ПРАВИТЕЛЬСТВО КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 24 августа 2009 г. № 480
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях оптимизации работы с документами в органах исполнительной власти Курганской области и в соответствии с Постановлением
Правительства Курганской области от 14 июля 2009 года № 395 "Об утверждении Регламента Правительства Курганской области", Правительство Курганском области постановляет:
1. Утвердить прилагаемые Правила
делопроизводства в органах исполнительной власти Курганской области.
2. Комитету по управлению архивами Курганской области до 1 марта 2010 года утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Курганской области.
3. Органам исполнительной власти Курганской области на основе утвержденных Правил
делопроизводства в органах исполнительной власти Курганской области и методических рекомендаций комитета по управлению архивами Курганской области разработать или привести в соответствие инструкции по делопроизводству до 1 сентября 2010 года.
4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя Губернатора Курганской области - руководителя аппарата Правительства Курганской области Мазеина А.Г.
Губернатор Курганской области
О.А.БОГОМОЛОВ
Приложение
к Постановлению
Правительства
Курганской области
от 24 августа 2009 г. № 480
"Об утверждении Правил делопроизводства
в органах исполнительной власти
Курганской области"
ПРАВИЛА
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ
Раздел I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящие Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Курганской области (далее - Правила) устанавливают единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти Курганской области (далее - органы власти).
2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
3. Орган власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем органа власти по согласованию с комитетом по управлению архивами Курганской области.
Раздел II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
4. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
"виза" - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;
"внутренний документ" - документ, не выходящий за пределы подготовившего его органа власти;
"входящий документ" - документ, поступивший в орган власти;
"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа власти;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах власти;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа власти;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения вдело и (или) отправки;
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"исходящий документ" - документ, отправляемый из органа власти;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе власти, с указанием сроков их хранения;
"подлинник (оригинал) документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;
"служба делопроизводства" - структурное подразделение органа власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа власти.
Раздел III. ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
В ОРГАНЕ ВЛАСТИ
5. В документообороте органа власти выделяются следующие документопотоки:
1) поступающая документация (входящая);
2) отправляемая документация (исходящая);
3) внутренняя документация.
6. Доставка и отправка документов в органе власти осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи и нарочным.
7. Входящие документы проходят в службе делопроизводства следующие этапы: первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, направление исполнителям и помещение в дело после исполнения.
8. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
9. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
10. Предварительное рассмотрение документов включает в себя анализ содержания документа, его реквизитов с целью определения дальнейшего движения документа.
11. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов органа власти.
12. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю органа власти или по решению руководителя органа власти иным должностным лицам органа власти. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.
13. Подлинник (оригинал) документа направляется в орган власти (структурное подразделение органа власти), ответственный за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник (оригинал) документа передается в орган власти (структурное подразделение), являющийся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.
14. Исполнение документа представляет собой выполнение всех указаний по исполнению документа, подтвержденное соответствующей визой руководителя, дававшего указания.
15. Исходящие документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) органа власти передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.
16. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
17. Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
18. Передача документов между структурными подразделениями органа власти осуществляется через службу делопроизводства этих подразделений.
19. В органе власти службой делопроизводства ведется учет входящих, создаваемых и исходящих документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю органа власти в установленном им порядке.
Раздел IV. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНЕ ВЛАСТИ
20. Документы, создаваемые в органе власти, оформляются на бланках, на стандартных листах белой бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
21. Бланки органа власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
22. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 25 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
23. Образцы бланков утверждаются правовым актом руководителя органа власти.
24. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органа власти, являются:
1) герб Курганской области;
2) наименование органа власти;
3) должность лица, подписавшего документ;
4) справочные данные о органе власти;
5) наименование вида документа;
6) дата документа;
7) регистрационный номер документа;
8) ссылка на регистрационный номер и дату документа;
9) место составления или издания документа;
10) адресат;
11) гриф утверждения документа;
12) резолюция;
13) заголовок к тексту;
14) отметка о контроле документа;
15) текст документа;
16) отметка о наличии приложений;
17) подпись должностного лица;
18) гриф согласования документа;
19) визы согласования документа;
20) оттиск печати;
21) отметка о заверении копии;
22) отметка об исполнителе;
23) указания по исполнению документа;
24) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
25) отметка о поступлении документа в орган власти;
26) идентификатор электронной копии документа;
27) отметка о конфиденциальности.
25. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
26. Согласование документа в органе власти оформляется визой уполномоченного должностного лица органа власти. Согласование документа, созданного в органе власти, с другими органами власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании, подписанным уполномоченным должностным лицом.
Раздел V. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД
ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
27. Орган власти формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов.
28. Формирование документального фонда органа власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа власти.
29. Номенклатура дел органа власти:
1) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;
2) утверждается после ее согласования с экспертной комиссией органа власти руководителем органа власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;
3) согласовывается не реже одного раза в 5 лет с экспертно-проверочной методической комиссией (далее по тексту - ЭПМК) комитета по управлению архивами Курганской области;
4) в случае изменения функций и структуры органа власти разрабатывается и согласовывается с ЭПМК комитета по управлению архивами Курганской области новая номенклатура дел.
30. Наименованиями разделов номенклатуры дел органа власти являются наименования структурных подразделений органа власти.
31. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
32. Дела со дня их формирования до передачи в архив органа власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования,
33. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем органа власти, и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.
34. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.
35. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органа власти не ранее чем через 2 года и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив органа власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях органа власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив органа власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
36. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.
37. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в органе власти определяется органом власти в области архивного дела.
VI. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ
ДОКУМЕНТАМИ В ОРГАНЕ ВЛАСТИ
38. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органа власти.
39. В целях обеспечения совместимости систем электронного документооборота органов власти электронный документ должен иметь формат pdf 1.4 и odf 1.2.
40. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа власти используются сведения
о документах согласно приложению к настоящим Правилам. В системе электронного документооборота органа власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.
41. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота органа власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.
42. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
43. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи, если это необходимо.
44. Движение и хранение электронных документов осуществляется вместе с их регистрационными данными.
45. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа власти.
46. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел органа власти.
47. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
48. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органе власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
49. Электронные документы постоянного хранения передаются и принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.
50. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем органа власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
Заместитель Губернатора
Курганской области -
руководитель аппарата
Правительства
Курганской области
А.Г.МАЗЕИН
Приложение
к Правилам
делопроизводства в органах
исполнительной власти
Курганской области
ПЕРЕЧЕНЬ
ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ О ДОКУМЕНТАХ,
ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ЦЕЛЯХ УЧЕТА И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ
В СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНОВ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Вид документа
2. Наименование документа
3. Адресат
4. Адресант
5. Дата документа
6. Номер документа
7. (в виде кодов, в виде графического образа)
8. Индекс дела (номенклатура)
9. Количество листов основного документа
10. Количество приложений
11. Общее количество листов приложений
12. Указания по исполнению документа
13. Должность, фамилия и инициалы исполнителя
14. Отметка о конфиденциальности
15. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
16. Отметка о поступлении документа
17. Ссылка на входящий номер и дату документа
