АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРГАНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 2 сентября 2009 г. № 8082
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО
РЕГЛАМЕНТА ОКАЗАНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНЫХ
ФОНДОВ, НАХОДЯЩИХСЯ НА АРХИВНОМ ХРАНЕНИИ
В МУНИЦИПАЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ "МУНИЦИПАЛЬНЫЙ
АРХИВ ГОРОДА КУРГАНА"
В соответствии с Федеральными законами от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Уставом
муниципального образования города Кургана, Администрация города Кургана постановляет:
1. Утвердить прилагаемый Административный регламент
оказания муниципальной услуги "Предоставление информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в муниципальном учреждении "Муниципальный архив города Кургана".
2. Настоящий регламент
опубликовать в средствах массовой информации.
3. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на Управляющую делами Администрации города Кургана Родионову В.Б.
Руководитель
Администрации города Кургана
А.Г.ЯКУШЕВ
Утвержден
Постановлением
Администрации города Кургана
от 2 сентября 2009 г. № 8082
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ОКАЗАНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ
ИНФОРМАЦИИ ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНЫХ ФОНДОВ, НАХОДЯЩИХСЯ
НА АРХИВНОМ ХРАНЕНИИ В МУНИЦИПАЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ
"МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ ГОРОДА КУРГАНА"
1. Общие положения
1.1. Административный регламент оказания муниципальной услуги "Предоставление информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в муниципальном учреждении "Муниципальный архив города Кургана" (далее - Регламент, муниципальная услуга) разработан в целях повышения качества работы с пользователями муниципальной услуги и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при исполнении запросов по использованию документов, находящихся на архивном хранении в муниципальном учреждении "Муниципальный архив города Кургана" (далее - муниципальный архив).
Пользователями муниципальной услуги являются органы государственной власти и органы местного самоуправления, юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях для получения информации (далее - заявители).
1.2. Оказание муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
1.2.1. Конституция Российской Федерации ("Российская газета", 25 декабря 1993 г., № 237).
1.2.2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2004, № 43, ст. 4169).
1.2.3. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Российская газета", 5 мая 2006 г., № 95).
1.2.4. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета", 29 июля 2006 г., № 165).
1.2.5. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", № 20, 14 мая 2007 г.).
1.2.6. Приказ Росархива от 6 июля 1998 г. № 51 "Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации".
1.2.7. Закон
Курганской области от 07.09.2005 № 71 "Об архивном деле в Курганской области" ("Новый мир", 23 сентября 2005 г.).
1.2.8. Решение
Курганской городской Думы от 21.12.2005 № 323 "Об утверждении порядка и сроках рассмотрения обращений граждан в органы и к должностным лицам местного самоуправлении города Кургана" (в ред. Решения Курганской городской Думы от 17.01.2007 № 10) ("Курган и курганцы", 9 февраля 2006 г., № 14, "Курган и курганцы", 25 января 2007 г., № 8).
1.2.9. Устав
муниципального образования города Кургана ("Курган и курганцы", 3 марта 2005 г., № 133).
1.2.10. Решение
Курганской городской Думы от 28.12.2005 № 355 "Об утверждении Положения о формировании и содержании муниципального архива города Кургана" ("Курган и курганцы", 11 марта 2006 г., № 23).
1.2.11. Постановление Администрации города Кургана от 05.12.2005 № 4337 "Об утверждении устава муниципального учреждения "Муниципальный архив города Кургана".
1.3. Оказание муниципальной услуги осуществляет муниципальное учреждение "Муниципальный архив города Кургана".
2. Требования к порядку
оказания муниципальной услуги
2.1. Порядок информирования
о муниципальной услуге
2.1.1. Конечным результатом оказания муниципальной услуги являются:
копии документов,
выписки из документов,
архивные справки по документам, находящимся на архивном хранении в муниципальном архиве,
уведомление о направлении запроса на исполнение в организацию по принадлежности,
уведомление о возможном местонахождении запрашиваемых документов,
уведомление об отсутствии запрашиваемых сведений либо о необнаружении документов (отрицательный ответ).
2.1.2. Местонахождение и почтовый адрес муниципального учреждения "Муниципальный архив города Кургана": ул. С.Васильева, д. 30а, г. Курган, 640026.
Режим работы муниципального учреждения "Муниципальный архив города Кургана":
понедельник - четверг - 8-30 - 17-30,
пятница - 8-30 - 15-30, без перерыва на обед,
суббота, воскресенье - выходные дни,
обед - 12-00 - 12-45;
санитарный день - последний четверг квартала.
Телефоны муниципального учреждения "Муниципальный архив города Кургана": (3522) 41-14-26, 41-15-38, факс: (3522) 41-15-38.
E-mail: arhiv@kurgan-city.ru.
2.1.3. Информация о порядке оказания муниципальной услуги предоставляется:
по письменным обращениям заявителей,
по каналам телефонной связи,
при личном обращении граждан.
2.1.4. По письменным обращениям ответ направляется в сроки, предусмотренные пунктами 2.3.1
- 2.3.3
настоящего Регламента.
2.1.5. По каналам телефонной связи специалисты муниципального архива обязаны предоставить достоверную информацию о порядке и условиях оказания муниципальной услуги при ответе на телефонный звонок.
2.1.6. Прием граждан осуществляется специалистами муниципального архива.
Время приема: понедельник - пятница - с 9 до 12.
2.1.7. Место ожидания заявителей в муниципальном архиве оборудовано стульями и столами для оформления письменных заявлений (запросов), информационными стендами.
На стендах размещается следующая информация:
информация о порядке оказания муниципальной услуги,
адрес и режим работы муниципального архива,
образцы заполнения запросов,
бланки заявлений,
реестр фондов,
адреса и телефоны архивных учреждений, находящихся на территории города Кургана.
2.1.8. При работе в читальном зале муниципального архива заявители руководствуются Правилами
работы пользователей в читальном зале муниципального учреждения "Муниципальный архив города Кургана" (приложение № 1 к настоящему Регламенту).
2.2. Основание для
оказания муниципальной услуги
2.2.1. Основанием для оказания муниципальной услуги является письменное заявление (запрос) в адрес муниципального архива.
2.2.2. В запросе должны быть указаны сведения, необходимые для его исполнения:
изложение существа запроса, обращения;
фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации);
год рождения заявителя (для физических лиц);
адрес заявителя (для юридических лиц - юридический и почтовый адрес, для физических лиц - адрес регистрации по месту жительства), контактный телефон, а также фамилия, имя, отчество исполнителя (для юридических лиц);
дата отправления запроса, подпись заявителя;
о стаже работы и заработной плате - название, ведомственная подчиненность организации, время работы, должность, копия трудовой книжки (кроме случаев утраты трудовой книжки);
иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.
2.2.3. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.3. Условия и сроки
оказания муниципальной услуги
2.3.1. Запросы, касающиеся реализации прав граждан, связанных с социальной защитой, предусматривающих пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций (социально-правовые запросы), исполняются бесплатно.
Срок исполнения социально-правовых запросов составляет не более 30 календарных дней со дня их регистрации в муниципальном архиве. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока исполнения считается следующий за ним рабочий день.
2.3.2. Запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), поступившие от органов государственной власти Российской Федерации и Курганской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Курганской области, организаций, связанные с исполнением ими своих функций, рассматриваются муниципальным архивом на безвозмездной основе в первоочередном порядке.
2.3.3. Запрос, по которому в муниципальном архиве отсутствуют документы (непрофильный запрос), направляется в соответствии с п. 3.4.6
настоящего Регламента по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, не позднее чем в 5-дневный срок со дня регистрации запроса с уведомлением заявителя о переадресации запроса.
2.4. Перечень оснований для отказа
в оказании муниципальной услуги
2.4.1. Основаниями для отказа в оказании муниципальной услуги являются:
отсутствие документов в муниципальном архиве по запрашиваемой тематике;
неудовлетворительное физическое состояние документов, не имеющих копии в фонде пользования (для использования в читальном зале);
ограничение доступа к документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;
ограничение доступа к документам, содержащим персональные данные;
непредставление оригинала запроса в порядке, предусмотренном п. 3.2.1
настоящего Регламента;
в случае если текст запроса не поддается прочтению.
2.4.2. По запросам, поступившим в муниципальный архив, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 рабочих дней со дня их регистрации направляется ответ с просьбой указать недостающие или уточняющие сведения.
2.4.3. Не подлежат рассмотрению запросы, не содержащие фамилии (наименования организации) и/или почтового адреса заявителя.
3. Административные процедуры
3.1. Описание последовательности
административных действий при оказании
муниципальной услуги
Оказание муниципальной услуги включает в себя следующие административные действия:
прием и первичная обработка запросов;
регистрация запросов;
исполнение запросов;
предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса;
выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в муниципальном архиве;
контроль исполнения запросов.
Блок-схема оказания муниципальной услуги приведена в приложении № 2 к настоящему Регламенту (не приводится).
3.2. Прием и первичная обработка запросов
3.2.1. Доставка в муниципальный архив запросов осуществляется следующими способами:
через почтовое отделение;
нарочными;
лично гражданами;
посредством факсимильной связи;
по электронной почте (E-mail: arhiv@kurgan-city.ru).
При направлении запроса, не имеющего подтверждения подлинности документа (по факсу), обязательным является направление заявителем оригинала запроса в течение 10 календарных дней с момента направления запроса по факсу.
3.2.2. Прием корреспонденции в муниципальном архиве производится централизованно главным специалистом.
При приеме запросов от нарочных на копии документа заявителя ставятся штамп, дата и подпись сотрудника муниципального архива, принявшего документ.
При приеме запросов от физических лиц на копии запроса, при ее наличии, по просьбе физического лица ставятся штамп, дата и подпись специалиста муниципального архива, принявшего документ.
При поступлении интернет-обращения (запроса) с указанием адреса электронной почты и почтового адреса заявителю направляется уведомление о приеме обращения к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
3.3. Регистрация запросов
3.3.1. Поступившие в муниципальный архив запросы регистрируются в день поступления. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация запроса в муниципальном архиве является основанием для начала действий по оказанию муниципальной услуги.
3.3.2. Регистрация запросов ведется в специальном журнале.
В журнал заносится следующая информация:
фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации), почтовый адрес, по которому в случае необходимости следует направить ответ, контактный телефон заявителя, суть обращения (в краткой форме).
При выполнении запроса вносится результат рассмотрения обращения (положительный, отрицательный), дата исполнения и фамилия, имя, отчество исполнителя.
3.4. Исполнение запросов
3.4.1. Исполнение запросов осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на архивном хранении в муниципальном архиве. Исполнение запросов производится специалистами муниципального архива, ответственными за выполнение данной работы согласно должностным инструкциям. Определение исполнителей осуществляется руководством муниципального архива.
3.4.2. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".
3.4.3. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью муниципального архива.
Архивная справка подписывается директором муниципального архива, исполнителем и заверяется печатью муниципального архива.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
3.4.4. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечании к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие поврежденного текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в документе", "Так в тексте оригинала". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью директора и печатью муниципального архива.
3.4.5. На обороте листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа, удостоверяются подписью директора и печатью муниципального архива. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью муниципального архива и подписью директора.
3.4.6. Если в муниципальном архиве отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, специалист-исполнитель пересылает запрос в соответствующую организацию, архивное учреждение, где хранятся документы. Заявителю направляется уведомление о переадресации запроса.
Если в муниципальном архиве отсутствуют документы, сведения по теме запроса, и неизвестно местонахождение документов, заявителю направляется отказ в оказании муниципальной услуги.
]]>Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. После получения ответа с уточненными данными прием и первичная обработка документов осуществляются на общих основаниях.
3.5. Предоставление справочной
информации о ходе рассмотрения запроса
Справочная информация предоставляется специалистами муниципального архива по следующим вопросам:
о получении запроса и присвоении ему регистрационного номера;
о сроках исполнения запроса;
о результатах рассмотрения запроса (положительный/отрицательный ответ).
3.6. Выдача копий документов, выписок
из документов, справок по документам, находящимся
на архивном хранении в муниципальном архиве
3.6.1. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос высылаются заявителю по почте простым письмом через почтовое отделение.
3.6.2. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос по желанию заявителя, в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в муниципальный архив, выдаются под расписку заявителю - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу заявителя - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном законом порядке. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии и ответа на запрос расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату получения документа.
3.7. Контроль исполнения запросов
3.7.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по оказанию муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется руководством муниципального архива.
3.7.2. Контроль осуществляется путем проведения руководством муниципального архива проверок соблюдения и исполнения специалистами муниципального архива положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Курганской области и города Кургана.
3.7.3. Контроль полноты и качества оказания муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц муниципального архива.
3.7.4. Должностные лица муниципального архива несут персональную ответственность за несоблюдение требований настоящего Регламента при оказании муниципальной услуги.
3.7.5. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушения прав заявителей к виновным должностным лицам муниципального архива применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Курганской области, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления города Кургана.
3.8. Обжалование действий
(бездействия) и решений, осуществляемых
(принятых) при оказании муниципальной услуги
3.8.1. Обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) должностными лицами муниципального архива при оказании муниципальной услуги, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу или в суд.
3.8.2. Информацию о нарушении должностными лицами муниципального архива положений настоящего Регламента можно сообщать по телефону (3522) 46-39-30 или направлять письменно в произвольной форме в адрес Управляющего делами Администрации города Кургана: пл. им. Ленина, г. Курган, здание Администрации города Кургана, 640000.
Управляющая делами
Администрации города Кургана
В.Б.РОДИОНОВА
Приложение № 1
к Административному регламенту
оказания муниципальной услуги
"Предоставление информации по документам
архивных фондов, находящихся на архивном
хранении в муниципальном учреждении
"Муниципальный архив города Кургана"
ПРАВИЛА
РАБОТЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНОМ ЗАЛЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО
УЧРЕЖДЕНИЯ "МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ ГОРОДА КУРГАНА"
1. Общие положения
1.1. Правила работы пользователей в читальном зале муниципального учреждения "Муниципальный архив города Кургана" (далее - Правила, муниципальный архив) устанавливают порядок работы пользователей с открытыми документами в читальном зале муниципального архива.
1.2. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в муниципальном архиве.
1.3. Плата за посещение читального зала муниципального архива и пользование архивными документами не взимается.
1.4. Режим работы читального зала: с понедельника по пятницу - с 9-00 до 12-00; суббота, воскресенье - выходные дни.
2. Порядок допуска пользователей
в читальный зал муниципального архива
2.1. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.
2.2. В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество пользователей, должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.
2.3. Разрешение на работу в читальном зале дается директором муниципального архива на необходимый пользователям срок. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с директором муниципального архива.
2.4. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами и заполняют анкету
установленного образца (приложение к настоящим Правилам).
2.5. Оформление допуска в читальный зал осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность.
3. Права, обязанности
и ответственность пользователей
3.1. Пользователям предоставляются имеющиеся в муниципальном архиве справочники (описи, каталоги, обзоры), дела и документы.
3.2. Пользователи, работающие в читальном зале муниципального архива, имеют право:
3.2.1. Получать информацию о порядке работы читального зала.
3.2.2. Получать консультации специалистов муниципального архива о составе и содержании документов в соответствии с темой исследований, имеющихся в муниципальном архиве справочниках.
3.2.3. Получать информацию, в том числе в письменной форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать.
3.2.4. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.
3.2.5. Пользоваться печатными изданиями и рукописными материалами из фондов научно-справочных библиотек, справочно-информационных фондов.
3.2.6. Заказывать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из предоставленных им дел, документов, архивных справочников.
3.2.7. При наличии технических возможностей по специальному разрешению руководства муниципального архива использовать собственные технические средства (персональный компьютер, магнитофон, диктофон). Использование технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей. Не разрешается применение технических средств, имеющих сканирующее устройство (кроме случаев, предусмотренных пунктом 5.7
настоящих Правил).
3.2.8. Проносить в читальный зал по согласованию с его сотрудником машинописный и печатный текст, гранки научной работы. Внос и вынос этих материалов оформляется специальным пропуском. Рукописные материалы пользователей выносятся без пропуска.
3.3. Пользователей могут сопровождать переводчики или помощники.
3.4. Пользователи обязаны:
3.4.1. Соблюдать настоящие Правила работы пользователей в читальном зале муниципального учреждения "Муниципальный архив города Кургана".
3.4.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала.
3.4.3. Заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.).
3.4.4. После окончания работы при каждом посещении сдавать предоставленные ему описи, дела (единицы хранения), печатные издания сотруднику читального зала.
3.4.5. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы.
3.5. Пользователи могут предоставить муниципальному архиву библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных документов.
3.6. Вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов пользователями, решаются в соответствии с действующим законодательством.
3.7. Пользователи, совершившие действия, нанесшие материальный ущерб муниципальному архиву, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.
4. Порядок выдачи дел, документов,
печатных изданий, предоставления
научно-справочного аппарата
4.1. Дела и другие материалы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов.
Дела и другие материалы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала. Настоящий порядок распространяется также на порядок выдачи и использования материалов научно-справочной библиотеки муниципального архива.
4.2. Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей, 10 - 20 дел.
4.3. Сроки выдачи описей, дел, документов и других материалов не должны превышать 3 рабочих дней со дня оформления заказа. Несброшюрованные, особо ценные, уникальные документы по разрешению руководства муниципального архива выдаются на один день.
Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальном зале, выдаются пользователям в день заказа.
4.4. Продление сроков хранения и использования в читальном зале описей, дел, документов, других материалов согласуется с сотрудником читального зала (кроме уникальных документов), продление сроков использования уникальных и особо ценных документов согласуется с руководством муниципального архива, при необходимости оформляется новый заказ. Сроки повторной выдачи устанавливаются директором муниципального архива.
4.5. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:
4.5.1. Входить в читальный зал в верхней одежде; вносить портфели, спортивные и хозяйственные сумки (размером более 200 x 300 мм), пластиковые пакеты, зонты; курить, употреблять продукты питания и напитки.
4.5.2. Выносить архивные документы из читального зала, передавать их третьим лицам; оставлять открытые дела и архивные документы не защищенными от солнечного или электрического света продолжительное время; писать на листах бумаги, положенных поверх документов; загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое.
4.5.3. Пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.
4.6. Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометки, исправления, подчеркивания.
4.7. При получении описей, дел, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника читального зала.
При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом сотруднику читального зала.
4.8. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:
их плохого физического состояния;
ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
необходимости выполнения служебных заданий специалистами муниципального архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти и органов местного самоуправления, подготовка сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);
выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;
экспонирования заказанных материалов на выставке;
выдачи их другому пользователю.
В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.
5. Копирование и выдача копий
архивных документов, изготовленных
по заказам пользователей
5.1. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей муниципального архива и физического состояния документов изготавливаются копии документов. Качество изготавливаемых копий обеспечивается муниципальным архивом.
5.2. Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке и передаются сотруднику читального зала. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.
При копировании большого количества документов к бланку заказа по требованию руководства муниципального архива может дополнительно прилагаться их перечень.
5.3. Копирование документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение.
При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.
5.4. Объем и сроки изготовления копий устанавливаются руководством муниципального архива с учетом технических возможностей и физического состояния документов и с учетом положений раздела 2.3
Административного регламента.
5.5. Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится с разрешения руководства муниципального архива.
Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности.
Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством муниципального архива в каждом конкретном случае.
5.6. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с руководством муниципального архива в каждом конкретном случае.
5.7. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у муниципального архива допускается копирование документов техническими средствами пользователей.
Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения руководства муниципального архива в его помещениях и под контролем специалистов муниципального архива.
Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, муниципальный архив не несет.
5.8. По согласованию с руководством муниципального архива пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы, карты, планы и чертежи или приглашать для этой работы специалистов (чертежника, фотографа, художника). В этих случаях копирование производится в помещении муниципального архива под контролем его специалистов с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.
5.9. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку.
Управляющая делами
Администрации города Кургана
В.Б.РОДИОНОВА
Приложение
к Правилам работы пользователей
в читальном зале муниципального
учреждения "Муниципальный архив
города Кургана"
Муниципальное учреждение
"Муниципальный архив города Кургана"
АНКЕТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Фамилия __________________________________________________________________
Имя ______________________________________________________________________
Отчество _________________________________________________________________
Место работы (учебы) и должность _________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Организация, направившая пользователя, ее адрес __________________________
__________________________________________________________________________
Образование ______________________________________________________________
Ученая степень, звание ___________________________________________________
Тема и хронологические рамки исследования ________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Место жительства _________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Телефон (домашний) ____________________ (служебный) ______________________
Серия и № документа, удостоверяющего личность ____________________________
__________________________________________________________________________
С Правилами работы пользователей в читальном зале муниципального
учреждения "Муниципальный архив города Кургана" ознакомился (-ась),
обязуюсь их выполнять.
"____" _______________ 200 г. ______________
(Подпись)
