ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 31 августа 2007 г. № 01-09/90-П
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ
КОМИССИИ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. постановления
Избиркома Саратовской области
от 03.07.2008 № 01-09/15-П)
В соответствии со статьями 13 и 14 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации", статьей 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", избирательная комиссия Саратовской области постановляет:
1. Утвердить Положение
о работе с архивными документами избирательной комиссии Саратовской области (приложение № 1).
2. Утвердить Положение
о постоянно действующей экспертной комиссии избирательной комиссии Саратовской области (приложение № 2).
3. Утвердить состав
постоянно действующей экспертной комиссии избирательной комиссии Саратовской области (приложение № 3).
4. Признать утратившим силу постановление избирательной комиссии Саратовской области от 7 марта 2003 г. № 01-10/23-П "Об архиве избирательной комиссии Саратовской области".
5. Опубликовать настоящее постановление в журнале "Вестник избирательной комиссии Саратовской области".
Председатель избирательной
комиссии Саратовской области
В.Я.МУСТАФИН
Секретарь избирательной
комиссии Саратовской области
П.Г.ТОЧИЛКИН
Приложение № 1
к постановлению
избирательной комиссии Саратовской области
от 31 августа 2007 г. № 01-09/90-П
ПОЛОЖЕНИЕ
О РАБОТЕ С АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Положение о работе с архивными документами избирательной комиссии Саратовской области (далее - Положение) подготовлено в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" и Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.
1.2. Архивные документы избирательной комиссии Саратовской области относятся к собственности Саратовской области и до передачи на постоянное хранение подлежат временному хранению в избирательной комиссии Саратовской области (далее - Комиссия), а по истечению сроков их временного хранения в Комиссии - передаются в ОГУ "Государственный архив Саратовской области".
1.3. Комиссия обеспечивает в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций сохранность, учет, отбор, подготовку к передачи и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности Комиссии, в ОГУ "Государственный архив Саратовской области".
1.4. Все работы, связанные с отбором, упорядочением, подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов на постоянное хранение выполняются за счет средств Комиссии.
1.5. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации, члены и работники аппарата Комиссии несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.6. Комиссия обеспечивает финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов.
1.7. Контроль за организацией работы с архивными документами осуществляет секретарь Комиссии. Функции по организации работы с архивными документами осуществляет структурное подразделение аппарата Комиссии, отвечающие за организацию делопроизводства Комиссии.
1.8. Работа с архивными документами Комиссии, являющиеся частью Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации, законодательством Российской Федерации о выборах и референдумах, федеральными законами и законами Саратовской области, постановлениями Центральной избирательной комиссии Российской Федерации и Комиссии, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы Российской Федерации и Управления по делам архивов Правительства Саратовской области, перечнями документов со сроками хранения, инструкцией по делопроизводству в Комиссии и настоящим Положением.
1.9. Положение о работе с архивными документами избирательной комиссии Саратовской области утверждается постановлением Комиссии после согласования с Экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Правительства Саратовской области.
1.10. Организационно-методическое руководство работой с архивными документами Комиссии осуществляется ОГУ "Государственный архив Саратовской области".
1.11. Ответственность за обеспечение качественного и своевременного проведения работы с архивными документами возлагается на секретаря Комиссии
2. СОСТАВ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
К архивным документам Комиссии относятся:
2.1. законченные делопроизводством Комиссии документы постоянного хранения, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;
2.2. документы постоянного хранения и по личному составу нижестоящих избирательных комиссий, переданные в Комиссию в установленном порядке;
2.3. научно-справочный аппарат к архивным документам.
3. ПОРЯДОК РАБОТЫ С АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
3.1. Основными задачами в работе с архивными документами Комиссии являются:
3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2
настоящего Положения;
3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, находящихся на хранении в Комиссии;
3.1.3. подготовка и передача документов Комиссии, являющихся частью Архивного фонда Российской Федерации, на постоянное хранение с соблюдением установленных Федеральной архивной службой Российской Федерации и Управлением по делам архивов Правительства Саратовской области;
3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Комиссии, нижестоящих комиссий.
3.2. При работе с архивными документами Комиссии осуществляются следующие функции:
3.2.1. прием, не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, упорядоченных документов структурных подразделений аппарата Комиссии и нижестоящих избирательных комиссий - источников комплектования ОГУ "Государственный архив Саратовской области" в соответствии с документами, регламентирующими сроки хранения избирательных документов по соответствующим уровням выборов;
3.2.3. учет и обеспечение сохранности принятых архивных документов;
3.2.4. разработка и согласование с ОГУ "Государственный архив Саратовской области" графиков представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов Правительства Саратовской области;
3.2.5. составление и представление не позднее, чем через 2 года после завершения их делопроизводством, годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов Правительства Саратовской области;
3.2.6. создание и совершенствование научно-справочного аппарата к архивным документам и обеспечение преемственности с научно-справочным аппаратом ОГУ "Государственный архив Саратовской области";
3.2.7. организация использования архивных документов;
3.2.8. проведение экспертизы ценности документов и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
3.2.9. предоставление сведений о составе и объеме архивных документов и составление паспорта архива для ОГУ "Государственный архив Саратовской области";
3.2.10. подготовка и передача на постоянное хранение в Государственный архив Саратовской области документов Архивного фонда Российской Федерации;
3.2.11. организация использования документов, в том числе информирование руководства и работников аппарата Комиссии о составе и содержании документов архива, выдача в установленном порядке дел, документов или копий документов в целях служебного и научного использования, исполнения запросов организаций и заявлений граждан по вопросам социально-правового характера.
СОГЛАСОВАНО
Протокол постоянно действующей
экспертной комиссии
от 22 августа 2007 г. № 3
Приложение № 2
к постановлению
избирательной комиссии Саратовской области
от 31 августа 2007 г. № 01-09/90-П
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее - экспертная комиссия) избирательной комиссии Саратовской области (далее - Комиссия) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности Комиссии.
1.2. Экспертная комиссия является совещательным органом при председателе Комиссии. Решения экспертной комиссии вступают в силу после их утверждения председателем Комиссии. В установленных случаях решения экспертной комиссии утверждаются после их предварительного согласования с экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Правительства Саратовской области.
1.3. В своей работе экспертная комиссия руководствуется законодательством об архивном деле в Российской Федерации, законодательством Российской Федерации о выборах и референдумах, федеральными законами и законами Саратовской области, постановлениями Центральной избирательной комиссии Российской Федерации и Комиссии, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы Российской Федерации и Управления по делам архивов Правительства Саратовской области, перечнями документов со сроками хранения, инструкцией по делопроизводству в Комиссии, Положением об экспертной комиссии (далее - Положение).
1.4. Председателем экспертной комиссии является секретарь Комиссии. Персональный состав экспертной комиссии назначается постановлением комиссии из числа членов и работников аппарата Комиссии. По согласованию в состав экспертной комиссии могут быть включены представители Управления по делам архивов Правительства Саратовской области. В качестве экспертов к работе экспертной комиссии могут привлекаться специалисты из сторонних организаций.
1.5. Настоящее Положение утверждается постановлением Комиссии после согласования с экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Правительства Саратовской области.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Основными задачами экспертной комиссии являются:
2.1. организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства Комиссии при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
2.2. организация проведения экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к ведомственному хранению;
2.3. организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в ОГУ "Государственный архив Саратовской области".
3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ И ПРАВА ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
3.1. Экспертная комиссия выполняет следующие функции:
3.1.1. организует и проводит работу по ежегодному отбору документов для хранения и к уничтожению;
3.1.2. рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Правительства Саратовской области, а затем на утверждение председателем Комиссии:
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне;
- описи дел постоянного хранения;
3.1.3. рассматривает и представляет на согласование с экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Правительства Саратовской области, а затем на утверждение председателем Комиссии:
- сводную номенклатуру дел Комиссии;
- описи дел по личному составу;
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и документов по личному составу;
- акты о выделении к уничтожению документов, с истекшими сроками хранения, содержащих персональные данные.
3.1.4. рассматривает и представляет на утверждение председателя Комиссии:
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.1.2
, и п. 3.1.3
);
3.1.5. подготавливает и представляет на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов Правительства Саратовской области предложения:
- об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями документов со сроками хранения;
- об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями документов со сроками хранения;
3.1.6. оказывает методическую помощь нижестоящим избирательным комиссиям:
- по экспертизе ценности документов;
- подготовке архивных документов к постоянному хранению;
- разработке номенклатуры дел;
- ведению работы с архивными документами;
3.1.7. участвует в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам организации работы с документами в Комиссии, нижестоящих избирательных комиссиях;
3.2. Экспертная комиссия имеет право:
3.2.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях аппарата Комиссии, нижестоящих избирательных комиссиях;
3.2.2. запрашивать от руководителей структурных подразделений аппарата Комиссии, нижестоящих избирательных комиссий:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;
3.2.3. заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений аппарата Комиссии, нижестоящих избирательных комиссий:
- о ходе подготовки документов к передаче на постоянное хранение;
- об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Комиссии, являющихся частью Архивного фонда Российской Федерации;
- о причинах утраты документов;
3.2.4. приглашать на заседания экспертной комиссии в качестве консультантов и экспертов - специалистов ОГУ "Государственный архив Саратовской области", сторонних организаций;
3.2.5. информировать Комиссию по вопросам, относящимся к компетенции экспертной комиссии;
3.2.6. в установленном порядке представлять Комиссию в Государственном архиве Саратовской области.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
4.1. Экспертная комиссия работает во взаимодействии с экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Правительства Саратовской области.
4.2. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Заседание экспертной комиссии считается правомочным, если на заседании присутствует не менее половины ее членов. Решения экспертной комиссии принимаются простым большинством голосов от числа голосующих членов экспертной комиссии и оформляются протоколом.
4.3. Ведение делопроизводства экспертной комиссии и контроль за исполнением принятых решений осуществляет секретарь экспертной комиссии.
СОГЛАСОВАНО
Протокол постоянно действующей
экспертной комиссии
от 22 августа 2007 г. № 3
Приложение № 3
к постановлению
избирательной комиссии Саратовской области
от 31 августа 2007 г. № 01-09/90-П
СОСТАВ
ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. постановления
Избиркома Саратовской области
от 03.07.2008 № 01-09/15-П)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Председатель постоянно действующей экспертной комиссии:
Бурмак Александр Владимирович - секретарь избирательной комиссии Саратовской области;
Секретарь постоянной действующей экспертной комиссии:
Киреев Андрей Владимирович - начальник отдела организационно-методической работы аппарата избирательной комиссии Саратовской области;
Члены постоянно действующей экспертной комиссии:
Беспалова Елена Николаевна - начальник правового отдела аппарата избирательной комиссии Саратовской области;
Махлярская Людмила Николаевна - референт отдела контрольно-ревизионной работы и взаимодействия с общественными объединениями и СМИ аппарата избирательной комиссии Саратовской области;
Ханжов Владимир Николаевич - член избирательной комиссии Саратовской области с правом решающего голоса.
