ГЛАВА КАШИРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 4 мая 2008 г. № 385-рг
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ КАШИРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
В связи с изменением структуры администрации Каширского муниципального района:
1. Утвердить Инструкцию
по делопроизводству в администрации Каширского муниципального района (прилагается).
2. Руководителям структурных подразделений администрации Каширского муниципального района обеспечить строгое соблюдение Инструкции
по делопроизводству в администрации Каширского муниципального района всеми работниками подразделений.
3. Считать утратившим силу распоряжение главы Каширского района от 24.01.2005 № 105-рг "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Каширского района".
4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации Каширского муниципального района Гаврилина А.Д.
Глава Каширского
муниципального района
А.В. Максименко
Утверждена
распоряжением главы
Каширского муниципального района
Московской области
от 4 мая 2008 г. № 385-рг
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ КАШИРСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Общие положения
1.1. Данная Инструкция по делопроизводству в администрации Каширского муниципального района (далее именуется - Инструкция) определяет порядок работы с документами в администрации Каширского муниципального района (далее именуется - администрация).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Московской области, Уставом
муниципального образования "Каширский муниципальный район", Регламентом
администрации района и положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), основными правилами работы архивов организаций и Государственными стандартами Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации (далее именуются - подразделения) возлагается на их руководителей.
1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в администрации района осуществляется заместителем главы администрации и общим отделом администрации.
1.5. Делопроизводство в общем отделе администрации организуется с использованием автоматизированной системы "Полный контроль" (далее именуется система "Полный контроль").
Программное и информационное обеспечение системы "Полный контроль" в процессе ее эксплуатации осуществляется организационным отделом администрации.
1.6. Структурные подразделения администрации организуют и ведут делопроизводство на основании данной Инструкции.
1.7. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку, а также в случае иного отсутствия на работе сотрудники подразделения обязаны передавать находящиеся у них на исполнении или на контроле документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.
Передача документов или их копий работникам других подразделений администраций допускается с разрешения руководителя структурного подразделения администрации.
1.8. При утрате документа руководитель подразделения проводит служебное расследование, о результатах которого информирует заместителя главы администрации.
1.9. Требования настоящей инструкции по работе с документами обязательны для всех работников администрации района.
1.10. Сотрудники администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
Подразделения администрации могут использовать в работе методические рекомендации или документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства в подразделении и не противоречащие настоящей Инструкции.
Документация администрации района
2.1. Состав документационной базы администрации района.
Деятельность администрации обеспечивается системой управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав этой базы определяется компетенцией администрации района, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между подразделениями и учреждениями. Состав документационной базы администрации включает в себя следующие основные документы:
- организационные;
- нормативные правовые и распорядительные;
- информационно-справочные.
2.1.1. Организационные документы.
Организационные документы - документы, определяющие организацию работы администрации, ее подразделений и должностных лиц. К организационным документам относятся: Регламент администрации Каширского муниципального района, штатное расписание администрации, Положения о ее структурных подразделениях, должностные инструкции работников администрации.
2.1.1.1. Регламент администрации Каширского муниципального района (далее - регламент).
Регламент - нормативный правовой акт, определяющий порядок организации работы администрации района и ее подразделений.
Регламент включает следующие основные разделы: общие положения, организация приема граждан, руководителей предприятий, прием, регистрация поступающей корреспонденции, формирование плана работы администрации, о коллегии администрации района, подготовка и проведение районных собраний и семинаров, подготовка и проведение совещаний в администрации района и др.
Регламент
администрации района утверждается постановлением главы Каширского муниципального района.
2.1.1.2. Штатное расписание.
Штатное расписание - организационной документ, определяющий должностной, численный состав администрации района и устанавливающий фонд оплаты труда.
Штатное расписание утверждается постановлением главы Каширского муниципального района (далее - Глава района).
2.1.1.3. Должностная инструкция.
Должностная инструкция - организационный документ, регламентирующий функции, права, обязанности и ответственность должностного лица.
Должностная инструкция включает в себя следующие основные разделы: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность.
Должностные инструкции работников структурных подразделений администрации утверждаются Главой района, согласовываются с заместителем главы администрации Каширского муниципального района (далее - заместитель Главы администрации) по подчиненности; начальником правового отдела и начальником отдела по труду.
Должностные инструкции начальников подразделений администрации разрабатывают заместители Главы администрации по подчиненности, работников структурных подразделений - начальники подразделений.
Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит четкие и ясные формулировки с распорядительными словами: "должен", "имеет право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается от третьего лица в безличной форме.
Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указано иное). Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта (договора) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.
Должностная инструкция доводится до работника под расписку.
2.1.2. Нормативные правовые и распорядительные документы. Под нормативными правовыми документами понимаются принимаемые в установленном порядке Главой района акты, содержащие правовые нормы, т.е. нормативные предписания, рассчитанные на неопределенный круг лиц и многократное применение. Нормативным правовым актом является постановление.
Распорядительные документы - документы, носящие административный, управленческий характер, обращенные к подчиненным подразделениям, организациям или должностным лицам. К распорядительным документам относятся постановления, распоряжения, указания, инструкции.
2.1.2.1. Постановление.
Постановление - нормативный правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил поведения, затрагивающих права и интересы физических и юридических лиц.
Постановления Главы района или лица, исполняющего его обязанности, принимаются в соответствии, на основании и во исполнение Конституции
Российской Федерации, конституционных и федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительств Российской Федерации и Московской области, законов и нормативных правовых актов Московской области, Устава
муниципального образования "Каширский муниципальный район", а также по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением своих полномочий.
Постановления Главы района не могут противоречить Конституции
Российской Федерации, законодательству Российской Федерации и Московской области.
Постановления нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
2.1.2.2. Распоряжение.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый Главой района в целях разрешения оперативных вопросов в процессе деятельности администрации района, имеющий обязательную силу для должностных лиц и организаций, которым распоряжение адресовано.
Распоряжения делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия или касающиеся конкретно узкого вопроса и распоряжения по личному составу.
В распоряжениях по личному составу о назначении на должность, освобождении от должности, поощрении или привлечении к дисциплинарной ответственности фамилии, имена и отчества указываются полностью.
Распоряжения нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
2.1.2.3. Указание.
Указание - предписываемое действие конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения постановлений и распоряжений.
2.1.2.4. Инструкция.
Инструкция - документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные и другие вопросы деятельности администрации, ее подразделений и должностных лиц.
2.1.3. Информационно-справочные документы.
Информационно-справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К ним относятся: протокол, акт, письмо, докладная, объяснительная и служебная записки, доверенность, телеграмма, телефонограмма, стенограмма, план, справка и другое.
2.1.3.1. Протокол.
Протокол - официальный документ, фиксирующий какие-либо фактические обстоятельства, ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях, совещаниях или заседаниях коллегиальных органов.
Текст протокола состоит, как правило, из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих на заседании или совещании (при необходимости указываются должности присутствующих), повестка дня. Фамилии и инициалы присутствующих при большом составе участников могут прилагаться к протоколу списком.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:
"Слушали", "Выступили", "Постановили" ("Решили").
Краткая форма протокола применяется в случае, когда к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений.
При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протоколе или прилагается к нему.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата проведения заседания коллегиального органа или совещания.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года в соответствии с номенклатурой дел каждого подразделения.
Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов и организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.
Протокольное решение (постановление) оформляется как выписка из протокола, в которой указываются: номер протокола, дата заседания, номер вопроса по повестке дня, кто докладчик, обсуждаемый вопрос, принятое решение (постановление), подпись, печать. Выписка из протокола рассылается всем заинтересованным организациям.
Порядок подготовки протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или регламентом их работы.
2.1.3.2. Акт.
Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Во вводной части акта указывается наименование распорядительного документа, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата.
Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова: "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и предложения. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте его нахождения.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.
2.1.3.3. Письмо.
Письма как вид документа по содержанию и назначению могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, письмами-запросами, извещениями, приглашениями, ответами и другими.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если нужно затрагивать несколько разнородных вопросов, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
В деловой переписке следует излагать текст от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.
Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна, если:
- письмо оформляется на должностном бланке;
- письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.
2.1.3.4. Докладная записка.
Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание.
Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.
В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.
2.1.3.5. Объяснительная записка.
Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.
Записки работников с объяснением причин поведения, поступков, ситуаций оформляются рукописным способом на стандартном листе бумаги.
2.1.3.6. Служебная записка.
Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки.
Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся подразделения администрации района или должностного лица, просьбы, предложения.
Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.
2.1.3.7. Доверенность.
Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.
Текст доверенности должен содержать: сведения о полном наименовании организации; подпись руководителя организации или иного уполномоченного для этого лица с приложением печати организации, фамилию, имя и отчество, должность и паспортные данные доверенного лица; содержание полномочий; дату выдачи и срок действия доверенности. Доверенность на проведение операций с материальными ценностями подписывается руководителем и главным бухгалтером подразделения.
2.1.3.8. Телеграмма.
Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).
Неотъемлемой частью адресата телеграммы является номер (индекс) отделения связи, обслуживающего адресата. Проставление его отправителем телеграммы обязательно.
В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
Телеграммы, направляемые одному адресату, печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписи) передается на телеграф, второй (с визами) остается в деле.
При направлении телеграммы с одним и тем же текстом и подписью в несколько пунктов и адресатов на телеграф необходимо сдавать столько экземпляров данной телеграммы, сколько в ней указано адресатов (но не более четырех). В такой телеграмме, кроме перечисленных пунктов и адресатов, помещаемых в тексте, необходимо указать отдельно в каждом экземпляре только тот пункт, куда следует доставить данный экземпляр телеграммы.
Телеграммы одного и того же содержания, подлежащие передаче большому количеству адресатов и во многие населенные пункты, должны быть подготовлены в каждый пункт и каждому адресату отдельно. При этом можно подписывать только один экземпляр телеграммы с приложением списка рассылки всех адресатов, остальные экземпляры размножаются с указанием на каждом отдельного адреса, куда следует ее доставить.
Визирование телеграмм аналогично визированию писем.
2.1.3.9. Телефонограмма.
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи и записи текста (по телефону).
Телефонограммы используют для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Принимаемая (входящая) телефонограмма может быть вначале застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники с последующей расшифровкой.
Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая.
Датой телефонограммы является дата ее передачи. Рядом с датой указываются фамилии и номера служебных телефонов, передавших и принявших телефонограмму должностных лиц.
2.1.3.10. Стенограмма.
Стенограмма - дословная запись докладов и иных выступлений, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.
Стенограмма ведется по указанию Главы района в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, способные вызвать прения.
Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).
Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.
Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения стенографированного мероприятия.
2.1.3.11. План.
План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, конкретных исполнителей.
Составляющими пунктами планов являются:
- наименование (содержание) работы или мероприятия;
- исполнитель;
- срок исполнения;
- примечание или отметка об исполнении.
Планы работы или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их исполнение, с указанием даты подписания.
Порядок составления планов регламентируется соответствующими инструкциями.
2.1.3.12. Отчет.
Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, решений, поручений и т.д.
Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами.
Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.
2.1.3.13. Справка.
Справка - документ информационно-справочного, аналитического, служебного, отчетного характера или подтверждающий какие-то сведения.
2.1.4.14. Совместные документы.
Главой района могут быть приняты документы совместно с иными органами управления, организациями и учреждениями (соглашения, договоры, постановления, распоряжения, инструкции, положения, письма, обращения и т.п.).
При оформлении таких документов указываются наименования органов и организаций, участвующих в подписании документа. Инициатор подписания документа указывается первым. Подписи руководителей оформляются на одном уровне.
Датой принятия документа является последняя дата его подписания.
На подписанном документе проставляется номер, состоящий из номеров, присвоенных документу в каждой организации, через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.1.4.15. Решение.
Решение Совета депутатов муниципального образования "Каширский муниципальный район" - нормативный акт представительного органа, порядок принятия которого определен регламентом работы Совета депутатов муниципального образования "Каширский муниципальный район". Подготовка и оформление решений осуществляется согласно п. 5
настоящей Инструкции.
3. Прием, регистрация и распределение поступающей корреспонденции.
3.1. Прием, первоначальную обработку, регистрацию корреспонденции, поступающей на имя Главы района и заместителей Главы администрации, и направление на рассмотрение осуществляет общий отдел администрации Каширского муниципального района.
В нерабочее время документы не принимаются, кроме экстренных сообщений и телеграмм. Такие сообщения и телеграммы принимает вахтер с последующей передачей их в общий отдел администрации для регистрации.
В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность, целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов и правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Все конверты (бандероли), кроме имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются в общем отделе администрации. При обнаружении некомплектности или повреждения документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается в отделе кадров и делопроизводства, второй приобщается к поступившей корреспонденции, третий направляется отправителю корреспонденции.
Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним необходимо установить дату отправки или получения, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени.
Конверты с пометкой "Вручить лично" не вскрываются, регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции и передаются по назначению. Остальные документы регистрируются и передаются на рассмотрение.
3.2. Регистрация поступивших документов производится в общем отделе администрации в день поступлений путем проставления в нижней части первого листа основного документа специального штампа с отметкой даты, индекса и входящего регистрационного номера. При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу ему присваивается первоначальный регистрационный номер.
Регистрируются полученные документы с вводом информации о них в систему "Полный контроль".
3.2.1. Все подлинные договоры, контракты и коммерческие соглашения направляются в отдел по правовому обеспечению для оформления, согласования, учета и хранения.
3.3. Не регистрируются поступающие газеты, журналы, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные сообщения, пригласительные билеты и другая подобная корреспонденция (приложение № 1)
.
3.4. Прием и передача исходящей служебной корреспонденции по официальным каналам факсимильной связи осуществляется организационным отделом администрации по специальным правилам.
3.5. Резолюция руководителя по исполнению документа должна содержать: конкретные поручения исполнителям, которым направляется документ; предписываемые действия; порядок и сроки его исполнения; подпись руководителя и дату.
После рассмотрения Главой района, заместителями Главы администрации документы возвращаются в общий отдел, который направляет их на исполнение в структурные подразделения администрации.
3.6. Документы, направляемые для исполнения нескольким подразделениям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях.
3.7. Документы, направленные на исполнение в подразделения администрации, подлежат возврату в общий отдел.
3.8. Подготовленный и подписанный должностными лицами в администрации района документ регистрируется в общем отделе или в структурном подразделении. При регистрации проверяется правильность оформления и адресования документов: соответствие бланка, наличие подписей, виз, приложений. Неверно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.
3.9. Исходящие документы обрабатываются и отправляются в день их поступления в общий отдел администрации.
Обработка отправляемой корреспонденции включает в себя сортировку, адресование и оформление почтового отправления.
3.10. Основными видами документации являются: входящие, исходящие, внутренние документы.
Документооборот - движение документов в администрации района с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
3.11. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов делопроизводства, анализа различных аспектов управленческой деятельности, выработки мер по совершенствованию работы с документами.
3.12. За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании или размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно.
Подсчет объема документооборота производится по группам документов: постановления, распоряжения по основной деятельности, распоряжения по личному составу, служебная переписка, письменные обращения граждан и т.д.
4. Организация работы с документами в подразделениях администрации.
4.1. Организация работы с документами, ведение делопроизводства в подразделениях возлагается на сотрудников, назначаемых руководителями подразделений в соответствии с их должностными инструкциями.
В обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях, входят:
- прием, регистрация и распределение документов, поступающих в подразделение;
- направление документов на рассмотрение руководителю подразделения и в соответствии с его поручением - исполнителю;
- оформление исходящих документов и передача их на отправку;
- контроль за прохождением документов в подразделении, проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудника подразделения;
- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
- разработка номенклатуры дел подразделения; формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
- прием и передача служебной информации по телефонной и факсимильной связи;
- контроль за использованием копировально-множительной техники, установленной в подразделении;
- подготовка заявок на получение средств оргтехники, канцелярских принадлежностей, организация их учета и выдачи.
4.2. Документы с резолюциями Главы района, заместителей Главы администрации района в подразделение администрации направляются для исполнения только через общий отдел администрации.
Документы, адресованные учреждениями и организациями непосредственно структурным подразделениям, получаются и регистрируются соответствующими структурными подразделениями.
4.3. Передача документов, зарегистрированных в общем отделе, из одного структурного подразделения в другое производится через общий отдел.
4.4. Руководители структурных подразделений отвечают за состояние делопроизводства во вверенном подразделении, организуют оперативное и качественное рассмотрение документов в установленные сроки.
4.5. В соответствии с содержанием документов, поручений Главы района или заместителей Главы администрации района руководители подразделений осуществляют следующие основные мероприятия:
4.5.1. Разрабатывают план по исполнению документа или поручения и при необходимости выносят его на обсуждение оперативного совещания с руководителями взаимодействующих подразделений с целью распределения задач и определения порядка взаимодействия в работе.
4.5.2. Дают конкретные вытекающие из содержания документа поручения сотрудникам подчиненного подразделения.
4.5.3. Организуют контроль исполнения документа по вопросам, относящимся к компетенции подразделения.
4.5.4. Своевременно информируют Главу района или заместителей Главы администрации района при возникновении угрозы срыва выполнения контролируемого вопроса или возникновения условий, требующих внесения кардинальных изменений в принятое ранее решение.
4.6. При наличии в поручении нескольких исполнителей ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Все остальные исполнители отвечают за своевременный, качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
4.6.1. Копии всех протестов и представлений органов прокуратуры и ответы на них направляются в правовой отдел администрации для учета, контроля за своевременным ответом и дальнейшего руководства.
4.7. Исполнитель несет персональную ответственность за достоверность информации, исполнение документов в установленные сроки, а также за оформление документов в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
5. Подготовка и оформление нормативных правовых и распорядительных документов, их учет и рассылка.
5.1. Общие правила подготовки нормативных правовых и распорядительных документов.
5.1.1. При подготовке проектов постановлений и распоряжений Главы района (далее - нормативные правовые и распорядительные документы) должностные лица администрации руководствуются порядком подготовки таких документов в соответствии с регламентом администрации района и настоящей Инструкцией.
5.1.2. Нормативные правовые и распорядительные документы оформляются на бланках установленного образца, изготовленных типографским способом. Текст печатается на одной стороне листа. Использование ксерокопий бланков запрещено.
5.1.3. Совместные нормативные правовые и распорядительные документы оформляются на бланке, смонтированном на чистом листе бумаги с указанием всех обязательных реквизитов организаций (должностных лиц), от имени которых принимается документ (реквизиты и подписи должностных лиц располагаются на одном уровне).
]]>
