ГЛАВА МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "УСТЬ-ЦИЛЕМСКИЙ"
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 27 мая 2009 г. № 05/606
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "УСТЬ-ЦИЛЕМСКИЙ"
Постановляю:
1. Утвердить Инструкцию
по делопроизводству администрации муниципального района "Усть-Цилемский" согласно приложению.
2. Заместителям руководителя администрации района, заведующим отделами, секторами администрации района обеспечить организацию работы в соответствии с установленными требованиями и правилами Инструкции
по делопроизводству администрации муниципального района "Усть-Цилемский".
3. Контроль за исполнением Постановления возложить на заведующую общим отделом администрации муниципального района "Усть-Цилемский" Ермолину Т.И.
Глава муниципального района
"Усть-Цилемский" -
Руководитель администрации района
А.ЧУПРОВ
Утверждена
Постановлением
главы муниципального района
"Усть-Цилемский"
от 27 мая 2009 г. № 05/606
(приложение)
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
"УСТЬ-ЦИЛЕМСКИЙ"
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами администрации муниципального района "Усть-Цилемский" (далее именуется администрация).
Руководство деятельностью администрации осуществляет глава муниципального района "Усть-Цилемский" - руководитель администрации района (далее - Глава).
1.2. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на заведующих отделов и секторов администрации.
1.3. Работники администрации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них документов и неразглашение находящейся в них служебной информации. Об утрате документов немедленно докладывается в общий отдел администрации.
1.4. При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него на исполнении документы, по указанию заведующего отделом или сектором, передаются другому работнику, о чем ставится в известность общий отдел администрации.
1.5. Вновь принятые работники в недельный срок должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией заведующим отделом и сектором.
1.6. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в отделах и секторах администрации возлагается на общий отдел администрации.
1.7. В отделах и секторах администрации делопроизводство ведут назначенные ответственные работники, что закреплено в их должностных инструкциях.
2. Организация документооборота
Учет документооборота
2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей в администрацию корреспонденции производится общим отделом администрации.
Порядок приема документов
2.2. Документы, поступающие в администрацию района, направляются в общий отдел администрации.
2.3. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно доставленные документы, письма возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.
Конверты с пометкой "лично" без вскрытия вручаются адресатам.
При обнаружении повреждения, отсутствия документов в конверте необходимо уведомить отправителя в тот же день по телефону.
Конверты сохраняются и приобщаются к документам лишь в случаях, когда только по ним можно установить, откуда поступил документ и дату отправки письма, когда дата отправки не совпадает с датой на конверте, а также в случае поступления в адрес администрации исковых заявлений, определений и решений судов.
Регистрация документов
2.4. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
2.5. Регистрация письменных обращений граждан и поступивших документов производится в общем отделе с вводом информации о них в электронную систему "Электронный офис".
2.6. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не подлежат регистрации:
- графики, наряды, заявки, разнарядки;
- сводки и информации, присланные для сведения;
- рекламные издания, плакаты, буклеты, программы конференций, совещаний и т.д.;
- поздравительные письма, пригласительные билеты;
- бухгалтерские документы;
- печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
- формы статистической отчетности;
- статистические данные, присланные для сведения.
2.7. Обязательной регистрации подлежат постановления и распоряжения Главы, документы, поступающие из вышестоящих органов, письма администраций сельских поселений, других учреждений, организаций, юридических лиц, заявления, жалобы граждан.
2.8. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания.
2.9. На зарегистрированных документах в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, где указывается дата регистрации и его входящий регистрационный номер. При регистрации поступившего документа в электронную систему "Электронный офис" в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе.
Индексация документов
2.10. Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения и хранения.
2.11. Индекс входящего и внутреннего документа (кроме постановлений, распоряжений, приказов) состоит из индексов дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга прямой (дефисом) чертой.
2.12. Индексами постановлений и распоряжений руководителя администрации района, протоколов комиссий являются их порядковые регистрационные номера. Регистрационному номеру распоряжения добавляется через черточку буква "р". Распоряжения по личному составу состоят из индексов дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера с буквой "к". Регистрационный номер постановления состоит из номера месяца принятия и порядкового номера (например, 04/381, где 04 - месяц, 381 - порядковый номер). Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
3. Организация контроля входящей корреспонденции
и порядок работы с документами
Организация контроля
3.1. Контроль за исполнением документа включает постановку документа на контроль, контроль хода исполнения, снятие исполнительного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование Главы о состоянии исполнения документов.
3.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения к назначенному сроку.
3.3. При постановке документа на контроль в правой верхней части первой страницы документа делается отметка о контроле, которую обозначают словом (штампом) "Контроль".
3.4. Контроль исполнения документов осуществляет руководитель администрации района, его заместители. Организационно-техническую работу по контролю за исполнением документов осуществляет общий отдел администрации.
3.5. Непосредственный контроль за исполнением (организация исполнения постановлений, распоряжений, ведение контрольных дел, сбор информационных документов, их анализ, подготовка информации и т.д.) возлагается на заместителей руководителя и заведующих отделов и секторов администрации.
3.6. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок;
имеющие отметку "оперативно" - в 10-дневный срок;
остальные - в срок не более месяца. Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
3.7. Документы передаются Главе непосредственно в день их поступления.
3.8. Документы должны рассматриваться в суточный срок со дня поступления.
3.9. Указания по исполнению документа даются Главой в форме резолюции. Резолюция накладывается на любой свободной площади первого листа, кроме полей. В резолюции указываются фамилии исполнителей и срок исполнения (если срок не указан в самом документе). Фамилия ответственного за исполнение указывается первой. Глава, поставив резолюцию, расписывается и ставит дату.
3.10. После наложения резолюции документы возвращаются в общий отдел администрации, где резолюция переносится в электронную базу, и документ направляется для исполнения или ознакомления.
3.11. Если исполнение документа возлагается на группу работников, то лицо, указанное первым, ответственно за организацию исполнения, при этом подлинник документа остается в общем отделе администрации, исполнителям передаются копии.
3.12. Все документы, рассмотренные Главой, его заместителями, направляются для исполнения в отделы и сектора администрации, на подведомственные предприятия и организации только через общий отдел администрации. При передаче документа на исполнение в подведомственные организации и предприятия контроль исполнения остается за лицом, ответственным за исполнение документа.
3.13. Документ считается исполненным, если поставленные в нем вопросы решены, дан ответ по существу.
3.14. Не реже одного раза в месяц общий отдел администрации составляет сводку о ходе исполнения документов и докладывает Главе. За три дня до истечения срока исполнения и при нарушении сроков исполнения общий отдел администрации направляет исполнителям напоминания.
Порядок работы с документами в отделах администрации
3.15. Поступившие в отделы и сектора документы принимаются руководителем данного отдела или сектора, который проставляет дату получения документа (при необходимости номер) и направляет их для исполнения работникам своего отдела. Учет и контроль за исполнением поступивших документов в структурном подразделении администрации осуществляет ответственный за делопроизводство данного подразделения, в должностной инструкции которого закреплена данная обязанность.
3.16. Передача зарегистрированного документа из одного отдела в другой производится только через общий отдел администрации, где производится отметка в электронной карточке о прохождении документа.
3.17. В первую очередь рассматриваются документы, требующие срочного исполнения. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание, определение необходимого количества экземпляров рассылки.
3.18. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
3.19. Исполненный документ возвращается в общий отдел администрации, где подшивается в соответствующее номенклатуре дел администрации дело. При необходимости структурное подразделение администрации может оставить себе копию документа.
4. Порядок работы с обращениями граждан.
Организация личного приема граждан
Регистрация обращений
4.1. Делопроизводство по письменным обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на заведующего общим отделом администрации, в структурных подразделениях - на ответственных за делопроизводство. Личную ответственность за состояние делопроизводства по предложениям и жалобам граждан несут руководители структурных подразделений администрации.
4.2. Поступившие на имя Главы и заместителей руководителя администрации Усть-Цилемского района обращения граждан регистрируются в общем отделе администрации, поступившие на имя руководителя структурного подразделения администрации регистрируются непосредственно в журналах регистрации обращений граждан соответствующего подразделения.
4.3. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование органа местного самоуправления (администрация муниципального района "Усть-Цилемский"), либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ставит личную подпись и дату.
4.4. Письменное обращение (заявление, жалоба) подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления и передается на рассмотрение Главе, его заместителям или руководителям структурных подразделений.
4.5. Регистрационный индекс поступившего обращения, предложения, заявления, жалобы граждан указывается в регистрационном штампе, который проставляется в правом нижнем углу первой страницы, при отсутствии на ней свободной площади - на следующей странице.
4.6. Регистрационный индекс состоит из индекса номенклатуры дел и порядкового номера поступившего обращения (например, 01-40-1).
4.7. Повторным обращениям, предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс и делается отметка "Повторно", которая проставляется в правом верхнем углу. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
4.8. Обращения, заявления, предложения и жалобы одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различными адресатами, учитываются под регистрационным индексом первого обращения.
Порядок и сроки рассмотрения обращений граждан
4.9. Письменное обращение, поступившее в администрацию, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации. При необходимости проведения проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены Главой или его заместителями, но не более чем на 30 дней с обязательным сообщением об этом заявителю.
4.10. Должностное лицо обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения и дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
4.11. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
4.12. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких органов или должностных лиц, то в течение семи дней со дня регистрации обращения им направляется копия обращения.
4.13. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.
4.14. Обращения, заявления, предложения и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В случаях, когда в ответах на обращения указываются меры, которые будут приняты в последующем, и указан срок исполнения, на таких обращениях делается отметка "Дополнительный контроль". Контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Решение о снятии с контроля обращений, предложений, заявлений и жалоб граждан принимает Глава или его заместители на основании окончательного ответа заявителю.
4.15. Обращения, предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие на имя Главы, должны быть возвращены после их разрешения в общий отдел администрации со всеми относящимися к ним материалами для формирования дела. Формирование дела и хранение дел по обращениям граждан у исполнителей запрещается. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан возлагается на заведующего общим отделом администрации.
4.16. Общий отдел администрации контролирует состояние работы с обращениями граждан, ежеквартально информирует Главу по данному вопросу на основе анализа обращений граждан в разрезе структурных подразделений, характера обращений и сроков их рассмотрения.
4.17. Ответственность за работу по обращениям граждан, своевременность исполнения, полноту и достоверность ответов несут заместители руководителя администрации, руководители структурных подразделений, в которые направляются обращения граждан для исполнения.
Личный прием граждан
4.18. Личный прием граждан проводится Главой, его заместителями, руководителями структурных подразделений в соответствии с утвержденным графиком.
4.19. Прием граждан осуществляется в порядке очереди.
4.20. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
4.21. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия гражданина, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. Карточки личного приема используют при ведении личного приема: Глава, его заместители, заведующие структурными подразделениями. Учет и контроль за карточками личного приема осуществляют:
у Главы, его заместителей - секретарь руководителя;
в структурных подразделениях - ответственные за делопроизводство структурных подразделений.
Для систематизации устных обращений ведется журнал устных обращений граждан.
4.22. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
4.23. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, предусмотренном законодательством.
5. Основные требования при составлении
организационно-распорядительных документов
Требования к оформлению документов
5.1. Деятельность администрации района обеспечивается системой взаимосвязанных распорядительных, управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией администрации, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальной или коллегиальной), объемом и характером взаимосвязей между администрацией района, отделами, предприятиями, учреждениями, а также вышестоящими организациями.
5.2. Составление и оформление документов производится в соответствии с требованиями ГОСТов, а также Единой государственной системой делопроизводства.
5.3. Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
5.4. Документы (в том числе табличные материалы), подготавливаемые администрацией, печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word версии 2003 и выше шрифтом Times New Roman (размером 12 - 14 через 1 межстрочный интервал на стандартных листах бумаги формата А4, в исключительных случаях на стандартных листах бумаги формата А3).
5.5. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке администрации муниципального района "Усть-Цилемский", так и без бланка, имеет следующие размеры полей:
левое - от 2,75 до 3,5 см;
правое - от 1,25 до 2,25 см;
верхнее - граница бланка документа или не менее 2,5 см для документов, оформляемых без бланков;
нижнее - не менее 2 см.
При двусторонней печати или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответственно следующие размеры полей:
левое - от 1,25 до 2,25 см;
правое - от 2,75 до 3,5 см;
верхнее - не менее 2,5 см;
нижнее - не менее 2 см.
Служебное письмо
5.6. Письмо - самый распространенный вид служебных документов, служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов. Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:
1. письма, требующие письма-ответа:
- письмо-просьба;
- письмо-обращение;
- письмо-предложение;
- письмо-запрос;
2. письма, не требующие письма-ответа:
- письмо-предупреждение;
- письмо-напоминание;
- письмо-подтверждение;
- письмо-приглашение;
- письмо-отказ;
- письмо-извещение;
- сопроводительное письмо;
- гарантийное письмо;
- информационное письмо.
5.7. В администрации района используется бланк
служебного письма в угловом варианте (приложение 1).
5.8. Требования к оформлению реквизитов:
- государственный герб Республики Коми: помещается в верхней центральной части углового штампа документа;
- наименование организации: включает в себя наименование на русском и коми языках - администрация муниципального образования муниципального района "Усть-Цилемский" ("Чилимдiн" муниципальной районлон муниципальной юконса администрация), название на коми языке печатается выше названия на русском;
- справочные данные: включают в себя почтовый адрес - ул. Новый квартал, д. 11а, с. Усть-Цильма, Республика Коми, 169480, номера телефонов (приемной и факса), адрес электронной почты;
- дата документа: датой документа является дата его подписания или утверждения. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами,
Например: дату 15 января 2008 г. следует оформлять 15.01.2008 г.
- регистрационный номер документа состоит из: индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера исходящей корреспонденции.
Например: 01-33-24,
где: 01-33 номер дела по номенклатуре дел,
24 - порядковый номер отправляемого документа.
В случае если письмо является ответом на какой-либо запрос, заявление или письмо какого-либо ведомства, в угловом штампе в строке на № ___, в обязательном порядке проставляется исходящий номер и дата письма, на который дается ответ и прикладывается само письмо, на которое дается ответ;
- адресат: располагается с правой стороны бланка письма.
Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:
Государственный Совет
Республики Коми Комитет
по социальной политике
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном падеже (отвечает на вопрос "Кому?").
Например:
Министерство природных ресурсов
и охраны окружающей среды
Республики Коми
В.А.Лагунину
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. В этом случае реквизит "Адресат" пишется в дательном падеже.
Например:
Министру природных ресурсов
и охраны окружающей среды
Республики Коми
В.А.Лагунину
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес в именительном падеже.
Например:
Государственное учреждение
Республики Коми "Национальный
архив Республики Коми"
Первомайская ул., д. 90, Сыктывкар,
Республика Коми, 167982
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы имени и отчества получателя в дательном падеже (отвечает на вопрос "Кому?"), затем - почтовый адрес в именительном падеже.
Например:
Иванову И.И.
ул. Советская, д. 124, кв. 1,
Усть-Цильма, Республика Коми, 169480;
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
При адресовании документа одновременно организации и физическому лицу ("в копии") сначала указывают данные организации, затем данные и почтовый адрес физического лица;
- текст документа: текст служебного письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например:
"Администрация муниципального района "Усть-Цилемский" считает...".
Текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части (вступление) излагается причина, основание, цели или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма.
Во второй части (заключение), начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения, рекомендации.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны. Служебное письмо должно быть кратким, но несмотря на краткость, должно быть полным и исчерпывающим. Текст служебного письма должен быть точным и объективным, содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование. Служебное письмо должно быть корректным по форме.
- приложение: отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:
Приложение: 1. Положение об отделе образования на 15 л. в 1 экз.
2. Положение об отделе культуры, спорта и молодежи
на 14 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо государственного учреждения
Республики Коми "Национальный архив
Республики Коми" от 5 июня 2005 г. № 02-6/172
и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
- подпись: располагается после текста и отметки о наличии приложений (если имеются), отступив на 3 - 4 межстрочных интервала, и печатают от левого поля документа. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы имени и отчества, фамилия).
Например:
Глава муниципального района "Усть-Цилемский" -
руководитель администрации района личная подпись А.Ф.Чупров
Служебные письма администрации подписываются руководителем, а в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности. Служебные письма от имени организации могут по поручению руководителя администрации подписываться его заместителями в соответствии с распределением обязанностей.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:
Например:
Глава муниципального района "Усть-Цилемский" -
руководитель администрации района личная подпись А.Ф.Чупров
Заведующий отделом финансов
и бухгалтерского учета личная подпись Н.Е.Осипова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
- отметка об исполнителе: необходима для оперативной связи адресата с составителем документа для выяснения возникших вопросов. Отметка включает в себя инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона. Отметка располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и печатается шрифтом № 10 или № 11
Например:
И.О.Фамилия
91 540
]]>¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+------+--------------------+-------+------------------+--------------+
¦ Название раздела ¦
+---+------+--------------------+-------+------------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------+--------------------+-------+------------------+--------------+
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК администрации Протокол ЭПК
администрации муниципального администрации муниципального
района "Усть-Цилемский" района "Усть-Цилемский"
от ___________________ № ___ от _________________ № ___
Приложение № 6
к Инструкции
по делопроизводству
администрации муниципального района
"Усть-Цилемский"
ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
Фонд № _____________ Опись № ______________ Дело № ___________
В дело прошито и пронумеровано _________________________________ листов
(цифрами и прописью)
В том числе:
литерные N№ листов ____________________________________________________
пропущенные N№ листов _________________________________________________
Пронумерованы чистые листы ____________________________________________
+ листов внутренней описи _____________________________________________
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации
___________________________________________________________________________
разновидность документов и их количество
+----------------------------------------------------------+--------------+
¦ Особенности формирования, оформления, физического ¦ N№ листов ¦
¦ состояния, нумерации и учета документов дела ¦ ¦
+----------------------------------------------------------+--------------+
¦1. Брошюры, др. печатные издания ¦ ¦
¦2. Листовки ¦ ¦
¦3. Вырезки из газет ¦ ¦
¦4. Открытки ¦ ¦
¦5. Конверты ¦ ¦
¦6. Секретки ¦ ¦
¦7. Марки почтовые ¦ ¦
¦8. Марки гербовые ¦ ¦
¦9. Штемпели почтовые и др. ¦ ¦
¦10. Специальные почтовые отметки ¦ ¦
¦11. Сургучные, мастичные печати ¦ ¦
¦12. Фотодокументы ¦ ¦
¦13. Карты, планы, чертежи и др. НТД ¦ ¦
¦14. Рисунки, гравюры и акварели ¦ ¦
¦15. Автографы видных деятелей ¦ ¦
¦16. Склеенные листы ¦ ¦
¦17. Утрата части листов ¦ ¦
¦18. Затухающий текст ¦ ¦
¦19. Повреждены листы ¦ ¦
¦20. Текст только на обороте ¦ ¦
+----------------------------------------------------------+--------------+
___________________________________________________________________________
Должность Подпись Расшифровка подписи
дата
Приложение № 7
к Инструкции
по делопроизводству
администрации муниципального района
"Усть-Цилемский"
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. № __________________
+----+-----------+-----------+--------------------+------------+----------+
¦ № ¦ Индекс ¦ Дата ¦Заголовок документа ¦ Номера ¦Примечание¦
¦п/п ¦ документа ¦ документа ¦ ¦ листов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ед. хр. ¦ ¦
+----+-----------+-----------+--------------------+------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+----+-----------+-----------+--------------------+------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-----------+-----------+--------------------+------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-----------+-----------+--------------------+------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-----------+-----------+--------------------+------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-----------+-----------+--------------------+------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-----------+-----------+--------------------+------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-----------+-----------+--------------------+------------+----------+
Итого _________________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________________.
(цифрами и прописью)
Составитель Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 8
к Инструкции
по делопроизводству
администрации муниципального района
"Усть-Цилемский"
Внутренняя опись
документов ед. хр. № _____
+---+---------------------------------+------------------+----------------+
¦ № ¦ Заголовок (Ф.И.О.) ¦ Номера листов ¦ Примечание ¦
¦пп ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------------------------------+------------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------------------------------+------------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------------------------------+------------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------------------------------+------------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------------------------------+------------------+----------------+
Составитель Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 9
к Инструкции
по делопроизводству
администрации муниципального района
"Усть-Цилемский"
ФОРМА
ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО
(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
Код гос. архива __________
Код организации __________
+---------------------------+
¦Ф. № ¦
__________________________________________ ¦___________________________¦
¦Оп. № ¦
__________________________________________ ¦___________________________¦
(наименование вышестоящей организации) ¦Д. № ¦
_____________________________________________ ¦___________________________¦
(наименование организации) ¦ ¦
+---------------------------+
___________________________________________________________________________
(Наименование структурного подразделения)
___________________________________________________________________________
ДЕЛО № _______ ТОМ № _______
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(заголовок дела)
___________________________________________________________________________
(крайние даты)
на ______________ листах
Хранить ________________
+---------------------------+
¦Ф. № ¦
¦___________________________¦
¦Оп. № ¦
¦___________________________¦
¦Д. № ¦
¦___________________________¦
¦ ¦
+---------------------------+
Приложение № 10
к Инструкции
по делопроизводству
администрации муниципального района
"Усть-Цилемский"
ФОРМА
ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
Наименование структурного подразделения руководителя структурного
подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N
_________________________
(название описи, год(ы))
+-----+------------+------------+------------+------------+---------------+
¦ № ¦ Индекс ¦ Заголовок ¦ Дата дела ¦ Кол-во ¦ Примечание ¦
¦ п/п ¦ дела ¦ дела ¦ (тома, ¦ листов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ (тома, ¦ части) ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+------------+------------+------------+------------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+-----+------------+------------+------------+------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+------------+------------+------------+------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+------------+------------+------------+------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+------------+------------+------------+------------+---------------+
В данный раздел описи внесено ____________________ ед. хр. с № _______
(цифрами и прописью)
по № __________________________, в том числе:
литерные номера: ____________________________________________________,
пропущенные номера: _________________________________________________.
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Протокол ЭК _______________
администрации МР "Усть-Цилемский" наименование структурного
подразделения
от _________________ № ____ от _________________ № ____
Приложение № 11
к Инструкции
по делопроизводству
администрации муниципального района
"Усть-Цилемский"
ФОРМА
ОПИСИ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
Наименование структурного подразделения руководителя структурного
подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N
_________________________
(название описи, год(ы))
+-----+------------+-----------+----------+----------+----------+----------+
¦ № ¦ Индекс ¦ Заголовок ¦Дата дела ¦ Кол-во ¦ Срок ¦Примечание¦
¦ п/п ¦ дела ¦дела (тома,¦ (тома, ¦ листов ¦ хранения ¦ ¦
¦ ¦ ¦ части) ¦ части) ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+------------+-----------+----------+----------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+-----+------------+-----------+----------+----------+----------+----------+
¦ Название раздела ¦
+-----+------------+-----------+----------+----------+----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+------------+-----------+----------+----------+----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+------------+-----------+----------+----------+----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+------------+-----------+----------+----------+----------+----------+
В данный раздел описи внесено ____________________ ед. хр. с № _______
(цифрами и прописью)
по № __________________________, в том числе:
литерные номера: ____________________________________________________,
пропущенные номера: _________________________________________________.
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК
администрации МР "Усть-Цилемский"
(наименование структурного
подразделения)
от _________________ № ____ от _________________ № ____
