АДМИНИСТРАЦИЯ ЛЕНИНСКОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ
ПРИКАЗ
от 20 октября 2009 г. № 158
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ПО ЭКСПЕРТИЗЕ
ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА
В связи с происшедшими изменениями в кадровом составе аппарата Администрации, в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение в государственный архив Пензенской области документации, образующейся в процессе деятельности Администрации района, приказываю:
1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию для проведения экспертизы ценности документов постоянного срока хранения и отбора документов с истекшим сроком хранения и уничтожения по акту в составе:
Председатель комиссии:
Швыркалина М.В. - заместитель Главы администрации района.
Члены комиссии:
Москаленко Т.В. - начальник отдела финансов, учета и отчетности Администрации;
Минюшкин Н.И. - начальник отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения;
Кизенкова Г.Н. - начальник отдела по взаимодействию с территориальным местным самоуправлением;
Пустольгина Л.А. - главный специалист отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения.
2. Утвердить Положение
о постоянно действующей экспертной комиссии Администрации района (прилагается).
3. Считать Приказ
Главы администрации района от 23.01.2006 № 6 "О постоянно действующей комиссии по экспертизе ценности документов в Администрации района" утратившим силу.
4. Контроль за выполнением данного Приказа возложить на Швыркалину М.В. - заместителя Главы администрации района.
И.о. Главы администрации
Г.А.ГУБАНОВА
Утверждено
Приказом
Главы администрации района
от 20 октября 2009 г. № 158
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ
ЛЕНИНСКОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создана для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, образующихся в процессе деятельности Администрации района.
В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим Положением.
ЭК возглавляется одним из заместителей Главы администрации района.
Персональный состав ЭК назначается приказом Главы администрации района из наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений Администрации района.
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители государственного архива Пензенской области и иных сторонних организаций.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Проведение экспертизы ценности документов в процессе делопроизводства, при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к архивному хранению.
2.3. Организация отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.
3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов и подготовке их к архивному хранению, разработке номенклатуры дел.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
3.3. Рассматривает и представляет:
- на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного отдела Министерства культуры и архива Пензенской области, а затем на утверждение руководства - описи дел постоянного хранения, акты о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения (со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК");
- на согласование ЭПК архивного отдела Министерства культуры и архива Пензенской области, а затем на утверждение руководства - сводную номенклатуру дел Администрации района, описи дел по личному составу, акты об утрате или о неисправимом повреждении документов постоянного хранения;
- на рассмотрение ЭПК архивного отдела Министерства культуры и архива Пензенской области - предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем;
- на утверждение Главы администрации района - акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме утверждаемых ЭПК) и об утрате или о неисправимом повреждении документов по личному составу.
3.4. Проводит для сотрудников Администрации района консультации и обучение по организации работы с документами.
4. ПРАВА ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации отделам и структурным подразделениям по вопросам разработки номенклатурных дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от начальников отделов и структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях начальников отделов и структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов представителей государственного архива и иных сторонних организаций.
4.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать Главу администрации района по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
5.1. ЭК Администрации района работает в тесном контакте с государственным архивом, получает от них организационно-методические указания.
5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.
Все заседания комиссии протоколируются.
Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.
5.3. Заседания ЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняло участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭК (в необходимых случаях, по согласованию с государственным архивом).
5.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за использованием принятых ЭК решений возлагается на секретаря комиссии.
