ДЕПАРТАМЕНТ КУЛЬТУРЫ И АРХИВНОГО ДЕЛА
УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 16 апреля 2009 г. № 111
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ДЕПАРТАМЕНТА КУЛЬТУРЫ И АРХИВНОГО ДЕЛА УЛЬЯНОВСКОЙ
ОБЛАСТИ ПО РАССМОТРЕНИЮ И РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
В целях повышения качества работы с обращениями граждан, эффективной защиты их прав, свобод и интересов, повышения эффективности взаимодействия между структурными подразделениями и должностными лицами, а также в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и утвержденным "Административным регламентом
Правительства Ульяновской области исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан Российской Федерации" от 6 октября 2008 г., приказываю:
1. Утвердить "Административный регламент
Департамента культуры и архивного дела Ульяновской области по рассмотрению и работе с обращениями граждан" (далее - Административный регламент) (прилагается).
2. Руководителям областных государственных и автономных учреждений культуры и архивного дела в срок до 25 апреля 2009 года закрепить приказом ответственных за работу с обращениями граждан и внести соответствующие изменения в должностные инструкции, использовать в своей работе утвержденный Административный регламент.
3. Рекомендовать начальникам отделов культуры и архивного дела администраций муниципальных образований руководствоваться данным Административным регламентом при рассмотрении обращений граждан.
4. Довести приказ, в части касающейся, до сотрудников Департамента и руководителей областных государственных (автономных) учреждений культуры и архивного дела.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника управления культуры и искусства - заместителя директора департамента Сафронову Е.Н.
Директор Департамента
Т.А.ИВШИНА
Утвержден
приказом
Департамента культуры
и архивного дела
Ульяновской области
от 16 апреля 2009 г. № 111
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ДЕПАРТАМЕНТА КУЛЬТУРЫ И АРХИВНОГО ДЕЛА УЛЬЯНОВСКОЙ
ОБЛАСТИ ПО РАССМОТРЕНИЮ И РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
1. Общие положения
1.1. Наименование функции: рассмотрение обращений граждан.
1.2. Исполнение функции: рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации;
Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации";
Административным Регламентом
Правительства Ульяновской области исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан Российской Федерации.
1.3. Рассмотрение обращений, поступивших в Департамент, исполняется заместителями директора Департамента, руководителями областных государственных учреждений культуры и архивного дела и руководителями отделов культуры, архивного дела муниципальных образований области.
Департамент в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение обращений, поступивших непосредственно в его адрес, принятых на личном приеме и переадресованных в Департамент для рассмотрения по компетенции.
1.5. Основными принципами исполнения обращений являются: законность, профессионализм и компетентность должностных лиц.
2. Требования к порядку исполнения функции
2.1. Порядок информирования об исполнении обращения.
2.1.1. Описание конечного результата по рассмотрению обращений граждан.
Конечными результатами рассмотрения обращений граждан являются:
принятое решение по поставленным заявителем вопросам;
письменный ответ заявителю с разъяснениями действующих нормативных, правовых актов, порядка и необходимых условий, обеспечивающих достижение ожидаемых результатов;
личный прием гражданина уполномоченным на то должностным лицом;
консультации и справки по существу поставленных в обращении вопросов;
возврат обращения в случаях, указанных в статье 11 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", с приложением письменной информации о причинах возврата;
оформление дела по обращению для хранения в архиве.
2.1.2. Способ получения сведений о месте и графике работы с обращениями граждан Департамента.
Информация представляется посредством:
на информационной панели в холле Департамента;
в сети Интернет на официальном сайте Департамента;
телефонной связи.
Государственная услуга по рассмотрению обращений граждан Российской Федерации в Департаменте предоставляется в виде писем Департамента.
Местонахождение Департамента и его почтовый адрес: 432011, г. Ульяновск, ул. Советская, д. 10.
Официальный сайт Департамента: www.uprava.mv.
Электронный адрес Департамента: uprava443005@mail.ru.
Телефоны Департамента: 44-30-05, 44-30-33, 44-05-59, 44-27-02.
Факс: 44-26-80.
Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:
по письменным обращениям - ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения;
по электронной почте - ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения;
по телефону - по указанным в пункте 2.1
номерам телефонов должностные лица Департамента дают исчерпывающую информацию по вопросам рассмотрения обращений граждан;
на официальном сайте Департамента;
при личном обращении граждан - прием граждан осуществляется:
1) руководителем Департамента:
первый и третий вторник месяца с 16.00 до 17.00 (предварительная запись осуществляется по телефону: 44-05-59);
2) заместителями руководителя Департамента:
второй и четвертый вторник месяца с 16.00 до 17.00 (предварительная запись осуществляется по телефону: 44-05-59);
3) другими должностными лицами:
по рабочим дням:
понедельник - четверг: с 9.30 до 17.30
пятница: с 9.30 до 14.00
обеденный перерыв: с 13.00 до 14.00
2.1.3. Перечень документов, необходимых для исполнения рассмотрения обращений, их формы и способы получения.
Основанием для начала исполнения обращений граждан является поступление в адрес Департамента или конкретному должностному лицу обращения от гражданина или коллектива.
В Департаменте регистрации подлежат устные и письменные обращения, поступившие от граждан на почтовый или электронный адрес, по телефону или в ходе личного приема.
Для регистрации письменного обращения от заявителя в адрес Департамента должно поступить письмо с почтовым адресом, на который должен быть направлен ответ, и фамилией гражданина. Содержание письма должно подлежать прочтению.
2.1.4. Сведения об информационных материалах, расположенных в сети Интернет.
В сети Интернет располагаются информации аналитического и справочного характера: анализ обращений за месяц, квартал, полугодие, год.
2.2. Условия и сроки исполнения обращений в Департаменте.
В Департаменте культуры и архивного дела Ульяновской области подлежат регистрации в установленный законодательством срок все письменные обращения, поступившие на почтовый адрес, электронный адрес, факс и в ходе личного приема.
Основными условиями получения гражданином ответа на свое обращение являются:
точность адреса, фамилии, имени, отчества, указанных заявителем в обращении, и их читаемость;
суть обращения, изложенная в тексте.
В соответствии с законодательством в Департаменте культуры и архивного дела исполнение обращений осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации обращения. В поручении должностному лицу указывается дата окончания максимального срока представления результатов рассмотрения, что не исключает рассмотрение обращения исполнителем в более короткие сроки.
В исключительных случаях срок исполнения обращения может быть продлен исполнителем. Срок продления составляет не более 30 дней. Причинами продления срока могут быть: необходимость углубленной проверки, запрос в другие инстанции, другие действия исполнителя, направленные на объективное и всесторонне рассмотрение обращения гражданина.
Гражданин, направивший обращение, уведомляется в обязательном порядке исполнителем о продлении срока обращения и его причинах, с сообщением следующей даты окончательного принятия решения.
2.3 Описание заявителей, имеющих право взаимодействовать с Департаментом при предоставлении государственной услуги по организации исполнения запросов граждан Российской Федерации:
граждане Российской Федерации;
их законные представители;
организации независимо от их организационно-правовой формы;
органы государственной власти;
органы местного самоуправления;
правоохранительные органы.
2.4. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.
Не подлежат рассмотрению запросы и Интернет-обращения граждан, не содержащие фамилии, почтовые адреса и/или электронные адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные выражения.
3. Административные процедуры
3.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные действия:
3.2. Прием и первичная обработка обращений граждан.
3.3. Регистрация поступивших обращений.
3.4. Направление обращения исполнителям для принятия мер согласно резолюции.
3.5. Рассмотрение обращений в Департаменте.
3.6. Направление обращений в другие учреждения для получения сведений, необходимых для рассмотрения обращения.
3.7. Контроль за качеством и порядком исполнения обращений.
3.8. Персональная ответственность работников за осуществление функции по рассмотрению обращений граждан должна быть закреплена в их должностных регламентах.
3.9. Ответственность за исполнение и соблюдение порядка рассмотрения обращения в Департамент культуры и архивного дела области возлагается на руководителя в соответствии с законодательством.
3.10. Ответственность за организацию рассмотрения обращений в областных государственных (автономных) учреждениях культуры и архивного дела и отделах культуры и архивов муниципальных образований области возлагается на руководителя.
3.11. При уходе в отпуск, переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения другому сотруднику согласно распоряжению руководителя.
3.12. Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных и устных (в том числе поступивших во время личного приема) обращений и осуществляется бесплатно.
3.13. Обращения граждан рассматриваются должностным лицом, которому адресовано обращение, и направляются согласно резолюции должностным лицам Департамента, областных государственных (автономных) учреждений культуры и архивов, отделов культуры и архивов муниципальных образований области по компетенции.
4. Прием и первичная обработка обращений граждан
4.1. Все поступающие в Департамент письменные обращения граждан, связанные с их рассмотрением, производятся в отделе организационного обеспечения и работы с обращениями граждан не позднее чем в 3-дневный срок с момента их поступления.
4.2. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка с указанием даты и времени приема обращения, количество принятых листов, подписью должностного лица, принявшего обращение. На копиях или вторых экземплярах делается отметка о приеме обращения.
4.3. Началом срока рассмотрения поступивших обращений считается день их регистрации в Департаменте.
5. Направление обращений на рассмотрение
5.1. Основанием для направления обращения на рассмотрение является визирование обращения директором Департамента (или уполномоченным должностным лицом). Выбор исполнителя осуществляется в соответствии с его компетенцией по решению вопросов, поставленных гражданином в обращении. Резолюция к обращению предписывает конкретное действие по рассмотрению обращения.
5.2. Резолюция по обращению оформляется в виде лаконично сформулированного текста, предписывающего действие, порядок и срок исполнения, с указанием фамилии, инициалов исполнителей, подписью должностного лица и датой рассмотрения.
5.3. Административное действие по направлению должностному лицу поступившего обращения и подготовке резолюций по их рассмотрению входит в административную процедуру по приему и регистрации обращений и не может превышать 3-х дней с момента поступления обращения в Департамент.
5.4. В соответствии с законодательством обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, направляются в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган, в компетенции которого находится решение поставленных в обращении вопросов, с одновременным уведомлением гражданина о переадресовке обращения.
5.5. Обращения могут рассматриваться непосредственно в Департаменте, в том числе с выездом на место, или их рассмотрение может быть поручено подведомственному учреждению культуры и архивного дела в соответствии с их компетенцией.
5.6. В тексте поручения по рассмотрению обращения может присутствовать информация об установлении должностным лицом сокращенных сроков предоставления информации - "срочно", или "оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный и 10-дневный сроки исполнения.
6. Механизм рассмотрения обращений граждан в
Департаменте
6.1. Любое обращение, поступившее в Департамент, в соответствии с компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению согласно резолюции должностного лица, в чей адрес направлено обращение.
6.2. Директор Департамента или уполномоченное на то лицо назначает исполнителей, ответственных за рассмотрение обращения, определяет сроки рассмотрения обращения и действия, которые должны быть предприняты при рассмотрении обращения, визирует свое решение.
6.3. Общий срок исполнения обращений устанавливается в соответствии с законодательством в течение 30 дней со дня их регистрации.
6.4. Доклад о необходимости продления срока рассмотрения обращения представляется не менее чем за 10 дней до истечения срока рассмотрения обращения с обоснованием причин и датой завершения рассмотрения обращения.
6.5. В соответствии с законодательством исполнитель при рассмотрении обращения вправе приглашать заявителя для личной беседы, выезжать на место для уточнения имеющихся данных, запрашивать дополнительные документы, необходимые для принятия мер по обращению. В отдельных случаях может быть организовано проведение проверки в пределах своих полномочий.
6.6. Максимальный срок возврата ошибочно направленных обращений - 1 рабочий день.
6.7. Обращение может быть оставлено без ответа заявителю в следующих случаях:
не указаны фамилия и почтовый адрес гражданина, направившего обращение;
адрес и текст письменного обращения не поддаются чтению;
в тексте содержатся вопросы, на которые заявителю многократно давались письменные ответы по существу, и при этом отсутствуют новые доводы или обстоятельства.
6.8. Обращения, в которых автор не указал фамилию, имя, отчество и почтовый адрес, списываются в дело.
6.9. По итогам рассмотрения обращения исполнителем готовится информация (ответ) должностному лицу, давшему поручение по рассмотрению обращения.
6.10. Запрещается направлять гражданам ответы с исправлениями, орфографическими ошибками.
6.11. Ответ на коллективное обращение направляется на имя одного из подписавших его лиц, чей почтовый адрес указан в обращении, с просьбой довести результат рассмотрения до сведения других авторов обращения.
6.12. Если заявителю в ходе личного приема дается ответ в устной форме (по согласованию с автором), то в регистрационной карточке делается соответствующая запись.
7. Сокращение и продление сроков рассмотрения обращений
граждан
7.1. Сокращение сроков рассмотрения обращений граждан достигается оперативной передачей исполнителю и получением от него итоговых материалов по обращениям.
7.2. При поступлении от исполнителя мотивированной просьбы о продлении срока рассмотрения обращения он может быть продлен, но не более чем на 30 дней в соответствии с законодательством.
8. Организация личного приема
8.1. Личный прием граждан осуществляется при их непосредственном обращении в Департамент.
8.2. Личный прием граждан проводится директором Департамента и его заместителями согласно графику, утвержденному приказом директора Департамента.
8.3. Каждый гражданин, записавшийся на личный прием, не позднее чем за 1 сутки информируется о времени его проведения.
8.4. После заполнения регистрационной карточки личного приема заявитель ставит свою подпись, подтверждающую соответствие ее содержания по существу всех поставленных вопросов. В случае получения полного ответа и отказа заявителя от письменного ответа в карточке делается запись "Ответ на обращение получен во время приема" и подтверждается подписью заявителя.
8.5. Директор Департамента проводит по установленному графику, утвержденному Губернатором - Председателем Правительства Ульяновской области, выездные личные приемы в закрепленных за ним муниципальных образованиях области.
9. Анализ поступивших обращений граждан и результатов
их рассмотрения
9.1. Организация контроля за ходом исполнения резолюции по обращению и соблюдением требований законодательства возлагается на отдел организационного обеспечения и работы с обращениями граждан.
9.2. Контроль за исполнением обращения включает:
постановку поручений по исполнению обращений на контроль;
сбор и обработку информации о ходе рассмотрения обращения;
подготовку оперативных запросов о ходе и состоянии исполнения поручения;
представление информации должностному лицу для принятия решения.
9.3. Снятие поступивших обращений с контроля осуществляется при представлении исполнителем полного ответа по существу поставленных в обращении вопросов.
9.4. Анализ поступивших в Департамент обращений проводится по временным интервалам, тематическим, социальным и территориальным аспектам.
10. Порядок обжалования действий (бездействия) по
рассмотрению обращений граждан и решений, принятых по
результатам их рассмотрения
Гражданин вправе обжаловать действия (бездействие) по рассмотрению обращения и решение, принятое по результатам его рассмотрения, в суде в порядке, предусмотренном законодательством.
11. Хранение материалов по обращениям граждан
Материалы по обращениям граждан хранятся в течение года в текущем архиве Департамента в отдельных папках, которые по истечении одного года передаются в архив Департамента.
