ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ЗАНЯТОСТИ
НАСЕЛЕНИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 14 декабря 2009 г. № 54-п
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ГЛАВНОГО
УПРАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ
ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с частью 2 статьи 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", пунктом 3 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, а также в целях упорядочения работы с документами в Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области (далее - Главное управление) приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию
по делопроизводству Главного управления (далее - Инструкция).
2. Отделу организационного и информационного обеспечения политики занятости населения Главного управления:
1) в срок до 25 января 2010 года разработать проекты распоряжений Главного управления:
- об утверждении перечня работников Главного управления, имеющих полномочия хранить печати Главного управления;
- об утверждении перечня работников Главного управления, имеющих полномочия заверять копии документов в Главном управлении;
- о внесении изменений в распоряжение Главного управления от 8 мая 2009 года № 50-р "О назначении ответственных за делопроизводство в отделах Главного управления государственной службы занятости населения Омской области";
2) в десятидневный срок со дня вступления в силу настоящего приказа ознакомить с Инструкцией
работников Главного управления и обеспечить ее выполнение в полном объеме.
3. Признать утратившими силу:
1) приказ Главного управления от 23 марта 2007 года № 20 "Об утверждении Регламента работы Главного управления государственной службы занятости населения Омской области";
2) приказ Главного управления от 23 апреля 2007 года № 29 "О порядке работы с обращениями граждан в Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области";
3) распоряжение Главного управления от 14 мая 2007 года № 72-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника Главного управления по финансовым вопросам М.П. Хамову.
Начальник Главного управления
М.Ю.Дитятковский
Приложение
к приказу Главного управления
государственной службы занятости
населения Омской области
от 14 декабря 2009 г. № 54-п
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству Главного управления государственной
службы занятости населения Омской области
1. Общие положения
1. Настоящая Инструкция определяет основные правила делопроизводства в Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области (далее - Главное управление) и устанавливает требования к организации работы с документами в Главном управлении, в том числе в части порядка приема, регистрации, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), хранения и использования документов.
2. Настоящая Инструкция разработана на основании части 2 статьи 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477.
3. Положения настоящей Инструкции распространяются также на организацию работы с документами, создаваемыми средствами информационно-вычислительной техники.
4. Настоящая Инструкция не применяется к правилам делопроизводства в отношении документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
5. Отдел организационного и информационного обеспечения политики занятости населения (далее - организационный отдел) Главного управления:
1) обеспечивает организацию, ведение и совершенствование системы документооборота Главного управления на основе применения современных технических средств в работе с документами;
2) осуществляет контроль за соблюдением отделами Главного управления единой системы делопроизводства;
3) осуществляет методическое руководство отделов Главного управления по работе с документами;
4) дает обязательные указания работникам Главного управления по вопросам исполнения настоящей Инструкции.
6. В Главном управлении в соответствии с распоряжением Главного управления определяются работники Главного управления, ответственные за ведение делопроизводства в отделах Главного управления. Проект распоряжения Главного управления о назначении работников Главного управления, ответственных за ведение делопроизводства в отделах Главного управления, подготавливается организационным отделом Главного управления.
Работники Главного управления, ответственные за ведение делопроизводства в отделах Главного управления, обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют начальников отделов Главного управления о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников отдела Главного управления с документами по делопроизводству в Главном управлении.
7. Работники Главного управления несут персональную ответственность за исполнение настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них на исполнении служебных документов.
8. Передача документов или их копий работникам иных органов исполнительной власти Омской области, органов местного самоуправления Омской области, организациям, должностным или иным лицам допускается только по согласованию с начальником Главного управления или заместителями начальника Главного управления при наличии официального письменного запроса в адрес Главного управления.
2. Требования к организации документооборота
в Главном управлении
9. В документообороте Главного управления выделяются следующие виды документации:
1) входящая (поступающая) документация;
2) исходящая (отправляемая) документация;
3) внутренняя документация.
10. В Главном управлении доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи.
11. Документы, поступающие в адрес Главного управления или на имя начальника Главного управления, предварительно рассматриваются, регистрируются в организационном отделе Главного управления и передаются начальнику Главного управления или заместителям начальника Главного управления в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Главного управления.
Предварительное рассмотрение входящих документов Главного управления проводится в целях распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения начальником Главного управления или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Главного управления и направляемые непосредственно в отделы Главного управления.
12. Ошибочно доставленные в Главное управление документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
Конверты с документами, поступившими в адрес отделов Главного управления, а также с пометкой "лично", передаются по назначению без вскрытия.
13. Конверты от поступившей служебной корреспонденции, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время доставки и получения документа. Сохраняются и прилагаются конверты к документам, полученным от граждан и организаций (в том числе исковые заявления от них), из судебных органов, органов прокуратуры, правоохранительных, иных контролирующих и надзорных органов.
14. Первичная обработка поступивших в Главное управление документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации. Документы, не подлежащие регистрации в организационном отделе Главного управления, определяются в соответствии с перечнем
согласно приложению № 1 к настоящей Инструкции. Документы, не подлежащие регистрации в организационном отделе Главного управления, передаются в отделы Главного управления по назначению.
15. Предварительное рассмотрение входящих документов Главного управления осуществляется работником организационного отдела Главного управления по работе с распорядительными документами.
16. Входящие документы Главного управления регистрируются независимо от способа их доставки и передачи один раз в день поступления.
17. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов Главного управления.
18. Зарегистрированные документы передаются организационным отделом Главного управления начальнику Главного управления или заместителям начальника Главного управления в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Главного управления.
19. Документы после их подписания начальником Главного управления или его заместителями передаются в организационный отдел Главного управления для регистрации и отправки.
20. Отправка документов, в том числе посредством электронной связи, осуществляется только организационным отделом Главного управления.
21. Документы, направляемые членам Правительства Омской области, руководителям органов исполнительной власти Омской области, передаются работником организационного отдела Главного управления по работе с распорядительными документами через папки указанных органов исполнительной власти Омской области в протокольном отделе Управления делами Правительства Омской области. Документы, адресуемые иным заинтересованным лицам, направляются посредством почтовой связи либо доставляются им лично (в приемные указанных лиц).
22. Посредством электронной связи осуществляется отправка телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.
23. Организационный отдел Главного управления осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку адресатов (указателю рассылки) документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
24. Документы подлежат отправке адресату в течение одного рабочего дня после их регистрации в организационном отделе Главного управления.
25. Обмен документов в Главном управлении осуществляется через организационный отдел Главного управления.
26. Организационным отделом Главного управления ведется учет поступающих и отправляемых документов.
27. Все документы в Главном управлении, за исключением документов, указанных в пункте 28
настоящей Инструкции, регистрируются в электронной базе данных "Lotus Notes" (далее - электронная база). В целях учета и поиска документов в электронной базе используются обязательные сведения о документе: регистрационный номер, дата регистрации, исполнитель и получатель документа. В электронной базе могут использоваться дополнительные сведения о документах.
28. Информационные, служебные и пояснительные записки на имя начальника Главного управления, заместителей начальника Главного управления или начальников отделов Главного управления, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются соответствующими должностными лицами Главного управления, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования в работе) в отделы Главного управления или помещаются в дела Главного управления.
29. Документы, указанные в пункте 27
настоящей Инструкции, подписываются исполнителями, согласовываются с начальником отдела Главного управления, ответственного за подготовку данного документа, и заместителем начальника Главного управления, координирующим деятельность данного отдела Главного управления.
30. Организационный отдел Главного управления формирует и представляет начальнику Главного управления документы для рассмотрения три раза в день, в 9, 12 и 16 часов. Документы для рассмотрения заместителями начальника Главного управления представляются организационным отделом Главного управления три раза в день, по мере их поступления от начальника Главного управления.
Заместители начальника Главного управления, организационный отдел Главного управления обеспечивают направление документов для исполнения начальникам отделов Главного управления в течение одних суток со дня их поступления в Главное управление.
3. Регистрация документов в Главном управлении
31. Регистрация документов в Главном управлении - фиксация факта создания или прямого поступления документа путем присвоения ему регистрационного номера и даты поступления документа в Главное управление.
32. Основным принципом регистрации документов в Главном управлении является однократность. При передаче зарегистрированного документа из одного отдела Главного управления в другой отдел Главного управления повторная регистрация не выполняется.
33. Приказы и распоряжения Главного управления, обращения граждан и поручения начальника Главного управления регистрируются в соответствующих разделах электронной базы. Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Документы регистрируются в пределах календарного года.
34. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
35. Зарегистрированные документы Главного управления ставятся на контроль и снимаются с контроля в соответствии с приказом
Главного управления от 27 августа 2009 года № 40-п "О Порядке осуществления контроля за исполнением правовых актов, поручений и иных документов в Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области".
4. Оформление документов в Главном управлении
36. Документы, создаваемые в Главном управлении, должны оформляться на белой бумаге формата А4 (210 х 297 мм) или в виде электронных документов и иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
37. Документы должны печататься четким шрифтом с применением шрифта "Times New Roman Cyr", размер шрифта "14" с одной стороны листа.
38. Документы, состоящие из двух или более страниц, нумеруются начиная со второй страницы. Номера страниц проставляют в правом верхнем углу поля. Для нумерации страниц используется шрифт "Times New Roman Cyr", размер шрифта "12". Приложение к документу нумеруется отдельно.
39. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь следующие поля:
1) левое - от 2,75 до 3,5 см;
2) правое - от 1,25 до 2,25 см;
3) верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см.
40. Межстрочный интервал в документах должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) в документах должны составлять 1,25 см.
41. Бланки Главного управления имеют угловой или продольный вариант расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
42. В Главном управлении установлены следующие виды бланков документов:
1) бланк
приказа Главного управления согласно приложению № 2 к настоящей Инструкции;
2) бланк
распоряжения Главного управления согласно приложению № 3 к настоящей Инструкции;
3) бланк
письма Главного управления согласно приложению № 4 к настоящей Инструкции.
43. Совместные документы, подписываемые от имени Главного управления и заинтересованных лиц (далее - совместные документы), оформляются без бланка.
5. Порядок оформления реквизитов документов Главного
управления
44. Герб Омской области.
Герб Омской области помещают на бланки правовых актов Главного управления и писем Главного управления в соответствии с Законом
Омской области "О гербе и флаге Омской области".
45. Наименование Главного управления.
Наименование Главного управления должно соответствовать наименованию, указанному в Положении
о Главном управлении, утвержденном Указом Губернатора Омской области от 28 декабря 2006 года № 177 "О Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области".
46. Справочные данные о Главном управлении.
Справочные данные о Главном управлении указываются на бланках писем Главного управления и включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, адрес электронной почты и др.).
47. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (письма Главного управления, правовые акты Главного управления), утверждения или события, зафиксированная в документе (протоколе, акте).
Совместные документы должны иметь одну дату.
В тексте документа дата оформляется словесно-цифровым способом (например, "12 сентября 2009 года").
48. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из аббревиатуры вида и года документа, аббревиатуры Главного управления и порядкового номера документа в массиве данных документов.
Регистрационный номер входящего документа оформляется следующим образом:
"ВХ-09/ГСЗН-2102" или "ВХ-09/ГСЗН-Ш-2102", где:
- ВХ - аббревиатура вида документа;
- 09 год документа;
- ГСЗН - аббревиатура наименования Главного управления;
- 2102 - порядковый номер документа в регистрационном массиве данных входящих документов;
- Ш - первая буква фамилии обратившегося гражданина при регистрации обращений граждан.
Регистрационный номер исходящего документа оформляется следующим образом:
"ИСХ-09/ГСЗН-2020", где:
- ИСХ - аббревиатура вида документа;
- 09 - год документа;
- ГСЗН - аббревиатура наименования Главного управления;
- 2020 - порядковый номер документа в регистрационном массиве данных исходящих документов.
Регистрационный номер внутреннего документа оформляется следующим образом:
"ВНТ-09/ГСЗН-100", где:
- ВНТ - аббревиатура вида документа;
- 09 - год документа;
- ГСЗН - аббревиатура наименования Главного управления;
- 100 - порядковый номер документа в регистрационном массиве данных внутренних документов.
При подготовке ответов Главного управления заинтересованным лицам в исходящем документе Главного управления указывается исходящий регистрационный номер и дата документа, на который подготовлен ответ Главного управления.
49. Адресат документа.
В качестве адресата документа могут выступать граждане, организации, их структурные подразделения, должностные или иные лица. Если адресатом документа является гражданин, должностное или иное лицо, его инициалы указываются перед фамилией.
Наименование адресата - организации, ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:
"Министерство труда и
социального развития
Омской области"
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации, ее структурного подразделения, должность и фамилия должностного лица указываются в дательном падеже, например:
"Министру экономики
Омской области
И.Г. Мураеву"
При адресации документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
"Директору бюджетного
учреждения Омской области "Центр
занятости населения Центрального
административного округа города
Омска"
В.Е. Калугину"
Если адресатом документа являются несколько организаций или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
"Директорам бюджетных
учреждений службы занятости
населения Омской области"
"Начальникам отделов Главного
управления государственной
службы занятости населения
Омской области"
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес организации, ее структурных подразделений, должностного или иного лица. Элементы почтового адреса указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221.
При адресации письма в организацию указывается ее наименование и почтовый адрес, например:
"Бюджетное учреждение
Омской области
"Центр занятости населения
Центрального административного
округа города Омска"
ул. Певцова, д. 13,
г. Омск, 644043"
При адресации документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:
"И.И. Иванову
ул. Дианова, д. 5, кв. 12,
г. Омск, 644073"
Реквизит "Адресат документа" на бланке документов Главного управления располагается не выше герба Омской области.
50. Заголовок документа.
Заголовок документа включает в себя краткое содержание документа.
Заголовок документа оформляется в предложном падеже, например:
"Об организации архивного дела Главного управления
государственной службы занятости населения Омской области
и подведомственных ему государственных учреждений Омской
области"
Письма Главного управления оформляются без заголовков.
51. .
состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа, во второй части - решения, выводы, просьбы, рекомендации.
Содержание документа может быть оформлено таблицей, если необходимо указать сведения о нескольких объектах по ряду признаков. Графы и строки таблицы должны иметь названия, выраженные именем существительным в именительном падеже. Названия граф и строк указываются с прописной буквы. Точка в конце граф и строк не ставится. Номера граф и строк таблицы указываются без точек. Названия последующих граф и строк грамматически должны быть согласованы с основным названием.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, на следующих страницах должны быть напечатаны заголовки граф либо их номера.
В тексте документа, содержащего ссылки на документы органов исполнительной власти Омской области, органов местного самоуправления Омской области, организаций, должностных и иных лиц или ранее изданные документы Главного управления, указываются реквизиты данных документов: наименование, наименование автора, дату, регистрационный номер.
В документах Главного управления текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступали", "постановили", "решили").
52. Отметка о наличии приложения к документу.
Отметка о наличии приложения, упомянутого в тексте документа, оформляется следующим образом:
"Приложение: на 5 л. в 2 экз.".
Если документ имеет приложение, не упомянутое в его тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
"Приложения: 1) копия Указа
Губернатора Омской области от 28 декабря
2006 года № 177 "О Главном управлении государственной
службы занятости населения Омской области" на 8 л.
в 1 экз.;
2) копия распоряжения
Губернатора Омской области от
23 августа 2007 года № 269-р "О назначении начальника
Главного управления государственной службы занятости
населения Омской области" на 1 л. в 1 экз.".
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
"Приложение: письмо Росархива от 5 июня 2003 года № 02-6/172 и
приложение к нему всего на 3 л. в 1 экз.".
Если приложение направляют не всем указанным в документе адресатам, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
"Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.".
53. Подпись.
Реквизит "Подпись" располагается на расстоянии 2 - 3 интервалов от последней строки текста документа и состоит из наименования должности, инициалов и фамилии лица, уполномоченного подписывать документы Главного управления.
Элементы реквизита "Подпись" выравниваются по границам левого и правого полей документа.
Расшифровка подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности, инициалы отделяются от фамилии пробелом, например:
"Начальник Главного управления (личная подпись) М.Ю. Дитятковский".
В документах, подписываемых лицом, исполняющим обязанности начальника Главного управления или заместителя начальника Главного управления, указывается его должность в соответствии со штатным расписанием Главного управления либо должность, которую он временно замещает (в случае возложения соответствующих обязанностей). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности, а также не допускаются исправления от руки или произведенные машинописным способом.
При подписании документа несколькими должностными лицами подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым ими должностям, например:
"Заместитель Председателя Правительства
Омской области, Министр труда и
социального развития Омской области (личная подпись) А.В. Бесштанько
Начальник Главного управления
]]>управления государственной
службы занятости населения
Омской области _________________ _______________________
(подпись) (инициалы и фамилия)
Начальник отдела организационного
и информационного обеспечения
политики занятости населения Главного
управления государственной службы
занятости населения Омской области ______________ ______________________
(подпись) (инициалы и фамилия)
_______________
Приложение № 21
к Инструкции по делопроизводству
Главного управления государственной
службы занятости населения Омской области
Журнал
записи на прием к руководителям Главного управления
государственной службы занятости населения Омской области
┌───┬──────┬───────────┬────────────┬───────────────┬────────────┬──────────────┐
│ № │ Дата │ Фамилия, │ Место │ Вопросы, │ Инициалы и │ Подпись │
│п/п│приема│ имя, │ жительства │рассматриваемые│ фамилия │ответственного│
│ │ │ отчество │ гражданина │ на приеме │руководителя│ за ведение │
│ │ │(должность)│ (место │ │ Главного │ журнала │
│ │ │посетителя │ нахождения │ │управления, │ │
│ │ │ │организации)│ │ ведущего │ │
│ │ │ │ │ │ прием │ │
└───┴──────┴───────────┴────────────┴───────────────┴────────────┴──────────────┘
Приложение № 22
к Инструкции по делопроизводству
Главного управления государственной
службы занятости населения Омской области
Карточка
личного приема
Лицевая сторона:
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Фамилия __________________________________________________________________ │
│Имя, отчество ____________________________________________________________ │
│Адрес ____________________________________________________________________ │
│Дата приема ______________________________________________________________ │
│Содержание │
│вопроса __________________________________________________________________ │
│__________________________________________________________________________ │
│__________________________________________________________________________ │
│__________________________________________________________________________ │
│Кто проводил прием _______________________________________________________ │
│ (инициалы, фамилия и должность) │
│__________________________________________________________________________ │
│Принято письменное обращение. Направленно в ______________________________ │
│__________________________________________________________________________ │
│__________________________________________________________________________ │
│"____" ______________ 20 ___ г. Регистрационный номер ____________________ │
│ │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Оборотная сторона:
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Отметка о результатах приема (просьба удовлетворена, в просьбе отказано, │
│даны необходимые разъяснения и т.д.) │
│___________________________________________________________________________│
│___________________________________________________________________________│
│___________________________________________________________________________│
│___________________________________________________________________________│
│___________________________________________________________________________│
│___________________________________________________________________________│
│___________________________________________________________________________│
│___________________________________________________________________________│
│___________________________________________________________________________│
│Примечание ________________________________________________________________│
│___________________________________________________________________________│
│ │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Приложение № 23
к Инструкции по делопроизводству
Главного управления государственной
службы занятости населения Омской области
Номенклатура дел
Главного управления государственной службы занятости
населения Омской области
┌────────┬─────────────────────────────────────────┬────────┬──────────┬──────────┐
│Индексы │Наименование структурных подразделений и │ Кол-во │ Срок │Примечание│
│ дел │ дел │ томов │ хранения │ │
├────────┼─────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
└────────┴─────────────────────────────────────────┴────────┴──────────┴──────────┘
01 - Руководство
01-01 Приказы Главного управления Постоянно
государственной службы занятости ст. 6 а
населения Омской области (далее - Главное
управление) по основной деятельности
(копии).
01-02 Распоряжения Главного управления по Постоянно
основной деятельности (копии). ст. 6 а
01-03 Протоколы заседаний коллегии Главного Постоянно
управления
01-04 Протоколы аппаратных совещаний у Постоянно
начальника Главного управления. ст. 5 г
01-05 Документы (акты, доклады, справки, отчеты Постоянно
и др.) проверок Главного управления.
Начальник отдела организационного и
информационного обеспечения политики
занятости населения Главного управления __________ ____________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
Работник, ответственный за ведение
архивного дела Главного управления __________ ____________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
СОГЛАСОВАНО: СОГЛАСОВАНО:
Протокол экспертной комиссии Протокол экспертно-проверочной
Главного управления комиссии Министерства
государственно-правового
развития Омской области
от ____________ № ______ от ____________ № ______
Приложение № 24
к Инструкции по делопроизводству
Главного управления государственной
службы занятости населения Омской области
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных
в ________ году, Главного управления государственной службы
занятости населения Омской области
┌───────────────────────────────────────┬─────────┬─────────────────────────┐
│ По срокам хранения │ Всего │ В том числе: │
│ │ ├────────────┬────────────┤
│ │ │Переходящих │ С отметкой │
│ │ │ │ ЭПК │
├───────────────────────────────────────┼─────────┼────────────┼────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │
├───────────────────────────────────────┼─────────┼────────────┼────────────┤
│Постоянного │ │ │ │
├───────────────────────────────────────┼─────────┼────────────┼────────────┤
│Временного (свыше 10 лет) │ │ │ │
├───────────────────────────────────────┼─────────┼────────────┼────────────┤
│Временного (до 10 лет включительно) │ │ │ │
├───────────────────────────────────────┼─────────┼────────────┼────────────┤
│Итого: │ │ │ │
└───────────────────────────────────────┴─────────┴────────────┴────────────┘
Начальник отдела организационного и
информационного обеспечения политики
занятости населения Главного управления
государственной службы занятости
населения Омской области __________ ____________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
Работник, ответственный за ведение
архивного дела Главного управления
государственной службы занятости
населения Омской области __________ ____________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
_______________
Приложение № 25
к Инструкции по делопроизводству
Главного управления государственной
службы занятости населения Омской области
Утверждаю:
Начальник Главного управления
государственной службы занятости
населения Омской области
_________________________________
(инициалы и фамилия)
_________________________________
(дата)
АКТ № ______
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению
г. Омск
На основании _____________________________________________________________,
(название и выходные данные перечня документов с указанием
сроков их хранения)
отобранных к уничтожению как не имеющие научно-исторической
ценности и утратившие практическое значение
документы фонда № _________________________________________________
(название фонда)
┌───┬───────────────────┬───────┬──────┬───────────────────┬──────────┬────────────────┬──────────┐
│ № │Заголовок дела или │Крайние│Номера│ Индекс дела по │Количество│Сроки хранения и│Примечание│
│п/п│групповой заголовок│ даты │описей│ номенклатуре дел │ единицы │номера статей по│ │
│ │ документов │ │ │Главного управления│ хранения │ перечню │ │
│ │ │ │ │ государственной │ │ │ │
│ │ │ │ │ службы занятости │ │ │ │
│ │ │ │ │ населения Омской │ │ │ │
│ │ │ │ │ области или номер │ │ │ │
│ │ │ │ │ дела по описи │ │ │ │
└───┴───────────────────┴───────┴──────┴───────────────────┴──────────┴────────────────┴──────────┘
Итого ___________________________________________ ед. хр. за ________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения по личному составу за _____ годы утверждены,
согласованы экспертно-проверочной комиссией Министерства
государственно-правового развития Омской области (протокол от _____________
№ ___________).
Наименование должности лица, проводившего ____________ ___________________
экспертизу ценности документов (подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
СОГЛАСОВАНО:
Протокол экспертной комиссии
Главного управления государственной
службы занятости населения
Омской области
от _________________ № _______
_______________
Приложение № 26
к Инструкции по делопроизводству
Главного управления государственной
службы занятости населения Омской области
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _______
В деле подшито и пронумеровано ______________________________ листов, в том
числе: (цифрами и прописью)
литерные номера листов
__________________________________________________________________________,
пропущенные номера листов
__________________________________________________________________________,
+ листов внутренней описи
__________________________________________________________________________.
┌────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────────┐
│ Особенности физического состояния и │ Номера листов │
│ формирования дела │ │
├────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│ 1 │ 2 │
├────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│ │ │
└────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────────┘
Наименование должности работника ____________ _____________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
_______________
Приложение № 27
к Инструкции по делопроизводству
Главного управления государственной
службы занятости населения Омской области
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № __________
┌───┬─────────────────┬──────────┬───────────────────┬──────┬───────────────┐
│ № │Индекс документа │ Дата │Заголовок документа│Номера│ Примечание │
│п/п│ │документа │ │листов│ │
│ │ │ │ │ дела │ │
├───┼─────────────────┼──────────┼───────────────────┼──────┼───────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├───┼─────────────────┼──────────┼───────────────────┼──────┼───────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└───┴─────────────────┴──────────┴───────────────────┴──────┴───────────────┘
Итого документов _________________________________________________________.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела ____________ _____________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
_______________
Приложение № 28
к Инструкции по делопроизводству
Главного управления государственной
службы занятости населения Омской области
Главное управление государственной службы
занятости населения Омской области
отдел организационного и информационного обеспечения
политики занятости населения
ДЕЛО № 01-04
Протоколы аппаратного совещания
Начато: _________
Окончено: _________
На _______ листах
Хранить: ________ лет.
_______________
Приложение № 29
к Инструкции по делопроизводству
Главного управления государственной
службы занятости населения Омской области
Главное управление государственной службы занятости
населения Омской области
_______________________________________________
(наименование отдела)
Утверждаю
Начальник отдела (наименование
отдела) Главного управления
государственной службы занятости
населения Омской области
________________________________
(инициалы и фамилия)
________________________________
(дата)
Опись № _________
┌───┬────────────┬───────────────────────────────────────────┬────────┬───────────┬──────────┬───────────┐
│ № │Индекс дела │ Заголовок дела │Крайние │Количество │ Срок │Примечание │
│п/п│ │ │ даты │ листов │ хранения │ │
│ │ │ │ │ │ <*>
│ │
├───┼────────────┼───────────────────────────────────────────┼────────┼───────────┼──────────┼───────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │
├───┴────────────┴───────────────────────────────────────────┴────────┴───────────┴──────────┴───────────┤
│ Название раздела │
├───┬────────────┬───────────────────────────────────────────┬────────┬───────────┬──────────┬───────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
└───┴────────────┴───────────────────────────────────────────┴────────┴───────────┴──────────┴───────────┘
В данную опись внесено _____ ед. хр. с № _____ по № _____, в том числе:
литерные номера: _____________________________________________________,
пропущенные номера: __________________________________________________.
Наименование должности составителя описи _________ ______________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
СОГЛАСОВАНО:
Начальник отдела организационного и
информационного обеспечения политики
занятости населения Главного управления
государственной службы занятости населения
Омской области _________ ____________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
________________________
<*> Графа опускается в описях дел постоянного хранения.
_______________
Приложение № 30
к Инструкции по делопроизводству
Главного управления государственной
службы занятости населения Омской области
Главное управление государственной службы занятости
населения Омской области
_____________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Утверждаю
Начальник отдела (наименование
отдела) Главного управления
государственной службы занятости
населения Омской области
________________________________
(инициалы и фамилия)
________________________________
(дата)
ФОНД № ______
ОПИСЬ № _______
для дел постоянного хранения за ________ год
Дата
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Название раздела (отдела Главного управления государственной службы занятости населения Омской области) │
├───┬────────────┬────────────────────────────────────────────────────┬───────────┬──────────┬───────────┤
│ № │Индекс дела │ Заголовок дела │ Крайние │Количество│Примечание │
│п/п│ │ │ даты │ листов │ │
├───┼────────────┼────────────────────────────────────────────────────┼───────────┼──────────┼───────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├───┼────────────┼────────────────────────────────────────────────────┼───────────┼──────────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└───┴────────────┴────────────────────────────────────────────────────┴───────────┴──────────┴───────────┘
В данный раздел описи внесено ___________________ ед. хр. с № _____________
по № _____________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________________,
пропущенные номера: ______________________________________________________.
Наименование должности составителя описи _________ _____________________
(наименование должности составителя описи) (подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
Работник, ответственный за ведение
архивного дела Главного управления
государственной службы занятости
населения Омской области _________ _____________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
архивного дела Главного управления)
Дата
СОГЛАСОВАНО:
Протокол экспертной комиссии
Главного управления государственной
службы занятости населения Омской области
от _________________ № ________
_______________
Приложение № 31
к Инструкции по делопроизводству
Главного управления государственной
службы занятости населения Омской области
Главное управление государственной службы занятости
населения Омской области
______________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Утверждаю
Начальник отдела (наименование
отдела) Главного управления
государственной службы занятости
населения Омской области
________________________________
(инициалы и фамилия)
________________________________
(дата)
ФОНД № ______
ОПИСЬ № _______
дел временного (свыше 10 лет) хранения за ________ год
Дата
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Название раздела (отдела Главного управления государственной службы занятости населения Омской области) │
├───┬────────────┬────────────────────────────────────────────────────┬───────────┬──────────┬───────────┤
│ № │Индекс дела │ Заголовок дела │ Крайние │Количество│Примечание │
│п/п│ │ │ даты │ листов │ │
├───┼────────────┼────────────────────────────────────────────────────┼───────────┼──────────┼───────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├───┼────────────┼────────────────────────────────────────────────────┼───────────┼──────────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└───┴────────────┴────────────────────────────────────────────────────┴───────────┴──────────┴───────────┘
Приложение № 32
к Инструкции по делопроизводству
Главного управления государственной
службы занятости населения Омской области
Главное управление государственной службы занятости
населения Омской области
______________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Утверждаю
Начальник отдела (наименование
отдела) Главного управления
государственной службы занятости
населения Омской области
________________________________
(инициалы и фамилия)
________________________________
(дата)
ФОНД № ______
ОПИСЬ № _______
дел по личному составу за _________ год
Дата
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Название раздела (отдела Главного управления государственной службы занятости населения Омской области) │
├───┬────────────┬────────────────────────────────────────────────────┬───────────┬──────────┬───────────┤
│ № │Индекс дела │ Заголовок дела │ Крайние │Количество│Примечание │
│п/п│ │ │ даты │ листов │ │
├───┼────────────┼────────────────────────────────────────────────────┼───────────┼──────────┼───────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├───┼────────────┼────────────────────────────────────────────────────┼───────────┼──────────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└───┴────────────┴────────────────────────────────────────────────────┴───────────┴──────────┴───────────┘
Приложение № 33
к Инструкции по делопроизводству
Главного управления государственной
службы занятости населения
Журнал выдачи дел во временное пользование
┌───┬──────┬───────┬───────┬───────────────────┬─────────┬─────────┬─────────┐
│ № │ Дата │Опись N│Дело № │ Кому выдано │Роспись в│ Дата │Роспись о│
│п/п│выдачи│ │ │ │получении│возврата │возврате │
│ │ │ │ │ │ │ дела │ дела │
├───┼──────┼───────┼───────┼───────────────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├───┼──────┼───────┼───────┼───────────────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└───┴──────┴───────┴───────┴───────────────────┴─────────┴─────────┴─────────┘
Приложение № 34
к Инструкции по делопроизводству
Главного управления государственной
службы занятости населения
Журнал регистрации выдачи архивных копий, справок
┌───┬─────────┬──────────────────────┬────────────────┬──────────┬─────────┬───────────────┐
│ № │ Дата │Фамилия, имя, отчество│Место жительства│ Краткое │Результат│Регистрационный│
│п/п│обращения│ заявителя │ заявителя │содержание│обращения│ номер │
│ │ │ │ │обращения │ │ │
├───┼─────────┼──────────────────────┼────────────────┼──────────┼─────────┼───────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │
├───┼─────────┼──────────────────────┼────────────────┼──────────┼─────────┼───────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
└───┴─────────┴──────────────────────┴────────────────┴──────────┴─────────┴───────────────┘
