ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА САРАНСК
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 21 августа 2009 г. № 139-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО
РЕГЛАМЕНТА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА САРАНСК
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ ПО ВЫДАЧЕ
ЗАВЕРЕННЫХ КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. Утвердить прилагаемый Административный регламент
Администрации городского округа Саранск по предоставлению муниципальной услуги по выдаче заверенных копий архивных документов.
2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на Первого заместителя Главы Администрации городского округа Саранск С.В.Максимова.
И.о. Главы Администрации
городского округа Саранск
С.В.МАКСИМОВ
Утвержден
распоряжением Главы Администрации
городского округа Саранск
от 21 августа 2009 г. № 139-р
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА САРАНСК
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ ПО ВЫДАЧЕ
ЗАВЕРЕННЫХ КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Административный регламент Администрации городского округа Саранск по предоставлению муниципальной услуги по выдаче
заверенных копий архивных документов (далее - Регламент).
Регламент определяет сроки и последовательность действий и/или принятия решений Администрацией городского округа Саранск сферу деятельности Администрации городского округа Саранск (далее Администрации).
1.2. Предоставление муниципальной услуги по выдаче заверенных копий архивных документов (далее - Услуга) осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации ("Российская газета" от 25.12.1993 № 237);
Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации от 8 мая 2006 г. № 19 ст. 2060);
Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. № 43 ст. 4169);
Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. № 20);
Конституцией
Республики Мордовия ("Известия Мордовии" от 22 сентября 1995 г.);
Законом
Республики Мордовия от 7 февраля 2005 года № 10-З "Об архивном деле Республики Мордовия" ("Известия Мордовии" от 8 февраля 2005 г. № 17 (23.274)-1);
Уставом
городского округа Саранск, утвержденным Решением Саранского городского Совета депутатов от 23 декабря 2005 года № 177 ("Вечерний Саранск" от 29 декабря 2005 г. (спецвыпуск));
Рекомендациями Федерального архивного агентства по подготовке справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации" (М., 2005 г.).
1.3. Основные понятия:
Автор запроса (заявитель) - физическое или юридическое лицо.
Архивная копия - официальный документ архива, дословно воспроизводящий текст документа, с указанием его поисковых данных.
Архивная выписка - официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящуюся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа.
Объект запроса - физическое лицо, о котором запрашиваются сведения.
Ответы на запросы заявителей делятся на положительные, отрицательные.
Положительный ответ - официальный ответ Архива на запрос, содержащий в полном объеме или частично интересующую заявителя информацию.
Отрицательный ответ - официальный ответ Архива на запрос, указывающий на отсутствие в документах архива сведений, интересующих заявителя.
Непрофильный запрос - запрос, поступивший в Архив, но не соответствующий составу фондов данного архива.
1.4. Основной формой обращения в Архивную службу Администрации городского округа Саранск (далее - Архив) являются письма организаций, письма и заявления граждан, оформленные в виде запроса (далее - запрос), в которых излагается просьба о выдаче заверенных копий архивных документов.
Раздел 2. ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
Подраздел 1. ПОРЯДОК ИНФОРМИРОВАНИЯ
О МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГЕ
2.1.1. По запросам заявителей - гражданам, организациям, учреждениям - выдаются архивные копии и архивные выписки из документов, хранящихся в Архиве и относящихся к теме заявления, либо об отсутствии необходимых заявителю архивных документов или информации.
2.1.2. Сведения о местонахождении, контактных телефонах, режиме работы Архива и Муниципального учреждения "Многофункциональный центр" (далее - МУ "МФЦ") приведены в (Приложении 1)
к настоящему Регламенту.
2.1.3. Для получения информации о порядке предоставления Услуги заявитель вправе обращаться:
в устной форме лично или по телефону к специалисту Архива или МУ "МФЦ";
в письменном виде почтой в адрес Главы Администрации или заместителя Главы Администрации, курирующего предоставление Услуги;
через Интернет-сайт Администрации (адрес сайта: http://www.adm-saransk.ru), по электронной почте в адрес Администрации;
на информационных стендах.
2.1.4. Основными требованиями к информированию заявителей являются:
достоверность и полнота информации;
четкость в изложении информации;
удобство и доступность получения информации;
оперативность предоставления информации.
2.1.5. Индивидуальное устное информирование осуществляется специалистом при обращении заявителей за информацией лично или по телефону.
Специалист, осуществляющий устное информирование, должен принять все необходимые меры для дачи полного ответа на поставленные вопросы, в случае необходимости с привлечением других специалистов. Время ожидания заявителей при индивидуальном устном информировании осуществляется не более 15 минут.
В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий индивидуальное устное информирование, может предложить заявителям обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо согласовать с ними другое время для устного информирования.
При устном обращении заявителей лично специалист дает ответ самостоятельно. Если специалист не может в данный момент ответить на вопрос самостоятельно, то он может предложить обратиться с вопросом в письменной форме, либо согласовать с заявителем другое время для получения консультации.
Специалист должен корректно и внимательно относиться к заявителям, не унижая их чести и достоинства. Консультирование должно проводиться без больших пауз, лишних слов и эмоций.
При информировании о порядке предоставления Услуги по телефону специалист, сняв трубку, должен назвать наименование своего отдела или управления. Во время разговора специалист должен произносить слова четко.
Звонки от заявителей по вопросу информирования о порядке предоставления Услуги принимаются в будни в рабочее время.
Если на момент поступления звонка от заявителя, специалист проводит личный прием граждан, он вправе предложить обратиться по телефону позже, либо, в случае срочности получения информации, предупредить о возможности прерывания разговора по телефону для личного приема граждан. В конце информирования специалист должен кратко подвести итог разговора и перечислить действия, которые необходимо предпринять (кто именно, когда и что должен сделать). Разговор не должен продолжаться более 15 минут.
Специалист не вправе осуществлять информирование, выходящее за рамки информирования, влияющие прямо или косвенно на результат предоставления Услуги.
2.1.6. Индивидуальное письменное информирование при обращении заявителей в Администрации осуществляется путем почтовых отправлений, либо представляется лично в МУ "МФЦ".
Глава Администрации или заместитель Главы Администрации, курирующий предоставление Услуги, направляет обращение начальнику архива.
Ответ на вопрос предоставляется в простой, четкой и понятной форме. Ответ направляется в письменной форме или по электронной почте (в зависимости от способа доставки ответа, указанного в письменном обращении или способа обращения заявителя), направляется в течение 30 календарных дней со дня поступления обращения заявителя и подписывается заместителем Главы Администрации, курирующего предоставление услуги.
Информация по письменному обращению, направленная через официальный Интернет-сайт, размещается на сайте в разделе вопросов-ответов в течение 30 рабочих дней со дня поступления.
2.1.7. Публичное устное информирование осуществляется с привлечением средств массовой информации, радио, телевидения. Публичное письменное информирование осуществляется путем публикации информационных материалов в СМИ, размещения на официальном сайте, использование информационных стендов.
2.1.8. На информационных стендах в помещении, предназначенном для приема документов для предоставления муниципальной услуги, размещается следующая информация:
Номера кабинетов (окошек), где осуществляется информирование заинтересованных лиц, контактные телефоны, график работы, фамилии, имена, отчества и должности специалистов, осуществляющих прием и консультирование заинтересованных лиц;
краткое описание порядка предоставления муниципальной услуги (в виде блок-схемы
) (приложение № 2);
перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
образцы оформления документов, необходимых для предоставления услуги, и требования к ним;
иная информация.
Текст материалов печатается удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом либо подчеркиваются.
Подраздел 2. УСЛОВИЯ И СРОКИ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
2.2.1. Для получения муниципальной услуги заявитель представляет письменный запрос (заявление) в адрес Администрации или Архива. В запросе (заявлении) излагается существо обращения, с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения (тема, хронология информации).
Запросы (заявления) должны содержать следующие сведения о заявителе:
для юридических лиц:
название организации;
юридический и почтовый адрес;
телефон и электронный адрес при их наличии;
дату отправления и номер запроса;
наименование должности, фамилию, имя, отчество должностного лица, осуществляющего запрос от имени организации.
для физических лиц:
фамилию, имя, отчество заявителя;
почтовый адрес места жительства (номер телефона);
дату подачи или отправления запроса.
(Образец
заявления прилагается)
2.2.2. Для получения архивной копии, выписки заявителем предъявляются документы:
физическим лицом:
при получении архивной информации, не содержащей персональных данных о третьих лицах - документ, удостоверяющий личность заявителя (паспорт);
при получении информации, содержащей персональные данные о третьих лицах - документ, удостоверяющий личность (паспорт) и доверенности третьих лиц или документы, удостоверяющие право законных представителей;
представителем юридического лица:
документ, удостоверяющий личность (паспорт);
доверенность юридического лица на получение архивной информации в его интересах.
2.2.3. Все документы представляются заявителями в одном экземпляре. Документы, предъявляемые в копиях, и доверенности должны быть нотариально удостоверены.
2.2.4. Муниципальная услуга предоставляется в течение 30 дней со дня регистрации запроса (заявления). За исключением запросов правоохранительных и судебных органов, в которых оговаривается срок предоставления запрашиваемой информации.
2.2.5. В случае, если запрашиваемая заявителем копия архивного документа (выписка) не могут быть предоставлены в 30-дневный срок или срок, указанный в запросе (заявлении), из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, Архив согласовывает с заявителем срок предоставления информации.
2.2.6. В исключительных случаях руководитель Архива вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.
2.2.7. Результатом предоставления Услуги является выдача архивных копий и архивных выписок из документов, либо ответ об отсутствии необходимых архивных документов или информации.
Подраздел 3. ПЕРЕЧЕНЬ ОСНОВАНИЙ ДЛЯ ОТКАЗА
В ПРЕДОСТАВЛЕНИИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
2.3.1. Предоставление муниципальной услуги приостанавливается:
до предоставления заявителем дополнительных сведений, без которых запрос не может быть исполнен;
в случае возникновения в Архиве чрезвычайной ситуации, препятствующей работе Архива по предоставлению услуги.
2.3.2. Не подлежат рассмотрению запросы:
не содержащие информации о заявителе, указанной в пункте 2.2.1.
Регламента;
не содержащие необходимых сведений для проведения поисковой работы;
не поддающиеся прочтению;
содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.
2.3.3. Отказ в выдаче запрашиваемого документа заявителю должен быть мотивирован, оформлен в письменном виде и, по возможности, содержать рекомендации по дальнейшим действиям заявителя, необходимым для нахождения и получения запрашиваемого документа.
2.3.4. Основаниями для отказа в оформлении и выдаче документов могут служить:
представление заявителем неправильно оформленных или утративших силу документов, если указанные обстоятельства были установлены в процессе подготовки запрашиваемого документа;
отсутствие права у заявителя на требуемый им запрашиваемый документ;
невозможность подготовки запрашиваемого документа по причине отсутствия поисковых данных;
требование заявителя выдать документ в срок меньший, чем установленный для подготовки данного вида документа.
Подраздел 4. ДРУГИЕ ПОЛОЖЕНИЯ, ХАРАКТЕРИЗУЮЩИЕ
ТРЕБОВАНИЯ К ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
2.4.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.
Раздел 3. АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ
Подраздел 1. ОПИСАНИЕ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ
ПРИ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
Глава 1. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
прием запросов (заявлений) о предоставлении услуги;
регистрация запросов, внесение сведений о запросах в электронную базу данных;
анализ поступивших запросов;
исполнение запросов;
заверение копий, выписок архивных документов или подготовка писем об отсутствии запрашиваемых сведений в Архиве;
регистрация копий архивных документов или писем об отсутствии запрашиваемых сведений в Архиве и отправка их заявителю.
Глава 2. ПРИЕМ ЗАПРОСОВ (ЗАЯВЛЕНИЙ)
О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
3.1.2.1. Основанием для начала исполнения муниципальной услуги является поступление запроса (заявления) гражданина или юридического лица в МУ "МФЦ".
3.1.2.2. Запрос (заявление) может поступить одним из следующих способов:
почтовым отправлением;
по электронной почте;
при личном обращении.
3.1.2.3. При личном обращении заявителя о предоставлении муниципальной услуги с документами, указанными в пункте 2.2.2.
Регламента, сотрудник МУ "МФЦ", осуществляющий личный прием:
устанавливает личность заявителя;
изучает содержание запроса (заявления);
определяет степень полноты информации, содержащейся в запросе (заявлении) и необходимой для его исполнения;
устанавливает полномочия заявителя на получение запрашиваемой информации.
3.1.2.4. Прием и первичная обработка запросов, поступивших по почте, осуществляется в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время и состоит из проверки правильности доставки и целостности конвертов и документов.
При вскрытии конвертов проверяется правильность, полнота и целостность вложенных документов.
Конверты от поступающих писем уничтожаются, за исключением случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа.
Глава 3. РЕГИСТРАЦИЯ ЗАПРОСОВ, ВНЕСЕНИЕ СВЕДЕНИЙ
О ЗАПРОСАХ В ЭЛЕКТРОННУЮ БАЗУ ДАННЫХ
3.1.3.1. Все поступившие в МУ "МФЦ" запросы фиксируются в реестре регистрации запросов юридических и физических лиц (далее Реестр регистрации).
В Реестре регистрации указывается дата обращения, регистрационный номер, персоналии заявителя, краткое содержание запроса, дата исполнения запроса, результат обращения, дата выдачи.
Регистрационный номер переносится в отметку о поступлении документа - на регистрационный штамп, который проставляется на всех поступающих запросах в правой нижней части первого листа документа и включает в себя:
наименование архива,
дату поступления документа,
регистрационный номер поступившего документа.
Регистрационный номер указывается в соответствующей графе Реестра регистрации запросов юридических и физических лиц.
Дата поступления запроса является началом отсчета срока исполнения поступившего документа.
3.1.3.2. После поступления, первичной обработки и регистрации в Реестре регистрации запросы регистрируются в электронной базе (подпрограмма "Архивное дело").
В электронную базу данных вносится следующая информация по соответствующим, полям:
регистрационный номер;
дата поступления запроса;
дата исполнения запроса;
автор запроса (заявитель);
адрес заявителя;
кому направлен запрос;
содержание запроса;
рубрика запроса (вид исходящего документа);
примечания (отметка о выдаче, ответ положительного или отрицательного содержания).
]]>Глава 4. АНАЛИЗ ПОСТУПИВШИХ ЗАПРОСОВ
И ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ
3.1.4.1. Руководитель Архива, в зависимости от закрепления фондов за сотрудниками архива, осуществляет распределение всех запросов конкретным исполнителям.
3.1.4.2. Ответственный исполнитель архива, получивший заявление о выдаче копии запрашиваемого документа, осуществляет подготовку документа либо мотивированный отказ.
3.1.4.3. Итоговый документ, заверенный руководителем Архива, по исполнении передается в МУ "МФЦ", но не позднее, чем за день до истечения, установленного для подготовки документа, срока.
Специалист МУ "МФЦ" фиксирует фактическое исполнение запроса в Реестре регистрации и в электронной базе документооборота.
3.1.4.4. Итоговыми документами, выдаваемыми заявителю, могут быть:
заверенные уполномоченным лицом архива выписки и копии архивных документов по вопросам, затрагивающим права и законные интересы заявителя;
мотивированный отказ в выдаче указанных документов.
3.1.4.5. На всем этапе подготовки для заявителя запрашиваемого документа МУ "МФЦ" устанавливает контроль за соблюдением сроков, установленных настоящим Регламентом.
Ответственность за соблюдение сроков подготовки документа возлагается на руководителя Архива.
Глава 5. ЗАВЕРЕНИЕ КОПИЙ, ВЫПИСОК
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ИЛИ ПОДГОТОВКА ПИСЕМ
ОБ ОТСУТСТВИИ ЗАПРАШИВАЕМЫХ СВЕДЕНИЙ В АРХИВЕ
3.1.5.1. При оформлении выписки из документа или копии документа сотрудник архива:
снимает копию с подлинника экземпляра документа или выписку из него в части, затрагивающей права и интересы заявителя (в одном или в двух экземплярах);
оформляет основание для выдачи копии, выписки следующего содержания: фонд № ____, опись _____, дело № _____, том № _____, лист(ы) _____.
оформляет заверительную надпись, подтверждающую идентичность подлиннику выданных копий (выписок). Заверительная надпись "ВЕРНО" проставляется ниже реквизита подлинника документа "Подпись" и составляется по форме:
Верно
Указание должности
уполномоченного лица
_______________________ ______________
Расшифровка подписи Подпись
3.1.5.2. Дата заверения копии (выписки):
если копия или выписка занимают более одного листа, все листы скрепляются (подшиваются), нумеруются и на месте скрепления делается заверительная надпись с указанием количества прошитых и пронумерованных листов;
в целях свидетельствования верности копии запрашиваемого документа на копии (выписке) проставляется отметка о том, что подлинник находится на хранении в Архивной службе Администрации городского округа Саранск.
Глава 6. РЕГИСТРАЦИЯ КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ИЛИ ПИСЕМ ОБ ОТСУТСТВИИ ЗАПРАШИВАЕМЫХ СВЕДЕНИЙ
В АРХИВЕ И ОТПРАВКА ИХ ЗАЯВИТЕЛЮ
3.1.6.1. Исполненные запросы выдаются при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенным лицам - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
Получатель архивной копии (выписки) расписывается на запросе с указанием даты получения документа.
В случае, если документ готов раньше установленного срока, специалист МУ "МФЦ" может поставить заявителя в известность (по телефону) и при его согласии документ выдать незамедлительно.
3.1.6.2. Архивные копии и выписки, ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.
3.1.6.3. После выдачи запросов, сопроводительных или отказных писем специалист МУ "МФЦ" делает отметки о выдаче запрашиваемых документов в реестре регистрации запросов юридических и физических лиц и вносит отметки о выдаче в карточку заявителя в электронной базе данных.
3.1.6.4. Документы, связанные с процессом исполнения запросов, формируются в делопроизводственные дела.
В дело подшиваются следующие документы:
запрос;
документы и копии документов, прилагаемых к запросу;
копия ответа на запрос;
письмо с запросом дополнительных сведений (при условии его составления).
3.1.6.5. Документы в делах располагаются по мере исполнения запросов по алфавитному принципу и по принципу возрастания регистрационных индексов.
3.1.6.6. Срок хранения исполненных запросов - 3 года.
Подраздел 2. ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ ДЕЙСТВИЙ
(БЕЗДЕЙСТВИЙ) И РЕШЕНИЙ, ПРИНЯТЫХ В ХОДЕ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
3.2.1. Заявители могут обратиться с жалобой на решение или действие (бездействие), осуществляемое (принятое) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента (далее - обращение), устно или по телефону к начальнику Архива, устно либо письменно к Главе Администрации городского округа Саранск или к заместителю Главы Администрации городского округа Саранск, курирующему предоставление муниципальной услуги через МУ "МФЦ".
3.2.2. При обращении заявителя устно к начальнику Архива, к Главе Администрации городского округа Саранск или заместителю Главы Администрации, курирующему предоставление муниципальной услуги, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
В письменном обращении указываются:
полное наименование органа, в который направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество, соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица,
фамилия, имя, отчество заявителя (а также фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя в случае обращения с жалобой представителя);
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
излагает суть предложения, заявления или жалобы;
личная подпись заявителя (его уполномоченного представителя) и дата.
Дополнительно в обращении могут быть указаны:
наименование органа, должность, фамилия, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;
суть обжалуемого действия (бездействия);
обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;
иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
3.2.3. Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
Письменное обращение должно быть написано разборчивым почерком, не содержать нецензурных выражений.
Обращения граждан, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этому должностному лицу для рассмотрения и (или) ответа.
3.2.4. В случае, если в письменном обращении заявителей, содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава Администрации городского округа Саранск вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу. О данном решении в адрес заявителя, направившего обращение, направляется сообщение.
Письменное обращение должно быть рассмотрено в течение 30 рабочих дней с даты поступления и регистрации обращения.
3.2.5. Если в результате рассмотрения обращение признано обоснованным, то принимается решение о применении мер дисциплинарной ответственности к специалисту, допустившему нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги согласно требованиям законодательства Российской Федерации и законодательства Республики Мордовия, настоящего Административного регламента и повлекшие за собой обращение.
Если в ходе рассмотрения обращение признано необоснованным, заявителю направляется сообщение о результате рассмотрения обращения с указанием причин, почему оно признано необоснованным.
Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, проведенных в соответствии с принятым решением, в течение 3 рабочих дней после принятия решения, но не позднее 30 дней со дня поступления и регистрации обращения. Обращения заявителей считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.
3.2.6. Заявители могут сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, неправомерных решениях, действиях или бездействии должностных лиц Архива, нарушении положений Административного регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики должностным лицом, ответственным за прием жалоб, согласно графику работы указанных лиц.
Сообщение заявителя должно содержать следующую информацию:
фамилию, имя, отчество гражданина, которым подается сообщение, его место жительства или пребывания;
должность, фамилию, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы заявителя;
суть нарушенных прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);
сведения о способе информирования заявителя о принятых мерах по результатам рассмотрения его сообщения.
3.2.7. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений специалистами осуществляется начальником Архива.
Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействия) специалиста. По результатам контроля осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Мордовия, настоящим Административным регламентом.
Проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги осуществляются на основании распоряжения Администрации городского округа Саранск.
Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителей.
3.2.8. Заявители вправе обратиться с жалобой на принятое решение в суды общей юрисдикции, действие (бездействие) Администрации городского округа Саранск, должностных лиц Администрации в течение 3 месяцев со дня вынесения обжалуемого решения либо совершения действия (бездействия).
Приложение № 1
к Административному регламенту
Администрации городского округа Саранск
по предоставлению муниципальной
услуги по выдаче заверенных копий
архивных документов
ГРАФИК
РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА САРАНСК,
МУНИЦИПАЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ "МНОГОФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР"
Юридический адрес Администрации городского округа Саранск: 430005, г. Саранск, ул. Советская, 30
Адрес электронной почты - saransk@moris.ru
Адрес сайта: http://www.adm-saransk.ru
Юридический адрес МУ "МФЦ": 430005, г. Саранск, пр. Ленина, 4
+---------------------------+---------------+----------+------------------+
¦ Наименование структурного ¦Местонахождение¦Контактные¦ Режим работы ¦
¦подразделения Администрации¦ ¦ телефоны ¦ ¦
¦городского округа Саранск, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ муниципального учреждения ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------------+---------------+----------+------------------+
¦Архивная служба ¦г. Саранск, ¦ 47-63-37 ¦Понедельник - ¦
¦ ¦ул. Советская, ¦ ¦пятница с 8.30 до ¦
¦ ¦30 ¦ ¦17.30 (обед ¦
¦ ¦ ¦ ¦13.00 - 14.00) ¦
+---------------------------+---------------+----------+------------------+
¦МУ "МФЦ" ¦г. Саранск, ¦ 47-57-01 ¦Понедельник - ¦
¦ ¦пр. Ленина, 4 ¦ ¦пятница с 8.30 до ¦
¦ ¦(подъезд № 2) ¦ ¦17.30 (обед ¦
¦ ¦ ¦ ¦13.00 - 14.00) ¦
+---------------------------+---------------+----------+------------------+
Приложение № 2
к Административному регламенту
Администрации городского округа Саранск
по предоставлению муниципальной
услуги по выдаче заверенных копий
архивных документов
БЛОК-СХЕМА
АЛГОРИТМА ПРОХОЖДЕНИЯ АДМИНИСТРАТИВНОЙ ПРОЦЕДУРЫ
+-------------------+
¦Обращение заявителя¦
+---------+---------+
\/
+----------------------------+
¦ регистрация запросов, ¦
¦внесение сведений о запросах¦
¦ в электронную базу данных ¦
+--------------+-------------+
\/
+----------------------------+
¦анализ поступивших запросов ¦
+--------------+-------------+
\/
+----------------------------+
+----------+ исполнение запросов ¦----------+
\/ +----------------------------+ \/
+--------------------------+ +------------------------+
¦ заверение копий, выписок ¦ ¦ подготовка писем об ¦
¦ архивных документов ¦ ¦отсутствии запрашиваемых¦
¦ ¦ ¦ сведений ¦
+----------+---------------+ +-----------+------------+
¦ +--------------------------------------------+ ¦
+->¦ регистрация копий архивных документов или ¦<-+
¦письма об отсутствии запрашиваемых сведений ¦
¦ в Архиве и отправка их заявителю ¦
+--------------------------------------------+
Приложение № 3
к Административному регламенту
Администрации городского округа Саранск
по предоставлению муниципальной
услуги по выдаче заверенных копий
архивных документов
Образец формы заявления
на выдачу копий (выписок) архивных документов
Место штампа юридического лица
Руководителю Аппарата
Администрации городского
округа Саранск или
в Архивную службу
Администрации городского
округа Саранск
Прошу Вашего разрешения на выдачу заверенной копии
___________________________________________________________________________
(указать вид, реквизиты запрашиваемого документа)
от __________________________ № ________ "_________________________________
(число, месяц, год)
___________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________".
(указать наименование или краткое содержание документа)
"__" _____________ 200_ г. Подпись заявителя ________________
Приложение:
1. Документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя (в случае обращения представителя).
2. Нотариально заверенные копии документов, имеющих непосредственное отношение к заявителю (в случае необходимости).
Заявитель представляет:
1. Документ, удостоверяющий личность.
Примечание: срок исполнения заявления 30 дней (ФЗ РФ "О порядке рассмотрения обращений граждан РФ, ст. 12 п. 1)
