УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
ПРИКАЗ
от 05 июля 2006 г. № 25
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НОВОЙ РЕДАКЦИИ ПОЛОЖЕНИЯ
И РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ ЭПМК
В целях приведения нормативных актов в соответствие с федеральным законодательством и Законом
Хабаровского края от 29 сентября 2005 г. № 299 "О реализации полномочий Хабаровского края в области архивного дела" приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие новые редакции Положения
об экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Хабаровского края и Регламента
ее работы (Приложения 1, 2).
2. Приказ
начальника управления по делам архивов Правительства края от 25.06.2003 № 35 считать утратившим силу.
3. Контроль за выполнением приказа возложить на заместителя начальника управления по делам архивов Губову Н.И.
Начальник управления
Т.А.Шевчик
Приложение 1
к приказу
Управления по делам архивов
Правительства Хабаровского края
от 05 июля 2006 г. № 25
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ МЕТОДИЧЕСКОЙ КОМИССИИ УПРАВЛЕНИЯ
ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
1. Общие положения
1.1. Экспертно-проверочная методическая комиссия управления по делам архивов Правительства Хабаровского края (далее - ЭПМК) является постоянно действующим органом управления по делам архивов Правительства Хабаровского края и рассматривает вопросы:
- научно-методического и практического характера, связанные с определением состава документов Архивного фонда Российской Федерации (как государственной, муниципальной, так и частной собственности);
- экспертизы ценности документов и комплектованием ими государственного и ведомственных архивов, архивных учреждений края;
- содействия повышению качества и внедрению нормативных документов, научно-методических пособий;
- организации документов в делопроизводстве организаций;
- осуществления научно-методического руководства и координации деятельности НЭМС государственного архива края, ЭПК архивных учреждений, экспертных комиссий (ЭК) организаций.
1.2. В своей деятельности ЭПМК руководствуется Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", "Положением о федеральном архивном агентстве", указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Законом
Хабаровского края "О реализации полномочий Хабаровского края в области архивного дела", "Положением
об управлении по делам архивов Правительства Хабаровского края", нормативными документами и методическими пособиями, приказами и указаниями Росархива, решениями ЦЭПК при Росархиве, настоящим Положением.
1.3. ЭПМК является совещательным органом. Решения ЭПМК утверждаются начальником управления по делам архивов Правительства Хабаровского края, после чего являются обязательными для исполнения соответствующими архивными учреждениями и другими организациями.
Решения и предложения комиссии, связанные с определением сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, примерными и типовыми номенклатурами дел, внесением изменений в федеративные нормативные документы и методические пособия, подлежат рассмотрению ЦЭПК при Росархиве в установленном порядке.
1.4. В состав ЭПМК, утверждаемый приказом начальника управления по делам архивов, входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены комиссии из числа наиболее квалифицированных специалистов архивных учреждений и представителей ведомственных архивов.
Председателем ЭПМК является заместитель начальника управления по делам архивов, который осуществляет общее руководство работой комиссии.
1.5. При ЭПМК, в случае необходимости, может создаваться группа экспертов, состав которой утверждается приказом начальника управления по делам архивов, по представлению председателя ЭПМК.
2. Основные задачи и функции ЭПМК
2.1.1. Определение видов и состава источников комплектования архивных учреждений и состава документов, относящихся к Архивному фонду и подлежащих хранению;
2.1.2. Рассмотрение и принятие решений по вопросам оптимизации состава документов Архивного фонда, научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими архивных учреждений и ведомственных архивов края;
2.1.3. Научно-методическое руководство деятельностью НЭМС государственного архива края, ЭПК архивных учреждений и экспертных комиссий организаций края.
2.2. ЭПМК в соответствии с возложенными на нее задачами рассматривает:
2.2.1. Проекты методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими архивных учреждений и ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве организаций, разработанные архивными учреждениями края;
2.2.2. Программы исследований, научные отчеты, доклады, обзоры по результатам исследований вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими архивных учреждений и ведомственных архивов края;
2.2.3. Предложения архивных и других организаций по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими архивных учреждений и ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве организаций, по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения и сроков временного хранения документов государственной части Архивного фонда края в ведомствах;
2.2.4. Примерные и отраслевые списки видов организаций, документы которых подлежат и не подлежат приему в архивные учреждения края;
2.2.5. Списки учреждений - источников комплектования архивных учреждений края, в том числе источников комплектования научно-технической, кинофотофоновидео- и другой специальной документацией, изменения и дополнения к ним;
2.2.6. Списки владельцев личных архивов - возможных источников комплектования архивных учреждений края;
2.2.7. Примерные и отраслевые перечни документов, подлежащих приему в архивные учреждения края, изменения и дополнения к ним;
2.2.8. Перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;
2.2.9. Примерные и индивидуальные номенклатуры дел организаций - источников комплектования архивных учреждений края;
2.2.10. Описи дел (документов) постоянного хранения управленческой, научно-технической, кинофотофоновидео- и другой специальной документации, описи дел по личному составу и долговременного хранения;
2.2.11. Акты о выделении к уничтожению научно-технической и кинофотофоновидеодокументации, а также управленческой документации, сроки хранения которой имеют отметку "ЭПК", представляемые организациями;
2.2.12. Описи дел постоянного хранения, в том числе фотодокументов, документов личного происхождения, составленные в архивных учреждениях, усовершенствованные и переработанные описи, акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов архивных учреждений края;
2.2.13. Акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения, находящихся в архивных учреждениях и ведомственных архивах, акты о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;
2.2.14. Перечни особо ценных документов, хранящихся в архивных учреждениях края, описи особо ценных дел, представляемые учреждениями - источниками комплектования;
2.2.15. Перечни документов, подлежащих постоянному хранению в виде микрокопий, представляемые учреждениями - источниками комплектования;
2.2.16. Вопросы приема и приобретения на государственное хранение документов личного происхождения;
2.2.17. Доклады и информации руководителей и специалистов архивных учреждений края о контроле за обеспечением сохранности документов Архивного фонда в ведомствах, о ходе и качестве их отбора и подготовки к передаче на государственное хранение;
2.2.18. Информации о работе научного экспертно-методического совета (НЭМС) госархива края, экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных учреждений края, экспертных комиссий (ЭК) организаций - источников комплектования архивных учреждений края;
2.2.19. Спорные вопросы экспертизы ценности документов и комплектования ими архивных учреждений и ведомственных архивов, возникшие при отборе и подготовке документов Архивного фонда (в том числе негосударственной его части) к передаче на государственное хранение.
2.3. ЭПМК организует и проводит выездные заседания в районных центрах и городах края, совместные заседания ЭПМК и ЭК организаций - источников комплектования, имеющих подведомственную сеть.
3. Права ЭПМК
3.1. ЭПМК принимает решения:
В официальном тексте документа, видимо, допущены опечатки: вместо слов "2.2.6, 2.2.7" следует читать "2.2.7, 2.2.8", вместо слов "2.2.9, 2.2.10" следует читать "2.2.10, 2.2.12", вместо слов "2.2.12, 2.2.13" следует читать "2.2.14, 2.2.15", вместо слов "2.2.10, 2.2.11" следует читать "2.2.11, 2.2.13".
3.1.1. Об утверждении перечней (пп. 2.2.6
, 2.2.7
), описей дел и документов постоянного хранения (п. п. 2.2.9
, 2.2.10
), перечней и описей особо ценных документов, описей страховых копий (пп. 2.2.12
, 2.2.13
), актов (п. п. 2.2.10
, 2.2.11
);
В официальном тексте документа, видимо, допущены опечатки: имеется в виду пункты 2.2.9, 2.2.10, 2.2.12, а не пункты 2.2.8, 2.2.9, 2.2.10 данного Положения соответственно.
3.1.2. О согласовании номенклатур дел (п. 2.2.8)
, описей дел по личному составу (п. 2.2.9)
, актов, направляемых на рассмотрение ЦЭПК (п. 2.2.10)
;
В официальном тексте документа, видимо, допущены опечатки: имеется в виду пункты 2.2.7, 2.2.9, а не пункты 2.2.6, 2.2.8 данного Положения соответственно.
3.1.3. Об одобрении списков учреждений, списков лиц - возможных источников комплектования архива, изменений и дополнений к ним (п. п. 2.2.4
, 2.2.5
), перечней документов (п. 2.2.6)
, методических пособий (п. 2.2.1)
, программ и результатов научных исследований (п. 2.2.2)
, примерных номенклатур дел (п. 2.2.8)
, инструкций.
В официальном тексте документа, видимо, допущены опечатки: имеется в виду пункты 2.2.16, 2.2.17, 2.2.18, 2.2.19, а не пункты 2.2.14, 2.2.15, 2.2.16, 2.2.17 данного Положения соответственно.
3.2. ЭПМК выносит рекомендации по результатам обсуждения вопросов о приеме на государственное хранение документов личного происхождения (п. 2.2.14)
, предложений по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий, определению сроков хранения документов (п. 2.2.3)
, информаций о работе архивных учреждений, НЭМС госархива края, ЭПК архивных учреждений края, ЭК организаций (п. п. 2.2.15
, 2.2.16
), спорных вопросов, возникающих при отборе документов на государственное хранение (п. 2.2.17)
. Рекомендации ЭПМК по этим вопросам в необходимых случаях направляются на дальнейшее рассмотрение ЦЭПК при Росархиве.
3.3. ЭПМК предоставляется право:
3.3.1. При рассмотрении описей дел постоянного хранения требовать от организаций (в необходимых случаях) предоставления актов о выделении документов к уничтожению;
3.3.2. Давать организациям рекомендации о принятии мер по розыску недостающих дел (документов) постоянного хранения, запрашивать письменные объяснения руководителей о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов;
3.3.3. Запрашивать предложения и заключения архивных и других организаций по методическим и практическим вопросам отбора документов на хранение и к уничтожению, а также протоколы заседаний НЭМС, ЭПК и ЭК по рассмотрению указанных вопросов и материалы к ним;
3.3.4. Информировать руководителей архивных и других организаций по вопросам деятельности их НЭМС, ЭПК и ЭК;
3.3.5. Требовать от экспертных комиссий организаций - источников комплектования соблюдение нормативов по оформлению и предоставлению документов на рассмотрение ЭПМК, возвращать составителям для доработки, некачественно подготовленные документы;
3.3.6. Ходатайствовать перед начальником управления по делам архивов Правительства края о привлечении к ответственности лиц, виновных в незаконном уничтожении документов Архивного фонда и нарушении правил обеспечения сохранности документов.
3.4. Председатель ЭПМК обладает правами, вытекающими из положения о комиссии, руководит ее деятельностью и несет ответственность за выполнение возложенных на комиссию задач.
Председателю ЭПМК предоставляется право приглашать на заседание комиссии и привлекать к подготовке отдельных вопросов, подлежащих рассмотрению на заседании ЭПМК, специалистов архивных и других учреждений в качестве консультантов и экспертов.
3.5. Секретарь ЭПМК имеет право требовать от исполнителей своевременного представления документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях комиссии.
4. Организация работы ЭПМК
4.1. Деятельность ЭПМК предусматривается планами основных мероприятий управления по делам архивов Правительства края и осуществляется в соответствии со специальным планом, утверждаемым начальником управления;
4.2. Заседания ЭПМК проводятся по утвержденному графику, могут также созываться по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц.
Выездные заседания ЭПМК проводятся, как правило, в период осуществления комплексных проверок работы архивных учреждений края. На таких заседаниях рассматриваются заранее представленные в архивное учреждение номенклатуры дел, описи дел организаций - источников комплектования архива.
В необходимых случаях могут проводиться совместные заседания ЭПМК и ЭК организаций - источников комплектования.
Заседание ЭПМК (кроме выездного) считается правомочным, если в нем принимает участие более половины ее состава.
4.3. Заседание ЭПМК протоколируется. Решение принимается по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭПМК. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПМК
Особые мнения членов ЭПМК и приглашенных на заседание комиссии лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему.
4.4. Рассмотрение номенклатур дел, перечней, описей, актов и других документов, представленных организациями - источниками комплектования, а также вопросов о включении или исключении организаций из списка источников комплектования может производиться, в случае необходимости, с участием в заседании ЭПМК ответственных работников - председателя или члена экспертной комиссии, заведующего архивом или лица, ответственного за архив данной организации.
4.5. Протоколы заседаний ЭПМК подписываются председателем и секретарем комиссии, утверждаются начальником управления по делам архивов Правительства края.
При отсутствии председателя ЭПМК его функции выполняет заместитель председателя.
4.6. По результатам рассмотренных на заседании ЭПМК вопросов (документов) соответствующим учреждениям и лицам в 10-дневный срок направляются выписки из протоколов о принятых комиссией решениях.
4.7. Председатель ЭПМК несет ответственность за организацию ее работы, планирует работу комиссии, организует контроль за принятыми решениями и готовит отчет о ее деятельности.
Заместитель председателя ЭПМК по распоряжению председателя:
- формирует повестку дня заседаний комиссии на основе плана;
- осуществляет контроль за выполнением плана работы ЭПМК.
Секретарь ЭПМК по распоряжению председателя:
- обеспечивает созыв заседаний комиссии и организует знакомство членов комиссии с материалами повестки дня;
- оформляет протоколы заседаний комиссии;
- в установленные сроки направляет выписки из решений комиссии в соответствующие учреждения и организации;
- осуществляет ведение делопроизводства ЭПМК;
- составляет отчет о работе ЭПМК в табличной форме о количестве рассмотренных документов;
- обеспечивает сохранность документов комиссии.
4.8. Работа в составе ЭПМК сотрудников архивных учреждений осуществляется на общественных началах и предусматривается в планах работы по месту их основной деятельности.
Оплата работы экспертов, не являющихся сотрудниками архивных учреждений, может производиться на основе договоров.
4.9. ЭПМК имеет печать установленного образца, которая проставляется на грифах утверждения, согласования и одобрения документов, предусмотренных п. п. 3.1.1
, 3.1.2
, 3.1.3
. настоящего положения.
ОДОБРЕНО
ЭПМК управления по делам
архивов Правительства края
Протокол от 30.05.2003 № 6
Приложение 2
к приказу
Управления по делам архивов
Правительства Хабаровского края
от 05 июля 2006 г. № 25
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ МЕТОДИЧЕСКОЙ КОМИССИИ (ЭПМК)
УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
1. Общие положения
1.1. Экспертно-проверочная методическая комиссия (ЭПМК) управления по делам архивов Правительства Хабаровского края осуществляет свою деятельность в соответствии с "Положением
об управлении по делам архивов Правительства края".
ЭПМК рассматривает научно-методические и практические вопросы, связанные с определением состава документов Архивного фонда, экспертизой ценности документов и комплектованием ими государственного архива Хабаровского края, ведомственных архивов, архивных учреждений администраций муниципальных районов и городских округов края, содействием повышению качества и внедрению нормативных документов, научно-методических пособий, организацией документов в делопроизводстве организаций.
1.2. Положение об ЭПМК управления по делам архивов Правительства края разработано в соответствии с Типовым положением об экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации, федерального государственного архива, центра хранения документации, утвержденным приказом Росархива от 25 июля 1994 года № 69, и утверждено приказом начальника управления по делам архивов Правительства края от 05.07.2006 № 25.
1.3. ЭПМК является совещательным органом, решения ЭПМК утверждаются начальником управления по делам архивов Правительства края.
1.4. В состав ЭПМК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены комиссии из числа наиболее квалифицированных специалистов архивных учреждений. Общее руководство работой ЭПМК осуществляет председатель комиссии.
В отсутствие председателя его функции выполняет заместитель председателя.
1.5. В работе заседаний ЭПМК могут принимать участие консультанты и эксперты с правом совещательного голоса.
2. Планирование работы ЭПМК
ЭПМК организует свою работу на основе годового плана. При разработке плана работы комиссии учитываются план работы управления по делам архивов, предложения членов ЭПМК, работников государственного архива. Предложения в план работы комиссии предоставляются до 10 декабря текущего года.
План работы на следующий год представляется на утверждение начальнику управления по делам архивов к 25 декабря текущего года.
3. Основные правила документирования деятельности ЭПМК
3.1. Заседания ЭПМК созываются по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц, как правило, в последнюю пятницу каждого месяца. При необходимости могут проводиться выездные заседания ЭПМК. Заседание комиссии, кроме выездного, считается правомочным, если в нем принимает участие более половины ее состава.
Выездные заседания ЭПМК в городах и районных центрах Хабаровского края проводятся с участием заведующих архивными учреждениями администраций муниципальных районов городских округов и ответственных за делопроизводство и архив организаций - источников комплектования. На них рассматриваются заранее представленные организациями номенклатуры, описи дел, акты о снятии с учета дел, пути розыска которых исчерпаны, проводится их сравнительный анализ.
3.2. Перечень вопросов, рассматриваемых на заседаниях ЭПМК, определяется председателем и секретарем комиссии на основании представленных к рассмотрению документов. Решение о внеплановом рассмотрении вопроса принимается председателем комиссии.
3.3. Заседания ЭПМК протоколируются секретарем. Протокол заседания ЭПМК фиксирует ход обсуждения вопросов, особые мнения членов комиссии в случае их несогласия с принятым решением заносятся в протокол.
Решения ЭПМК принимаются по каждому вопросу отдельно большинством голосов присутствующих членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимается председателем комиссии. Протокол печатается в одном экземпляре, подписывается председателем и секретарем ЭПМК, утверждается начальником управления по делам архивов Правительства края. Протокол ЭПМК оформляется в течение 10 дней.
Проекты решений ЭПМК в случае необходимости должны быть доработаны и отредактированы исполнителем с учетом замечаний и предложений, внесенных на заседании в течение 3-х дней.
3.4. Выписки из протоколов ЭПМК оформляются как отдельный документ в случаях, когда решение ЭПМК должно быть доведено до сведения соответствующих учреждений и ведомств. Выписки оформляются в течение 10 дней и направляются адресату с сопроводительным письмом на бланке управления по делам архивов Правительства края.
Протоколы ЭПМК и документы к ним формируются в дело "Протоколы заседаний ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края и документы к ним" по порядку номеров протоколов.
Выписки из протоколов ЭПМК формируются в дело "Выписки из протоколов заседаний ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края".
4. Порядок учета и прохождения документов,
поступивших на рассмотрение ЭПМК
4.1. Вся документация, подлежащая рассмотрению на заседаниях ЭПМК, представляется секретарю комиссии не позднее, чем за 10 рабочих дней до заседания.
4.2. Секретарь ЭПМК доводит до членов комиссии повестку дня и при необходимости организует в течение двух дней рассылку документов на рецензирование членам ЭПМК и экспертам.
4.3. По результатам рассмотрения документов на заседании ЭПМК член комиссии или эксперт составляет заключение и в течение трех дней возвращает секретарю рассмотренные документы для включения их в протокол.
5. Организация контроля и проверка исполнения решений ЭПМК
5.1. Вид контроля и сроки представления информации (если она необходима) о выполнении решений ЭПМК определяются, как правило, в тексте самого решения, а в случае их отсутствия - устанавливаются председателем ЭПМК.
5.2. Решения, поставленные на контроль, вносятся в базу данных КИДИ управления по делам архивов.
5.3. Снятие или продление сроков контроля осуществляется на заседании ЭПМК.
5.4. Секретарь ЭПМК контролирует рассмотрение и исполнение поступивших в комиссию документов в установленные сроки.
5.5. Секретарь ЭПМК обеспечивает явку приглашенных на заседание.
ОДОБРЕНО
Протокол ЭПМК управления
по делам архивов Правительства
Хабаровского края
от 30.05.2003 № 6
