АДМИНИСТРАЦИЯ ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 21 июля 2009 г. № 321-па
О СТАНДАРТЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ
"ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ"
В целях реализации проекта
"Разработка и внедрение стандартов государственных услуг, административных регламентов исполнения государственных функций и государственных услуг", утвержденного Постановлением Администрации Тверской области от 04.07.2006 № 175-па "О мерах по реализации административной реформы в Тверской области", Администрация Тверской области постановляет:
1. Утвердить стандарт
государственной услуги "Экспертиза ценности документов" (далее - стандарт государственной услуги) (прилагается).
2. Архивному отделу Тверской области в срок до 01.11.2009 внедрить стандарт
государственной услуги.
3. Управлению информационной политики и общественных связей аппарата Губернатора Тверской области совместно с архивным отделом Тверской области организовать информирование населения об утверждении стандарта государственной услуги в средствах массовой информации Тверской области.
4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя Губернатора Тверской области Зуева К.Э.
Отчет об исполнении Постановления представить в срок до 01.12.2009.
5. Настоящее Постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.
Губернатор Тверской области
Д.В.ЗЕЛЕНИН
Приложение
Утвержден Постановлением
администрации Тверской области
от 21 июля 2009 г. № 321-па
Стандарт государственной услуги
"Экспертиза ценности документов"
I. Общее описание государственной услуги
1.1. Описание результата, который должен получить получатель государственной услуги
1.1.1. Конечным результатом предоставления государственной услуги "Экспертиза ценности документов" (далее - государственная услуга) является предоставление получателю государственной услуги решения архивного отдела Тверской области о результатах экспертизы ценности документов или отказ в предоставлении государственной услуги.
1.1.2. Решение архивного отдела Тверской области о результатах экспертизы ценности документов оформляется в виде протокола заседания экспертно-проверочной комиссии, создаваемой при архивном отделе Тверской области, утвержденного начальником архивного отдела Тверской области, и выдается получателю государственной услуги в форме:
а) выписки из протокола заседания;
б) выписки из протокола заседания и согласования/утверждения представленных на экспертизу ценности документов (проставления штампа согласования/утверждения на документе).
1.2. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу
Государственная услуга предоставляется архивным отделом Тверской области (далее - Архивный отдел), сведения о котором представлены в приложении 1
к настоящему стандарту государственной услуги, с участием экспертно-проверочной комиссии, образуемой при Архивном отделе (далее - Экспертно-проверочная комиссия).
1.3. Описание получателей государственной услуги
1.3.1. Получателями государственной услуги являются:
а) государственные архивы Тверской области;
б) органы государственной власти Тверской области, государственные органы Тверской области;
в) государственные унитарные предприятия Тверской области;
г) государственные учреждения Тверской области;
д) муниципальные архивы Тверской области;
е) органы местного самоуправления муниципальных образований Тверской области;
ж) муниципальные унитарные предприятия Тверской области;
з) муниципальные учреждения Тверской области;
и) организации (независимо от формы собственности), расположенные на территории Тверской области, проходящие процедуру ликвидации;
к) иные юридические лица или граждане, являющиеся собственниками или владельцами архивных документов, местом нахождения или местом жительства которых является Тверская область, заинтересованные в получении настоящей государственной услуги.
1.4. Перечень документов, необходимых для получения государственной услуги
1.4.1. Государственные архивы Тверской области для получения государственной услуги должны представить:
а) заявление о проведении экспертизы ценности документов в произвольной форме;
б) документы, подлежащие экспертизе (нужное выбрать):
- проекты списков организаций - источников комплектования государственных архивов Тверской области (в двух экземплярах) по форме согласно приложению 2
к настоящему стандарту государственной услуги;
- описи дел постоянного хранения организаций - источников комплектования государственных архивов Тверской области, в том числе описи на документы личного происхождения (в двух экземплярах), по форме согласно приложению 3
к настоящему стандарту государственной услуги.
Описи дел постоянного хранения организаций - источников комплектования государственных архивов Тверской области - представляются вместе с ранее согласованными типовыми, примерными или индивидуальными номенклатурами дел организаций;
- описи видеодокументов организаций - источников комплектования государственных архивов Тверской области (в двух экземплярах) по форме согласно приложению 4
к настоящему стандарту государственной услуги;
- описи фонодокументов (магнитной записи) организаций - источников комплектования государственных архивов Тверской области (в двух экземплярах) по форме согласно приложению 5
к настоящему стандарту государственной услуги;
- описи фотодокументов организаций - источников комплектования государственных архивов Тверской области (в двух экземплярах) по форме согласно приложению 6
к настоящему стандарту государственной услуги;
- перечни проектов, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение в государственные архивы Тверской области (в двух экземплярах), по форме согласно приложению 7
к настоящему стандарту государственной услуги;
- описи научно-технической документации организаций - источников комплектования государственных архивов Тверской области (в двух экземплярах) по форме согласно приложению 8
к настоящему стандарту государственной услуги;
- описи дел по личному составу организаций - источников комплектования государственных архивов Тверской области, в том числе описи дел по личному составу ликвидируемых организаций при передаче документов на хранение в государственные архивы Тверской области (в двух экземплярах), по форме согласно приложению 9
к настоящему стандарту государственной услуги;
- примерные и индивидуальные номенклатуры дел организаций - источников комплектования государственных архивов Тверской области (в двух экземплярах) по форме согласно приложению 10
к настоящему стандарту государственной услуги;
- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению в государственных архивах Тверской области (в двух экземплярах), по форме согласно приложению 11
к настоящему стандарту государственной услуги;
- листы учета и описания уникальных документов для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и Государственный реестр уникальных документов Тверской области (в двух экземплярах) по форме согласно приложению 12
к настоящему стандарту государственной услуги;
в) заключение сотрудника государственного архива, курирующего организацию - источник комплектования государственного архива по вопросам архивного дела, - на представляемые на экспертизу документы или выписку из протокола экспертно-методической комиссии государственного архива по форме согласно приложению 13
к настоящему стандарту государственной услуги;
г) опись представленных документов (в двух экземплярах).
1.4.2. Органы государственной власти Тверской области, государственные органы Тверской области, государственные унитарные предприятия Тверской области, государственные учреждения Тверской области для получения государственной услуги должны представить:
а) заявление в произвольной форме о включении органа, организации в списки источников комплектования государственных архивов Тверской области;
б) номенклатуру дел или перечень дел, образующихся в деятельности органа, организации (в одном экземпляре);
в) историческую справку об органе, организации, содержащую краткую историю организации и характеристику состава и содержания документов (в одном экземпляре);
г) опись представленных документов (в двух экземплярах).
1.4.3. Муниципальные архивы Тверской области для получения государственной услуги должны представить:
а) заявление о проведении экспертизы ценности документов в произвольной форме;
б) документы для экспертизы (нужное выбрать):
- проекты списков организаций - источников комплектования муниципальных архивов Тверской области (в двух экземплярах) (приложение 2
к настоящему стандарту государственной услуги);
- описи дел постоянного хранения организаций - источников комплектования муниципальных архивов Тверской области, в том числе описи на документы личного происхождения (в двух экземплярах) (приложение 3
к настоящему стандарту государственной услуги).
Описи дел постоянного хранения организаций - источников комплектования муниципальных архивов Тверской области представляются вместе с ранее согласованными типовыми, примерными или индивидуальными номенклатурами дел организаций.
При отсутствии номенклатуры дел представляется справка о полноте состава документов в описи, в которой указывается также причина отсутствия документов;
- описи видеодокументов организаций - источников комплектования муниципальных архивов Тверской области (в двух экземплярах) (приложение 4
к настоящему стандарту государственной услуги);
- описи фонодокументов (магнитной записи) организаций - источников комплектования муниципальных архивов Тверской области (в двух экземплярах) (приложение 5
к настоящему стандарту государственной услуги);
- описи фотодокументов организаций - источников комплектования муниципальных архивов Тверской области (в двух экземплярах) (приложение 6
к настоящему стандарту государственной услуги);
- перечни проектов, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение в муниципальные архивы Тверской области (в двух экземплярах) (приложение 7
к настоящему стандарту государственной услуги);
- описи научно-технической документации организаций - источников комплектования муниципальных архивов Тверской области (в двух экземплярах) (приложение 8
к настоящему стандарту государственной услуги);
- описи дел по личному составу организаций - источников комплектования муниципальных архивов Тверской области, в том числе описи дел по личному составу ликвидируемых организаций при передаче документов на хранение в муниципальные архивы Тверской области (в двух экземплярах) (приложение 9
к настоящему стандарту государственной услуги);
- примерные и индивидуальные номенклатуры дел организаций - источников комплектования муниципальных архивов Тверской области (в двух экземплярах) (приложение 10
к настоящему стандарту государственной услуги);
- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению в муниципальных архивах Тверской области (в двух экземплярах) (приложение 11
к настоящему стандарту государственной услуги);
в) заключение заведующего архивным отделом органа местного самоуправления муниципального образования Тверской области о представляемых на экспертизу ценности документах по форме согласно приложению 14
к настоящему стандарту государственной услуги;
г) опись представленных документов (в двух экземплярах).
1.4.4. Органы местного самоуправления муниципальных образований Тверской области, муниципальные унитарные предприятия Тверской области, муниципальные учреждения Тверской области для получения государственной услуги должны представить:
а) заявление в произвольной форме о включении органа, организации в списки источников комплектования муниципальных архивов Тверской области;
б) номенклатуру дел или перечень дел, образующихся в деятельности органа, организации (в одном экземпляре);
в) историческую справку об органе, организации, содержащую краткую историю органа, организации и характеристику состава и содержания документов (в одном экземпляре);
г) опись представленных документов (в двух экземплярах).
1.4.5. Организации (независимо от формы собственности), расположенные на территории Тверской области, проходящие процедуру ликвидации, для получения государственной услуги должны представить:
а) заявление (письмо) в произвольной форме о рассмотрении вопроса о месте хранения документов по личному составу вследствие ликвидации организации;
б) копию решения суда о ликвидации юридического лица либо решение его учредителей (участников) или органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами о ликвидации юридического лица;
в) информацию об объеме и крайних датах документов и состоянии упорядоченности дел, подлежащих приему в государственные или муниципальные архивы Тверской области;
г) письмо руководителя государственного или муниципального архива Тверской области об отказе в приеме документов (при необходимости или в случае предварительного обращения в архивы);
д) опись представленных документов (в двух экземплярах).
1.4.6. Иные юридические лица или граждане, являющиеся собственниками или владельцами архивных документов, местом нахождения или местом жительства которых является Тверская область, заинтересованные в получении настоящей государственной услуги, для получения государственной услуги должны представить:
а) заявление в произвольной форме о включении организации или гражданина в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов Тверской области;
б) номенклатуру дел или перечень дел, образующихся в деятельности организации, - для юридических лиц (в одном экземпляре);
в) историческую справку об организации, содержащую краткую историю организации и характеристику состава и содержания документов, - для юридических лиц (в одном экземпляре);
г) биографическую справку для граждан (в одном экземпляре);
д) сдаточную опись документов, подлежащих передаче на хранение в государственные или муниципальные архивы Тверской области, - для граждан (в одном экземпляре);
е) опись представленных документов (в двух экземплярах).
1.5. Требования, предъявляемые к документам
1.5.1. Заявление о проведении экспертизы ценности документов юридических лиц представляется на бланке организации, напечатанное компьютерным способом, заявление граждан может быть заполнено от руки.
Заявление представляется в одном экземпляре-подлиннике.
1.5.2. Документы, представленные в Архивный отдел для получения государственной услуги, принимаются по описи.
Опись документов составляется получателем государственной услуги в двух экземплярах: один экземпляр описи документов остается в Архивном отделе, второй экземпляр возвращается получателю государственной услуги с отметкой о приеме документов.
1.5.3. Документы, представляемые для получения государственной услуги, должны иметь подписи уполномоченных должностных лиц/граждан (непосредственно получателя государственной услуги или его доверенного лица).
1.5.4. Тексты документов должны быть написаны разборчиво, наименования юридических лиц - в соответствии с учредительными документами с указанием места их нахождения, фамилии, имени, отчества гражданина - получателя государственной услуги или его доверенного лица - полностью, с указанием места их жительства.
1.5.5. Не подлежат приему документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова или иные, не оговоренные в них исправления, документы, исполненные карандашом, а также документы с серьезными повреждениями, не позволяющими однозначно истолковать их содержание.
1.6. Сроки оказания государственной услуги
Срок предоставления государственной услуги со дня регистрации заявления со всеми необходимыми документами составляет не более 20 рабочих дней.
В случае необходимости проведения дополнительной экспертизы указанный срок может быть продлен на период ее проведения, но не превышающий 30 дней со дня подачи документов. Заявитель письменно уведомляется о причинах и сроках продления экспертизы представленных документов.
1.7. Информация о платности государственной услуги
Предоставление государственной услуги по экспертизе ценности документов является бесплатным.
1.8. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги
Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:
1) Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
2) Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
3) Приказом Федерального архивного агентства от 02.05.2007 № 22 "Об утверждении Положения о Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве";
4) Приказом Федерального архивного агентства от 02.05.2007 № 23 "Об утверждении регламента работы Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве";
5) Приказом Росархива от 09.10.2001 № 75 "Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию";
6) Законом
Тверской области от 23.12.2005 № 162-ЗО "Об архивном деле в Тверской области".
II. Способы получения информации о порядке предоставления
государственной услуги
2.1. Информирование при личном обращении
2.1.1. Информирование по вопросам получения государственной услуги осуществляется специалистами Архивного отдела, оказывающими государственную услугу по следующим вопросам:
а) о перечне документов, необходимых для получения государственной услуги, комплектности (достаточности) представленных документов;
б) о способе получения документов, необходимых для получения государственной услуги (орган, организация и их местонахождение);
в) о процедуре проведения экспертизы ценности документов и порядке оформления ее результатов;
г) о сроках предоставления государственной услуги;
д) о времени и месте приема заявителей;
е) о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления государственной услуги;
ж) по иным вопросам, имеющим отношение к порядку предоставления государственной услуги.
2.1.2. При информировании при личном обращении специалист Архивного отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информирует обратившихся по интересующим их вопросам.
2.1.3. В случае отсутствия возможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос специалист Архивного отдела предлагает посетителю обратиться в конкретный день в определенное время. К назначенному сроку специалист Архивного отдела подготавливает ответ по вышеуказанным вопросам, в случае необходимости - с привлечением других специалистов.
2.1.4. Если поставленные посетителем вопросы не входят в компетенцию Архивного отдела, специалист Архивного отдела информирует посетителя о невозможности предоставления сведений и разъясняет ему право обратиться в орган, в компетенцию которого входит решение поставленных вопросов.
2.2. Телефонная консультация
2.2.1. При ответах на телефонные звонки специалисты Архивного отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам.
Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
2.2.2. Время разговора по телефону не должно превышать 10 минут.
2.2.3. В случае, если у специалиста Архивного отдела, принявшего звонок, отсутствует возможность самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) другому должностному лицу или обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
2.3. Информирование по письменному обращению
2.3.1. Информация о порядке предоставления государственной услуги (в соответствии с перечнем вопросов, указанных в пункте 2.1.1 подраздела 2.1 раздела II
настоящего стандарта государственной услуги) направляется в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации обращения:
а) по обращениям, полученным по почте, - по почте или по факсу заявителя (по желанию заявителя);
б) по обращениям, полученным по электронной почте, - на электронный адрес заявителя.
2.4. Размещение информации в местах предоставления государственной услуги
2.4.1. На информационных стендах в местах предоставления государственной услуги размещается следующая информация:
а) полный текст стандарта государственной услуги с приложениями;
б) извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги;
в) блок-схемы и краткое описание порядка предоставления государственной услуги;
г) перечень документов, необходимых для получения государственной услуги, и требования, предъявляемые к этим документам;
д) образцы оформления документов для получения государственной услуги;
е) схема размещения специалистов, оказывающих услугу, и режим приема ими заявителей;
ж) сроки предоставления государственной услуги;
з) основания для отказа в предоставлении государственной услуги;
и) порядок получения консультаций;
к) порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, предоставляющих государственную услугу;
л) раздаточные материалы, содержащие перечень требуемых документов, режим приема получателей государственной услуги, номер кабинета, в котором осуществляется прием заявителей;
м) ответы на часто задаваемые вопросы;
н) часы приема и порядок записи на прием к руководителю Архивного отдела;
о) адрес интернет-сайта Архивного отдела;
п) адрес электронной почты Архивного отдела.
2.5. Размещение информации в сети Интернет, печатных средствах массовой информации и других источниках информации
2.5.1. На интернет-сайте Архивного отдела размещается следующая информация:
а) полный текст стандарта государственной услуги с приложениями;
б) извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги;
в) перечень документов, необходимых для получения государственной услуги;
г) образцы оформления документов для получения государственной услуги;
д) режим приема заявителей;
е) сроки предоставления государственной услуги;
ж) ответы на часто задаваемые вопросы;
з) схема проезда к месту расположения Архивного отдела.
2.5.2. В печатных средствах массовой информации размещается информация о государственной услуге и порядке ее предоставления, а также, не реже двух раз в год, ответы на часто задаваемые вопросы.
III. Порядок получения государственной услуги
3.1. Последовательность действий получателя государственной услуги и органа, предоставляющего государственную услугу
3.1.1. Получателю государственной услуги необходимо собрать документы, указанные в подразделе 1.4 раздела I
настоящего стандарта государственной услуги.
3.1.2. С комплектом документов получателю государственной услуги необходимо обратиться в Архивный отдел.
3.1.3. Представленные документы проверяются на предмет полноты и соответствия подразделам 1.4
- 1.5 раздела I
настоящего стандарта государственной услуги, в случае личной явки заявителя представленные документы проверяются в его присутствии.
3.1.4. В случае, если представлен неполный комплект документов, получателю государственной услуги указывается на перечень недостающих документов и даются необходимые разъяснения относительно формы и мест получения данных документов, а также о порядке устранения недостатков. Перечень недостающих документов, а также выявленных недостатков в представленных документах оформляется в письменном виде. После устранения недостатков повторный отказ в принятии документов по основаниям неправильного оформления документов не допускается, за исключением случаев, когда недостатки содержатся в документах, которые при предыдущем обращении не были представлены.
3.1.5. При отсутствии замечаний представленные получателем государственной услуги документы регистрируются.
При принятии документов на двух экземплярах описи документов, представленных для получения государственной услуги, проставляются дата и время принятия документов, подпись специалиста, принявшего документы, и получателю государственной услуги сообщается о месте и времени проведения заседания Экспертно-проверочной комиссии, на которую он приглашается для совместного проведения экспертизы ценности представленных документов.
Один экземпляр описи документов передается заявителю, что является подтверждением факта принятия документов от заявителя, а второй экземпляр описи документов вместе с представленным заявителем комплектом документов остается в Архивном отделе.
3.1.6. Полный и правильно оформленный комплект документов, представленный заявителем, передается в Экспертно-проверочную комиссию для проведения экспертизы ценности документов.
3.1.7. После проведения экспертизы ценности документов решение Архивного отдела оформляется в виде протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии, который утверждается начальником Архивного отдела.
3.1.8. Архивный отдел в рамках предоставления настоящей государственной услуги принимает решения:
а) о согласовании/несогласовании списков организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Тверской области;
б) о включении/невключении организаций в списки и исключении/неисключении организаций из списков источников комплектования государственных и муниципальных архивов Тверской области;
в) о месте архивного хранения документов организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Тверской области, в том числе ликвидированных организаций независимо от формы собственности;
г) о согласовании/несогласовании примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Тверской области;
д) об утверждении/неутверждении описей дел постоянного срока хранения, включенных в состав Архивного фонда Тверской области, в том числе описей на документы личного происхождения;
е) об утверждении/неутверждении описей на фото-, фоно-, видеодокументы организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Тверской области;
ж) об утверждении/неутверждении перечней проектов, научно-техническая документация по которым подлежит постоянному хранению в государственных и муниципальных архивах Тверской области, и описей научно-технической документации организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Тверской области;
з) о согласовании/несогласовании описей дел по личному составу организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Тверской области, в том числе описей дел по личному составу ликвидируемых организаций, при передаче документов на хранение в государственные и муниципальные архивы Тверской области;
и) об утверждении/неутверждении актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, в том числе документов по личному составу, находящихся на хранении в государственных и муниципальных архивах Тверской области;
к) о представлении/непредставлении уникальных документов, хранящихся в государственных архивах Тверской области, для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и Государственный реестр уникальных документов Тверской области.
3.1.9. Все обращения заявителей в орган, предоставляющий государственную услугу, в том числе консультации, регистрируются в журнале регистрации с указанием даты и цели обращения, фамилии, имени, отчества сотрудника, производившего прием.
3.2. Альтернативные способы получения государственной услуги
3.2.1. Получатель государственной услуги может получить государственную услугу без личной явки в Архивный отдел, прислав комплект документов по почте или с курьером.
При обращении по почте или направлении документов с курьером получатель государственной услуги направляет документы, перечисленные в подразделе 1.4 раздела I
настоящего стандарта государственной услуги.
В случае представления неполного пакета документов или представления документов, не соответствующих требованиям настоящего стандарта государственной услуги, применяются правила пункта 3.1.4 подраздела 3.1 раздела III
настоящего стандарта государственной услуги.
При представлении полного комплекта документов, оформленных надлежащим образом, по почте без уведомления получатель государственной услуги уведомляется о получении документов, а также о месте и времени проведения заседания Экспертно-проверочной комиссии, на которую он приглашается для совместного проведения экспертизы ценности представленных документов, по телефону или по почте, в том числе электронной, в срок, не превышающий пяти рабочих дней.
3.2.2. Документы на проведение экспертизы ценности документов могут быть представлены в электронном виде, в том числе по электронной почте.
В этом случае получатель государственной услуги направляет в электронном виде документы, перечисленные в подразделе 1.4 раздела I
настоящего стандарта государственной услуги, в одном из следующих форматов: GPEG, TIFF, BMP, PDF, PICT.
Получателю государственной услуги отправляется уведомление о получении документов, а также о месте и времени проведения заседания Экспертно-проверочной комиссии, на которую он приглашается для совместного проведения экспертизы ценности представленных документов, по адресу электронной почты заявителя в срок, не превышающий пяти рабочих дней.
3.3. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги
Решение об отказе в предоставлении государственной услуги принимается в случае:
а) заявитель представил документы, содержащие противоречивые или недостоверные сведения;
б) заявитель представил документы, не соответствующие формам, прилагаемым к настоящему стандарту государственной услуги;
в) заявитель не является получателем государственной услуги.
Уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа направляется заявителю в письменной форме в пятидневный срок со дня принятия Архивным отделом такого решения.
IV. Требования к удобству и комфортности
4.1. Требования к графику приема заявителей
4.1.1. Дни и часы приема получателей государственной услуги работниками Архивного отдела указаны в приложении 1
к настоящему стандарту государственной услуги.
4.2. Требования к срокам ожидания при получении государственной услуги
4.2.1. Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов не должно превышать 30 минут при наличии сидячих мест для ожидающих лиц и 15 минут - при отсутствии сидячих мест для ожидающих лиц.
4.2.2. Максимальное время приема у должностного лица не должно превышать 15 минут.
4.3. Требования к зданию, в котором предоставляется государственная услуга
4.3.1. Орган, предоставляющий государственную услугу, должен быть расположен в пределах десятиминутной пешей доступности взрослого здорового человека от остановки общественного транспорта.
4.3.2. Центральный вход в здание должен быть оборудован информационным стендом, содержащим следующую информацию об органе, предоставляющем государственную услугу:
а) наименование;
б) место нахождения;
в) режим работы;
г) адрес интернет-сайта Архивного отдела в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
4.3.3. На территории, прилегающей к месторасположению Архивного отдела, оборудуются места для парковки автотранспортных средств.
Получатели государственной услуги имеют право на свободный бесплатный доступ к парковочным местам, одно парковочное место резервируется для автомобилей лиц с ограниченными возможностями.
4.4. Требования к местам ожидания приема
4.4.1. Места ожидания непосредственного взаимодействия с должностным лицом в связи с предоставлением государственной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим нормативам, предусмотренным для общественных помещений.
4.4.2. В местах ожидания приема для предоставления государственной услуги должны быть предусмотрены сидячие места для посетителей. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.
4.4.3. В местах ожидания и непосредственного предоставления государственной услуги должны быть соблюдены требования по освещенности и вентиляции, для посетителей должен быть обеспечен свободный доступ в санитарно-бытовые помещения.
4.4.4. Места, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами, стульями и столами. На столе должны быть ручки, бумага для возможности оформления документов, образцы и бланки документов.
4.4.5. Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими указателями с автономными источниками бесперебойного питания. В местах предоставления государственной услуги на видном месте располагаются схемы размещения средств пожаротушения и путей эвакуации посетителей и работников Архивного отдела.
4.4.6. В помещении органа, предоставляющего государственную услугу, получателям государственной услуги должна быть предоставлена возможность копирования необходимых для предоставления государственной услуги документов по ценам, не превышающим рыночную цену услуг по копированию.
4.5. Требования к местам приема заявителей
4.5.1. Места предоставления государственной услуги оборудуются:
а) системой кондиционирования воздуха;
б) противопожарной системой и средствами пожаротушения;
в) системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;
г) системой охраны.
4.5.2. Для удобства получателей государственной услуги помещения для непосредственного взаимодействия со специалистами Архивного отдела рекомендуется размещать на нижнем этаже здания.
4.5.3. Места приема заявителей должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:
а) номера кабинета;
б) фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего прием заявителей;
в) времени перерыва на обед, технического перерыва.
4.5.4. Рабочее место работника Архивного отдела, осуществляющего прием заявителей, оснащается настенной вывеской или настольной табличкой с указанием фамилии, имени, отчества и должности.
4.5.5. Помещения для приема заявителей оборудуются в виде отдельных кабинетов для каждого ведущего прием специалиста, а при отсутствии такой возможности - в виде кабинетов, в которых ведут прием несколько специалистов.
V. Защита интересов получателя услуги
5.1. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги
5.1.1. Получатели государственной услуги вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, действия или бездействие сотрудников Архивного отдела у руководителя Архивного отдела либо в установленном порядке.
5.1.2. Получатель государственной услуги имеет право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение.
5.1.3. Должностные лица, ответственные или уполномоченные работники Архивного отдела проводят личный прием получателей государственной услуги.
5.1.4. Личный прием получателей государственной услуги должностными лицами, ответственными или уполномоченными работниками Архивного отдела проводится по предварительной записи.
5.1.5. Запись получателей государственной услуги проводится при личном обращении или с использованием средств телефонной связи по номерам телефонов, которые указаны в приложении 1
к настоящему стандарту государственной услуги.
5.1.6. Работник, осуществляющий запись получателей государственной услуги на личный прием, информирует о дате, времени, месте приема, должности, фамилии, имени и отчестве должностного лица, ответственного или уполномоченного работника, осуществляющего прием.
5.1.7. При обращении получателя государственной услуги в письменной форме срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 дней с момента получения обращения.
5.1.8. Обращение получателя государственной услуги в письменной форме должно содержать следующую информацию:
а) наименование/фамилию, имя, отчество получателя государственной услуги, почтовый адрес и адрес места нахождения/места жительства;
б) наименование органа, должность, фамилию, имя и отчество работника (при наличии информации), решение, действия (бездействие) которого обжалуются;
в) существо обжалуемого решения, действий (бездействия);
г) дополнительно в жалобе указываются причины несогласия с обжалуемым решением, действиями (бездействием), обстоятельства, на основании которых получатель государственной услуги считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность, требования (об отмене решения, о признании незаконным действия (бездействия), а также иные сведения, которые получатель государственной услуги считает необходимым сообщить.
5.1.9. К жалобе могут прилагаться копии документов, подтверждающих изложенные в жалобе обстоятельства. В таком случае в жалобе приводится перечень прилагаемых к ней документов.
5.1.10. Жалоба должна быть подписана. Жалоба, поступающая от получателей государственной услуги, являющихся юридическими лицами, подписывается руководителем или уполномоченным лицом получателя государственной услуги.
5.1.11. Жалобы получателей государственной услуги регистрируются в журнале регистрации жалоб и обращений.
5.1.12. По результатам рассмотрения жалобы должностное лицо, ответственный или уполномоченный работник принимает решение об удовлетворении требований получателя государственной услуги либо об отказе в удовлетворении жалобы.
5.1.13. Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется получателю государственной услуги.
5.1.14. Жалоба получателя государственной услуги не рассматривается по существу поставленных в нем вопросов в следующих случаях:
а) если предметом жалобы является решение, принятое в судебном или досудебном порядке;
б) если текст письменного обращения не поддается прочтению;
в) если в письменном обращении получателя государственной услуги содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;
г) если в письменном обращении содержатся нецензурные или оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.
5.1.15. Ответ с указанием причин отказа в рассмотрении жалобы направляется получателю государственной услуги не позднее 15 календарных дней с момента ее получения.
5.1.16. Получатель государственной услуги вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, действия или бездействие должностных лиц Архивного отдела в судебном порядке.
5.1.17. Отрицательное заключение Экспертно-проверочной комиссии по результатам экспертизы или отказ в предоставлении государственной услуги могут быть оспорены получателем государственной услуги в суде.
5.1.18. Получатель государственной услуги может сообщить о нарушении прав и законных интересов, противоправных решениях, действиях или бездействии должностных лиц Архивного отдела, нарушении положений стандарта государственной услуги, некорректном поведении или нарушении служебной этики способами, указанными в настоящем стандарте государственной услуги.
5.2. Порядок подачи предложений по улучшению качества обслуживания
5.2.1. Заинтересованное лицо вправе дать свои предложения по улучшению качества обслуживания при предоставлении государственной услуги.
5.2.2. Предложения могут быть поданы в Архивный отдел следующими способами:
а) по телефону или направлены в письменном или электронном виде с пометкой "Предложения по улучшению обслуживания" по адресам, указанным в приложении 1
к настоящему стандарту государственной услуги;
б) на интернет-сайте Архивного отдела;
в) лично сотруднику Архивного отдела, ответственному за прием предложений.
5.2.3. Предложения могут быть направлены с указанием заявителя и его контактных данных или анонимно.
5.2.4. Поступившие предложения подлежат регистрации в течение трех дней со дня поступления.
5.2.5. В случае предоставления контактных данных заявителю направляется уведомление о получении предложений с указанием регистрационного номера и даты регистрации предложения.
5.2.6. Не регистрируются и не принимаются к рассмотрению предложения, содержащие ненормативную лексику либо не относящиеся к вопросам, регулируемым стандартом государственной услуги.
5.2.7. Поступившие предложения используются при подготовке изменений в стандарт государственной услуги.
5.3. Требование соблюдения конфиденциальности
5.3.1. Орган, предоставляющий государственную услугу, обязан обеспечить защиту сведений, поступающих от заявителей, в том числе путем обеспечения конфиденциальности информации на всех этапах взаимодействия с получателем государственной услуги. Сведения о факте обращения за получением государственной услуги, содержании представленных данных и полученного ответа могут быть предоставлены получателю государственной услуги, его представителю либо правопреемнику при предъявлении документов, подтверждающих полномочия.
Приложение 1
к стандарту государственной услуги
"Экспертиза ценности документов"
Сведения
о местонахождении, контактные телефоны, адрес электронной
почты, приемные дни архивного отдела Тверской области
Архивный отдел Тверской области
Почтовый адрес: 170005, г. Тверь, ул. Горького, д. 71а
Адрес места нахождения: 170005, г. Тверь, ул. Горького, д. 71а
Телефон/факс: (4822) 52-17-43
Адрес электронной почты: archives.tver@mail.ru
Интернет-сайт архивного отдела Тверской области: www.tversu.ru/archives
Часы приема получателей государственной услуги:
понедельник - с 9.00 до 18.00
вторник - с 9.00 до 20.00
среда - с 9.00 до 18.00
четверг - с 9.00 до 20.00
пятница - с 9.00 до 16.45
перерыв на обед - с 13.00 до 13.45
Приложение 2
к стандарту государственной услуги
"Экспертиза ценности документов"
Форма списка организаций - источников комплектования архива
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя архива
__________________________
(наименование архива)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Список
организаций - источников комплектования архива
______________________________________________
(наименование архива)
┌───┬───────────┬────────────┬──────────┬───────────┬─────────────┬───────────┐
│ № │ Индекс │Наименование│Форма │ Форма │Прием научно-│Примечания │
│п/п│организации│организации │собствен- │ приема │технической │(изменения │
│ │ <*>
│ │ности │документов:│документации,│ решений │
│ │ │ │(государ- │полная - 1 │кино-, фото-,│Экспертно- │
│ │ │ │ственная, │выборочная │фоно-, видео-│проверочной│
│ │ │ │негосудар-│повидовая -│документов │ комиссии, │
│ │ │ │ственная) │ 2.1, │ │ номер и │
│ │ │ │<**>
│групповая -│ │ дата │
│ │ │ │ │ 2.2 │ │протокола) │
├───┼───────────┼────────────┼──────────┼───────────┼─────────────┼───────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │
├───┼───────────┼────────────┼──────────┼───────────┼─────────────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
└───┴───────────┴────────────┴──────────┴───────────┴─────────────┴───────────┘
Итого по состоянию на 01.01.0000:
Всего В том числе В том числе
организаций по видам по формам приема: 1 ___
в списке ______ собственности: 2.1 ___
государственная ____ 2.2 ___
негосударственная ___
]]> составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Начальник отдела кадров
(инспектор по кадрам) Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол Центральной экспертной Протокол Экспертно-проверочной
комиссии (Экспертной комиссии) комиссии
_______________________________ ______________________________
(наименование организации) (наименование уполномоченного
органа исполнительной власти
субъекта Российской Федерации
в области архивного дела)
от ______________ № ___________ от ____________ № ____________
Формат А4 (210 x 297)
Приложение 10
к стандарту государственной услуги
"Экспертиза ценности документов"
Форма номенклатуры дел организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
________ № __________ Наименование должности
_____________________ руководителя организации
(место составления)
на ___________ год Подпись Расшифровка
подписи
Дата
┌────────┬───────────────────┬───────────────┬─────────────────┬──────────┐
│ Индекс │ Заголовок дела │ Количество │ Срок хранения № │Примечание│
│ дела │ │единиц хранения│статей по перечню│ │
├────────┼───────────────────┼───────────────┼─────────────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├────────┴───────────────────┴───────────────┴─────────────────┴──────────┤
│ Название раздела │
├────────┬───────────────────┬───────────────┬─────────────────┬──────────┤
│ │ │ │ │ │
└────────┴───────────────────┴───────────────┴─────────────────┴──────────┘
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Дата
Виза руководителя архива
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол Центральной экспертной Протокол Экспертно-проверочной
комиссии (Экспертной комиссии) комиссии
_______________________________ ______________________________
(наименование организации) (наименование уполномоченного
органа исполнительной власти
субъекта Российской Федерации
в области архивного дела)
от ______________ № ___________ от ____________ № ____________
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году
в организации
┌───────────────────────────────────┬────────┬────────────────────────────┐
│ По срокам хранения │ Всего │ В том числе │
│ │ ├───────────┬────────────────┤
│ │ │переходящих│с отметкой "ЭПК"│
├───────────────────────────────────┼────────┼───────────┼────────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │
├───────────────────────────────────┼────────┼───────────┼────────────────┤
│Постоянного │ │ │ │
├───────────────────────────────────┼────────┼───────────┼────────────────┤
│Временного (свыше 10 лет) │ │ │ │
├───────────────────────────────────┼────────┼───────────┼────────────────┤
│Временного (до 10 лет включительно)│ │ │ │
├───────────────────────────────────┼────────┼───────────┼────────────────┤
│ИТОГО: │ │ │ │
└───────────────────────────────────┴────────┴───────────┴────────────────┘
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности,
передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297)
Приложение 11
к стандарту государственной услуги
"Экспертиза ценности документов"
Форма акта
о выделении к уничтожению архивных документов,
не подлежащих хранению
_________________________________
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № ___________ Директор _____________________
(дата) (название архива)
о выделении к уничтожению Подпись Расшифровка
документов, не подлежащих подписи
хранению Дата
К уничтожению отобраны документы фонда № ______________________________
(название фонда)
___________________________________________________________________________
на основании: _____________________________________________________________
(ссылки на нормативно-методические документы
___________________________________________________________________________
для проведения экспертизы)
___________________________________________________________________________
┌───┬──────────────────────┬───────┬──────┬─────────┬──────────┬──────────┐
│ № │ Названия групп │Крайние│Номера│ Номера │Количество│Примечания│
│п/п│ документов │ даты │описей│ единиц │ единиц │ │
│ │ │ │ │хранения │ хранения │ │
│ │ │ │ │по описям│ │ │
├───┼──────────────────────┼───────┼──────┼─────────┼──────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │
├───┼──────────────────────┼───────┼──────┼─────────┼──────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
└───┴──────────────────────┴───────┴──────┴─────────┴──────────┴──────────┘
Итого ________________________ единиц хранения за _____________ год(ы).
(цифрами и прописью)
Количество единиц хранения, крайние даты и краткая характеристика
документов, остающихся на хранении __________.
Заведующий отделом
(архивохранилищем) Подпись Расшифровка подписи
Наименование
должности работника Подпись Расшифровка подписи
Форма акта
о выделении к уничтожению архивных документов,
не подлежащих хранению (продолжение)
Документы сданы _______________________________________________________
(название организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной ______________ № _____________
(дата)
Наименование
должности работника Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование
должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО
Протокол Экспертно-проверочной комиссии
______________________________________________
(наименование уполномоченного
______________________________________________
органа исполнительной власти субъекта
______________________________________________
Российской Федерации в области архивного дела)
от _______________ № ________
Формат А4 (210 x 297)
Приложение 12
к стандарту государственной услуги
"Экспертиза ценности документов"
Форма листа учета и описания уникального документа
ЛИСТ УЧЕТА И ОПИСАНИЯ УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА
Регистрационный номер _________________________________________________
Дата включения документа в Государственный реестр _____________________
1. Описание документа <*>
Название (заголовок) документа ________________________________________
___________________________________________________________________________
Самоназвание документа ________________________________________________
___________________________________________________________________________
Вид документа _________________________________________________________
Автор документа _______________________________________________________
Дата (время создания) документа _______________________________________
Век ___________________________________________________________________
Ориентировочная дата __________________________________________________
Язык документа ________________________________________________________
Аннотация _____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Историческая справка __________________________________________________
___________________________________________________________________________
Наличие драгоценных металлов и камней _________________________________
Палеографические особенности __________________________________________
___________________________________________________________________________
Печати ________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Художественные особенности оформления документа _______________________
___________________________________________________________________________
Собственность _________________________________________________________
2. Физическое состояние документа
Материальный носитель _________________________________________________
Размеры _______________________________________________________________
Объем _________________________________________________________________
Физическое состояние __________________________________________________
Сведения о реставрации ________________________________________________
3. Место хранения документа
Место хранения документа ______________________________________________
Адрес места хранения документа ________________________________________
Архивный шифр: фонд № ______, опись № ______, единица хранения № _____,
единица учета № ___, лист (листы) ___.
4. Служебная информация
Кем представлен документ: ____________________________________________.
Протокол Экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа
исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного
дела от ______________ года № _____.
Протокол Центральной экспертно-проверочной комиссии специально
уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного
дела от __________________ года № ______.
--------------------------------
<*> В зависимости от объема аннотации, исторической справки и др. Лист учета и описания уникального документа может заполняться на двух и более листах.
Формат А4 (210 x 297)
Приложение 13
к стандарту государственной услуги
"Экспертиза ценности документов"
Форма выписки из протокола экспертно-методической комиссии
государственных архивов
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА № ________
ЗАСЕДАНИЯ ЭКСПЕРТНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ КОМИССИИ
_________________________________________
(наименование государственного архива)
от 00.00.0000
СЛУШАЛИ:
за _______________ годы, в количестве _________________ единиц хранения
(докладчик ________________________)
ПОСТАНОВИЛИ:
Председатель
экспертно-методической комиссии Подпись Расшифровка подписи
Секретарь
экспертно-методической комиссии Подпись Расшифровка подписи
Формат А4 (210 x 297)
Приложение 14
к стандарту государственной услуги
"Экспертиза ценности документов"
Форма заключения
заведующего архивным отделом органа местного самоуправления
муниципального образования Тверской области
о представляемых на экспертизу документах
Заключение
на ________________________________________________________________________
(указать документ, представляемый на экспертизу)
Мною, заведующим (ей) архивным отделом ________________________________
(органа местного самоуправления
___________________________________________________________________________
муниципального образования Тверской области)
__________________________________________________________________________,
(фамилия, имя, отчество)
произведена проверка полноты и качества представляемых на экспертизу
ценности документов _______________________________________________________
(указать документ, представляемый на экспертизу)
______________________________________________________ за/на __________ гг.
(наименование организации)
в количестве ________________ единиц хранения (дел).
Ранее была согласована Экспертно-проверочной комиссией при архивном
отделе Тверской области номенклатура дел на __________ г.
В данную номенклатуру дел включены дела, в полном объеме отражающие
деятельность организации, сроки хранения документов определены
в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся
в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, иных нормативных
документов ________________________________________________________________
(указать нормативные документы, на основании которых установлены
__________________________________________________________________________.
сроки хранения документов)
Номенклатура дел оформлена в соответствии с архивными требованиями и
может быть согласована.
Ранее были утверждены Экспертно-проверочной комиссией при архивном
отделе Тверской области описи дел постоянного хранения за _________ гг.
Дела за _________ гг. по описям были сданы в муниципальный архив.
В данную опись включены документальные материалы постоянного хранения,
отложившиеся в делопроизводстве.
Включены в разделы описи за предыдущие годы следующие дела, дополняющие
настоящую опись (перечисляются дела, на которые дана ссылка в конце описи:
"За данный год см. также N№ ..."): ________________________________________
__________________________________________________________________________.
Не были заведены в делопроизводстве за данный год следующие дела по
перечню ___________________________________________________________________
__________________________________________________________________________.
Форма заключения
заведующего архивным отделом органа местного самоуправления
муниципального образования Тверской области
о представляемых на экспертизу документах (продолжение)
Не сохранились в архиве учреждения следующие документы ________________
___________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________.
Причины несохранности дел _____________________________________________
__________________________________________________________________________.
Ознакомившись с полнотой и качеством обработки документальных
материалов, считаю, что документы обработаны в соответствии с архивными
требованиями, включены в опись полностью и могут быть приняты на архивное
хранение.
Прилагается к данной описи опись документов материалов справочного
значения (по личному составу) за _________ гг. в количестве ______ единиц
хранения. Ранее была утверждена опись дел справочного значения за _____ гг.
Включены в разделы описи за предыдущие годы следующие дела справочного
значения, дополняющие данную опись:________________________________________
__________________________________________________________________________.
Дела справочного значения обработаны в соответствии с архивными
требованиями, хранятся в архиве __________________________________________,
(наименование организации)
их сохранность обеспечена.
Заведующий(ая) архивным отделом
органа местного самоуправления
муниципального образования
Тверской области Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат Ф4 (210 x 297)
