АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА "СЫКТЫВКАР"
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 28 октября 2009 г. № 10/4550
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА "СЫКТЫВКАР"
В соответствии со ст. ст. 44
, 46
, 48
Устава муниципального образования городского округа "Сыктывкар" и в целях упорядочения деятельности администрации муниципального образования городского округа "Сыктывкар" и повышения эффективности ее работы постановляет:
1. Утвердить Регламент
работы администрации муниципального образования городского округа "Сыктывкар" согласно приложению.
2. Обязать заместителей главы администрации, руководителей отраслевых и структурных подразделений администрации МО ГО "Сыктывкар":
- обеспечить соблюдение требований настоящего Регламента
;
- привести Положения, инструкции и другие документы, регламентирующие деятельность отраслевых и структурных подразделений администрации муниципального образования городского округа "Сыктывкар", в соответствие с настоящим Регламентом
.
3. Признать утратившими силу с момента подписания настоящего Постановления Постановление
главы администрации муниципального образования "Город Сыктывкар" № 5/63 от 31.05.1999 "О регламенте работы администрации муниципального образования "Город Сыктывкар", Постановление
главы администрации МО "Город Сыктывкар" от 19.06.2000 № 6/1920 "О внесении изменений в Постановление главы администрации муниципального образования "Город Сыктывкар" № 5/63 от 31.05.1999 "О регламенте работы администрации муниципального образования "Город Сыктывкар".
4. Контроль над исполнением настоящего Постановления возложить на руководителя аппарата администрации муниципального образования городского округа "Сыктывкар".
5. Опубликовать настоящее Постановление в газете "Панорама столицы".
Глава администрации
Р.ЗЕНИЩЕВ
Приложение
к Постановлению
администрации
МО ГО "Сыктывкар"
от 28 октября 2009 г. № 10/4550
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА "СЫКТЫВКАР"
I. Общее положение
1.1. Регламент работы администрации муниципального образования городского округа "Сыктывкар" - муниципальный правовой акт, определяющий на основе Конституции РФ, федеральных законов, Конституции
Республики Коми, законов Республики Коми, Устава
муниципального образования городского округа "Сыктывкар", решений Совета МО ГО "Сыктывкар", постановлений и распоряжений главы администрации МО ГО "Сыктывкар" внутреннюю организационную и функциональную структуру и порядок деятельности администрации муниципального образования городского округа "Сыктывкар" (далее - администрация).
1.2. Администрация является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления городского округа "Сыктывкар", обладает правами юридического лица и самостоятельно решает вопросы местного значения, отнесенные к своей компетенции, вопросы организационного, правового, информационного, материально-технического и финансового обеспечения своей деятельности.
II. Планирование работы администрации
2.1. Планирование работы администрации МО ГО "Сыктывкар" является основной формой организационного обеспечения деятельности администрации по выполнению задач государственной политики в области социально-экономического развития города.
2.2. План работы состоит из следующих разделов:
- вопросы, рассматриваемые на сессии Совета МО ГО "Сыктывкар";
- вопросы, рассматриваемые главой администрации МО ГО "Сыктывкар";
- мероприятия (совещания, комиссии), проводимые главой администрации и его заместителями;
- общегородские и представительские мероприятия;
- мероприятия качественного исполнения служебных документов.
2.3. Годовой план работы администрации строится на основе плана социально-экономического развития города на текущий год, утвержденного на заседании Совета МО ГО "Сыктывкар".
2.4. Проект годового плана готовится в следующем порядке:
2.4.1. Заместители главы администрации, не позднее, чем за 15 дней до начала планируемого периода, представляют руководителю аппарата администрации разделы плана для включения в годовой план.
2.4.2. Руководитель аппарата администрации, не позднее 10 дней до начала планируемого периода, представляет главе администрации план работы на утверждение.
2.4.3. Квартальные планы составляются отделом контроля и работы с документами на основании предоставленных планов руководителями отраслевых и структурных подразделений и согласованные с курирующими заместителями. Срок предоставления квартального плана на утверждение главе администрации не позднее 5 дней до начала планируемого периода.
2.4.4. Утвержденный план работы направляется управлениям, отделам и службам администрации.
2.4.5. Исключение вопросов из утвержденного плана или перенос сроков их рассмотрения производится с письменного разрешения главы администрации на основе служебной записки руководителя подразделения-исполнителя, согласованной с курирующим заместителем главы администрации.
2.4.6. Другие вопросы, вносимые на рассмотрение вне плана работы, рассматриваются по мере их поступления и готовности к обсуждению.
2.4.7. Контроль над выполнением плана работы осуществляют заместители главы администрации по курируемым направлениям. Общий контроль над выполнением годового плана работы осуществляет руководитель аппарата администрации.
III. Организация работы администрации
3.1. Организацию работы должностных лиц и структурных подразделений осуществляет глава администрации и его заместители, а внутри отраслевых и структурных подразделений - их руководители.
3.2. Организация работы сотрудников администрации осуществляется на основе действующего трудового законодательства, настоящего Регламента, Положения о структурных подразделениях и должностных инструкций.
3.3. Распределение обязанностей между главой администрации и его заместителями, для обеспечения оперативного и эффективного управления городским хозяйством и социальной сферой, утверждается должностной инструкцией и правовым актом.
3.4. Задачи, функции, обеспечение деятельности отраслевых и структурных подразделений регламентируются Положениями, которые разрабатываются их руководителями, согласовываются с правовым управлением, визируются курирующим заместителем и утверждаются правовым актом.
3.5. Права, обязанности и ответственность сотрудников, работающих в администрации, определяются должностными инструкциями, которые разрабатываются руководителем отраслевого и структурного подразделения и утверждаются главой администрации.
3.6. Каждый сотрудник администрации несет персональную ответственность за свою сферу деятельности. Он не вправе разглашать сведения, ставшие ему известными в результате служебной деятельности.
3.7. Режим работы администрации устанавливается Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными правовым актом главы администрации.
3.8. Заместители главы администрации, руководители отраслевых управлений и структурных подразделений обязаны докладывать главе администрации, ставить в известность руководителя аппарата администрации об отъезде в командировку, об уходе в отпуск, об отсутствии в связи с болезнью, о своем местонахождении во время отсутствия на рабочем месте более 3-х часов по другим причинам. Сотрудники отраслевых и структурных подразделений администрации обязаны своевременно предупреждать своих непосредственных руководителей о причинах своего ухода либо отсутствия на рабочем месте. Руководители отраслевых и структурных подразделений в свою очередь доводят информацию до руководителя аппарата администрации.
3.9. Телефонная связь используется только для служебных целей. После проведения междугороднего служебного переговора делается отметка о переговоре в специальном журнале.
3.10. Ведение табеля учета рабочего времени в отраслевых и структурных подразделениях администрации осуществляет руководитель отраслевого и структурного подразделения, а утверждает курирующий заместитель главы администрации.
3.11. Выделение дополнительных кабинетов и помещений производится по заявке руководителя подразделения и согласованию с руководителем аппарата администрации.
3.12. Контроль за работой СМУП "Хозяйственное управление" по обслуживанию здания осуществляет руководитель аппарата администрации.
IV. Порядок подготовки и проведение мероприятий
4.1. Глава администрации МО ГО "Сыктывкар" осуществляет свои полномочия в соответствии с Уставом
МО ГО "Сыктывкар", определяет основные направления деятельности администрации и организует ее работу.
4.2. Глава администрации МО ГО "Сыктывкар" в пределах своих полномочий издает постановления и распоряжения, обязательные для исполнения на всей территории МО ГО "Сыктывкар", обладает правом внесения в Совет городского округа проектов решений Совета МО ГО "Сыктывкар", представляет на рассмотрение и утверждение Совета городского округа проект бюджета городского округа, отчет об его исполнении и иные вопросы.
4.3. Глава администрации МО ГО "Сыктывкар" в целях координации деятельности администрации проводит рабочие совещания, планерки.
4.3.1. Порядок подготовки и проведения планерок:
- ежедневно планерка проводится с заместителями главы администрации, руководителем аппарата администрации, начальником финансового органа, начальником управления по делам ГО и ЧС, руководителем администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" в 8 час. 45 мин. с ведением протокола (ответственность по ведению протокола возлагается на отдел контроля и работы с документами);
- общегородская планерка проводится в первый и третий понедельник каждого месяца в 8 час. 30 мин. с ведением протокола (ответственность по ведению протокола возлагается на отдел контроля и работы с документами).
В работе общегородской планерки принимают участие:
- Глава МО ГО "Сыктывкар" - Председатель Совета МО ГО "Сыктывкар";
- Заместители главы администрации МО ГО "Сыктывкар";
- Руководитель аппарата администрации;
- Начальники управлений и отделов администрации МО ГО "Сыктывкар";
- Руководитель администрации Эжвинского района;
- Руководители администраций поселков городского типа;
- Начальник военного комиссариата города Сыктывкара;
- Прокурор города Сыктывкара;
- Начальник УВД по городу Сыктывкару;
- Начальник РОВД по Эжвинскому району;
- Руководитель ИФНС России по городу Сыктывкару;
- Начальник налогового управления по Эжвинскому району;
- Начальник пожарного надзора по городу Сыктывкару;
- Руководители предприятий города Сыктывкара по приглашению главы администрации.
4.4. Порядок подготовки и проведения совещаний.
4.4.1. Совещания при главе администрации проводятся 1 раз в квартал, в случае необходимости проводятся внеочередные совещания. На совещания приглашаются заинтересованные лица.
4.4.2. Совещания проводятся согласно плану работы администрации МО ГО "Сыктывкар" на год, которые формируются отделом контроля и работы с документами.
4.4.3. В ходе совещаний глава администрации определяет поручения для исполнения своим заместителям, руководителям отраслевых и структурных подразделений администрации, руководителям муниципальных предприятий и учреждений.
4.4.4. Поручения подлежат исполнению в указанные главой администрации сроки, служат основанием для подготовки соответствующих документов с целью принятия управленческих решений.
4.5. Глава администрации проводит прием граждан по личным вопросам два раза в месяц по предварительной записи и с участием (при необходимости) должностных лиц администрации. Запись на личный прием осуществляется отделом контроля и работы с документами.
4.6. Заместители главы администрации, руководитель аппарата администрации, руководители отраслевых и структурных подразделений на основании распоряжения
№ 165-р от 17.04.2009 осуществляют прием граждан, рассмотрение их обращений, предложений, заявлений и жалоб в соответствии с действующим законодательством и графиком приема граждан.
4.7. Заместители главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей и должностными инструкциями) рассматривают конкретные вопросы деятельности администрации, координируют и контролируют деятельность курируемых ими отраслевых и структурных подразделений, а также иных служб городского округа.
4.8. Заместители главы администрации обладают правом внесения проектов постановлений и распоряжений, договоров на рассмотрение главы администрации МО ГО "Сыктывкар", обеспечивают и несут ответственность за их исполнение.
4.9. Заместители главы администрации осуществляют взаимодействие с министерствами, департаментами, агентствами, комитетами Республики Коми, в ведении которых находятся вопросы, соответствующие их компетенции.
V. Взаимодействие администрации МО ГО "Сыктывкар"
с Советом МО ГО "Сыктывкар"
5.1. В соответствии со статьей 44
Устава МО ГО "Сыктывкар" администрация городского округа является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления муниципального образования. Осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательными и иными нормативными актами Российской Федерации и Республики Коми, Уставом
МО ГО "Сыктывкар", решениями Совета городского округа, постановлениями и распоряжениями главы городского округа - председателя Совета городского округа и иными правовыми актами муниципального образования, подотчетна и подконтрольна населению и Совету городского округа.
5.2. Приглашения должностных лиц администрации на заседания Совета городского округа, на заседания комиссий осуществляются в письменной форме. Список приглашаемых должностных лиц указывается в сформированной повестке дня заседания Совета.
5.3. Приглашения главы городского округа - Председателя Совета МО ГО "Сыктывкар", его заместителей, депутатов Совета для участия в мероприятиях, проводимых администрацией, осуществляются как в письменной, так и в устной форме отделом контроля и работы с документами по указанию главы администрации.
5.4. Порядок разработки проектов решений и проектов внесения изменений в решения Совета МО ГО "Сыктывкар".
5.4.1. Проекты решений Совета разрабатываются отраслевыми и структурными подразделениями администрации в соответствии с годовыми, квартальными и месячными планами работы.
5.4.2. Руководители отраслевых и структурных подразделений, ответственные за подготовку проекта решения Совета МО ГО "Сыктывкар", в обязательном порядке представляют проект курирующему заместителю главы администрации для определения круга должностных лиц, с которыми необходимо провести согласование.
5.4.3. При формировании проекта решения Совета должны соблюдаться следующие требования:
- текст проекта решения должен быть четким и логически последовательным, используемые термины должны быть общепризнанными и исключать возможность двоякого толкования;
- проект решения, подготовленный на основании или во исполнение федеральных законов, законов Республики Коми, решений Совета, должен содержать ссылку на их название, дату и номер;
- должен содержаться пункт об отмене, изменениях и (или) дополнениях ранее принятых решений в связи с принятием настоящего проекта решения;
- в проекте решения должны определяться намеченные меры, исполнители, сроки исполнения, лица и органы, на которые возлагается контроль для исполнения решения;
- к проекту решения в обязательном порядке прилагается пояснительная записка.
5.5. В случае внесения проекта решения о внесении изменений и дополнений в решение Совета к нему прилагается сопоставительная таблица частей текста решения, в которые вносятся изменения и дополнения.
5.6. Проекты решений Совета перед внесением их на заседание Совета согласовываются с заинтересованными предприятиями и организациями муниципального образования, структурными подразделениями администрации, заместителем главы, курирующим вопросы, указанные в проекте решения Совета.
5.7. К проектам решений Совета при необходимости прилагается согласование правового управления администрации, а к проектам решений Совета, связанным с бюджетным финансированием - заключение финансового органа.
5.8. Срок согласования с каждым должностным лицом не должен превышать двух рабочих дней со дня поступления соответствующего проекта, срок согласования с правовым управлением не должен превышать четырех рабочих дней.
5.9. Согласование оформляется визой. Она включает в себя личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату согласования. Визы проставляются на последнем листе первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.
5.10. При отказе в согласовании проекта должностные лица в сроки, установленные для согласования, направляют разработчику мотивированные возражения с указанием замечаний и предложений. При получении отказа в согласовании проекта, а также замечаний и предложений, имеющих существенный характер, исполнитель в течение двух рабочих дней дорабатывает проект или проводит обсуждение с органами, от которых получен отказ, с целью выработки взаимоприемлемого решения.
5.11. При внесении существенных изменений проект в течение двух рабочих дней подлежит повторному согласованию с лицами, органами и организациями, указанными в пункте 5.5
настоящего Порядка.
5.12. Если в ходе согласования взаимоприемлемое решение не найдено, проект с разногласиями направляется заместителю главы администрации в соответствии с его компетенцией, который в течение трех рабочих дней принимает окончательное решение по согласованию с главой администрации.
5.13. Проекты, прошедшие установленную настоящим Порядком процедуру согласования, направляются в Совет МО ГО "Сыктывкар" для регистрации и последующего внесения его в Совет МО ГО "Сыктывкар".
5.14. Если представленный проект решения Совета не отвечает вышеперечисленным требованиям, он возвращается его разработчику для выполнения установленных требований.
5.15. После приведения проекта решения Совета в соответствие с требованиями настоящего Регламента он может быть внесен повторно.
5.16. Ответственность за качество подготовки проектов правовых актов и согласование их с заинтересованными органами, отделами, управлениями администрации, а также за их своевременное представление несут должностные лица (руководители структурных подразделений), подготовившие проект решения Совета, а также заместители главы администрации, курирующие данное структурное подразделение.
5.17. Порядок внесения проектов решений на заседания Совета МО ГО "Сыктывкар" регулируется решением
Совета МО ГО "Сыктывкар" от 27 февраля 2007 г. № 33/02-578 "Об утверждении регламента работы Совета муниципального образования городского округа "Сыктывкар".
5.18. Порядок работы с обращениями депутатов Совета МО ГО "Сыктывкар".
5.18.1. В соответствии с Законом № 59-ФЗ от 02.05.2006 "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Уставом
МО ГО "Сыктывкар" депутаты Совета вправе обращаться устно или письменно с целью получения информации от органов местного самоуправления и их должностных лиц.
5.18.2. Должностные лица администрации, в рамках своей компетенции, обязаны обеспечить каждому обратившемуся депутату возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими права и свободы граждан.
5.18.3. Должностное лицо администрации обязано принять депутата Совета в течение суток с момента его обращения. В течение одного месяца или в сроки, заранее оговоренные, представить необходимую для депутата информацию в письменном виде. Предоставление письменной информации, передача документов осуществляется с обязательной регистрацией в отделе контроля и работы с документами администрации и подготовкой сопроводительного письма от имени главы администрации или, по его поручению, одного из заместителей главы администрации.
5.18.4. Письменные обращения депутата, группы депутатов с предложением, заявлением или жалобой регистрируются в отделе контроля и работы с документами администрации, на которые дается ответ в срок не более одного месяца. На заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверок - в течение 30 дней со дня поступления обращения.
5.18.5. В случаях, когда необходима дополнительная проверка, и истребование дополнительных материалов сроки продлеваются, но не более чем на один месяц, с соответствующим извещением об этом автора или авторов обращения.
5.18.6. Учет, регистрацию обращений депутатов, регистрацию ответов на обращения ведет отдел контроля и работы с документами.
5.18.7. Депутатские обращения, включенные в повестку дня заседания Совета МО ГО "Сыктывкар" и признанные депутатскими запросами, рассматриваются главой администрации в порядке, установленном Регламентом
Совета МО ГО "Сыктывкар".
VI. Работа с обращениями граждан,
прием граждан по личным вопросам
6.1. Все поступившие в администрацию города обращения граждан регистрируются в отделе контроля и работы с документами и передаются на рассмотрение главе администрации или заместителям главы администрации в пределах их компетенции в соответствии с Законом РФ от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
6.2. Отдел контроля и работы с документами осуществляет контроль над ходом рассмотрения обращений граждан и их результатом и ежемесячно представляет информацию руководителю аппарата о состоянии работы с обращениями граждан.
6.3. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
6.4. Рассмотрение обращений, поставленных на контроль, признаются оконченными и снимаются с контроля после разрешения всех поставленных заявителями вопросов, ответ готовится по результатам рассмотрения в письменной форме в установленные законом сроки. Письменные ответы на обращения, поставленные на контроль, подписываются главой администрации или его заместителем.
6.5. Прием граждан по личным вопросам осуществляется главой администрации, заместителями главы администрации, руководителем аппарата администрации, начальниками управлений, заведующими отделов - согласно графику, утвержденному главой администрации.
6.6. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.
6.7. Документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
VII. Порядок подготовки проектов
постановлений и распоряжений
7.1. Организацию подготовки и контроль над подготовкой проектов постановлений и распоряжений, договоров (соглашений) осуществляют заместители главы администрации и руководитель аппарата администрации.
7.2. Акты администрации, носящие нормативный характер, издаются в форме постановлений главы администрации. Акты по оперативным и другим текущим вопросам издаются в форме распоряжений главы администрации.
]]>7.3. Начальники управлений администрации, председатели комитетов издают приказы и распоряжения в пределах компетенции в соответствии с Положениями о конкретном структурном подразделении.
7.4. Ответственность за качество проектов постановлений и распоряжений, договоров (соглашений), их согласование с заинтересованными сторонами несут заместители главы администрации, заведующие отделами и начальники управлений администрации, руководители учреждений и организаций, которые вносят проекты постановлений и визируют эти документы.
7.5. Проекты постановлений (распоряжений) разрабатываются отраслевыми и структурными подразделениями администрации.
7.6. Руководители отраслевых и структурных подразделений ответственные за подготовку проекта постановления, в обязательном порядке представляют проект курирующему заместителю главы администрации для определения круга должностных лиц, с которыми необходимо провести согласование.
7.7. При оформлении проекта постановления должны соблюдаться следующие требования:
7.7.1. Текст проекта должен быть четким и логически последовательным, используемые термины должны быть общепризнанными и исключать возможность двоякого толкования;
7.7.2. Проект постановления, подготовленный на основании или во исполнение нормативно-правовых актов, должен содержать ссылку на их наименование, дату и номер;
7.7.3. Проект должен содержать пункт об отмене, изменениях и (или) дополнениях ранее принятых постановлений в связи с принятием настоящего Постановления;
7.7.4. В проекте постановления определяются намеченные меры, исполнители, сроки исполнения, лица и органы, на которые возлагается контроль за исполнением постановления;
7.7.5. К проекту постановления в обязательном порядке прилагается пояснительная записка;
7.7.6. В случае внесения в проект постановления изменений и дополнений к нему прилагается сопоставительная таблица частей текста постановления, в которые вносятся изменения и дополнения;
7.7.7. Проекты постановлений перед подписанием главой администрации согласовываются с руководителями заинтересованных предприятий и организаций муниципального образования, отраслевыми и структурными подразделениями администрации, заместителями главы, курирующими вопросы, указанные в проекте постановления;
7.7.8. При необходимости проекты постановлений согласовываются с правовым управлением администрации, а к проектам постановлений, связанным с бюджетным финансированием, необходимо заключение финансового органа;
7.7.9. Срок согласования с каждым должностным лицом не должен превышать двух рабочих дней со дня поступления соответствующего проекта, срок согласования с правовым управлением не должен превышать четырех рабочих дней;
7.7.10. Согласование оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату согласования. Визы проставляются на последнем листе первого экземпляра проекта документа в нижней его части;
7.7.11. При отказе в согласовании проекта должностные лица в сроки, установленные для согласования, направляют разработчику мотивированные возражения с указанием замечаний и предложений. При получении отказа в согласовании проекта, а также замечаний и предложений, имеющих существенный характер, исполнитель в течение двух рабочих дней дорабатывает проект или проводит обсуждение с органами, от которых получен отказ, с целью выработки взаимоприемлемого решения;
7.7.12. При внесении существенных изменений проект в течение двух рабочих дней подлежит повторному согласованию с лицами, органами и организациями, указанными выше;
7.7.13. Если в ходе согласования взаимоприемлемое решение не найдено, проект с разногласиями направляется заместителю главы администрации в соответствии с его компетенцией, который в течение трех рабочих дней принимает окончательное решение по подписанию его главой администрации;
7.7.14. Проекты, прошедшие установленную настоящим Порядком процедуру согласования, направляются для подписания главе администрации;
7.7.15. Если представленный проект не отвечает вышеперечисленным требованиям, он возвращается его разработчику для выполнения установленных требований;
7.7.16. После приведения проекта в соответствие с требованиями настоящего Регламента он может быть внесен повторно;
7.7.17. Ответственность за качество подготовки проектов правовых актов и согласование их с заинтересованными органами, отделами, управлениями администрации, а также за их своевременное представление несут руководители отраслевых и структурных подразделений, подготовившие проект постановления (распоряжения), а также заместители главы администрации, курирующие данное подразделение;
7.7.18. Проекты постановлений и распоряжений главы администрации должны содержать пункт о возложении контроля над их выполнением и опубликованием, при необходимости, в средствах массовой информации;
7.7.19. После подписания проекта постановления (распоряжения) главой администрации он передается для регистрации в отдел контроля и работы с документами;
7.7.20. Общий срок прохождения документов не должен превышать одного месяца.
7.8. Отдел контроля и работы с документами администрации обеспечивает выпуск, тиражирование и отправку правовых актов согласно рассылке, представленной исполнителем подготовившим проект, не позднее чем в пятидневный срок после подписания, а срочные - незамедлительно. Каждый экземпляр рассылаемых правовых актов заверяется печатью отдела контроля и работы с документами.
7.9. Подлинные экземпляры правовых актов администрации с подписями должностных лиц хранятся в отделе контроля и работы с документами.
7.10. Копии постановлений главы администрации направляются в заинтересованные отраслевые и структурные подразделения для работы с ними.
7.11. Постановления, распоряжения - имеющие персональный характер, выдаются заявителю отделом контроля и работы с документами под роспись, с регистрацией в специальном журнале. Выдача копий данных постановлений, распоряжений производится только после подачи заявителем заявления на имя главы администрации.
7.12. Полные тексты зарегистрированных постановлений и распоряжений главы администрации должны быть введены специалистами отдела контроля и работы с документами в электронную автоматизированную базу данных.
VIII. Организация контроля исполнения документов
8.1. Основной целью системы контроля является обеспечение высокой эффективности управления муниципальным образованием на основе систематической проверки хода исполнения распорядительных документов вышестоящих органов, постановлений, распоряжений и поручений главы администрации и принятие своевременных мер по безусловному их выполнению в установленные сроки.
8.2. Контроль над исполнением документов осуществляется заместителями главы администрации, руководителями отраслевых и структурных подразделений.
8.3. Контроль поступивших в администрацию распорядительных документов вышестоящих органов определяет глава администрации или лицо, его замещающее. Необходимость контроля над собственными постановлениями и распоряжениями определяется в этих постановлениях и распоряжениях. Контроль исполнения включает в себя контроль за своевременным и качественным исполнением правовых актов и других документов, обобщение результатов исполнения и информирование об этом главы администрации.
8.4. Учет исполнения распорядительных документов вышестоящих государственных органов, собственных постановлений и распоряжений ведется отделом контроля и работы с документами.
8.5. Глава администрации, заместители главы администрации, руководители отраслевых и структурных подразделений определяют конкретных исполнителей заданий, сроки отчетов об исполнении заданий, утверждают планы организационных мероприятий по выполнению решений, постановлений, реализация которых рассчитана на длительный период.
8.6. Оперативный контроль над сроками исполнения правовых актов главы администрации, других документов, поставленных на контроль, осуществляет отдел контроля и работы с документами.
8.6.1. Отдел контроля и работы с документами через систему еженедельных письменных и ежедневных устных напоминаний организует своевременное представление исполнителями отчетов о выполнении контрольных документов, вносит информацию в базу данных.
8.6.2. Отдел контроля и работы с документами ежемесячно составляет справку о невыполненных документах к установленному сроку, которая рассматривается на ежедневной планерке у главы администрации.
8.6.3. Отдел контроля и работы с документами осуществляет регистрацию документов, адресованных главе администрации, осуществляет учет дальнейшего прохождения этих документов с резолюциями в адрес исполнителей.
8.6.4. Документы с резолюцией "Контроль" в тот же день передаются исполнителям.
8.6.5. Документы без резолюции "Контроль" направляются непосредственно исполнителям не позднее следующего дня после поступления в отдел контроля и работы с документами.
8.12. Контроль исполнения постановлений и распоряжений главы администрации осуществляется в соответствии со следующим порядком:
8.12.1. Указываются контрольные сроки представления информации в соответствии со сроками, обозначенными главой администрации. Для решения длительных действий устанавливаются сроки представления информации поквартально, по итогам полугодия, года до полной реализации решения;
8.12.2. Исполнителями в установленные сроки представляется на имя главы администрации или его заместителей информация о ходе выполнения решений;
8.12.3. Решение о снятии с контроля или продлении срока исполнения постановления, распоряжения с соответствующими предложениями главы администрации принимается главой администрации при представлении исполнителем информации о ходе исполнения данного постановления;
8.12.4. Отделом контроля и работы с документами ежемесячно представляется справка по исполнению нормативных актов.
8.13. Контроль исполнения поручений главы администрации с грифом "Контроль" осуществляется в соответствии со следующим порядком:
8.13.1. С резолюцией "Срочно" - в течение суток;
8.13.2. С резолюцией "Оперативно", "Безотлагательно" - до 3-х дней;
8.13.3. Если сроки исполнения поручения не указаны, оно должно быть исполнено в течение 30 дней;
8.13.4. Исполнителями в установленные сроки представляется информация о выполнении поручения или предложение о продлении срока его исполнения;
8.13.5. Продление срока исполнения поручения производится по соответствующей резолюции руководства администрации.
8.14. Отделом контроля и работы с документами ежемесячно представляются руководителю аппарата администрации сведения об исполнении контрольных поручений руководителями структурных подразделений.
8.15. Глава администрации, его заместители, руководители структурных подразделений еженедельно рассматривают ход выполнения нормативных документов администрации, поручений и распоряжений главы администрации.
8.16. Информация о выполнении контрольных поручений направляется на имя руководителя, давшего поручение. Если документ адресован нескольким исполнителям, требуется представление обобщенного ответа за подписью лица, указанного в списке исполнителей первым.
8.17. Отдел контроля и работы с документами периодически проводит проверку состояния исполнения документов в отделах, управлениях администрации, муниципальных предприятиях и учреждениях.
8.18. Документы после их выполнения снимаются с контроля.
8.19. Контроль над исполнением документов, для которых существуют и сопровождаются соответствующие базы данных, может осуществляться с использованием автоматизированных информационных систем по делопроизводству и документообороту.
IX. Информационное обеспечение
деятельности администрации
9.1. Информационное обеспечение деятельности администрации направлено на:
- обеспечение принципа гласности в деятельности администрации;
- своевременное информирование населения города об ее деятельности по решению задач социально-экономического развития;
- информирование юридических и физических лиц о вступлении в действие нормативно-правовых актов главы администрации, затрагивающих их права и свободы.
9.2. Потребителями информации администрации могут быть:
- органы государственной власти Республики Коми;
- органы местного самоуправления;
- организации, расположенные на территории города;
- население города (жители).
9.3. Формы и средства предоставления и распространения информации:
- адресная рассылка нормативно-правовых актов;
- предоставление копий документов по запросу;
- публикации в средствах массовой информации;
- организация теле- и радиопрограмм;
- выступление на радио и телевидении;
- проведение разъяснительных кампаний, брифингов;
- передача информации по электронной почте.
9.4. Порядок предоставления и распространения информации устанавливается настоящим Регламентом или отдельными распорядительными актами.
9.5. В целях обеспечения структурных подразделений и должностных лиц администрации нормативно-правовыми актами в соответствии с их компетенцией отдел контроля и работы с документами в 3-дневный срок с момента подписания документа осуществляет их рассылку в соответствии с утвержденными списками рассылки.
9.6. Для обеспечения принципа гласности в деятельности администрации организуются пресс-конференции, брифинги, "круглые столы" с участием главы администрации и его заместителей. До средств массовой информации доводятся сообщения и материалы для опубликования, организуются публикации нормативно-правовых актов в полном объеме.
9.7. Информирование организаций и граждан о нормативно-правовых актах, затрагивающих их права и обязанности, осуществляется путем размещения их на сайте администрации и в газете "Панорама столицы".
X. Информатизация деятельности администрации
10.1. Целью информатизации деятельности администрации является внедрение современных информационных технологий для обеспечения качественного и оперативного управления во всех отраслевых и структурных подразделениях администрации.
10.2. Главной задачей информатизации деятельности администрации является создание единой системы электронного документооборота (СЭД) администрации, которая обеспечивает:
- оперативное и качественное прохождение и рассмотрение поступающих в администрацию и отправляемых из администрации документов;
- оперативное доведение поручений должностных лиц администрации до исполнителей посредством внутренней электронной почты и контроль за исполнением поручений;
- доступ к базам данных руководства администрации, должностных лиц и руководителей структурных подразделений;
- совершенствование организации труда сотрудников администрации, повышение качества работы с документами;
- устранение дублирования и параллелизма в работе сотрудников администрации;
- сокращение времени на осуществление управленческих операций.
10.3. В рамках создания системы электронного документооборота в администрации формируются следующие базы данных:
- нормативные документы администрации (постановления и распоряжения главы администрации, решения Совета МО ГО "Сыктывкар");
- корреспонденция администрации (входящая документация в адрес главы администрации и его заместителей, исходящая документация за подписью главы администрации и его заместителей);
- обращения граждан.
10.4. Базы данных включают в себя подсистемы регистрации документов и контроля над их исполнением:
- контроль исполнения нормативных документов администрации;
- контроль прохождения служебной корреспонденции и писем граждан;
- технологические базы данных, необходимые для обеспечения работы аппарата администрации в целом.
10.5. Ввод информации в базу данных осуществляют отраслевые и структурные подразделения администрации согласно распределению функций.
10.6. Ответственность за эксплуатацию базы данных и организацию доступа пользователей возлагается на управление специальных программ.
10.7. Подключение к базе данных администрации осуществляется по мере готовности программных, технических, информационных и организационных средств, предназначенных для эксплуатации базы данных администрации, а также технологической готовности абонентов.
10.8. Подключение к базе данных служебных документов, технологическим и информационно-справочным базам производится в разрешительном порядке на основании письма руководителя отраслевого или структурного подразделения в адрес руководителя аппарата администрации.
10.9. Работа в сети внутренней электронной почты и подключение к внешней электронной почте (Internet-почта) производится в заявительном порядке.
XI. Выполнение машинописных и множительных работ
11.1. Выполнение машинописных работ, формирование распорядительных документов в электронном виде осуществляются отделом контроля и работы с документами.
11.2. Выполнение машинописных работ для самостоятельных структурных подразделений осуществляют работники структурных подразделений, используя имеющиеся технические средства.
11.3. Для печати принимаются только служебные материалы.
11.4. Печатание производится в порядке поступления материалов.
11.5. Порядок выполнения срочных работ определяет заведующий отделом контроля и работы с документами.
11.6. В конце отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
11.7. Копировально-множительные работы осуществляются отделом контроля и работы с документами.
11.8. Размножению подлежат только служебные документы и материалы.
11.9. Размножение производится по заявке, подписанной заведующим отделом контроля и работы с документами, и учитывается в журнале установленной формы.
11.10. Самостоятельные структурные подразделения копировально-множительные работы выполняют самостоятельно.
11.11. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.
11.12. Размножение документов в типографии производится с разрешения главы администрации и руководителя аппарата администрации.
XII. Прием иностранных делегаций
12.1. Прием иностранных делегаций и граждан определяется Положением и утверждается главой администрации.
12.2. Руководитель аппарата администрации совместно с заместителем главы администрации, в прямом ведении которого находится перечень вопросов, вынесенных на обсуждение, готовят программу приема иностранных делегаций (граждан), которую утверждает глава администрации. На основании утвержденной программы готовится распоряжение главы администрации, назначаются ответственные лица, составляется смета расходов.
12.3. Ответственность за выполнение программы приема иностранных делегаций (граждан) несут руководители, в прямом ведении которых находится перечень вопросов, вынесенных на обсуждение.
12.4. Общее руководство и координация действий возлагается на руководителя аппарата администрации.
XIII. Порядок посещения здания администрации
13.1. Режим работы администрации МО ГО "Сыктывкар" утверждается главой администрации, контроль над его соблюдением возлагается на руководителя аппарата администрации.
13.2. Время пропуска в здание администрации МО ГО "Сыктывкар":
- с 07:30 до 18:00 часов - сотрудники учреждений, расположенных в здании администрации, по постоянным пропускам;
- с 09:00 до 18:00 часов сотрудники администрации Республики Коми, правительства Республики Коми, министерств и ведомств Республики Коми, депутаты различных уровней проходят по служебным удостоверениям установленного образца;
- с 09:00 до 16:30 часов граждане города по записи или вызову сотрудником администрации и согласно графику приема граждан.
13.3. Порядок пропуска в здание администрации:
13.3.1. Пропуск в здание администрации осуществляется работником хозяйственного управления;
13.3.2. Сотрудники учреждений, расположенных в здании администрации, проходят через турникет посредством пропуска;
13.3.3. Сотрудники администрации Республики Коми, сотрудники Правительства Республики Коми, сотрудники министерств и ведомств Республики Коми, члены Совета Федераций, депутаты Государственного Совета, депутаты городского Совета - по служебным удостоверениям установленного образца;
13.3.4. Гости и граждане города Сыктывкара, Республики Коми - при предъявлении паспорта (устанавливается цель визита, вносятся данные в компьютер, и ставится в известность сотрудник). Ответственность за пропускной режим в здании администрации возлагается на начальника хозяйственного управления. Контроль над пропускным режимом - на руководителя аппарата администрации.
13.4. Стоянка личного и служебного транспорта производится во дворе здания администрации. Стоянка автотранспорта перед зданием администрации запрещена.
XIV. Организация дежурства в администрации
14.1. Дежурство в администрации осуществляется круглосуточно оперативным дежурным управления по делам ГО и ЧС, службой "05".
14.2. Заместители главы администрации, руководитель аппарата администрации, начальник управления по делам ГО и ЧС, начальник управления ЖКХ привлекаются к дежурству в следующих случаях:
- в предпраздничные и праздничные дни;
- в случае возникновения чрезвычайных ситуаций;
- для контроля над ликвидацией последствий аварий;
- ликвидации стихийных бедствий и катастроф.
14.3. График дежурств на месяц составляет руководитель аппарата администрации.
XV. Порядок внесения дополнений и изменений
в Регламент работы администрации
15.1. Дополнения и изменения в Регламент администрации вносятся постановлением главы администрации.
