АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 14 апреля 2009 г. № 250-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
(в ред. распоряжения
администрации г. Хабаровска
от 30.11.2009 № 591-р)
В соответствии с распоряжением
Губернатора Хабаровского края от 23.01.2008 № 14-р "О примерных инструкциях по делопроизводству в органах местного самоуправления Хабаровского края", в целях совершенствования документационного обеспечения управления, а также повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов, на основании Устава
городского округа "Город Хабаровск":
1. Утвердить Инструкцию
по делопроизводству (далее - Инструкцию) в аппарате администрации города Хабаровска согласно приложению.
2. Руководителям структурных подразделений администрации города организовать ознакомление с настоящей Инструкцией
и при необходимости обеспечить разработку индивидуальных инструкций, не противоречащих основным положениям настоящей Инструкции
.
3. Признать утратившим силу распоряжение
мэра города Хабаровска от 08.12.2003 № 3051-р "Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска".
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя мэра города - управляющего делами Безлепкина В.Д.
Мэр города
А.Н.Соколов
Приложение
УТВЕРЖДЕНА
Распоряжением
администрации города Хабаровска
от 14 апреля 2009 г. № 250-р
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
(в ред. распоряжения
администрации г. Хабаровска
от 30.11.2009 № 591-р)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности администрации города, а также повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в аппарате администрации города Хабаровска.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с Примерной инструкцией
по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края, утвержденной распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23.01.2008 № 14-р, Регламентом
администрации г. Хабаровска.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в аппарате администрации г. Хабаровска, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях осуществляется общим отделом управления делами администрации города (далее именуется общий отдел).
1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации города (далее именуются подразделения) возлагается на их руководителей.
Руководитель подразделения своим приказом либо письменным распоряжением назначает сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении.
1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения и в общий отдел.
1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке пресс-службой администрации города.
1.9. Сотрудники администрации города несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.10. Работа со служебными документами, составляющими государственную или иную охраняемую законом тайну, осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
2. Подготовка, оформление, согласование проектов
постановлений и распоряжений администрации города,
мэра города
2.1. Необходимость подготовки проектов постановлений, распоряжений определяется мэром города по результатам рассмотрения обоснований, представленных заместителями мэра, руководителями структурных подразделений администрации города, общественными комиссиями и советами.
2.2. Проведение необходимых согласований постановлений и распоряжений администрации города, мэра города производится в соответствии с Регламентом
администрации г. Хабаровска и настоящей Инструкцией.
Ответственность за качество подготовки проектов возлагается на руководителей подразделений, представляющих проект постановления, распоряжения.
Для разработки проектов постановлений, распоряжений администрации города по наиболее важным вопросам могут создаваться рабочие группы и комиссии.
2.3. Проекты распоряжений администрации города по личному составу готовятся управлением кадров и муниципальной службы администрации г. Хабаровска в установленном порядке.
2.4. В тексте проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города должно содержаться указание, на кого возлагается контроль за исполнением документа.
2.5. Проекты, подготовленные во исполнение каких-либо документов, должны содержать ссылку на них с указанием их реквизитов: наименования вида документа, даты, номера, его названия и начинаться словами: "Во исполнение...", "В соответствии...", "В целях..." и т.п.
2.6. К проектам постановлений, распоряжений администрации города, мэра города о внесении изменений в ранее принятые правовые акты администрации города, мэра города или признании их утратившими силу должны быть приложены копии этих правовых актов.
2.7. Согласование проектов постановлений, распоряжений оформляется на отдельном листе согласования визой, включающей в себя должность, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату (приложение № 3)
. Все визы должны располагаться на одном листе согласования. Если требуется большое количество виз, допускается располагать их на оборотной стороне листа согласования, а также на втором, третьем и последующих листах с обозначением "Продолжение листа согласования", располагающимся в верхнем правом углу листа. Каждый лист - продолжение листа согласования должен содержать указание на название подлежащего согласованию проекта. В случае, если предприятия и организации, чьи согласования необходимы, находятся за пределами здания администрации города, допускается оформление виз их руководителей отдельно на копиях листа согласования в целях сокращения сроков согласования. Пересылка листов согласования по почте запрещается.
При согласовании проекта исполняющим обязанности в листе согласования делается отметка "И. о.", например: "И. о. председателя комитета по управлению Южным округом Зорук Л.И.".
Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту документа излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту. В случае согласования с замечаниями отметка об их наличии ставится на листе согласования рядом с подписью должностного лица. После устранения замечаний добавляется отметка "Замечания сняты". Если в процессе работы замечания не снимаются, руководителем структурного подразделения, готовившего проект, пишется служебная записка на имя мэра города о причинах невозможности их устранения. Наличие разногласий не является основанием для снятия проекта с рассмотрения мэром города.
2.8. Если в процессе согласования в проект постановления, распоряжения администрации города, мэра города вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному согласованию.
Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его сути.
Период согласования проекта документа заинтересованными организациями до момента представления его на подпись мэру города не должен превышать месячный срок, в противном случае он подлежит пересогласованию.
Общий отдел осуществляет систематический контроль за соблюдением предельного (месячного) срока согласования проектов постановлений и распоряжений администрации города, мэра города, ежемесячно в срок до 5-го числа готовит аналитические записки мэру города.
Срок согласования проектов постановлений и распоряжений администрации города, мэра города каждым должностным лицом администрации города не должен превышать 3 дней, по личному составу - 1 дня.
Исправления в листе согласования не допускаются.
2.9. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города согласовываются руководителями структурных подразделений или лицами, исполняющими их обязанности, которые представили проект и которым в проекте предусматриваются задания или поручения, а также других органов и организаций, имеющих отношение к реализации изложенных в документе вопросов.
Проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города, исполнение которых требует финансового обеспечения или изменения структуры администрации города, в обязательном порядке согласовываются вице-мэром города и директором финансового департамента.
Проекты правовых актов администрации города о переводе жилых помещений в нежилые помещения в обязательном порядке согласовываются с:
- первым заместителем мэра города по городскому хозяйству;
- председателем комитета по управлению округом (в зависимости от месторасположения жилого помещения);
- директором департамента архитектуры, строительства и землепользования администрации города;
- начальником управления жилищного фонда и приватизации жилья администрации города;
- начальником управления дорог и внешнего благоустройства администрации города;
- начальником управления окружающей среды и природных ресурсов администрации города;
- начальником отделения дорожной инспекции безопасности и организации движения отдела государственной инспекции безопасности дорожного движения милиции общественной безопасности управления внутренних дел по городу Хабаровску.
(абзац введен распоряжением
администрации г. Хабаровска от 30.11.2009 № 591-р)
Проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города, имеющие приложения, в обязательном порядке согласовываются заместителем мэра города - управляющим делами.
После всех согласований проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города визируются:
- заместителями мэра города, ответственными за исполнение указанного документа;
- начальником контрольного управления мэра города;
- начальником юридического управления администрации города.
Согласование проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города начальником пресс-службы требуется в случае, если постановление, распоряжение администрации города, мэра города подлежит опубликованию.
2.10. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) с использованием текстового редактора Win Word 97 или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером № 14, межстрочный интервал - одинарный (приложения № 1
, 2
).
2.11. Каждый напечатанный лист проекта должен иметь следующие размеры полей: левое - 35 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.
2.12. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
2.13. Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.
Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через полуторный межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт") и центрируется по отношению к нему.
2.14. Постановления и распоряжения администрации города, мэра города имеют следующие реквизиты:
1) герб Хабаровского края;
2) герб города Хабаровска;
3) наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ администрации города, мэра города или РАСПОРЯЖЕНИЕ администрации города, мэра города);
4) заголовок
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ).
Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком) издан документ?" ("Об отмене...", "О состоянии...").
Заголовок печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа в отведенном для него месте, пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно" для ПЭВМ).
В названии документа, которым отменяется другой документ или вносятся изменения, должны быть указаны вид, дата, номер и полное название документа, например: "О внесении изменений в распоряжение мэра города от 27.05.2008 № 1258-р "О приеме на работу Муниц Е.Ю.".
Заголовок составляет составитель документа. Печатается он без кавычек, переносы нежелательны.
Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме сопроводительных писем, телефонограмм, телеграмм, извещений.
К тексту документов, оформленных на бланке формата А5, заголовок не составляется;
5) текст
должен быть ясным, кратким, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от заголовка через 1,5 интервала (в режиме "одинарный" для ПЭВМ) в установленных границах полей. Допускается изменение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста проекта акта мэра города на одной странице.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в постановлениях администрации города завершается словами "администрация города", на следующей строке - слово ПОСТАНОВЛЯЕТ, которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля (например, приложение № 1
), в постановлениях мэра города преамбула завершается словом ПОСТАНОВЛЯЮ.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые оформляются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце, например 1.1., 2.3.5. и т.д. В исключительных случаях подпункты могут обозначаться следующим образом: а), б), в) или 1), 2), 3), либо начинаться с тире.
Подпункты, нумеруемые арабскими цифрами с точками, начинаются с прописной буквы, в конце ставится точка.
После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой, а также при постановке в начале тире подпункты начинают со строчной буквы и заканчивают (кроме последнего) точкой с запятой.
Все изменения, вносимые в ранее принятое постановление, распоряжение, должны соответствовать структуре основного правового акта, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.
При наличии приложений к постановлению, распоряжению администрации города, мэра города в тексте на них обязательно делается ссылка.
Электронная версия представляемого проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города должна полностью соответствовать версии, представляемой на бумаге в общий отдел администрации города;
6) подпись
Отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Мэр города", инициалов и фамилии мэра города.
Слова "Мэр города" печатаются от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия мэра города - у правой границы текстового поля;
7) дата
Проставляется в день подписания документа, оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 25 июня 2008 г. следует оформлять 25.06.2008, печатается на бланке на отведенном для нее месте;
8) индекс (номер)
Проставляется на бланке после подписания документа на отведенном для него месте.
К порядковому номеру распоряжения администрации города через дефис добавляется строчная буква "р";
9) приложения
Приложения к проектам постановлений и распоряжений администрации города, мэра города оформляются на отдельных листах бумаги (приложения № 4
, 5
).
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений и распоряжений.
В приложениях к постановлениям, распоряжениям помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, на последнем листе с оборотной стороны внизу.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через полуторный межстрочный интервал в режиме "точно 12 пт" от этого слова дается ссылка на постановление или распоряжение администрации города, мэра города.
При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложение № 1
1,5
12 пт к постановлению
администрации города
от 08.03.2008 № 215
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см.
При наличии в тексте постановления, распоряжения формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, программу, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер и оформляется аналогично приложению, например:
Приложение № 2
УТВЕРЖДЕН
постановлением
администрации города
от 11.06.2008 № 150
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, состав - УТВЕРЖДЕН.
Заголовок к тексту приложения центрируется относительно текста. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзаца относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов жирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы нумеруются, и на второй и последующих страницах указываются только номера граф. Допускается повторение заголовочной части таблицы (наименования граф) на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа, в правом верхнем углу приложения делается указание на продолжение приложения, например: "Продолжение приложения № 1".
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).
2.15. В постановлениях и распоряжениях администрации города, мэра города употребляются полные наименования органов власти, предприятий, учреждений, организаций, должностей упоминаемых лиц.
2.16. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города в обязательном порядке представляются в общий отдел с листом рассылки, пояснительной запиской, в которой излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть вопроса, наличие разногласий с оценкой возможных последствий принятия предлагаемых решений, а также позиция подразделения, ответственного за подготовку проекта постановления, распоряжения. При необходимости прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.
Проекты постановлений, распоряжений, подготовленные с отступлением от установленных настоящей Инструкцией правил, подлежат возврату.
2.17. Полностью подготовленные и согласованные проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города вместе с необходимыми документами представляются через общий отдел заместителю мэра города - управляющему делами, который утверждает указатель рассылки проекта, после чего представляет их на подпись мэру города.
2.18. Постановления и распоряжения администрации города, мэра города регистрируются в общем отделе раздельно в пределах календарного года.
2.19. Копии постановлений и распоряжений администрации города, мэра города, заверенные печатью общего отдела, направляются адресатам в 3-дневный срок общим отделом в соответствии с листами рассылки, составленными исполнителями, причем постановления, распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые постановления, распоряжения, или их правопреемникам. В листе рассылки должен быть указан почтовый адрес.
Дополнительная рассылка постановлений, распоряжений администрации города, мэра города осуществляется по заявке подразделения-исполнителя либо по указанию заместителя мэра города - управляющего делами, о чем делается отметка в соответствующем листе рассылки.
2.20. Подлинник постановления, распоряжения администрации города, мэра города, лист согласования, справка к проекту постановления, распоряжения остаются в общем отделе, остальные материалы возвращаются подразделению-исполнителю.
2.21. При необходимости внесения изменений в подписанное мэром города постановление, распоряжение проект соответствующего документа представляет структура, готовившая первоначальный документ.
Подготовка, оформление и согласование проектов постановлений к заседанию коллегии при мэре города производятся в порядке, аналогичном порядку подготовки проектов постановлений, распоряжений администрации города, мэра города.
3. Подготовка и оформление документов администрации города
3.1. Протокол
3.1.1. Протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии при мэре города, комиссий, методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч и т.п.
3.1.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
3.1.3. Протокол заседания коллегии при мэре города (далее - протокол) оформляется общим отделом (приложение № 6)
.
Протокол заседания коллегии должен быть подготовлен и представлен на подпись председателю коллегии (или его заместителю) не позднее чем через 3 дня со дня заседания.
3.1.4. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется следующим образом:
Председатель.
Присутствовали - список членов коллегии, присутствующих на заседании, в алфавитном порядке.
Приглашенные - если более 20 человек, прилагаются отдельным списком.
Повестка заседания.
Докладчики по каждому пункту повестки заседания.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания.
Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Основная часть протокола печатается через один межстрочный интервал.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается сноска "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
Допускается краткая форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.
3.1.5. Протокол подписывается председателем коллегии (или его заместителем). Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.
3.1.6. Протоколы печатаются на общем бланке администрации города формата А4, имеют следующие реквизиты:
наименование вида документа (ПРОТОКОЛ);
вид заседания, совещания;
дата и номер протокола.
Дата, оформленная цифровым способом, и номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах.
Подпись отделяется от текста 2 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности.
3.2. Поручения мэра города
3.2.1. Поручения мэра города, данные на аппаратном совещании, фиксирует советник мэра (приложение № 7)
, ставит на контроль контрольное управление мэра города, рассылку поручений осуществляет общий отдел.
3.2.2. Поручения мэра города, данные на объезде городских объектов, фиксирует начальник контрольного управления мэра города (приложение № 8)
.
3.3. Служебные записки
3.3.1. Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений (запросы, уточнения заданий, информация по запросам, разъяснения и др.) (приложение № 9)
.
3.4. План
3.4.1. План (приложение № 10)
фиксирует действия или мероприятия, намечаемые к исполнению, их последовательность, объем, сроки исполнения, исполнителей и в ряде случаев сведения об исполнении. Основное содержание плана может быть изложено в форме текста или таблицы. В так называемых календарных планах перечисляемые мероприятия располагают в хронологическом порядке, т.е. по срокам исполнения.
3.4.2. Календарный план работы структурного подразделения подписывается его руководителем и утверждается заместителем мэра города, курирующим соответствующее структурное подразделение (приложение № 11)
.
Календарный план структурного подразделения, непосредственно подчиненного мэру города, утверждается мэром города.
3.5. Служебные письма
3.5.1. Служебные письма структурными подразделениями администрации города готовятся:
- как ответы о выполнении поручений мэра города;
- как исполнение поручений мэра города по обращениям граждан по вопросам, относящимся к их компетенции;
- как пояснительные записки к проектам актов мэра города;
- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
- как инициативные письма (приложение № 12)
.
3.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя с учетом сроков исполнения поручений и запросов организаций, предприятий или частных лиц.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
3.5.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата А4 или А5.
Сопроводительное письмо составляется для тех документов, текст которых не содержит пояснения о цели направления и к ним прилагается.
Изготовление бланков письма с изображением герба Хабаровского края и герба г. Хабаровска средствами электронно-вычислительной техники в администрации города запрещается.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
3.5.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Управление считает...".
3.5.5. Датой письма является дата его подписания.
3.5.6. Письма на бланках администрации города подписывают мэр города, его заместители. Письма структурных подразделений оформляются на бланках письма структурных подразделений.
3.5.7. Письма, подписанные мэром города, его заместителями, регистрируются и рассылаются общим отделом. Письма, подписанные начальниками структурных подразделений, регистрируются и рассылаются ими самостоятельно.
4. Машинописные, стенографические и
копировально-множительные работы
4.1. Требования к изготовлению документов с помощью печатающих устройств
4.1.1. Документы могут изготавливаться при помощи печатающих устройств электронно-вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются специалисты органа местного самоуправления, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).
4.1.2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word с использованием шрифта Times New Roman, размеры № 12 (для оформления табличных материалов), 13 - 15 с установкой межстрочных интервалов: "точно", "одинарный", "полуторный".
4.1.3. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются в режиме "одинарный" для ПЭВМ, на бланках формата А5 - в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ. Тексты докладов и документов, подготавливаемых к печатному изданию, допускается печатать в режиме "полуторный" для ПЭВМ.
4.1.4. Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга в режиме "одинарный" для ПЭВМ. Например:
СОГЛАСОВАНО:
1,5
Начальник точно 12 пт
управления образования
администрации города подпись О.Я. Тен
дата
4.1.5. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.
4.1.6. Название вида документа печатается прописными буквами.
4.1.7. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются на уровне последней строки наименования должности. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия - у правой границы текстового поля.
Например:
Директор финансового
департамента подпись В.Е. Соколов
4.1.8. Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк), то его строку допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
4.1.9. При печатании документов используются следующие стандартные положения табулятора:
- от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ;
- после 1,5 см - для начала абзаца в тексте;
- после 9 - 10 см - для реквизита "Адресат";
- после 10 - 11 - для реквизита "Гриф утверждения документа";
- до границы правого поля - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".
4.1.10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст - в режиме "точно 12 пт".
4.1.11. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами. Первый ряд начинается от левой границы текстового поля, второй ряд - после 10 - 11 см от границы левого поля.
4.2. Машинописные работы
4.2.1. В машинописном бюро администрации города печатаются только материалы служебного характера.
]]>│ По срокам хранения │ Всего │ в том числе: │
│ │ ├───────────┬────────────────┤
│ │ │переходящих│с отметкой "ЭПК"│
├────────────────────────────────────┼───────┼───────────┼────────────────┤
│Постоянного │ │ │ │
├────────────────────────────────────┼───────┼───────────┼────────────────┤
│Временного (свыше 10 лет) │ │ │ │
├────────────────────────────────────┼───────┼───────────┼────────────────┤
│Временного (до 10 лет включительно) │ │ │ │
├────────────────────────────────────┼───────┼───────────┼────────────────┤
│ИТОГО │ │ │ │
└────────────────────────────────────┴───────┴───────────┴────────────────┘
Наименование должности
руководителя службы
делопроизводства (лица,
ответственного за делопроизводство) Подпись Расшифровка
подписи
дата
Итоговые сведения переданы в общий отдел
Наименование должности
передавшего сведения Подпись Расшифровка
подписи
дата
Образец номенклатуры дел
Приложение № 19
к Инструкции
по делопроизводству
в аппарате администрации
города Хабаровска
┌──────────────────┐
_______________________________________________________│Ф. № ____________│
│Оп. № ____________│
_______________________________________________________│Д. № ____________│
└──────────────────┘
_______________________________________________________
___________________________________________________________________________
(наименование архива)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(наименование учреждения)
ДЕЛО № ____ ТОМ № ____
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(заголовок дела)
___________________________________________________________________________
(дата)
На ____________ лист(ах)
Хранить ________________
┌─────────────┐
│Ф. № _______│
│Оп. № _______│
│Д. № _______│
└─────────────┘
Формат С4 (230 x 320 мм)
Форма обложки дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения
Приложение № 20
к Инструкции
по делопроизводству
в аппарате администрации
города Хабаровска
/\
│ 20 мм
\/
АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДАЮ
ГОРОДА ХАБАРОВСКА
Наименование структурного Наименование должности
подразделения руководителя структурного
ФОНД № подразделения
ОПИСЬ N
Дел постоянного хранения
Подпись Расшифровка подписи
за _______ годы Дата
┌───┬──────┬────────────────────────────────┬───────┬──────────┬──────────┐
│ № │Индекс│ Заголовок дела │Крайние│Количество│Примечание│
│п/п│ дела │ │ даты │ листов │ │
├───┼──────┼────────────────────────────────┼───────┼──────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├───┴──────┴────────────────────────────────┴───────┴──────────┴──────────┤
│ Название раздела (структурного подразделения) │
├───┬──────┬────────────────────────────────┬───────┬──────────┬──────────┤
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
В данный раздел описи внесено _________________________________________
(цифрами и прописью)
с № _________________________ по № __________________________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Заведующий архивом
(ответственный за архив) Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПМК _____________________ Протокол ЦЭК ______________________
(Наименование (Наименование
___________________________________ ___________________________________
архивного органа) структурного подразделения)
от __________________ № ___________ от _____________________ № ________
Образец годового раздела описи дел постоянного хранения
структурного подразделения администрации города
/\
│ не менее 10 мм
Приложение № 21
к Инструкции
по делопроизводству
в аппарате администрации
города Хабаровска
АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДАЮ
ГОРОДА ХАБАРОВСКА
Управление здравоохранения Начальник управления
здравоохранения
АКТ ______________ И.А. Шапиро
___________ № ___________ 13.09.2008
г. Хабаровск
О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании __________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда № ________________________
(название фонда)
┌──┬─────────┬───────┬─────────────┬────────────┬──────────┬────────┬──────────┐
│№ │Заголовок│ Дата │Номера описей│Индекс дела │Количество│ Сроки │Примечание│
│пп│дела или │ дела │(номенклатур)│ (тома, │ дел │хранения│ │
│ │групповой│ или │ за годы │ части) по │ (томов, │ дела │ │
│ │заголовок│крайние│ │номенклатуре│ частей) │ (тома, │ │
│ │ дела │ даты │ │ или номер │ │части) и│ │
│ │ │ дел │ │ дела по │ │ номера │ │
│ │ │ │ │ описи │ │ статей │ │
│ │ │ │ │ │ │ по │ │
│ │ │ │ │ │ │перечню │ │
├──┼─────────┼───────┼─────────────┼────────────┼──────────┼────────┼──────────┤
│1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├──┼─────────┼───────┼─────────────┼────────────┼──────────┼────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
├──┼─────────┼───────┼─────────────┼────────────┼──────────┼────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
├──┼─────────┼───────┼─────────────┼────────────┼──────────┼────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
├──┼─────────┼───────┼─────────────┼────────────┼──────────┼────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└──┴─────────┴───────┴─────────────┴────────────┴──────────┴────────┴──────────┘
Итого _________________________________________ дел за ______________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному
составу согласованы с ЭК __________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
(протокол от _________ № ________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу подпись расшифровка подписи
дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от _____________ № ___________
Документы в количестве ___________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом ________ кг сданы в _________________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемно-сдаточной накладной от _________________ № ______
Наименование должности
работника учреждения,
сдавшего документы подпись расшифровка подписи
дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности
работника структурного
подразделения, внесшего
изменения в учетные документы подпись расшифровка подписи
дата
Образец акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
