ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ
ПРИКАЗ
от 28 сентября 2009 г. № 282
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
И ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА
В целях дальнейшего совершенствования работы по делопроизводству, обеспечения хранения, учета, научного и практического использования документов, их экспертизы, комплектования ими архива Администрации района приказываю:
1. Утвердить состав
постоянно действующей экспертной комиссии Администрации (приложение № 1).
2. Утвердить Положение
о постоянно действующей экспертной комиссии Администрации (приложение 2 прилагается).
3. Приказ
Главы администрации Железнодорожного района города Пензы от 21.08.2006 № 181 "О постоянно действующей экспертной комиссии и архиве Администрации района" считать утратившим силу.
4. Утвердить Положение
об архиве Администрации района (приложение № 3).
5. Назначить ответственным за работу архива Администрации ведущего специалиста отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения Оськину М.А.
6. Отделам и подразделениям Администрации неукоснительно руководствоваться и выполнять требования по работе с документами, правила работы архива Администрации, указания и рекомендации постоянно действующей экспертной комиссии.
7. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Главы администрации Пилясова А.В. и начальника отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения Тимохина В.Ф.
Глава администрации
П.К.САЯПИН
Приложение № 1
Утвержден
Приказом
Главы администрации
Железнодорожного района
города Пензы
от 28 сентября 2009 г. № 282
СОСТАВ
ЭКСПЕРТНОЙ АРХИВНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА
Председатель:
Пилясов А.В. - заместитель Главы администрации района;
Секретарь комиссии:
Оськина М.А. - ведущий специалист отдела делопроизводства и
хозяйственного обеспечения;
Члены комиссии:
Тимохин В.Ф. - начальник отдела делопроизводства и хозяйственного
обеспечения;
Федяшкина О.И. - начальник отдела ОФУиО, главный бухгалтер.
Приложение № 2
Утверждено
Приказом
Главы администрации
Железнодорожного района
города Пензы
от 28 сентября 2009 г. № 282
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, образующихся в процессе деятельности Администрации Железнодорожного района города Пензы.
1.2. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ", нормативно-методическими документами Госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим Положением и приказами руководителя Администрации Железнодорожного района города Пензы.
1.3. ЭК возглавляется одним из заместителей руководителя.
Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя из наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы и представителя Госархива.
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭК
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Проведение экспертизы ценности документов в процессе делопроизводства, при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к архивному хранению.
Организация отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.
3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой и архивом работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов и подготовке их к архивному хранению, разработке номенклатуры дел.
3.3. Рассматривает и представляет:
"на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Архивного отдела Пензенской области, а затем на утверждение руководства Администрации Железнодорожного района города Пензы:
- описи дел постоянного хранения;
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения (со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой ЭПК);
на согласование ЭПК Архивного отдела, а затем на утверждение руководства Администрации Железнодорожного района города Пензы:
- сводную номенклатуру дел Администрации Железнодорожного района города Пензы,
- описи дел по личному составу,
- акты об утрате или о неисправимом повреждении документов постоянного хранения;
на рассмотрение ЭПК Архивного отдела Пензенской области:
- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем;
на утверждение руководства Администрации Железнодорожного района города Пензы:
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме утверждаемых ЭПК),
- акты об утрате или о неисправимом повреждении документов по личному составу.
3.4. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников консультации и обучение по организации работы с документами.
4. ПРАВА ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям, отдельным сотрудникам по вопросам разработки номенклатуры дел, формированию дел делопроизводстве, проведению экспертизы ценности документов, розыску недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочению и оформлению документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов отделов, представителей Госархива и сторонних организаций.
4.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать руководителя Администрации Железнодорожного района города Пензы по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
4.7. В установленном порядке представлять ____________________________ в архивных органах.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭК
5.1. ЭК Администрации Железнодорожного района города Пензы работает в тесном контакте с Госархивом, получает от него организационно-методические указания.
5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.
5.3. Заседания ЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимают председатель ЭК и руководитель Администрации Железнодорожного района города Пензы (в необходимых случаях по согласованию с Госархивом).
5.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.
Начальник отдела делопроизводства
и хозяйственного обеспечения
В.Ф.ТИМОХИН
Приложение № 3
Утверждено
Приказом
Главы администрации
Железнодорожного района
города Пензы
от 28 сентября 2009 г. № 282
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА
ГОРОДА ПЕНЗЫ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Администрации Железнодорожного района города Пензы, имеющие историческое, культурное, научное, экономическое, политическое и практическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Пензенской области, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в Госархиве.
1.2. В целях обеспечения хранения, учета, а также научного и практического использования документов до сдачи их в государственный архив в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ в Администрации Железнодорожного района города Пензы создается архив.
1.3. В своей работе архив Администрации Железнодорожного района города Пензы руководствуется Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, приказами и указаниями вышестоящей организации, приказами руководителя своего учреждения, методическими документами Госархива и настоящим Положением.
1.4. Архив Администрации Железнодорожного района города Пензы создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом. Заведующий архивом назначается руководителем учреждения.
1.5. Круг обязанностей работников архива определяется должностной инструкцией, утвержденной руководителем учреждения.
1.6. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов в Госархив, производится силами и за счет учреждения.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Пензенской области должностные лица учреждения несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, документы по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности учреждения, а также непосредственно подчиненных ему организаций и предприятий, если создание архивов в них практически нецелесообразно.
2.2. Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов (описи, исторические справки, каталоги, обзоры и т.д.).
2.3. В состав документов архива могут входить личные фонды выдающихся людей, работавших в данном учреждении или в подчиненных ему организациях и предприятиях.
3.1. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА
Основными задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2
настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов постоянного срока хранения в Госархив.
3.1.4. Осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве учреждения.
3.2. ФУНКЦИИ АРХИВА
3.2.1. Принимает, учитывает и хранит законченные делопроизводством документы, обработанные в соответствии с ГСДОУ.
3.2.2. Совместно с канцелярией контролирует правильность оформления дел в структурных подразделениях учреждения, принимает участие в составлении номенклатуры дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.
3.2.3. Организует экспертизу научной и практической ценности документов.
3.2.4. Создает и пополняет научно-справочный аппарат на документы, подлежащие передаче на государственное хранение (описи, исторические справки, каталоги, обзоры и т.д.).
3.2.5. Участвует в проверке состояния архивов в подведомственных учреждениях.
3.2.6. Осуществляет учет документов, хранящихся в подведомственных учреждениях.
3.2.7. Передает документы в государственный архив в установленные сроки.
3.2.8. Организует использование документов и выдает в установленном порядке справки, копии, выписки по документам как заинтересованным учреждениям, так и отдельным лицам.
4. ПРАВА АРХИВА
Для выполнения указанных выше функций архиву предоставляется право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения.
4.2. Запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
4.3. Привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов, работающих в данном учреждении.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ
5.1. Заведующий архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.
Начальник отдела делопроизводства
и хозяйственного обеспечения
В.Ф.ТИМОХИН
