября 2009 г. № 542
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОТДЕЛЕ АРХИВА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
АДМИНИСТРАЦИИ СЯМЖЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
1. Общие положения
1.1. Администрация Сямженского муниципального района Вологодской области (далее - администрация) в целях эффективной организации архивного дела в Сямженском муниципальном районе реализует полномочия по:
- организации и содержанию отдела архива и делопроизводства администрации;
Текст дан в соответствии с официальным текстом документа.
- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности органов местного самоуправления, организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;
- решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и Вологодской области, ведению Вологодской области.
1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела администрация образует в своем составе отдел архива и делопроизводства (далее - Отдел), выполняющий функции муниципального архива.
1.3. Отдел является структурным подразделением администрации без статуса юридического лица, имеет печать для заверения архивных справок, копий и выписок из документов, угловой штамп и бланки со своим наименованием.
1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", законом
Вологодской области от 6 мая 1997 года № 160-ОЗ "Об архивном фонде Вологодской области и архивах", законом
Вологодской области от 28 апреля 2006 года № 1443-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Вологодской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела"; главой 12
Кодекса Вологодской области об административных правонарушениях, Уставом
Сямженского муниципального района, постановлениями, решениями и распоряжениями органов представительной и исполнительной власти района, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, Управления по делам архивов Вологодской области и настоящим Положением.
1.5. Положение об Отделе утверждается постановлением администрации Сямженского муниципального района по согласованию с управлением по делам архивов Вологодской области. В Положении закрепляются задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.
1.6. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников Отдела устанавливаются решением Представительного Собрания Сямженского муниципального района.
1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет средств бюджета Сямженского муниципального района.
1.8. Дополнительными источниками финансирования являются субвенции из областного бюджета, направляемые для реализации отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности области и находящихся на территории муниципального образования.
1.9. Администрация обеспечивает Отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.
1.10. При передаче здания (помещения), в котором размещен Отдел, другим организациям администрация принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов здания (помещения).
]]>2. Задачи и функции
Основными задачами и функциями Отдела являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:
- хранение и учет документов, принятых в Отдел; представление в установленном порядке учетных данных в управление по делам архивов Вологодской области;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- подготовка, представление главе района на рассмотрение и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе.
2.1.1. Отдел обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Вологодской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении Сямженского муниципального района Вологодской области;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Вологодской области, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий администрации, которыми она наделена;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Вологодской области;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Сямженского муниципального района;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;
Текст дан в соответствии с официальным текстом документа.
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности отдела.
2.1.2. Отдел по согласованию с администрацией может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих муниципальных и государственных организаций, находящихся на территории Сямженского муниципального района, а также общественных организаций и граждан на договорных условиях.
2.1.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Вологодской области поступают на хранение в Отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Отделом, действующим от имени администрации при наличии доверенности.
2.2. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для Сямженского муниципального района, в т.ч.:
- составление списков организаций - источников комплектования Отдела, утверждаемых главой Сямженского муниципального района и согласовываемых с управлением по делам архивов Вологодской области; систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного хранения в Отдел;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.
2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией ведения документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;
- ведение учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Сямженского муниципального района;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление в управление по делам архивов Вологодской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения и по личному составу;
- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Отдел в порядке, установленном Управлением по делам архивов Вологодской области;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;
- повышение квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
- информирование органов местного самоуправления, иных организаций Сямженского муниципального района о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в т.ч. на договорной основе;
- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
2.5. Реализация отдельных государственных полномочий администрацией района в сфере архивного дела при наделении законом Вологодской области, в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.
3. Права
Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1. Представлять администрацию района по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
3.2. Вносить на рассмотрение администрации Сямженского муниципального района и управления по делам архивов Вологодской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования независимо от их ведомственной подчиненности необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории Сямженского муниципального района, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности требований федерального и областного архивного законодательства.
3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Сямженского района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.
3.8. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.
3.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями района, управлением по делам архивов Вологодской области, областным отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями; создавать на общественных началах совет, утверждаемый главой района, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.
4. Организация работы
4.1. Отдел возглавляет заведующий.
4.2. Структура Отдела: заведующий отделом, ведущий специалист, специалист 1 категории.
4.3. Заведующий Отделом назначается и освобождается от должности главой района по согласованию с управлением по делам архивов Вологодской области.
При смене заведующего Отделом прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации района Сямженского муниципального района, а также управления по делам архивов Вологодской области. Акт приема-передачи утверждается администрацией и представляется в управление по делам архивов Вологодской области.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
4.2. Заведующий Отделом:
4.2.1. организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций;
4.2.2. отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в районе перед администрацией и перед управлением по делам архивов Вологодской области.
4.3. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых главой района с учетом рекомендаций управления по делам архивов Вологодской области.
4.4. Изменения в настоящее Положение вносятся постановлением администрации района.
4.5. Архивные фонды и архивные документы при изменении деятельности Отдела передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Вологодской области.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК
Управления по делам архивов
Вологодской области
___________________________
"__"_____________ 2009 года
