ГЛАВА ОЗЕРСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 4 мая 2009 г. № 1364
Об утверждении административного регламента
архивного отдела администрации Озерского городского округа
по предоставлению муниципальной услуги
"Информационное обеспечение юридических и физических лиц
в соответствии с их обращениями (запросами)"
В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Постановлением
от 18.04.2008 № 1392 "О Реестре бюджетных и муниципальных услуг, предоставляемых на территории Озерского городского округа",
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить прилагаемый административный регламент
архивного отдела администрации Озерского городского округа по предоставлению муниципальной услуги "Информационное обеспечение юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами)".
2. Опубликовать настоящее Постановление в газете "Озерский вестник".
3. Контроль за выполнением настоящего Постановления возложить на первого заместителя главы Озерского городского округа Пантелеева В.В.
Глава Озерского
городского округа
Челябинской области
С.Г.ЧЕРНЫШЕВ
Утвержден
постановлением
Главы Озерского
городского округа
Челябинской области
от 4 мая 2009 г. № 1364
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
архивного отдела администрации Озерского городского округа
Челябинской области по предоставлению муниципальной услуги
"Информационное обеспечение юридических и физических лиц
в соответствии с их обращениями (запросами)"
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Наименование муниципальной услуги
1.1. Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации Озерского городского округа Челябинской области муниципальной услуги "Информационное обеспечение юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами)" (далее - административный регламент) определяет последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Озерского городского округа Челябинской области (далее - архивный отдел), а также порядок взаимодействия архивного отдела с органами местного самоуправления, с Государственным комитетом по делам архивов Челябинской области и муниципальными архивами при осуществлении муниципальной услуги.
2. Нормативно-правовое регулирование предоставления муниципальной услуги
2.1. Муниципальная услуга в Озерском городском округе по информационному обеспечению юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами) предоставляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации (ст. 23, ч. 2 ст. 24);
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ст. 24, 25, 26);
Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральным законом от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне";
Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";
Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.01.1999 № 107 "О подписании Соглашения о принципах и формах взаимодействия государств - участников Содружества Независимых государств в области использования архивной информации";
Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 "Об утверждении "Перечня сведений конфиденциального характера";
Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14 декабря 2006 года № 363 "Об утверждении административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу";
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрированных Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007 № 9059);
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: Закон Челябинской области от 22.09.2005 имеет номер 405-ЗО, а не 1840-ЗО.
Законом
Челябинской области от 22.09.2005 № 1840-ЗО "Об архивном деле в Челябинской области";
Законом
Челябинской области от 27.10.2005 № 416-ЗО "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями по комплектованию, учету, использованию и хранению архивных документов, отнесенных к государственной собственности Челябинской области";
решением комиссии по административной реформе в Челябинской области от 23 октября 2007 г. № 01/24 "Об утверждении административного регламента Государственного комитета по делам архивов Челябинской области по предоставлению государственной услуги "Информационное обеспечение юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами)";
решением собрания депутатов Озерского городского округа Челябинской области от 14.12.2005 № 150 "О Положении о содержании муниципального архива Озерского городского округа".
3. Органы, участвующие в предоставлении муниципальной услуги
3.1. Государственный комитет участвует в предоставлении муниципальной услуги, осуществляя финансовое обеспечение, координацию, методическое обеспечение и контроль деятельности по предоставлению услуги, содействие в автоматизации процедур; Управление Федеральной регистрационной службы по Челябинской области по проставлению апостиля на архивные справки, предназначенные для направления в государства, подписавших Гаагскую конвенцию 1961 г., отменяющую требования легализации иностранных официальных документов, за исключением тех, с которыми у Российской Федерации имеются соответствующие соглашения.
3.2. Муниципальная услуга по информационному обеспечению юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами) в Озерском городском округе осуществляется структурным подразделением органа местного самоуправления, созданного для осуществления хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов - архивным отделом администрации Озерского городского округа (далее - архивный отдел).
II. ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
4. Документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги
4.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное обращение (запрос) в архивный отдел администрации городского округа.
4.2. В случае если запрашиваемая информация содержит сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, для получения муниципальной услуги граждане и лица, уполномоченные ими на основании доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации, представляют в архивный отдел следующие документы:
1) обращение (запрос) о предоставлении информации;
2) документ, удостоверяющий личность заявителя;
3) письменное разрешение гражданина, а после его смерти письменное разрешение наследников данного гражданина, на доступ к архивным документам, содержащим указанные сведения (для третьих лиц).
4.3. В случае если собственник или владелец архивных документов, находящихся в частной собственности, установил условия по их использованию, получатель муниципальной услуги предоставляет в архивный отдел:
1) обращение (запрос) о предоставлении информации;
2) документ, удостоверяющий личность заявителя;
3) письменное разрешение собственника (владельца) архивных документов.
4.4. В случае если запрашиваемая информация содержит государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну доступ к архивным документам осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5. Порядок обращения в муниципальный архив для подачи пакета документов и получения муниципальной услуги
5.1. Описание получателей муниципальной услуги
Получателями муниципальной услуги могут быть юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации, в том числе иностранные граждане и лица без гражданства.
5.2. Обращение (запрос) о предоставлении муниципальной услуги представляется в архивный отдел
по почте (в том числе по электронной почте);
при личном посещении.
5.3. Требования к оформлению обращения (запроса) о предоставлении муниципальной услуги:
обращение должно содержать наименование юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтовый и (или) электронный адрес заявителя, указание темы (вопроса), хронологию запрашиваемой информации;
обращение (запрос) может быть заполнен от руки или машинописным способом, распечатан посредством электронных печатающих устройств;
обращение (запрос) может быть оформлен как получателями муниципальной услуги, так и специалистами архивного отдела. Заявление собственноручно подписывается заявителем либо его уполномоченным представителем.
5.4. Исполнение требований к оборудованию мест предоставления муниципальной услуги
5.4.1. Помещение для предоставления муниципальной услуги размещено на первом этаже здания у входа (кабинет 118).
5.4.2. Фасад здания оборудован осветительными приборами, которые позволяют ознакомиться с информационными табличками.
5.4.3. На территории, прилегающей к зданию архивного отдела, оборудованы места для парковки автотранспортных средств. Предоставляется бесплатный доступ получателей муниципальной услуги к парковочным местам.
5.4.4. Здание архивного отдела оборудовано информационной табличкой (вывеской), предназначенной для доведения до сведения заинтересованных лиц следующей информации: наименования уполномоченного органа; место нахождения и юридический адрес, график (режим) работы, телефонные номера и адреса электронной справочной службы.
Информационные таблички размещены рядом с входом либо на двери входа так, чтобы их хорошо видели посетители.
5.4.5. В здании архивного отдела оборудован сектор для информирования в вестибюле 1-го этажа, а также зал ожидания. На дверях помещений каждого этажа имеются соответствующие таблички.
Под зал ожидания отведено просторное помещение фойе. В зале ожидания имеется естественное и искусственное освещение, окна оборудованы жалюзи. Зал ожидания предоставления муниципальной услуги оборудован пятью стульями. Рядом с залом ожидания находится читальный зал, в котором установлен компьютер для самостоятельного использования посетителями с целью получения установленной информации и справок, в том числе и с использованием программного комплекса "Архивный фонд", других информационных систем. Ответственность за работоспособность компьютера и предоставление необходимой информации возложена на старшего инспектора архивного отдела, которая отвечает за работу читального зала.
Места для заполнения необходимых документов оборудованы двумя столами и стульями, обеспечены бланками заявлений, письменными принадлежностями.
5.4.6. Прием получателей муниципальной услуги осуществляется в отдельно выделенном помещении - кабинете на первом этаже № 118. Консультирование (предоставление справочной информации) получателей муниципальной услуги осуществляет специалист 1 категории. Кабинет оборудован информационной табличкой с указанием:
номера кабинета;
фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление муниципальной услуги.
Каждое рабочее место специалистов в служебных кабинетах, осуществляющих прием посетителей, оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, позволяющим получать справочную информацию и информацию по правовым вопросам общего характера, а также печатающим, сканирующим и множительным устройствами.
5.4.7. В месте предоставления муниципальной услуги имеется оборудование доступных мест общественного пользования и хранения верхней одежды посетителей.
5.4.8. Места предоставления муниципальной услуги оборудованы противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.
5.4.9. Сектор информирования граждан расположен в зале ожидания очереди и предназначен для ознакомления их с информационными материалами. Сектор информирования расположен на стендах и столах.
5.5. Организация приема посетителей
5.5.1. Прием получателей муниципальной услуги ведется в порядке живой очереди при личном обращении граждан. Предварительная запись на прием может осуществляться при личном обращении получателей муниципальной услуги, по телефону или с использованием электронной почты.
При наступлении возможности обращения гражданин входит в соответствующий кабинет и осуществляет требуемые процедуры сидя.
5.5.2. В случае организации ведения приема по предварительной записи по телефону или с использованием электронной почты гражданин по указателям проходит к кабинету, номер которого ему сообщили в момент предварительной записи. При согласовании по телефону либо по электронной почте времени для оказания консультативной услуги сотрудник обязан назначить время с учетом графика установленного времени приема в порядке очередности посетителей, а также с учетом пожелания обратившегося за консультацией заявителя.
5.6. Внешний вид должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу
Должностные лица имеют настольные таблички с указанием их фамилии, имени, отчества и должности.
5.7. Обязательства уполномоченного органа в отношении графика работы с получателями муниципальной услуги
5.7.1. Часы приема получателей муниципальной услуги специалистами архивного отдела администрации:
Понедельник - четверг
подача пакета документов - 8.30 - 17.00
получение результата муниципальной услуги
Пятница
подача пакета документов - 8.30 - 16.00
получение результата муниципальной услуги
(обеденный перерыв с 13.00 до 14.00)
5.7.2. Часы приема получателей муниципальной услуги в архивном отделе администрации установлены руководством администрации Озерского городского округа.
5.7.3. Консультации и справки предоставляются специалистами в течение всего срока предоставления муниципальной услуги.
5.7.4. Рабочее время и время предоставления перерыва для отдыха и питания специалистов архивного отдела устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка.
6. Порядок информирования о муниципальной услуге
6.1. Описание результата предоставления муниципальной услуги
Результатом предоставления муниципальной услуги в зависимости от темы обращения (запроса) являются:
архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
(последовательность действий отражена в прилагаемой блок-схеме - не приводится)
архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной теме, проблеме;
тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения (единиц учета) по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров;
тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме;
тематический обзор архивных документов - архивные справочники, включающие систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом.
Ответ на обращение (запрос) получателя муниципальной услуги дается на государственном языке Российской Федерации.
6.2. Информация о муниципальной услуге предоставляется:
1) непосредственно в помещении архивного отдела на информационных стендах, в раздаточных информационных материалах (брошюры, буклеты, листовки, памятки), при личном консультировании специалистами;
2) с использованием средств телефонной связи, в том числе личное консультирование специалистами;
3) с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, электронной связи, передача информации конкретному адресату по электронной почте;
4) в средствах массовой информации: публикация в газетах, журналах, выступления по радио, телевидении.
6.3. Информация о местонахождении, контактных телефонах (телефонах для справок, консультаций), адресах электронной почты государственного и муниципальных архивов Челябинской области предоставляющих государственную услугу, размещаются на Интернет-сайте Госкомитета по делам архивов Челябинской области.
Информация о местонахождении, контактных телефонах (телефонах для справок, консультаций) адресах электронной почты, графике (режиме) работы каждого государственного или муниципального архива, размещены на информационном стенде архивного отдела и в брошюре (на столе в секторе информации).
]]>6.4. На информационных стендах в помещении архивного отдела, предназначенных для приема документов о предоставлении муниципальной услуги, размещены:
извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащие нормы, регулирующие деятельность по предоставлению государственной (муниципальной) услуги;
текст административного регламента с приложениями по предоставлению государственной услуги (полная версия на Интернет-сайте Государственного комитета) и извлечения на информационных стендах;
текст административного регламента по предоставлению муниципальной услуги (в брошюре на столе в секторе информации);
перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и требования, предъявляемые к этим документам;
образцы оформления обращения (запроса), необходимого для предоставления муниципальной услуги, и требования к нему;
основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги;
схемы размещения специалистов и режим приема ими граждан;
порядок информирования о ходе предоставления муниципальной услуги;
порядок получения консультаций;
порядок обжалования решения действий или бездействий должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу;
6.5. Использование средств телефонной связи, в том числе личное консультирование специалистом
При ответах на телефонные звонки и устные обращения граждан специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам.
При обращении по телефону должностное лицо, осуществляющее прием и предоставляющее разъяснения, сняв трубку, должно представиться, назвав фамилию, имя, отчество и наименование отдела. По окончанию разъяснений должностное лицо должно кратко подвести итоги и перечислить меры, которые необходимо предпринять (кто именно и что должен сделать).
Время разговора не должно превышать 10 минут.
В случае если специалист, принявший звонок, не может самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо. Производится не более одной переадресации звонка к сотруднику уполномоченного органа, который может ответить на вопрос гражданина, или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
В случае если сотрудники архивного отдела не могут ответить на вопрос гражданина немедленно, результат рассмотрения вопроса сообщают заинтересованному лицу в течение двух дней.
6.6. Информирование о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется специалистами архивного отдела при личном контакте с гражданами, а также с использованием средств почтовой, телефонной связи и электронной почты.
Граждане, обратившиеся в архивный отдел для получения муниципальной услуги, в обязательном порядке информируются специалистами:
об обязательствах получателя муниципальной услуги;
об условиях отказа в предоставлении муниципальной услуги;
о сроке выдачи результатов муниципальной услуги.
6.7. В любое время с момента приема документов для предоставления муниципальной услуги потребитель муниципальной услуги имеет право на получение любых интересующих его сведений об услуге при помощи телефона, электронной почты или посредством личного посещения архивного отдела.
6.8. При поступлении в архивный отдел обращения (запроса) получателя муниципальной услуги с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
6.9. Обращение (запрос), не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.
6.10. Порядок получения консультаций (справок) о предоставлении муниципальной услуги
Консультации (справки) по вопросам предоставления муниципальной услуги предоставляются специалистами архивного отдела.
Консультации предоставляются по следующим вопросам:
- о порядке оформления запроса (заявления), необходимого для предоставления муниципальной услуги;
- о месте хранения архивных документов, необходимых для получения муниципальной услуги (государственный или муниципальный архив, организация и место их нахождения);
- о времени приема и выдачи документов;
- по другим интересующим граждан вопросам о порядке предоставления муниципальной услуги.
Консультации предоставляются при личном обращении, посредством телефона, электронной почты.
7. Сроки предоставления муниципальной услуги
7.1. Срок предоставления муниципальной услуги, связанной с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации, не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководителя архивного отдела этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя. Срок предоставления муниципальной услуги, исполняющейся по научно-справочному аппарату архивного отдела, не должен превышать 15 дней с момента регистрации обращения (запроса).
7.2. Срок предоставления муниципальной услуги, связанной с предоставлением информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), в том числе необходимой для изучения жизни и деятельности конкретных лиц (биографические запросы), устанавливаются муниципальным архивом по согласованию с потребителем муниципальной услуги.
Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, рассматривается в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки.
7.3. Срок предоставления муниципальной услуги связанной с предоставлением информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода (генеалогические запросы) устанавливается муниципальным архивом по согласованию с потребителем муниципальной услуги.
7.4. Время ожидания в очереди для представления документов и получения консультации не должно превышать 30 минут.
7.5. Максимальное время ожидания при подаче документов для предоставления муниципальной услуги по предварительной записи не должно превышать 15 минут с момента времени, на который была осуществлена запись.
7.6. Максимальное время ожидания в очереди для получения результатов муниципальной услуги не должно превышать 15 минут.
7.7. Время приема обращения (запроса) от получателя муниципальной услуги, оценка полноты, достаточности сведений, указанных в запросе (заявлении), не должно превышать 30 минут.
7.8. Время приема получателя муниципальной услуги для выдачи запросов и консультации по интересующим вопросам не может превышать 10 минут.
8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
8.1. Муниципальная услуга не предоставляется в случаях:
1) отсутствия в обращении (запросе) необходимых сведений для проведения поиска запрашиваемой информации;
2) отсутствия у потребителя муниципальной услуги документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;
3) отсутствия в запросе (заявлении) наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса заявителя.
9. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги, установленные законодательством
9.1. Предоставление муниципальной услуги, связанной с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляется на безвозмездной основе.
9.2. Предоставление муниципальной услуги, связанной с информацией по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), в том числе необходимой для изучения жизни и деятельности конкретных лиц (биографические запросы) оказываются безвозмездно (в соответствии с положением об архивном отделе).
Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, осуществляется на безвозмездной основе.
9.3. Предоставление муниципальной услуги, связанной с предоставлением информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи рода (генеалогические запросы) осуществляется безвозмездно (в соответствии с положением об архивном отделе).
9.4. Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в Управление Федеральной регистрационной службы по Челябинской области (адрес: ул. Елькина, д. 85, г. Челябинск, 454048; тел. 351-2-37-67-45) выдается ему на руки при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.
III. АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ
10. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов юридических и физических лиц включают в себя следующие административные процедуры:
регистрация обращения (запроса) получателя муниципальной услуги;
анализ тематики обращения (запроса) получателя муниципальной услуги;
направление распечатки из соответствующей программы БД ПК ведущему специалисту архивного отдела (с дополнительным указанием недостающих сведений о получателе муниципальной услуги) для подбора необходимых для исполнения запроса (обращения) документов;
подготовка и направление пользователям результатов оказания муниципальной услуги.
В случае проставления апостиля на архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, справки направляются для проставления апостиля в Управление Федеральной регистрационной службы по Челябинской области (адрес: ул. Елькина, д. 85, г. Челябинск, 454048; телефон: 351-2-37-67-45; адрес электронной почты: 73_gupr@rosregistr.ru).
11. Регистрация обращения (запроса) получателя муниципальной услуги
11.1. Регистрация обращения (запроса) получателя муниципальной услуги является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
11.2. Специалист 1 категории архивного отдела администрации, ведущий прием получателей муниципальной услуги (далее - специалист, ведущий прием), осуществляет регистрацию обращения (запроса) с использованием программного обеспечения "Обращения (запросы) юридических и физических лиц".
11.3. При поступлении обращения (запроса) по почте его регистрация осуществляется в течение трех дней и передается на исполнение специалистам.
Нумерация подпунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
11.3. При получении обращения (запроса) по электронной почте с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса пользователя, ему направляется письменное уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
12. Анализ тематики обращения (запроса) получателя муниципальной услуги
12.1. Специалист, ведущий прием, осуществляет анализ тематики поступивших обращений (запросов) с использованием имеющихся архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов (заявлений).
12.2. В ходе анализа обращения (запроса) определяется:
правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, в том числе сведений конфиденциального характера;
степень полноты информации, содержащейся в обращении (запросе) и необходимой для его исполнения;
местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса);
адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение обращение (запрос).
13. Направление обращения (запроса) получателя муниципальной услуги на исполнение
13.1. По итогам анализа обращения (запроса) специалист, ведущий прием, в течение двух дней с момента его регистрации:
направляет распечатку из соответствующей программы БД ПК с указанием необходимых дополнительных сведений в архивохранилище для отбора документов;
на оборотной стороне бланка обращения (запроса) делает отметку о дате направления распечатки в архивохранилище и дате получения из хранилища необходимых для исполнения муниципальной услуги документов;
подборка в архивохранилище необходимых для исполнения обращения (запроса) документов осуществляется ведущим специалистом в срок, не превышающий трех дней;
в случае если обращение (запрос) требует исполнения несколькими ведомственными архивами или организациями, направляет в них копии обращения (запроса) с указанием о направлении ответа в адрес заявителя, одновременно информируя об этом получателя муниципальной услуги;
13.2. В случае отсутствия достаточных данных для организации выявления запрашиваемых сведений в архивном отделе, нечетко, неправильно сформулированном запросе, информирует об этом заявителя и предлагает уточнить и дополнить обращение (запрос).
13.3. В случае если обращение (запрос) не относится к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов, направляет его в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.
13.4. При отсутствии у заявителя права на получение муниципальной услуги готовит мотивированный отказ заявителю в ее получении и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
14. Проставление апостиля на архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г.
14.1. Апостиль - специальный штамп, удостоверяющий подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинности печати, которым скреплен этот документ, проставляется на архивные справки, архивные копии, исполненные по обращениям (запросам) российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом.
14.2. Проставление апостиля регистрируется уполномоченным специалистом Управления Федеральной регистрационной службы по Челябинской области в отдельном журнале, где указывается порядковый номер, дата и лицо, проставляющее апостиль, а также фамилия и должность лица, подписавшего архивную справку.
14.3. Апостиль проставляется и заверяется гербовой печатью уполномоченным должностным лицом территориальной регистрационной службы по Челябинской области в течение двух дней со дня регистрации.
Территориальный орган Росрегистрации по Челябинской области расположен по адресу: ул. Елькина, д. 85, г. Челябинск, 454048. Тел. (8-351-2) 37-67-45.
Адрес электронной почты: 74_gupr@rosregistr.ru.
14.4. Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники стран СНГ, подписавших Соглашения о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
15. Подготовка и направление пользователям результатов оказания муниципальной услуги
15.1. Специалист, ведущий прием, при получении подобранных согласно распечатке документов, готовит ответ соответствующей формы в установленные законодательством сроки.
15.2. В случае если обращение (запрос) не может быть исполнено, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения обращения (запроса), адреса, соответствующих государственных, муниципальных и ведомственных архивов.
15.3. В случае переадресования обращения (запроса) по принадлежности одновременно с направлением обращения (запроса) на исполнение в соответствующий архив или организацию, архивный отдел письменно уведомляет об этом заявителя.
15.4. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.
15.5. Муниципальная услуга считается предоставленной, если потребителю муниципальной услуги предоставлена запрашиваемая документированная информация или дан мотивированный ответ об ее отсутствии.
16. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений
16.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений осуществляется руководством архивного отдела.
16.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом проверок соблюдения и исполнения работниками настоящего Регламента.
16.3. Государственный комитет осуществляет контроль за предоставлением государственной (муниципальной) услуги государственными и муниципальными архивами.
16.4. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной (муниципальной) услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц муниципального архива.
16.5. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
16.6. Проверки могут быть плановыми (в соответствии с Основными направлениями развития архивного дела в Челябинской области и полугодовыми планами работы Государственного комитета) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
17. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения административного регламента
17.1. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего административного регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
17.2. Жалоба может быть направлена письменно или высказана устно на личном приеме у руководителей Государственного комитета, органов местного самоуправления.
17.3. Письменные и устные обращения (жалобы) граждан принимаются и регистрируются ответственными за это специалистами.
17.4. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
1) фамилию, имя, отчество;
2) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
3) изложение сути жалобы;
4) личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
17.5. Информация о личном приеме должностными лицами органов местного самоуправления, руководителями Государственного комитета размещается на информационном стенде, официальном сайте Государственного комитета.
Адрес Государственного комитета по делам архивов Челябинской области: г. Челябинск, пр. им. Ленина, д. 59.
Телефон специалиста, ответственного за прием обращений граждан: (8.351) 263-42-51.
17.6. Письменная жалоба, поступившая в Государственный комитет, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
В исключительных случаях руководитель Государственного комитета вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока ее рассмотрения заявителя, направившего жалобу.
17.7. Ответ на жалобу, поступившую в Государственный комитет, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
17.8. Ответ на жалобу не дается в случаях:
1) если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
2) если текст жалобы не поддается прочтению;
3) если в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи;
4) если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.
О решении председателя Государственного комитета об отказе в рассмотрении жалобы заявитель уведомляется письменно.
17.9. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего административного регламента в судебном порядке, осуществляется в порядке, установленном действующим законодательством.
Начальник архивного отдела
С.С.БАГИНА
