ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 30 марта 2009 г. № 306
О ВВОДЕ В ЭКСПЛУАТАЦИЮ ЕДИНОЙ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНАХ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. Постановления
Главы Администрации
Волгоградской обл. от 22.10.2009 № 1269)
Во исполнение Распоряжения Главы Администрации Волгоградской области от 26 февраля 2008 г. № 141-р "Об организационных мероприятиях по созданию комплексной информационной системы "Электронное правительство Волгоградской области" и ее внедрению в государственных органах исполнительной власти Волгоградской области", а также в целях совершенствования делопроизводства и оптимизации работы с документами в органах исполнительной власти Волгоградской области на всех уровнях управления постановляю:
1. Внедрить единую автоматизированную систему электронного документооборота (далее именуется - АСЭД) в делопроизводство:
а) аппарата Главы Администрации Волгоградской области, Государственной жилищной инспекции Волгоградской области, Комитета информационных технологий и телекоммуникаций Администрации Волгоградской области, Комитета по здравоохранению Администрации Волгоградской области, Комитета по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области, Комитета по управлению государственным имуществом Администрации Волгоградской области, Комитета экономики Администрации Волгоградской области, Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области - с 31 марта 2009 г.;
б) органов исполнительной власти Волгоградской области, не указанных в подпункте "а"
настоящего пункта, - с 1 ноября 2009 г.;
в) территориальных управлений Комитета бюджетно-финансовой политики и казначейства Администрации Волгоградской области, Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области, государственных учреждений, подведомственных Комитету по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области, - с 16 ноября 2009 г.
2. Утвердить прилагаемую Временную инструкцию
по ведению делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области, государственных учреждениях, подведомственных Комитету по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области, с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - временная инструкция).
3. Руководителям органов исполнительной власти Волгоградской области, территориальных управлений Комитета бюджетно-финансовой политики и казначейства Администрации Волгоградской области, Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области, государственных учреждений, подведомственных Комитету по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области:
довести временную инструкцию
до сведения подчиненных им сотрудников;
обеспечить осуществление электронного документооборота в возглавляемых органах исполнительной власти Волгоградской области, территориальных управлениях Комитета бюджетно-финансовой политики и казначейства Администрации Волгоградской области, Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области, государственных учреждениях, подведомственных Комитету по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области, в соответствии с временной инструкцией
одновременно с осуществлением документооборота на бумажных носителях в соответствии с Инструкцией
по делопроизводству в Администрации Волгоградской области, утвержденной Постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 20 июня 2003 г. № 463.
4. Общему отделу аппарата Главы Администрации Волгоградской области до 16 ноября 2009 г. разработать и в установленном порядке представить на подпись Главе Администрации Волгоградской области проект постановления о внесении изменений в Инструкцию
по делопроизводству в Администрации Волгоградской области, утвержденную Постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 20 июня 2003 г. № 463, в части осуществления в Администрации Волгоградской области юридически значимого электронного документооборота.
5. Возложить на Комитет информационных технологий и телекоммуникаций Администрации Волгоградской области обеспечение информационной безопасности при эксплуатации АСЭД.
6. Комитету информационных технологий и телекоммуникаций Администрации Волгоградской области:
проводить программно-техническое сопровождение программного продукта и поддержку пользователей АСЭД, осуществлять дальнейшее развитие АСЭД;
не позднее 1 июня 2009 г. разработать и внедрить в АСЭД систему защиты информации от несанкционированного доступа и предотвращения специальных программно-технических воздействий;
не позднее 1 октября 2009 г. внедрить в АСЭД электронно-цифровую подпись.
7. Контроль за исполнением постановления оставляю за собой.
8. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.
Глава Администрации
Волгоградской области
Н.К.МАКСЮТА
Утверждена
Постановлением
Главы Администрации
Волгоградской области
от 30 марта 2009 г. № 306
ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ, ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ,
ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ КОМИТЕТУ ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ, С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ
ЕДИНОЙ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
(в ред. Постановления
Главы Администрации
Волгоградской обл. от 22.10.2009 № 1269)
(см. текст в предыдущей редакции
)
1. Общие положения
1.1. Временная инструкция по ведению делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области, государственных учреждениях, подведомственных Комитету по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области, с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - временная инструкция) разработана в целях внедрения единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - АСЭД) и определяет порядок регистрации, исполнения, подписания электронной цифровой подписью документов и контроля за исполнением документов с использованием средств АСЭД.
1.2. Временная инструкция регламентирует осуществление электронного документооборота в отношении следующей корреспонденции:
входящих документов, поступающих в адрес Главы Администрации Волгоградской области, первых заместителей Главы Администрации Волгоградской области, заместителей Главы Администрации Волгоградской области, в адрес органов исполнительной власти Волгоградской области (в том числе территориальных управлений Комитета бюджетно-финансовой политики и казначейства Администрации Волгоградской области и Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области), в адрес государственных учреждений, подведомственных Комитету по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области, как на бумажных носителях, так и в виде электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью;
исходящих документов, направляемых Главой Администрации Волгоградской области, первыми заместителями Главы Администрации Волгоградской области, заместителями Главы Администрации Волгоградской области, органами исполнительной власти Волгоградской области (в том числе территориальными управлениями Комитета бюджетно-финансовой политики и казначейства Администрации Волгоградской области и Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области), государственными учреждениями, подведомственными Комитету по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области, в адрес других юридических и физических лиц как на бумажных носителях, так и в виде электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью.
1.3. Действие положений временной инструкции не распространяется на обработку документов, содержащих информацию ограниченного доступа, обращений граждан Российской Федерации, поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, телеграмм, передаваемых по каналам специальной документальной связи, проектов правовых актов Российской Федерации и Волгоградской области.
1.4. В сфере электронного документооборота временная инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.
1.5. Электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи лица в документе на бумажном носителе при соблюдении требований, установленных действующим законодательством.
2. Участники процесса электронного документооборота
2.1. Участниками процесса электронного документооборота, осуществляемого с использованием АСЭД (далее именуются - пользователи АСЭД), являются:
Глава Администрации Волгоградской области;
первые заместители Главы Администрации Волгоградской области и заместители Главы Администрации Волгоградской области;
руководители органов исполнительной власти Волгоградской области и руководители территориальных управлений Комитета бюджетно-финансовой политики и казначейства Администрации Волгоградской области, Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области;
руководители государственных учреждений, подведомственных Комитету по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области;
руководители структурных подразделений органов исполнительной власти Волгоградской области, территориальных управлений Комитета бюджетно-финансовой политики и казначейства Администрации Волгоградской области, Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области, государственных учреждений, подведомственных Комитету по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области;
сотрудники органов исполнительной власти Волгоградской области, территориальных управлений (в том числе Комитета бюджетно-финансовой политики и казначейства Администрации Волгоградской области и Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области), государственных учреждений, подведомственных Комитету по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области, на которых возложены обязанности по ведению делопроизводства (далее именуются - делопроизводители);
сотрудники органов исполнительной власти Волгоградской области (в том числе территориальных управлений Комитета бюджетно-финансовой политики и казначейства Администрации Волгоградской области и Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области), государственных учреждений, подведомственных Комитету по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области, являющиеся исполнителями документов (далее именуются - исполнители).
3. Обработка документов с использованием средств АСЭД
3.1. Электронные документы, создаваемые и изменяемые пользователями АСЭД, состоят из:
содержательной части, включающей в себя текстовую, числовую, графическую информацию, представленную в виде файла, прикрепленного к регистрационно-контрольной карточке электронного документа (далее именуется - РКК);
реквизитной части, включающей в себя наименование действия, выполняемого пользователем АСЭД с электронным документом (например, согласование, подписание и другие), а также идентифицирующие атрибуты электронного документа (дату и время создания или изменения РКК, наименование должности, фамилию, инициалы пользователя АСЭД, создавшего или изменившего РКК, и так далее);
электронной цифровой подписи пользователя АСЭД, создавшего или изменившего содержательную или реквизитную часть электронного документа.
3.2. При составлении, хранении, изменении и передаче электронного документа в АСЭД в качестве способа, позволяющего достоверно идентифицировать составителя электронного документа, отправителя электронного документа, автора изменений, внесенных в электронный документ, и получателя электронного документа, используется электронная цифровая подпись в соответствии с действующим законодательством.
3.3. В процессе обработки документов с использованием средств АСЭД пользователи АСЭД осуществляют внесение изменений в содержательную и (или) реквизитную часть электронного документа и подписывают версию электронного документа своей электронной цифровой подписью. При этом версией электронного документа признается любое изменение в содержательной или реквизитной части электронного документа, осуществляемое пользователями АСЭД при работе с электронным документом.
3.4. Процесс обработки входящих документов с использованием АСЭД состоит из следующих этапов:
3.4.1. Регистрация входящего документа:
а) поступившего на бумажном носителе:
создание РКК и заполнение ее полей (внесение основных реквизитов входящего документа);
сканирование входящего документа;
прикрепление электронного документа к РКК;
создание маршрута прохождения документа;
подписание версии электронного документа электронной цифровой подписью;
отправление документа на рассмотрение в соответствии с маршрутом прохождения документа;
б) поступившего по АСЭД в виде электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью:
проверка полей РКК;
создание маршрута прохождения документа;
подписание версии электронного документа электронной цифровой подписью;
отправление документа на рассмотрение в соответствии с маршрутом прохождения документа.
3.4.2. Рассмотрение входящего документа руководителем, выдача поручений, постановка на контроль, в том числе:
получение документа руководителем;
наложение резолюции - добавление задачи в существующий маршрут документа (изменение маршрута прохождения документа путем создания задачи, внесения текста резолюции, информации об исполнителе, сроках исполнения, комментариев);
выдача поручения - заполнение полей карточки "Создание нового поручения" с указанием краткого содержания поручения, вида контроля, даты исполнения и информации об исполнителе и лице, контролирующем исполнение поручения;
постановка документа на контроль (при необходимости) - изменение маршрута прохождения входящего документа, добавление задачи "На контроль" с указанием данных о сотруднике, его осуществляющем и имеющем право снять задачу с контроля после исполнения документа, сроках исполнения документа или внесением информации о контроле в карточку "Создание нового поручения";
подписание версии электронного документа электронной цифровой подписью;
направление документа исполнителю.
3.4.3. Исполнение входящего документа, в том числе:
открытие задачи на исполнение;
ознакомление с поступившим документом;
при необходимости перенаправления документа на исполнение другим исполнителям - изменение маршрута прохождения документа путем добавления задачи с указанием исполнителя, сроков исполнения документа, внесения комментариев;
назначение ответственного за исполнение документа путем добавления соответствующей задачи в маршрут прохождения документа с указанием информации о сотруднике, осуществляющем контроль, сроках исполнения документа;
непосредственное исполнение документа, осуществляемое внесением информации об исполнении документа в РКК или путем прикрепления файла с отчетом об исполнении, или путем подготовки ответного документа;
снятие документа с контроля при исполнении всех выданных поручений и поставленных задач;
подписание версии электронного документа электронной цифровой подписью;
закрытие задачи "на исполнение";
направление исполненного документа в дело в соответствии с номенклатурой дел.
3.5. Процесс обработки исходящих документов с использованием АСЭД состоит из следующих этапов:
3.5.1. Создание исходящего документа, в том числе:
создание РКК документа и заполнение ее полей (внесение основных реквизитов исходящего документа);
создание вложения и прикрепление файла документа к РКК;
формирование маршрута прохождения документа (внесение этапов согласования документа, проверки оформления, подписания, сканирования и отправки);
подписание версии электронного документа электронной цифровой подписью;
отправление созданного документа по маршруту прохождения документа.
3.5.2. Согласование документа, в том числе:
выполнение процедуры согласования документа с сотрудниками заинтересованных подразделений;
при наличии замечаний - выполнение согласования документа с замечаниями;
доработка исполнителем документа, в согласовании которого отказано лицом (лицами), осуществляющим(и) согласование документа;
подписание версии электронного документа электронной цифровой подписью;
отправление согласованного документа исполнителем на проверку оформления;
завершение процедуры согласования.
3.5.3. Проверка оформления документа, в том числе:
проверка соответствия документа установленным требованиям (наличие всех необходимых реквизитов, правильность их оформления);
подписание версии электронного документа электронной цифровой подписью;
отправление документа на доработку (в случае наличия замечаний) или на подписание.
3.5.4. Работа с документом, возвращенным на доработку, в том числе:
просмотр поступивших замечаний;
удаление документа или доработка документа;
внесение изменений в ранее подготовленный документ, в согласовании которого было отказано;
сохранение документа с соблюдением версионности создаваемых документов;
повторное формирование маршрута прохождения документа (согласование, проверка оформления, подписание, отправка);
подписание версии электронного документа электронной цифровой подписью;
отправление документа по маршруту прохождения документа.
3.5.5. Подписание документа, в том числе:
ознакомление с документом;
формирование замечаний (при их наличии) в примечании к документу, удаление последующих этапов маршрута документа, направление документа на доработку исполнителю при наличии замечаний;
подписание версии электронного документа электронной цифровой подписью;
отправление документа по маршруту прохождения документа.
3.5.6. Регистрация исходящего документа, в том числе:
внесение индекса дела по номенклатуре дел в РКК (в случае его отсутствия);
формирование регистрационного номера и даты регистрации в РКК;
подписание версии электронного документа электронной цифровой подписью.
3.5.7. Рассылка исходящего документа:
а) в электронном виде средствами АСЭД:
направление электронного документа адресатам, указанным в РКК;
закрытие задачи и подтверждение ее выполнения;
отправление документа в дело в соответствии с номенклатурой дел;
б) на бумажном носителе:
распечатывание документа на бумажном носителе в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией
по делопроизводству в Администрации Волгоградской области, утвержденной Постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 20 июня 2003 г. № 463;
подписание документа на бумажном носителе;
направление документа на бумажном носителе адресатам в соответствии со списком рассылки;
закрытие задачи и подтверждение ее выполнения;
отправление документа в дело в соответствии с номенклатурой дел.
3.6. Хранение электронных документов в АСЭД осуществляется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации и Волгоградской области в сфере архивного дела.
Хранение электронных документов в АСЭД осуществляется в файле формата, исключающего возможность редактирования.
Срок хранения электронных документов в АСЭД должен соответствовать срокам хранения документов на бумажном носителе согласно номенклатуре дел органов исполнительной власти Волгоградской области, территориальных управлений Комитета бюджетно-финансовой политики и казначейства Администрации Волгоградской области, Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области, государственных учреждений, подведомственных Комитету по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области.
3.7. Процессы обработки документов с использованием средств АСЭД осуществляются в соответствии с правилами, изложенными в руководстве пользователя единой автоматизированной системы электронного документооборота.
4. Функции пользователей АСЭД
В официальном тексте документа, видимо, допущен пропуск текста: исходя из смысла пункта 4.1, имеется в виду ", заместители Главы Администрации Волгоградской области,".
4.1. Глава Администрации Волгоградской области, первые заместители Главы Администрации Волгоградской области, заместители Главы Администрации Волгоградской, руководители органов исполнительной власти Волгоградской области, руководители территориальных управлений Комитета бюджетно-финансовой политики и казначейства Администрации Волгоградской области, Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области, руководители государственных учреждений, подведомственных Комитету по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области, руководители структурных подразделений органов исполнительной власти Волгоградской области осуществляют с использованием АСЭД следующие действия:
рассмотрение входящих документов, выдача поручений, постановка на контроль;
снятие документов с контроля;
согласование документов;
подписание исходящих документов;
исполнение документов.
4.2. Делопроизводители осуществляют в АСЭД следующие функции:
регистрацию входящих и исходящих документов;
проверку оформления исходящих документов на наличие всех реквизитов, правильность их оформления;
сканирование документов на бумажных носителях;
рассылку исходящих документов внешним адресатам;
направление исполненных документов в дело.
4.3. Исполнители осуществляют в АСЭД следующие функции:
исполнение входящих документов;
доработку документов;
создание исходящих документов;
согласование документов.
4.4. Доступ к АСЭД осуществляется на основании уникального имени и пароля пользователя АСЭД. Пароль пользователя АСЭД должен составлять не менее 8 знаков и храниться пользователем АСЭД в тайне.
4.5. Пользователям АСЭД запрещается:
использовать компоненты программного и аппаратного обеспечения АСЭД в неслужебных целях;
подбирать и использовать чужие имена и пароли пользователей АСЭД;
использовать ключ электронной цифровой подписи, принадлежащий другому лицу;
предоставлять доступ к АСЭД третьим лицам;
осуществлять копирование электронных документов, размещенных в АСЭД, на отчуждаемые электронные носители информации.
5. Администрирование АСЭД
Комитетом информационных технологий и телекоммуникаций Администрации Волгоградской области обеспечивается выполнение следующих функций по администрированию АСЭД:
обеспечение функционирования программного обеспечения АСЭД;
обновление программного обеспечения, связанное с выходом новых версий АСЭД и корректировкой ошибок, выявленных в процессе работы;
обеспечение функционирования баз данных АСЭД;
формирование и ведение политики доступа к базам данных и документам АСЭД;
внесение изменений в АСЭД по номенклатуре дел органов исполнительной власти Волгоградской области и организационно-штатной структуре органов исполнительной власти Волгоградской области;
обеспечение доступа к руководству пользователя АСЭД;
обновление руководства пользователя АСЭД;
консультирование и оказание практической помощи по функциональным, технологическим и информационно-справочным вопросам, возникающим в процессе использования АСЭД.
6. Защита информации в АСЭД
6.1. Защита информации в АСЭД осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
6.2. Достоверность данных в АСЭД обеспечивается пользователями АСЭД при вводе информации.
6.3. Целостность данных обеспечивается путем администрирования программно-аппаратных средств комплексной информационной системы "Электронное правительство Волгоградской области".
