Зарегистрировано в Администрации Главы РК 27 мая 2009 г. № 781
УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСИ АКТОВ
ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ РЕСПУБЛИКИ КАРЕЛИЯ
ПРИКАЗ
от 27 апреля 2009 г. № 99
Об утверждении Регламента Управления записи актов
гражданского состояния Республики Карелия
В соответствии с Положением
об Управлении записи актов гражданского состояния Республики Карелия, утвержденным Указом Главы Республики Карелия от 7 августа 2006 года № 118 "Об Управлении записи актов гражданского состояния Республики Карелия" (Собрание законодательства Республики Карелия, 2006, № 8, ст. 916) приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Регламент
Управления записи актов гражданского состояния Республики Карелия.
2. Обеспечить государственную регистрацию настоящего Приказа в установленном порядке.
3. Главному специалисту Управления Селянкиной И.Г. ознакомить работников Управления с настоящим Приказом.
4. Отменить Приказ от 30 мая 2006 года № 101 "Об утверждении административного регламента исполнения государственных функций в области регистрации актов гражданского состояния Управления записи актов гражданского состояния Республики Карелия.
5. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.
Начальник
Т.В.ЛЕБЕДЕВА
Утвержден
Приказом
Управления записи актов
гражданского состояния
Республики Карелия
от 27 апреля 2009 г. № 99
РЕГЛАМЕНТ
Управления записи актов гражданского состояния
Республики Карелия
I. Общие положения
1. Настоящий Регламент устанавливает общие правила организации деятельности Управления записи актов гражданского состояния Республики Карелия (далее - Управление).
2. Настоящий Регламент разработан в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Республики Карелия и иными нормативными правовыми актами Республики Карелия, Положением
об Управлении.
Управление возглавляет входящий в состав Правительства Республики Карелия начальник Управления записи актов гражданского состояния Республики Карелия (далее - начальник).
3. В Управлении разрабатываются и утверждаются административные регламенты предоставления государственных услуг.
Структура и штатное расписание
4. Структура Управления утверждается распоряжением Главы Республики Карелия (далее - Глава).
5. Штатное расписание Управления утверждается начальником в пределах фонда оплаты труда и численности, установленных Главой, с учетом реестра должностей государственной гражданской службы Республики Карелия.
6. Структура аппарата Управления включает в себя руководство (начальника и заместителя начальника), специалистов аппарата Управления и структурные подразделения (территориальные отделы ЗАГС).
В штатное расписание Управления включаются государственные должности, должности государственной гражданской службы Республики Карелия, а также должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Республики Карелия.
7. Организационное обеспечение деятельности начальника осуществляется специалистами аппарата Управления.
Полномочия руководителей
8. Начальник:
организует работу Управления;
несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление функций и реализацию государственной политики в сфере регистрации актов гражданского состояния в соответствии с переданными Российской Федерацией полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния;
представляет Управление в отношениях с другими органами государственной власти, гражданами и организациями, подписывает от имени Управления договоры и другие документы гражданско-правового характера;
осуществляет иные полномочия, установленные законодательством
.
9. Заместитель начальника представляет Управление по отдельным вопросам сфер его деятельности, организует и координирует осуществление функций Управления в соответствии с настоящим Регламентом и иными актами Управления, а также поручениями начальника.
Заместитель начальника несет персональную ответственность за выполнение функций и полномочий Управления, возложенных на него должностным регламентом.
10. Заместитель начальника может по отдельным вопросам организации деятельности Управления подписывать установленные законодательством виды актов, а также на основании выданных начальником доверенностей подписывать от имени Управления договоры и другие гражданско-правовые документы.
11. Заместитель начальника по решению начальника:
а) взаимодействует (в том числе ведет переписку) с органами государственной власти и органами местного самоуправления, гражданами и организациями, а также структурными подразделениями Администрации Главы Республики Карелия (далее - Администрация);
б) координирует и контролирует работу специалистов аппарата Управления и территориальных отделов ЗАГС, дает поручения специалистам аппарата Управления и начальникам территориальных отделов;
в) проводит совещания со специалистами аппарата Управления, начальниками и специалистами территориальных отделов ЗАГС;
г) рассматривает поступившие в Управление обращения, документы и материалы;
д) рассматривает и визирует проекты документов, представляемых на подпись начальнику;
е) обеспечивает подготовку в установленном порядке для представления Главе и в Правительство Республики Карелия (далее - Правительство) проектов актов, по которым требуется решение Главы и Правительства;
ж) осуществляет иные полномочия, предусмотренные законодательством, настоящим Регламентом, должностным регламентом и приказами Управления.
12. В соответствии с настоящим Регламентом, положением о территориальном отделе ЗАГС, должностным регламентом, поручениями начальника и заместителя начальника руководитель территориального отдела ЗАГС (начальник отдела ЗАГС):
а) осуществляет непосредственное руководство отделом ЗАГС, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел ЗАГС функций и полномочий, а также за состояние исполнительской дисциплины;
б) взаимодействует с иными территориальными отделами ЗАГС;
в) взаимодействует со структурными подразделениями других органов исполнительной власти;
г) обеспечивает рассмотрение поступивших в отдел ЗАГС обращений и других документов, а также подготовку ответов на них;
д) определяет должностные обязанности государственных гражданских служащих отдела ЗАГС;
е) обеспечивает проведение мероприятий, связанных с прохождением государственной гражданской службы, в том числе представляет предложения о назначении на должность и об освобождении от должности, о временном исполнении обязанностей, о повышении квалификации, поощрении государственных гражданских служащих территориального отдела ЗАГС и наложении на них взысканий;
ж) проводит совещания с представителями органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций по отнесенным к его компетенции вопросам;
з) осуществляет иные полномочия, установленные настоящим Регламентом, положением о территориальном отделе ЗАГС и поручениями (указаниями) начальника и заместителя начальника.
13. На период временного отсутствия в связи с болезнью, отпуском, командировкой начальника временно исполняющим его обязанности назначается заместитель начальника.
В случае временного отсутствия в связи с болезнью, отпуском, командировкой заместителя начальника временно исполняющим его обязанности назначается специалист аппарата Управления.
В случае временного отсутствия в связи с болезнью, отпуском, командировкой начальника территориального отдела ЗАГС исполнение его полномочий и должностных обязанностей осуществляет специалист территориального отдела ЗАГС в соответствии с должностным регламентом.
II. ПОРЯДОК ПЛАНИРОВАНИЯ И ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ
Формирование планов и показателей деятельности
14. Управление организует свою работу в соответствии с утверждаемыми планами и показателями деятельности.
Показатели деятельности Управления учитываются в процессе бюджетного планирования.
15. Формирование планов и показателей деятельности Управления осуществляется преимущественно на основе программно-целевого метода бюджетного планирования, обеспечивающего прямую взаимосвязь между распределением бюджетных ресурсов и фактическими или планируемыми результатами их использования в соответствии с установленными приоритетами государственной политики.
16. Управление самостоятельно разрабатывает планы и показатели деятельности, отчеты о результатах и основных направлениях деятельности Управления.
17. Начальник организует подготовку отчета о результатах и основных направлениях деятельности Управления в порядке и сроки, устанавливаемые Правительством.
Указанный отчет формируется на основе соответствующих материалов территориальных отделов ЗАГС.
18. Начальник утверждает полугодовые планы Управления и территориальных отделов ЗАГС и отчеты об их исполнении.
План работы Управления на очередное полугодие и отчет об его исполнении визируются заместителем начальника и передаются на утверждение начальнику.
Начальники территориальных отделов ЗАГС готовят ежемесячные отчеты о деятельности Управления, ежеквартальные справки о работе и представляют в Управление в сроки, установленные Памяткой по видам и срокам предоставления планов и отчетов (далее - Памятка).
19. Заместитель начальника систематически информирует начальника о ходе реализации утвержденных планов и показателей работы и, при необходимости, представляет ему дополнительные предложения по их надлежащему исполнению.
20. Еженедельно, каждый вторник, под руководством начальника Управления или его заместителя в Управлении проводится планерное совещание. В работе планерного совещания принимают участие специалисты аппарата Управления, начальники территориальных отделов.
Участие в подготовке планов работы Правительства,
планировании заседаний Правительства и порядок
подготовки к заседаниям Правительства
21. В соответствии с Регламентом
Правительства формируются перспективные (на год) и текущие (на месяц) планы работы Правительства.
Предложения Управления для внесения в план основных мероприятий Правительства на следующий месяц направляются в Администрацию не позднее 20 числа текущего месяца.
22. Письмо Руководителя Администрации о подготовке предложений по рассмотрению вопросов на заседании Правительства, поступившее в Управление, направляется на исполнение специалистам аппарата Управления.
Специалисты аппарата Управления в установленные сроки представляют заместителю начальника подготовленные на основе требований федеральных законов, законов Республики Карелия, распоряжений и поручений Главы, программ и планов деятельности Правительства, постановлений и распоряжений Правительства, поручений Премьер-министра Правительства и его заместителей предложения по рассмотрению вопросов на заседании Правительства, содержащие:
а) наименование вопроса и краткое обоснование необходимости его рассмотрения на заседании Правительства;
б) общую характеристику и основные положения вопроса;
в) форму предлагаемого решения;
г) перечень соисполнителей;
д) дату рассмотрения на заседании Правительства.
Сводные предложения докладываются заместителем начальника начальнику для последующего направления их в Правительство.
23. В случае необходимости заместителем начальника в инициативном порядке, в том числе по поручению начальника, по предложениям специалистов аппарата Управления могут быть подготовлены и доложены начальнику для последующего внесения в Администрацию мотивированные предложения по изменению утвержденного плана в части содержания и срока рассмотрения вопроса, а также по рассмотрению на заседании Правительства новых дополнительных вопросов.
24. Заместитель начальника, специалисты аппарата Управления, на которых возложена подготовка соответствующих материалов для рассмотрения на заседаниях Правительства, несут персональную ответственность за их качество, согласование и своевременность представления начальнику.
В случае необходимости (наличия существенных разногласий с заинтересованными органами государственной власти, организациями по существу вносимых на рассмотрение Правительства вопросов) заместитель начальника докладывает вопрос начальнику и действует в соответствии с его указаниями.
25. Материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства, с соответствующим сопроводительным письмом в Правительство представляются на рассмотрение начальника в установленные им сроки.
26. Проект повестки заседания Правительства и соответствующие материалы, рассылаемые Администрацией, доводятся сотрудником аппарата Управления, обеспечивающим организацию документооборота в Управлении, до заместителя начальника, который представляет начальнику свои замечания и предложения по рассмотренным ими документам в установленные сроки.
Материалы, поступившие в Управление менее чем за два дня до заседания Правительства, рассматриваются в первоочередном порядке и незамедлительно с замечаниями и предложениями представляются начальнику.
27. При необходимости заместитель начальника обеспечивает подготовку начальнику официальных замечаний и предложений Управления к проектам решений по соответствующим вопросам для представления их в Правительство не позднее 24 часов до заседания.
28. Проект доклада, подготовленный соответствующим специалистом аппарата Управления (ответственным за подготовку вопроса), рассматривается и представляется заместителем начальника на рассмотрение начальника, как правило, не позднее чем за два дня до даты заседания или в установленный им срок.
29. С докладами на заседаниях Правительства по вопросам его повестки выступает начальник либо заместитель начальника.
Заместитель начальника может выступать по поручению начальника на заседаниях Правительства по решению председательствующего на заседании.
Планирование деятельности руководителей Управления,
специалистов аппарата Управления и начальников
территориальных отделов ЗАГС, порядок их выезда
в командировку и ухода в отпуск
30. Начальник обеспечивает планирование своей деятельности с учетом необходимости участия в плановых мероприятиях, проводимых Главой или Премьер-министром Правительства, в заседаниях Правительства, образуемых Правительством координационных и совещательных органов, Законодательного Собрания, а также в других обязательных для членов Правительства плановых мероприятиях.
Заместитель начальника, специалисты аппарата Управления, начальники территориальных отделов планируют свою деятельность с учетом необходимости участия в мероприятиях, проводимых начальником, а также по его поручению в мероприятиях, проводимых Главой, Правительством, Законодательным Собранием, и иных обязательных мероприятиях.
31. Уход в отпуск и выезд в командировку
начальника осуществляется на основании распоряжения Главы в порядке, предусмотренном Регламентом Администрации, и оформляется приказом, решающим в том числе вопросы исполнения обязанностей начальника в период его временного отсутствия.
Информация о командировках, отпусках и отсутствии по болезни начальника представляется в Администрацию.
Уход в отпуск заместителя начальника, специалистов аппарата Управления, начальников и специалистов территориальных отделов осуществляется на основании утвержденного начальником графика отпусков.
Выезд в командировку заместителя начальника, специалистов аппарата Управления, начальников территориальных отделов осуществляется с согласия и на основании приказа Управления.
Выезд в командировку специалистов территориальных отделов ЗАГС осуществляется с согласия начальников соответствующих отделов, на основании приказа Управления.
Приказы о командировании должностных лиц Управления подготавливаются специалистом аппарата Управления, осуществляющим функции по кадровым вопросам.
Координационные и совещательные органы,
рабочие группы
32. Предложения Управления о создании правительственных координационных и совещательных органов, а также организационных комитетов подготавливаются по инициативе заместителя начальника Управления или по поручению начальника в порядке
, установленном для подготовки вопросов к рассмотрению на заседании Правительства.
Кандидатуры представителей Управления в правительственных координационных комиссиях, советах и организационных комитетах определяются начальником.
33. Предложения о включении представителей Управления в состав межведомственных координационных и совещательных органов подписываются начальником (в его отсутствие - заместителем начальника).
Поступившие предложения органов исполнительной власти рассматриваются начальником или его заместителем.
34. Межведомственные рабочие группы образуются для подготовки документов межведомственного значения, в том числе проектов нормативных правовых актов.
Образование межведомственных рабочих групп, утверждение их руководителей и состава осуществляются начальником (в его отсутствие - заместителем начальника) по согласованию с заинтересованными органами исполнительной власти. Решение начальника (заместителя начальника) оформляется соответствующим приказом.
Межведомственные рабочие группы, образованные по инициативе Управления, возглавляет, как правило, заместитель начальника.
План работы межведомственной рабочей группы определяется ее руководителем.
Организационно-техническое обеспечение деятельности межведомственной рабочей группы возлагается на Управление.
35. Обращения общественных объединений об участии представителей Управления в работе создаваемых этими организациями органов (общественных комиссий, советов, рабочих групп) рассматриваются начальником или его заместителем. О результатах рассмотрения обращения общественное объединение информируется начальником или его заместителем.
Рабочие группы Управления
36. Рабочие группы (комиссии) Управления образуются для подготовки документов ведомственного значения, в том числе проектов нормативных правовых актов.
Образование рабочих групп (комиссий), утверждение их руководителей и состава осуществляются начальником Управления по согласованию с заинтересованными органами. Решение начальника Управления оформляется соответствующим приказом.
37. Рабочие группы возглавляет, как правило, заместитель начальника Управления.
План работы рабочей группы, организационно-техническое обеспечение деятельности определяется ее руководителем.
Коллегия Управления
38. Для рассмотрения и выработки решений по отдельным наиболее важным вопросам, стоящим перед Управлением, образуется коллегия Управления (далее - Коллегия). Коллегия является постоянно действующим совещательным органом Управления. Коллегия образуется и осуществляет свою деятельность в порядке, предусмотренном положением о коллегии.
39. Положение о коллегии и персональный состав коллегии утверждаются приказом Управления. Включение в состав Коллегии работников иных органов государственной власти и организаций осуществляется по согласованию с их руководителями. Члены Коллегии не имеют дополнительных полномочий, кроме предусмотренных занимаемой должностью в Управлении или в иных органах государственной власти, организаций.
План работы Коллегии формируется на основе предложений заместителя начальника, специалистов аппарата Управления, начальников территориальных отделов.
План работы Коллегии утверждается начальником и направляется членам Коллегии.
Документы к заседаниям Коллегии подготавливаются секретарем Коллегии в соответствии с планом работы Коллегии и должны состоять из материалов по обсуждаемому вопросу и проекта решения Коллегии, завизированных специалистами аппарата Управления и заместителем начальника.
Решения Коллегии оформляются протоколом заседания Коллегии. При необходимости указанные решения реализуются путем принятия приказов Управления.
40. Организационно-техническое обеспечение деятельности Коллегии возлагается начальником на секретаря Коллегии.
Организация документооборота
41. Организация работы с документами в Управлении определяется настоящим Регламентом и Инструкцией по делопроизводству Управления (далее - Инструкция по делопроизводству).
Инструкция по делопроизводству разрабатывается специалистами аппарата Управления, осуществляющим организацию документооборота в Управлении, согласовывается с органом исполнительной власти Республики Карелия, осуществляющим функции в области архивного дела, и утверждается начальником.
42. Документы и проекты актов, представляемые Главе, в Правительство, оформляются в Управлении в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству Администрации.
Порядок работы с секретными документами и шифротелеграммами, обработка секретной информации осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.
43. В Инструкции по делопроизводству определяются общие правила работы с документами в Управлении, в том числе:
по порядку регистрации и доставки корреспонденции;
по общим требованиям и особенностям к составлению и оформлению документов;
по организации работы с различными видами документов (в том числе с факсограммами);
по порядку подготовки и отправки корреспонденции;
по контролю исполнения документов;
по порядку оперативного хранения документов и передачи их на хранение в архив;
по выполнению машинописных и стенографических работ;
по учету, хранению и использованию печатей, штампов и бланков.
44. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в территориальных отделах возлагается на начальников отделов.
Непосредственная работа по документационному обеспечению в отделах ведется лицами, ответственными за делопроизводство.
45. Исходящие документы Управления подлежат обязательному визированию непосредственным исполнителем, заместителем начальника (при подписании документа начальником).
46. Рассмотрение документов осуществляется:
по нетерпящим отлагательства срочным (оперативным) поручениям - в суточный либо иной, более короткий, указанный в поручении срок;
по проектам законов Республики Карелия, указов и распоряжений Главы Республики Карелия, постановлений и распоряжений Правительства - в трехдневный (рабочих дней) срок;
по поручениям с указанным сроком исполнения - в пределах установленного срока исполнения;
по документам, не содержащим поручений со сроком исполнения, - в пределах 15 календарных дней;
по документам, подлежащим рассмотрению (требующим ответа) в определенный законодательством срок, - в пределах установленного законодательством срока.
47. Акты Управления, а также исходящие документы оформляются на бланках установленной формы, содержащих его наименование, соответствующее наименованию, указанному в Положении
об Управлении.
III. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ РЕШЕНИЙ УПРАВЛЕНИЯ
48. Начальник и заместитель начальника в соответствии с полномочиями принимают решения по вопросам, находящимся в установленной сфере деятельности.
Решения Управления оформляются в виде:
приказа Управления;
]]>утверждения или подписания ненормативных документов организационно-распорядительного характера;
заключения договоров (контрактов).
49. По вопросам, требующим рассмотрения и подготовки проекта решения Управления, начальник (его заместитель) дает письменные поручения (в том числе в форме резолюций), поручения, оформляемые протоколом проведенного у него совещания, а также устные указания специалистам Управления.
Оформление решений, принятых на совещании у начальника
(заместителя начальника)
50. Решения, принятые на совещании у начальника (заместителя начальника), по его указанию оформляются протоколом. Проект протокола совещания подготавливается специалистом, ответственным за проведение совещания, и представляется начальнику (заместителю начальника), как правило, в течение суток после окончания совещания.
К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подписанный специалистом, ответственным за проведение совещания.
51. В случае проведения межведомственного совещания копии протокола направляются в соответствующие органы исполнительной власти и организации, а также в заинтересованные структурные подразделения.
Копии протоколов совещаний у начальника (заместителя начальника) рассылаются исполнителям (в том числе заинтересованным органам исполнительной власти), как правило, в течение суток, а содержащих срочные или оперативные поручения, - незамедлительно.
52. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколе совещания у начальника (заместителя начальника), осуществляется специалистом, ответственным за проведение совещания, и должностным лицом Управления, обеспечивающим контроль за исполнением поручений в Управлении.
Оформление договоров (контрактов, соглашений)
53. Проекты договоров (контрактов, соглашений) подготавливаются специалистами Управления во исполнение поручений начальника (заместителя начальника) в соответствии с требованиями законодательства.
54. Проект договора (контракта, соглашения), касающегося финансовой деятельности Управления, подлежит согласованию со специалистом Управления по вопросам бухгалтерского учета, который рассматривает его в течение 20 рабочих дней. Согласованный проект договора визируется заместителем начальника и представляется на подпись начальнику.
Проект договора (соглашения) с приложением необходимых документов, служащих основаниями их заключения (документов, подтверждающих полномочия сторон; доверенностей; договоров и соглашений, в которые вносятся изменения; иных документов, на которые делаются ссылки в проектах договоров), подлежит согласованию с заместителем начальника.
При наличии неурегулированных разногласий специалист, ответственный за подготовку проекта договора (контракта, соглашения), докладывает о них начальнику или лицу, исполняющему его обязанности.
IV. ПОРЯДОК ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ В УПРАВЛЕНИИ
55. Акты Управления, а также резолюции (поручения) начальника (заместителя начальника) оформляются и рассылаются исполнителям, как правило, в течение суток, а срочные и оперативные - незамедлительно.
56. Специалист Управления, указанный в поручении первым, является головным исполнителем поручения, он организует работу по исполнению поручения и несет ответственность за его исполнение.
57. Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании резолюции начальника (заместителя начальника), давшего поручение.
Изменение головного исполнителя и соисполнителей оформляется (учитывается) лицом, обеспечивающим организацию документооборота в Управлении.
58. Предложения (устные или в письменном виде) с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя представляются начальнику (в его отсутствие - заместителю начальника) заинтересованным специалистом в течение 1 дня с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
59. В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей, определенных поручением, специалисты обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом головной исполнитель представляет давшему поручение руководителю дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 1 дня с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
60. Соисполнители за 3 дня до окончания срока исполнения поручения представляют головному исполнителю свои предложения.
Если срок исполнения поручения составляет 3 и менее дней, соисполнители представляют головному исполнителю свои предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.
Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель при необходимости информирует об этом руководителя, давшего поручение.
61. В случае если поручение начальника (заместителя начальника) не исполнено в установленный срок, головной исполнитель в течение 2 дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет начальнику (заместителю начальника) в устной или письменной форме объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых для принятия в отношении виновных в неисполнении поручения работников.
Объяснения, представляемые начальнику, согласовываются заместителем начальника.
62. Снять с контроля свое поручение может только руководитель, который его дал, или лицо, замещающее его. Продление сроков исполнения допускается руководителем, который дал поручение.
Особенности организации исполнения поручений,
содержащихся в актах Главы, Правительства и протоколах
заседаний Правительства, а также поручений Главы,
Премьер-министра, заместителя Премьер-министра,
Руководителя Администрации и его первого заместителя
63. При поступлении в Управление поручений Главы, поручений, содержащихся в актах Главы, Правительства, протоколах заседаний Правительства, координационных и совещательных органов Правительства, возглавляемых Премьер-министром, заместителем Премьер-министра, а также поручений Премьер-министра, заместителя Премьер-министра, Руководителя Администрации и его первого заместителя, содержащихся в протоколах проведенных ими совещаний и резолюциях (далее - поручения), эти поручения рассматриваются начальником, заместителем начальника, после чего незамедлительно направляются лицом, обеспечивающим организацию документооборота в Управлении, на исполнение соответствующим специалистам аппарата Управления.
При необходимости начальник или заместитель начальника дает дополнительные указания относительно исполнения поручений.
64. Заместитель начальника, специалисты аппарата Управления, на которых возлагается исполнение поручений, заместитель начальника несут персональную ответственность за качество и своевременность представления начальнику материалов для доклада Главе, Премьер-министру, заместителю Премьер-министра, Руководителю Администрации и его первому заместителю.
65. В соответствии с Регламентом
Администрации поручения, содержащие указание "срочно", подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения. Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения.
Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
66. В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно (кроме срочных и оперативных поручений), специалисты аппарата Управления по согласованию с заместителем начальника представляют в течение 10 дней с даты подписания поручения начальнику предложение о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения для последующего направления Главе и в Правительство.
67. В случае если поручение выходит за пределы компетенции Управления, специалисты аппарата Управления обеспечивают его исполнение в пределах своей компетенции и по согласованию с заместителем начальника представляют начальнику предложения о привлечении соисполнителей для внесения Главе и в Правительство.
В случае если поручение не входит в компетенцию Управления, специалисты аппарата Управления по согласованию с заместителем начальника представляют начальнику предложения о назначении другого исполнителя поручения для внесения Главе и в Правительство.
Указанные предложения представляются начальнику в течение 7 дней с даты подписания поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
68. Орган исполнительной власти, указанный в поручении первым, является головным исполнителем поручения. Начальник в этом случае организует работу по исполнению поручения и несет ответственность за исполнение поручения. При необходимости заместитель начальника или специалисты аппарата Управления запрашивают в органах исполнительной власти информацию, необходимую для исполнения поручения, с указанием срока ее представления.
Для исполнения поручения в сжатые сроки заместитель начальника по инициативе специалистов аппарата Управления может создавать рабочие группы в составе уполномоченных представителей органов исполнительной власти - соисполнителей поручения, а также представителей других заинтересованных органов исполнительной власти и организаций (по согласованию) или проводить необходимые совещания.
69. Если Управление является соисполнителем поручения, то в соответствии с Регламентом
Администрации за 2-3 дня до истечения срока, отведенного на исполнение поручения, Управление представляет головному исполнителю предложения, подписанные начальником или его заместителем.
70. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, специалисты аппарата Управления в течение 2 дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляют начальнику завизированное заместителем начальника объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых для принятия в отношении виновных в неисполнении поручения работников.
Контроль за исполнением поручений
71. Контроль за исполнением поручений, включая поручения начальника и его заместителя, обеспечивается определенным начальником должностным лицом Управления.
72. Должностное лицо, обеспечивающее контроль за исполнением поручений (в случае если Управление является головным исполнителем поручения), прекращает контроль на основании:
а) принятия (утверждения) соответствующего акта, разработка которого поручалась Управлению (на основании документированной информации соответствующих специалистов аппарата Управления);
б) информации, поступившей из Администрации, о соответствующем решении, принятом Главой (в отношении поручений Главы), Премьер-министром, заместителем Премьер-министра;
в) соответствующей резолюции начальника или представленной определенными начальником должностными лицами документированной информации о решении, принятом начальником (в отношении поручений начальника);
г) соответствующей резолюции заместителя начальника (в отношении поручений заместителя начальника).
73. В случае если Управление является соисполнителем поручений, включая поручения по рассматриваемым Управлением законопроектам, контроль за исполнением поручений прекращается на основании документированной информации соответствующих специалистов аппарата Управления о направлении в установленном порядке Управлением головному исполнителю соответствующих документов (предложений, заключений, проектов актов и иных материалов) или о согласовании проектов актов.
74. Контроль за рассмотрением поступивших в Управление обращений осуществляется специалистами аппарата Управления и должностным лицом, обеспечивающим контроль за исполнением поручений.
Контроль за рассмотрением поступивших в Управление обращений прекращается на основании документированной информации соответствующих специалистов аппарата Управления о направлении в установленном порядке ответа заявителям.
75. Должностное лицо, обеспечивающее контроль за исполнением поручений, как правило, еженедельно представляет начальнику, заместителю начальника и специалистам аппарата Управления информацию о находящихся на контроле документах.
V. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРИНЯТИЯ НОРМАТИВНЫХ
ПРАВОВЫХ АКТОВ
76. Управление принимает нормативные правовые акты по вопросам установленной сферы ведения Управления в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Конституцией
Республики Карелия, законами Республики Карелия, актами Главы Республики Карелия и Правительства Республики Карелия.
Нормативные правовые акты издаются Управлением в виде приказа или в ином установленном законодательством
виде в соответствии с порядком подготовки нормативных правовых актов органов исполнительной власти Республики Карелия и их государственной регистрации, утвержденным Указом Главы Республики Карелия от 10.01.2003 № 10.
Подготовку и согласование проекта нормативного правового акта осуществляет уполномоченный специалист аппарата Управления с привлечением при необходимости иных специалистов Управления. Срок рассмотрения исчисляется со дня, следующего за днем поступления документов.
Согласованный проект нормативного правового акта визируется заместителем начальника и представляется на подпись начальнику или заместителю начальника в случае предоставления ему соответствующих полномочий согласно пункту 9
настоящего Регламента.
77. Территориальные отделы ЗАГС Управления не вправе издавать нормативные правовые акты.
78. В целях подготовки проектов нормативных правовых актов межведомственного характера по согласованию с заинтересованными органами исполнительной власти могут создаваться межведомственные рабочие группы.
Согласование указанных проектов нормативных правовых актов осуществляется в установленном порядке.
79. Заместитель начальника и специалисты аппарата Управления обеспечивают согласование проекта нормативного правового акта, в том числе путем проведения согласительных совещаний.
При наличии неурегулированных разногласий по проекту нормативного правового акта заместитель начальника (уполномоченный специалист аппарата Управления) докладывает о них начальнику и действует в соответствии с его указаниями.
VI. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И РАССМОТРЕНИЯ ПРОЕКТОВ АКТОВ,
КОТОРЫЕ ВНОСЯТСЯ В ПРАВИТЕЛЬСТВО
Порядок внесения проектов актов
80. Подготовленные специалистами аппарата Управления проекты актов с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений, заместителем начальника вносятся начальником в Правительство в соответствии с требованиями
, установленными Регламентом Правительства.
81. Проекты актов до их внесения в Правительство подлежат обязательному согласованию в порядке
, установленном Регламентом Правительства.
82. Заместитель начальника и специалисты аппарата Управления обеспечивают согласование проекта акта, в том числе путем проведения согласительных совещаний.
83. Проекты законов Республики Карелия, указов Главы нормативного характера и постановлений Правительства после их согласования в установленном порядке направляются начальником или заместителем начальника на заключение в Администрацию Главы.
Порядок рассмотрения проектов актов, поступивших
на согласование
84. Поступившие на согласование в Управление проекты актов с пояснительной запиской направляются на рассмотрение соответствующим специалистам аппарата Управления, определенным начальником.
Указанные документы рассматриваются и визируются соответствующими специалистами аппарата Управления, заместителем начальника, начальником (лицом, исполняющим обязанности начальника) в 3-дневный срок.
85. При наличии возражений проекты актов визируются с замечаниями. Замечания оформляются на бланке Управления, подписываются начальником (в его отсутствие - заместителем начальника) и направляются исполнителю.
Оформление замечаний осуществляет специалист аппарата Управления, являющийся головным исполнителем рассмотрения проекта акта.
VII. ЗАКОНОПРОЕКТНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ И ПОРЯДОК УЧАСТИЯ
В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОГО СОБРАНИЯ
Планирование законопроектной деятельности
и порядок ее организации
86. Управление разрабатывает проекты законов Республики Карелия во исполнение законодательства Российской Федерации и Республики Карелия, программы законодательных инициатив Главы и соответствующих поручений, а также по собственной инициативе.
87. Предложения специалистов аппарата Управления, начальников территориальных отделов ЗАГС о разработке проектов законов Республики Карелия для включения в проект программы законодательных инициатив Главы представляются заместителю начальника. Указанные предложения должны содержать:
а) рабочее наименование проекта закона Республики Карелия;
б) обоснование необходимости принятия закона;
в) концепцию законопроекта, включающую в себя его общую характеристику и основные положения;
г) этапы подготовки законопроекта;
д) информацию о предлагаемых сроках внесения проекта закона Республики Карелия в Законодательное Собрание.
88. Сводные предложения подготавливаются уполномоченным специалистом аппарата Управления, визируются заместителем начальника и иными должностными лицами, определенными начальником, и докладываются начальнику для последующего представления в Администрацию.
89. Специалист аппарата Управления, определенный начальником, совместно с заместителем начальника подготавливает и представляет начальнику законопроект с необходимыми материалами
, определенными Регламентом Администрации, для его внесения Главе.
Законопроект, необходимые материалы к нему и сопроводительное письмо Главе рассматриваются и визируются заинтересованными специалистами аппарата Управления, заместителем начальника, а при необходимости - иными должностными лицами, определенными начальником, и подписываются начальником.
Участие в работе Законодательного Собрания
90. Начальник и его заместитель могут участвовать в работе Законодательного Собрания в соответствии с Регламентом
Правительства, Регламентом
Законодательного Собрания по вопросам, относящимся к компетенции Управления.
Иные должностные лица Управления могут присутствовать и выступать на заседаниях комитетов и комиссий, рабочих групп, экспертных советов и участвовать в иных мероприятиях Законодательного Собрания, руководствуясь официальной позицией Правительства. Поручение или согласие на участие в указанных мероприятиях должно быть дано начальником (в его отсутствие - заместителем начальника).
91. Координация работы в Управлении по обеспечению участия его представителей в деятельности Законодательного Собрания и взаимодействию с официальными представителями Главы осуществляется начальником.
92. Начальник (в его отсутствие - заместитель) по приглашению Законодательного Собрания участвуют в заседаниях и отвечают на вопросы депутатов Законодательного Собрания в порядке
, установленном Регламентом Законодательного Собрания.
О приглашении на заседание Законодательного Собрания начальник информирует Главу, Премьер-министра Правительства через официального представителя Главы в Законодательном Собрании.
В случае невозможности присутствия на заседании Законодательного Собрания начальник уведомляет Законодательное Собрание о причине своего отсутствия с указанием должностного лица, которому поручено участвовать в заседании и отвечать на поставленные вопросы.
Порядок рассмотрения депутатских запросов
93. Обращение депутата Законодательного Собрания в адрес Главы, Правительства, Премьер-министра Правительства или заместителя Премьер-министра Правительства, поступившее в Управление из Администрации, рассматривается начальником (в его отсутствие - заместителем) и направляется соответствующим специалистам аппарата Управления для рассмотрения и подготовки проекта ответа.
Проект ответа готовится в письменной форме не позднее чем за 3 дня до установленного срока исполнения.
Обращение депутата Законодательного Собрания к начальнику рассматривается непосредственно в Управлении. Проект ответа (ответ) подписывается начальником (его заместителем) не позднее чем через 15 дней со дня получения депутатского запроса (обращения), если иное не предусмотрено поручением начальника (заместителя начальника). Ответ может быть подготовлен в иной срок, установленный Законодательным Собранием, в устной форме (на заседании Законодательного Собрания) или в письменной форме за подписью начальника, заместителя начальника.
VIII. ПОРЯДОК ВЗАИМООТНОШЕНИЙ С ОРГАНАМИ
СУДЕБНОЙ ВЛАСТИ
94. Начальник может выступать представителем Управления в суде и вправе совершать от его имени все процессуальные действия, в том числе он имеет право на подписание искового заявления и отзыва на исковое заявление, заявления об обеспечении иска, на полный или частичный отказ от исковых требований и признание иска, изменение оснований или предмета иска, заключение мирового соглашения, соглашения по фактическим обстоятельствам, а также право на подписание заявления о пересмотре судебных актов по вновь открывшимся обстоятельствам, обжалование судебного акта, получение присужденных денежных средств и иного имущества.
Полномочия иных представителей Управления определяются в доверенности, подготавливаемой соответствующим специалистом аппарата Управления, заместителем начальника и подписываемой начальником.
95. В случае признания соответствующим судом актов Управления или их отдельных положений не соответствующими законодательству начальник принимает решение о приведении указанных актов в соответствие с законодательством Российской Федерации и Республики Карелия.
В случае удовлетворения судом требований, предъявленных к Управлению, соответствующий специалист аппарата Управления в установленном порядке незамедлительно докладывает начальнику о принятом решении, представляет предложения о мерах по его выполнению, а в случае необходимости - об обжаловании решения суда.
IX. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ОБРАЩЕНИЙ
96. Поступившие в Управление запросы иных органов исполнительной власти о представлении информации (экспертиз, заключений), необходимой для реализации их полномочий или исполнения поручений, рассматриваются начальником (в его отсутствие - заместителем начальника), после чего направляются лицом, обеспечивающим организацию документооборота, указанным в резолюции начальника специалистам аппарата Управления.
Ответ на запрос подписывается начальником или его заместителем.
В случае если запрашиваемая информация не может быть представлена в срок, указанный в запросе, или не предусмотрена законодательством, специалист аппарата Управления в 5-дневный срок с даты получения запроса согласовывает с органом исполнительной власти, направившим запрос, срок представления информации или сообщает о невозможности его исполнения с указанием причин.
97. Запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в Управлении в указанный в запросе срок, а если срок не установлен - в течение 30 дней. В случае если запрашиваемая информация не может быть представлена в указанный в запросе срок, начальник (в его отсутствие - заместитель начальника) направляет инициатору запроса ответ о невозможности его исполнения в срок с указанием причин, а также возможного срока исполнения запроса.
98. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в случаях, предусмотренных федеральными законами.
X. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПИСЬМЕННЫМИ И УСТНЫМИ
ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
99. Работа по учету и организации рассмотрения и исполнения письменных и устных обращений граждан, организация приема граждан по личным вопросам ведется Управлением в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Карелия по вопросам рассмотрения обращений граждан, а также административными регламентами Управления по предоставлению государственных услуг по государственной регистрации актов гражданского состояния.
В Управлении рассматриваются индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан и организаций (далее - обращения граждан), а также ходатайства в их поддержку по вопросам сферы деятельности Управления, порядка предоставления государственных услуг, поступающие в письменной форме, в форме электронных сообщений или в форме устного личного обращения к должностному лицу во время приема граждан.
В случае необходимости Управление может обеспечить рассмотрение письменного обращения с выездом на место.
Управление:
а) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;
б) запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в территориальных отделах ЗАГС, других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
в) принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
г) дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
д) уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
Ответ на обращение подписывается начальником, а в его отсутствие - заместителем начальника.
Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.
В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
В случае если поставленные в обращениях граждан вопросы не входят в компетенцию Управления, такие обращения направляются в 7-дневный срок со дня регистрации по принадлежности с информированием об этом заявителей. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления, должностных лиц, копия обращения в течение 7 дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам. Управление при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.
Управление по направленному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязано в течение 15 дней предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие охраняемую федеральным законом тайну.
В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
Начальник обеспечивает учет и анализ вопросов, содержащихся в обращениях граждан и организаций, в том числе анализ следующих данных:
а) количество и характер рассмотренных обращений граждан и организаций;
б) количество и характер решений, принятых по обращениям граждан и организаций в пределах полномочий;
в) количество и характер судебных споров с гражданами и организациями, а также сведения о принятых по ним судебных решениях.
Ответственные специалисты Управления организуют учет и анализ этих вопросов и подготавливают предложения, направленные на устранение недостатков, в том числе в области нормативного регулирования.
Специалист Управления, определенный начальником, обобщает результаты анализа обращений граждан по итогам года и представляет проект соответствующего доклада начальнику для последующего направления в Правительство Республики Карелия.
Поступившие на имя начальника Управления обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, содержащие жалобы на нарушение законодательства Российской Федерации, положения об Управлении и регламента Управления, докладываются начальнику его заместителем, специалистами с представлением заключений специалистов, определенных начальником, в 10-дневный срок.
Поступившие на имя начальника Управления обращения организаций, содержащие жалобы (несогласие, неудовлетворенность и т.п.) на результаты рассмотрения ранее поступивших в федеральный орган исполнительной власти обращений этих организаций, направляются заместителю начальника, специалистам Управления для подготовки ответа.
В случае если обращение направлено в форме электронного сообщения, дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением.
Личный прием граждан проводится начальником, заместителем начальника по одному разу в месяц, уполномоченным специалистом аппарата Управления по рабочим дням в соответствии с установленным режимом работы.
При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность.
Содержание устного обращения заносится в соответствующий регистрационный журнал. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале, а также в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
В случае если поставленные гражданином во время приема вопросы не входят в компетенцию Управления, ему разъясняется порядок обращения в соответствующие органы государственной власти.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
XI. ПОРЯДОК ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДОСТУПА К ИНФОРМАЦИИ
О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ
100. Управление в соответствии с законодательством Российской Федерации создает доступные для общего пользования информационные ресурсы по вопросам деятельности Управления.
101. Информация о деятельности Управления подлежит опубликованию в установленном порядке на официальном сервере органов государственной власти Республики Карелия в глобальной сети Интернет с адресом доступа: www.gov.karelia.ru. Размещение этой информации осуществляется в установленном порядке.
Информационный ресурс включает в себя:
а) информацию справочного характера об Управлении (в том числе его почтовый адрес, номера телефонов для справок, фамилии, имена и отчества руководителя, заместителей руководителя, руководителей структурных подразделений);
б) информацию о территориальных отделах (почтовые адреса, номера телефонов для справок);
в) адреса мест приема и часы приема граждан и представителей организаций с целью предоставления государственных услуг, сведения о проезде к указанным местам приема;
г) почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов для справок уполномоченных начальником должностных лиц Управления по работе с обращениями граждан и организаций, режим их работы и приема граждан и представителей организаций, сведения о проезде к месту приема;
д) график приема руководящими должностными лицами Управления граждан и представителей организаций с обращениями, сведения о порядке записи на прием и о проезде к месту приема;
е) наименование, почтовый адрес и номер телефона вышестоящего органа государственной власти;
ж) нормативные правовые акты, которыми регулируется деятельность Управления;
з) перечни предоставляемых Управлением государственных услуг;
и) перечень и формы документов (заявлений, справок и др.), которые необходимо представить в Управление для реализации прав и обязанностей граждан и организаций, а также перечень документов, выдаваемых Управлением;
к) сведения о принятии Управлением решений, затрагивающих права и законные интересы граждан и организаций;
л) ответы на часто задаваемые вопросы о деятельности Управления.
102. Ответственность за своевременное представление соответствующей информации по вопросам своего ведения, ее достоверность и полноту несут специалисты аппарата Управления и начальники территориальных отделов ЗАГС.
103. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются начальником, заместителем начальника, в отдельных случаях - иными должностными лицами по указанию начальника.
