МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОЙ ПОЛИТИКИ, ТРАНСПОРТА
И СВЯЗИ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 16 июля 2008 г. № 16
О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В МИНИСТЕРСТВЕ
ПРОМЫШЛЕННОЙ ПОЛИТИКИ, ТРАНСПОРТА И СВЯЗИ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. Приказа
Министерства промышленной политики, транспорта
и связи Омской области от 22.10.2009 № 40)
В соответствии с пунктами 3.2, 3.3 Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 5 сентября 1985 года № 263, Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Государственной архивной службы России от 19 января 1995 года № 2 и распоряжением Министерства государственно-правового развития Омской области от 19 июня 2008 года № 363р/1, приказываю:
1. Создать экспертную комиссию Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области (далее - комиссия).
2. Утвердить:
1) Положение
о комиссии Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области (приложение № 1);
2) состав
комиссии Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области (приложение № 2);
3) Положение
об архиве Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области (приложение № 3).
Первый заместитель Министра
Н.Я.Лаврентьев
Приложение № 1
к приказу
Министерства промышленной политики,
транспорта и связи Омской области
от 16 июля 2008 г. № 16
ПОЛОЖЕНИЕ
об экспертной комиссии Министерства промышленной политики,
транспорта и связи Омской области
1. Экспертная комиссия Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области (далее - комиссия) создается в целях решения организационных и методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области (далее - Министерство), отбором и подготовкой к передаче на постоянное хранение образующихся в процессе деятельности Министерства документов Архивного фонда Российской Федерации, а также отбором дел (документов) Министерства к уничтожению.
2. Основными задачами комиссии являются:
1) организация и проведение экспертизы ценности документов Министерства на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел Министерства и в процессе формирования дел Министерства;
2) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив Министерства и отбора к уничтожению;
3) организация отбора документов Министерства на постоянное хранение для передачи в государственное учреждение Омской области, источником комплектования которого является Министерство (далее - ГУ Омской области).
3. Основными функциями комиссии являются:
1) осуществление методического руководства проводимой Министерством (его структурными подразделениями) работой по:
- экспертизе ценности документов Министерства;
- отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение образующихся в процессе деятельности Министерства документов Архивного фонда Российской Федерации;
- отбору дел (документов) Министерства к уничтожению;
- разработке, утверждению, уточнению номенклатуры дел Министерства;
- организации документов в делопроизводстве Министерства;
2) принятие решений:
- о согласовании и передаче для рассмотрения:
экспертно-проверочной комиссии Министерства государственно-правового развития Омской области (далее - ЭПК Министерства государственно-правового развития Омской области) проектов номенклатуры дел Министерства, инструкции по делопроизводству Министерства, положений об архиве Министерства и о комиссии; описей дел постоянного срока хранения и по личному составу, актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, актов о неисправимых повреждениях дел;
- о согласовании описей дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и передаче их на утверждение Министру промышленной политики, транспорта и связи Омской области (далее - Министр);
- по другим документам, касающимся документационного обеспечения деятельности Министерства;
3) контроль за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений Министерства и качеством подготовки документов к передаче в архив Министерства;
4) участие в подготовке и рассмотрении проектов локальных документов по вопросам работы с документами Министерства.
4. При выполнении своих задач комиссия вправе:
1) в пределах своей компетенции давать рекомендации Министру, его заместителям, руководителям структурных подразделений и иным работникам Министерства;
2) согласовывать проекты локальных актов Министерства по документационному обеспечению деятельности Министерства;
3) запрашивать у Министра, его заместителей, руководителей структурных подразделений и иных работников Министерства сведения, необходимые для работы комиссии, в том числе письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения;
4) возвращать для доработки в структурные подразделения Министерства ненадлежащим образом подготовленные документы;
5) заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Министерства и лиц, ответственных за делопроизводство в Министерстве (структурных подразделениях Министерства), о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов;
6) приглашать на заседание комиссии в качестве консультантов и экспертов работников Министерства и представителей ГУ Омской области (по согласованию);
7) принимать участие в организации обследований состояния делопроизводства в Министерстве (его структурных подразделениях);
8) информировать Министра, его заместителей по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
5. Комиссия осуществляет свою деятельность на постоянной основе, во взаимодействии с ЭПК Министерства государственно-правового развития Омской области.
6. В случае отсутствия председателя комиссии по причине болезни, отпуска, командировки и другим уважительным причинам его обязанности исполняет заместитель председателя комиссии.
7. Заседания комиссии проводятся по мере необходимости.
8. Заседания комиссии считаются правомочными, если на них присутствует не менее половины от установленного числа ее членов.
9. Комиссия принимает решения большинством голосов от числа присутствующих на ее заседании членов комиссии.
10. Решение считается принятым, если за него проголосовало не менее половины от числа присутствующих на заседании комиссии членов комиссии.
При равенстве голосов право решающего голоса принадлежит председательствующему на заседании комиссии.
11. Решения комиссии оформляются протоколом, который подписывает председатель и секретарь комиссии.
Приложение № 2
к приказу Министерства промышленной
политики, транспорта и связи Омской области
от 16 июля 2008 г. № 16
СОСТАВ
экспертной комиссии по определению ценности документов
Министерства промышленной политики, транспорта и связи
Омской области
(в ред. Приказа
Министерства промышленной политики, транспорта
и связи Омской области от 22.10.2009 № 40)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Гончаренко Александр Владимирович - начальник управления организации деятельности Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области, председатель комиссии.
Антонова Ирина Николаевна - начальник отдела документационного обеспечения управления организации деятельности Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области, заместитель председателя комиссии.
Игнашина Яна Александровна - ведущий инженер отдела документационного обеспечения управления организации деятельности Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области, секретарь комиссии.
Воронина Ольга Викторовна - начальник отдела недропользования управления недропользования и водных ресурсов Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области.
Рудко Татьяна Александровна - главный специалист отдела легкой и лесоперерабатывающей промышленности управления гражданских отраслей промышленности и энергетики Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области.
Сержантова Екатерина Васильевна - главный специалист отдела бюджетного планирования и отчетности управления бюджетного планирования и учета Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области.
Симптомова Екатерина Дмитриевна - главный специалист отдела информационных систем управления государственных информационных систем и ресурсов Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области.
Приложение № 3
к приказу
Министерства промышленной политики,
транспорта и связи Омской области
от 16 июля 2008 г. № 16
ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве Министерства промышленной политики,
транспорта и связи Омской области
I. Общие положения
1. Настоящее Положение регламентирует состав документов архива Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области (далее - Министерства), полномочия архива Министерства, иные вопросы, связанные с деятельностью архива Министерства.
2. Архив Министерства создается в целях временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их передачи на постоянное хранение в государственное учреждение Омской области, источником комплектования которого является Министерство (далее - ГУ Омской области), а также в целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений Министерства, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования.
3. Архив Министерства осуществляет свою деятельность в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Регламентом государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года № 11, Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР 5 сентября 1985 года, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Омской области в сфере архивного дела, локальными правовыми актами Министерства и настоящим Положением.
4. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят документы, образующиеся в деятельности Министерства, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие передаче на постоянное хранение в ГУ Омской области.
5. Ответственный за архив Министерства назначается распоряжением Министерства.
II. Состав документов, поступающих на хранение
в архив Министерства
6. В состав документов, поступающих на хранение в архив Министерства, входят:
1) законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению Министра промышленной политики, транспорта и связи Омской области (далее - Министр)) хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности Министерства (его структурных подразделений);
2) кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, архивные коллекции, отражающие историю Министерства;
3) научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловия, паспорт архива и др.), раскрывающий состав и содержание дел (документов) архива Министерства, и учетные документы архива Министерства.
III. Задачи архива Министерства
7. Задачами архива Министерства являются:
1) комплектование архива Министерства документами, состав которых предусмотрен пунктом 6
настоящего Положения;
2) учет и создание научно-справочного аппарата к документам архива Министерства;
3) обеспечение сохранности документов архива Министерства;
4) использование хранящихся в архиве документов Министерства;
5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и в порядке, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти по нормативно-правовому регулированию архивного дела;
6) проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве Министерства с участием службы документационного обеспечения управления Министерства.
IV. Функции архива Министерства
8. В соответствии с возложенными на него задачами архив Министерства осуществляет следующие функции:
1) принимает на хранение от структурных подразделений Министерства законченные делопроизводством и упорядоченные в установленном порядке дела постоянного, временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению Министра) хранения и по личному составу Министерства;
2) представляет на рассмотрение экспертной комиссии Министерства и экспертно-проверочной комиссии Министерства государственно-правового развития Омской области описи дел (документов) постоянного хранения и по личному составу Министерства;
3) осуществляет учет архивных документов Министерства;
4) обеспечивает сохранность архивных дел (документов) Министерства;
5) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к делам (документам), хранящимся в архиве Министерства;
6) передает документы Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в сроки, установленные законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
7) организует использование документов архива Министерства, в том числе:
- информирует Министра и работников Министерства о составе и содержании документов архива Министерства;
- выдает в установленном порядке дела (документы) и копии документов в целях служебного пользования, в том числе для работы в помещении архива Министерства;
- исполняет запросы граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, иные запросы граждан и организаций, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов архива Министерства;
8) участвует в составлении номенклатуры дел Министерства, совместно с членами экспертной комиссии Министерства контролирует сохранность и правильность формирования дел в структурных подразделениях Министерства;
9) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве Министерства, ежегодно представляет на рассмотрение экспертной комиссии Министерства акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
10) участвует в работе экспертной комиссии Министерства;
11) оказывает методическую помощь структурным подразделениям Министерства по вопросам экспертизы ценности документов на стадиях делопроизводства и передачи в архив Министерства;
12) организует розыск дел, не обнаруженных по результатам проверки наличия и состояния архивных документов;
13) участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива Министерства и службы документационного обеспечения управления Министерства;
14) представляет в ГУ Омской области по установленной форме сведения о составе и объеме документов архива Министерства.
V. Права архива Министерства
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
10. Архив Министерства вправе:
1) требовать от работников структурных подразделений Министерства соблюдения правил ведения делопроизводства;
2) запрашивать у работников структурных подразделений Министерства сведения, необходимые для работы архива Министерства;
3) приглашать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов Министерства и ГУ Омской области;
4) информировать Министра о состоянии архивного дела в Министерстве, вносить предложения по его совершенствованию;
5) консультировать с соблюдением требований законодательства работников Министерства и других заинтересованных лиц по документам архива Министерства;
6) участвовать в разработке локальных правовых актов Министерства по вопросам делопроизводства и архивного дела.
