АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ОМСКА
АДМИНИСТРАЦИЯ ОКТЯБРЬСКОГО АДМИНИСТРАТИВНОГО ОКРУГА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 13 ноября 2009 г. № 658-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ОКТЯБРЬСКОГО АДМИНИСТРАТИВНОГО ОКРУГА
ГОРОДА ОМСКА
В соответствии с постановлением
Мэра города Омска от 30 сентября 2004 года № 430-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Омска", руководствуясь Положением
об администрации административного округа города Омска, утвержденным постановлением Мэра города Омска от 31 декабря 2008 года № 1198-п:
1. Утвердить Инструкцию
по делопроизводству в администрации Октябрьского административного округа города Омска согласно приложению к настоящему распоряжению.
2. Управляющему делами администрации Октябрьского административного округа города Омска:
- обеспечить методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству в администрации Октябрьского административного округа города Омска;
- довести Инструкцию
по делопроизводству в администрации Октябрьского административного округа города Омска до сведения руководителей администрации Октябрьского административного округа города Омска, руководителей структурных единиц администрации Октябрьского административного округа города Омска.
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на управляющего делами администрации Октябрьского административного округа города Омска В.В. Ермолаева.
Глава администрации
М.А.Пенкин
Приложение
к распоряжению главы
администрации Октябрьского
административного округа
города Омска
от 13 ноября 2009 г. № 658-р
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в администрации Октябрьского
административного округа города Омска
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Октябрьского административного округа города Омска (далее - Инструкция) разработана в соответствии с "Инструкцией
по делопроизводству в Администрации города Омска", утвержденной постановлением Мэра города Омска от 30 сентября 2004 года № 430-п, с учетом рекомендаций приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года № 536 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" и ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", в целях совершенствования документационного обеспечения управления, технологии работы и осуществления контроля исполнения документов.
1.2. Настоящая Инструкция определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами, не носящими секретный характер, в администрации Октябрьского административного округа города Омска (далее - администрации округа).
Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.3. Документационное обеспечение администрации округа, контроль за соблюдением в структурных единицах администрации Октябрьского административного округа города Омска (далее - структурные единицы) единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагается на отдел по общим вопросам и работе с обращениями граждан администрации округа (далее - общий отдел).
1.4. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для работников всех структурных единиц.
Работники структурных единиц несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов, конфиденциальность изложенной информации. В случае утраты служебных документов работники структурных единиц немедленно докладывают об этом руководителю структурной единицы.
Перед увольнением, уходом в отпуск или отъездом в командировку исполнитель обязан по указанию руководителя передать неисполненные документы другому исполнителю. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными.
1.5. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил, порядок работы с документами и обращениями юридических лиц в администрации округа в целом возлагается на управляющего делами администрации Октябрьского административного округа города Омска (далее - управляющий делами), а в структурных единицах - на их руководителей.
Делопроизводство в администрации округа осуществляется общим отделом, в структурных единицах - работником, определяемым руководителем структурной единицы. Обязанности и права такого работника определяются должностной инструкцией.
2. Документация администрации Октябрьского
административного округа города Омска
2.1. Деятельность администрации округа обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу. Состав документационной базы определяется с учетом направлений деятельности, находящихся в компетенции администрации округа, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей администрации округа.
2.2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор "Word for Windows версии от 6.0" и выше с использованием шрифтов "Times New Roman Cyr" размером № № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 через 1 - 2 интервала.
3. Общие правила подготовки и оформления документов
3.1. Бланки документов.
3.1.1. Документы администрации округа оформляются на бланках установленной формы при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа (наименование организации-автора, название вида документа, текст, заголовок к тексту, дата, индекс, визы, подпись), при соблюдении правил печатных работ.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое поле;
10 мм - правое поле;
20 мм - верхнее поле;
20 мм - нижнее поле.
3.1.2. Общим отделом выдается 2 вида бланков для оформления служебных документов:
- "Администрация Октябрьского административного округа города Омска" -угловое расположение (подписывают глава администрации Октябрьского административного округа города Омска (далее - глава администрации), первый заместитель главы администрации Октябрьского административного округа города Омска (далее - первый заместитель главы администрации), заместители главы администрации Октябрьского административного округа города Омска (далее - заместители главы администрации), управляющий делами - с полным указанием должности, инициалов и фамилии) (приложение № 1)
;
- "Распоряжение администрации Октябрьского административного округа города Омска" (подписывает глава администрации, с указанием должности, инициалов и фамилии) (приложения № 2)
.
Бланки каждого вида изготавливаются в типографии в соответствии с образцом, утвержденным Управляющим делами Администрации города Омска.
Бланки хранятся в общем отделе. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков.
3.1.3. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться лицам без соответствующего разрешения.
3.1.4. Испорченные бланки сдаются в общий отдел, а затем погашаются и уничтожаются по акту, который утверждается управляющим делами.
3.1.5. При переписке между руководителями администрации округа и структурными единицами бланки установленной формы не используются.
Изготовление бланков документов с изображением герба средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
3.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов производится в соответствии с правилами оформления.
3.2.1. Изображение герба города Омска.
Изображение герба города Омска помещается на верхнем поле правовых актов главы администрации Октябрьского административного округа города Омска (далее - правовые акты), а также служебных писем.
3.2.2. Наименование администрации округа.
3.2.3. Почтовый адрес, индекс предприятия связи (для служебного письма).
3.2.4. Название вида документа.
3.2.5. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (правовые акты, служебные письма) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата проставляется должностным лицом, подписывающим и утверждающим документ, и должна соответствовать дате передачи документа в общий отдел.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны подписываться и датироваться.
Документы, изданные совместно двумя или более структурными единицами должны иметь одну (единую) дату.
Способ написания даты зависит от характера документа.
В правовых актах главы администрации Октябрьского административного округа города Омска используется словесно-цифровой и цифровой способ оформления даты (20 января 2009 года), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (20.01.2009).
3.2.6. Индекс.
Отправляемому служебному документу в общем отделе присваивается исходящий номер, который состоит из индекса: номера согласно номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера (например, 01-20/164).
3.2.7. Ссылка на индекс и дату входящего документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
3.2.8. Адресование документа.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению, без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Например:
Администрация города Омска
Контрольное управление
При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию в дательном. Например:
Администрация города Омска
Управление делами
Ведущему специалисту
А.И.Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например:
Генеральному директору
закрытого акционерного общества
"Сибирский коммунальник"
В.Д.Иванову
При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:
Администрация города Омска
ул. Гагарина, 32,
г. Омск, 644099
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:
Калинину И.П.
ул. Омская, д. 5, кв. 12,
г. Омск, 301261
На документе в его адресной части может быть указано не более четырех адресов, при этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. В случае направления документа большему числу адресатов исполнителем оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес.
3.2.9. Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации Октябрьского
административного округа
города Омска
______________________ М.А. Пенкин
(личная подпись)(инициалы, фамилия)
12.01.2009
3.2.10. Резолюция.
В резолюции даются указания по исполнению документа.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случае, когда поручение дается двум или нескольким лицам, указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Соисполнители представляют ответственному исполнителю информацию (проекты ответов на документ) для обобщения и подготовки проекта ответа.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
3.2.11. , заголовок к тексту.
Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. Документ объемом более одной страницы должен иметь заголовок.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "о чем?": "Об изменении...", "О выделении..." и т.д. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа, располагается в левой части листа.
В документе, отражающем несколько вопросов, наряду с заголовком составляются подзаголовки. Их пишут в левой части листа, не прерывая текста.
3.2.12. Оформление приложений к документу.
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.д.).
Ответственность за приложения возлагается на исполнителя, подготовившего материалы, и руководителя соответствующей структурной единицы.
Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем делается ниже текста документа по форме:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Приложения, не названные в тексте документа, перечисляются с указанием их наименования, количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:
Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается. Например:
Приложение: брошюра в 2 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: письмо департамента имущественных отношений Администрации
города Омска от 20.12.2008 № 02-06/251 и приложение к нему, всего на 3 л.
3.2.13. Подпись документа.
Подпись - обязательный реквизит любого документа. Подпись автора служит подтверждением того, что именно этот текст, именно это решение, зафиксированное в документе, принадлежит ему.
Документы, направляемые в органы государственной власти, судебные органы, подписываются главой администрации, в период его отсутствия - первым заместителем главы администрации, осуществляющим полномочия главы администрации, а также заместителями главы администрации и управляющим делами в соответствии с распределением обязанностей между руководителями администрации округа.
Служебные документы подписываются главой администрации, первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации, управляющим делами в соответствии с их компетенцией. Подписывается, как правило, только первый экземпляр, с которого могут быть сняты копии.
В состав реквизита "Подпись" входят: полное наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Например:
Первый заместитель главы администрации Личная подпись А.Ю. Горбачев
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Первый заместитель главы администрации Личная подпись А.Ю. Горбачев
Управляющий делами Личная подпись В.В. Ермолаев
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, подписи располагают на одном уровне. Например:
Заместитель главы администрации Заместитель главы администрации
Личная подпись Л.М. Мартынова Личная подпись Л.И. Коробейникова
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. Не допускается подпись документа с предлогом "за" или проставлением косой черты (/) перед наименованием должности.
Правовые акты и приложения к ним, передаваемые для хранения в архив, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования, за исключением копий исходящих писем, которые вместо подписи содержат отметку о заверении копий.
В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:
Председатель комиссии Личная подпись Н.В. Куликов
Члены комиссии: Личная подпись В.Н. Авдеева
Личная подпись С.П. Матвеев
3.2.14. Согласование документа.
Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) структурной единицы, где готовился проект документа.
Виза проставляется на втором экземпляре на нижнем поле.
Замечания, дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются.
Начальник контрольно-правового отдела
Личная подпись Т.А. Самотуга
12.01.2009
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись", в левом нижнем углу документа на лицевой стороне и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела архитектуры,
строительства и землепользования
администрации Октябрьского
административного округа города Омска
________________ В.Н. Лысак
(Личная подпись)
12.01.2009
или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, например:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
(наименование коллегиального органа)
от 20.01.2009 № 2
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких структурных единиц, организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
3.2.15. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника и копии документа. Отметка включает фамилию (фамилию, имя, отчество) исполнителя, номер его служебного телефона. Например:
Смирнова
32-20-97
ИЛИ
Смирнова Татьяна Анатольевна
32-20-97
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия (фамилия, имя, отчество) основного исполнителя, номер его служебного телефона.
3.2.16. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении; слово "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется руководителем, контролирующим данный вопрос.
3.2.17. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает наименование получателя документа, дату поступления и его индекс.
4. Оформление правовых актов главы администрации
по основной деятельности
]]>12.1.9. Сводная номенклатура дел администрации округа составляется специалистом общего отдела, на основании номенклатуры дел структурных единиц.
После согласования с экспертной комиссией администрации округа (далее - ЭК) и с экспертно-проверочной комиссией при Министерстве государственно-правового развития Омской области (далее - ЭПК при Министерстве государственно-правового развития Омской области) сводная номенклатура дел администрации округа утверждается главой администрации. Датой номенклатуры дел является дата ее утверждения.
12.1.10. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные единицы до 31 декабря текущего года получают копии номенклатуры дел соответствующих разделов для использования в работе.
12.1.11. Сводная номенклатура дел администрации округа пересогласовывается с ЭПК при Министерстве государственно-правового развития Омской области не реже чем раз в 5 лет.
В случае изменения структуры или функций администрации округа в сводную номенклатуру дел администрации округа вносятся соответствующие изменения.
Если таких изменений не произошло, номенклатура дел до 1 декабря текущего года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.
12.1.12. Организационно-методическое руководство составлением сводной номенклатуры дел осуществляет управляющий делами.
13. Формирование и оформление дел
13.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
13.2. Дела формируются в структурных единицах ответственными за ведение делопроизводства.
13.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- по объему дело не должно превышать 200 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
13.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу (отпуска, командировки).
Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Личные карточки формы Т-2 (уволенных сотрудников) формируются за один календарный год в алфавитном порядке.
Журналы регистрации документов заводятся на один календарный год.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года.
14. Подготовка дел к последующему хранению и использованию
14.1. Подготовка дел к последующему хранению и использованию включает: оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности и использования документов, передачу дел в архив администрации округа, а затем в архивное управление Министерства государственно-правового развития Омской области "Государственный архив Омской области".
14.1.1. Оформление дел включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел временного хранения проводится сотрудником структурной единицы, ответственным за делопроизводство.
14.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
- подшивку и переплет дела;
- нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела;
- оформление реквизитов обложки дела;
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты:
- администрация Октябрьского административного округа города Омска;
- индекс дела;
- заголовок дела;
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
- администрация Октябрьского административного округа города Омска (указывается полностью, в именительном падеже);
- индекс дела (цифровое обозначение дела по номенклатуре дел);
- заголовок дела (переносится из номенклатуры дел);
- дата дела (указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве).
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей графы номенклатуры дел.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК при Министерстве государственно-правового развития Омской области (до этого он проставляется карандашом).
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись составляется на листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
14.1.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, на обложках которых должны быть указаны: администрация округа, индекс дела, срок хранения по номенклатуре, заголовок дела, крайние даты.
14.1.4. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив не подлежат, а хранятся в структурных единицах. Они не подшиваются, листы в них не нумеруются, заверительные надписи не составляются. По истечении сроков хранения подлежат уничтожению по акту. Один экземпляр акта передается в архив администрации округа после согласования с ЭК.
14.2. Описание документов.
14.2.1. Опись дел - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Одновременно опись является учетным документом.
14.2.2. До передачи дел в архив проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества передаваемых дел количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел структурной единицы.
14.2.3. В случае обнаружения отсутствия дел в структурной единице принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на отсутствующие дела составляется акт о необнаружении дел, который подписывается руководителем структурной единицы и передается вместе с делами в архив.
14.2.4. Описи в архиве составляются отдельно на:
- дела постоянного хранения;
- дела по личному составу.
14.2.5. Дела в описи располагаются строго в определенном порядке, согласно сводной номенклатуре дел администрации округа.
14.2.6. Описи составляются в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.
14.2.7. К сводной описи дел постоянного хранения составляются титульный лист и предисловие. В предисловии отражаются основные направления деятельности администрации округа, изменения в структуре, особенности формирования дел и составления описи дел.
14.2.8. Годовые разделы описи на дела постоянного хранения и по личному составу составляются в 3-х экземплярах, подписываются лицом, ответственным за архив, согласовываются с ЭК и ЭПК при Министерстве государственно-правового развития Омской области, утверждаются управляющим делами. Один экземпляр описи сдается в архивное управление Министерства государственно-правового развития Омской области.
14.3. Обеспечение сохранности документов.
14.3.1. Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи их в архив администрации округа или на уничтожение хранятся в структурных единицах. Руководители структурных единиц и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
Завершенные делопроизводством дела постоянного (свыше 10 лет) срока хранения хранятся по месту их формирования в течение года, а затем сдаются в архив администрации округа. Руководители структурных единиц и сотрудники несут ответственность за сохранность документов.
14.4. Использование архивных документов.
14.4.1. Дела и копии документов, хранящихся в архиве, представляются сотрудникам администрации округа для работы в помещении архива, вне архива - под роспись во временное пользование (срок не более недели).
14.4.2. Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения не разрешается.
По требованию судебных органов такое изъятие производится с разрешения управляющего делами с обязательным составлением в деле точной заверенной копии изъятого документа с вложением акта о причинах выдачи подлинника.
14.4.3. Снятие копий с документов в целях их использования в работе структурных единиц или в интересах отдельных граждан производится с письменного разрешения управляющего делами.
14.4.4. Работники администрации округа несут ответственность за правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в ней информации.
14.4.5. При увольнении работник администрации округа обязан сдать в архив администрации округа находящиеся у него во временном пользовании документы.
14.5. Передача документов в государственный архив Омской области.
14.5.1. Заведенные дела постоянного хранения хранятся в архиве администрации округа, а по истечении 5 лет согласно Положению об архивном фонде Российской Федерации, утвержденному Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года № 552, передаются на хранение в государственный архив Омской области.
Документы по личному составу в течение 75 лет хранятся в архиве администрации округа.
14.5.2. Передача документов в архивное управление Министерства государственно-правового развития Омской области "Государственный архив Омской области" производится по акту. Вместе с документами передаются справочные картотеки.
_______________
Приложение № 1
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Октябрьского
административного округа
города Омска
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА ОМСКА
АДМИНИСТРАЦИЯ ОКТЯБРЬСКОГО
АДМИНИСТРАТИВНОГО ОКРУГА
Чайкиной ул., д. 1, Омск, 644021
От __________________ № ________
На № ________________ от _______
┌─── ────┐
│ │
Приложение № 2
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Октябрьского
административного округа
города Омска
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ОМСКА
АДМИНИСТРАЦИЯ ОКТЯБРЬСКОГО АДМИНИСТРАТИВНОГО ОКРУГА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_______________________________________________________________
от _________________ № ____________
г. Омск
