МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ ПО РЕСПУБЛИКЕ КОМИ
ПРИКАЗ
от 31 октября 2008 г. № 449
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДОГОВОРНО-ПРАВОВОЙ
РАБОТЫ В ОРГАНАХ И ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ МВД ПО РЕСПУБЛИКЕ КОМИ
В целях соблюдения требований законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов МВД России, обеспечения эффективного использования денежных средств, защиты имущественных интересов органов внутренних дел, усиления контроля за осуществлением хозяйственно-договорной деятельности приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию
об организации договорно-правовой работы в органах и подразделениях МВД по Республике Коми (приложение).
2. Руководителям органов и подразделений внутренних дел МВД по Республике Коми, начальникам органов внутренних дел организовать осуществление договорной работы в соответствии с требованиями Инструкции
с 1 января 2009 года.
3. Несоблюдение установленного порядка заключения договоров, государственных контрактов и контроля за осуществлением хозяйственно-договорной деятельности признается нарушением служебной (трудовой) дисциплины и является основанием для привлечения виновных лиц к дисциплинарной ответственности.
4. Установить, что подлинные экземпляры хозяйственных договоров передаются на хранение в финансовое подразделение органа внутренних дел. Подлинные экземпляры подписанных соглашений, не являющихся хозяйственными договорами (не требующие финансового обеспечения), регистрируются и хранятся в подразделении делопроизводства и режима органа внутренних дел.
5. Контроль за выполнением настоящего Приказа оставляю за собой.
6. Считать утратившим силу с 1 января 2009 года Приказ
МВД Республики Коми от 7 августа 2003 года № 309 "О порядке заключения договоров (соглашений) и контроле за осуществлением хозяйственно-договорной деятельности в МВД Республики Коми".
Министр
генерал-майор милиции
В.ЕРЕМЧЕНКО
Приложение
к Приказу
МВД по РК
от 31 октября 2008 г. № 449
ИНСТРУКЦИЯ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДОГОВОРНО-ПРАВОВОЙ РАБОТЫ В ОРГАНАХ
И ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ МВД ПО РЕСПУБЛИКЕ КОМИ
I. Общие положения
1. Настоящая Инструкция определяет единый порядок подготовки, оформления, согласования, регистрации, учета и хранения договоров (соглашений) и государственных контрактов в подразделениях МВД по РК, органах и подразделениях внутренних дел республики, а также контроля за осуществлением хозяйственно-договорной деятельности.
2. Договорно-правовая работа в системе МВД России направлена на заключение письменных соглашений об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
Договоры и государственные контракты заключаются с целью обеспечения нормального функционирования органов внутренних дел, а также создания необходимых предпосылок для полноценной деятельности подразделений МВД по РК, горрайорганов как хозяйствующих субъектов.
3. Основными направлениями договорно-правовой работы являются:
3.1. выявление потребностей в заключении договоров и государственных контрактов органом (подразделением) на поставки товаров (выполнение работ, оказание услуг);
3.2. разработка проектов конкурсной (аукционной) документации, государственных контрактов и договоров;
3.3. согласование и заключение договоров, государственных контрактов, документации, связанной с их заключением, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
3.4. контроль исполнения договоров, государственных контрактов и при необходимости ведение претензионной работы.
4. Государственные контракты заключаются по результатам проведения торгов, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации, в частности, Федеральным законом от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд".
5. Порядок создания комиссии по размещению заказов, ее состав, правовой статус определяются приказом министра внутренних дел по Республике Коми.
6. Правом заключения (подписания) договоров, государственных контрактов, соглашений обладают:
6.1. Министр внутренних дел по Республике Коми от имени МВД по РК;
6.2. Начальники органов внутренних дел - от имени возглавляемого ими органа внутренних дел;
6.3. Начальники подразделений МВД по РК, являющихся юридическими лицами - от имени возглавляемого ими подразделения.
7. Министр внутренних дел по Республике Коми, начальники органов внутренних дел, начальники подразделений МВД по РК, являющихся юридическими лицами, вправе делегировать свои полномочия на подписание договоров заместителям, руководителям структурных подразделений, а также иным сотрудникам на основании доверенности в установленном законодательством Российской Федерации порядке. Форма и содержание доверенности должны соответствовать статье 185 Гражданского кодекса Российской Федерации. В случае делегирования полномочий в доверенности указывается, какой конкретно хозяйственный договор (разновидность хозяйственных договоров), соглашение имеет право подписывать сотрудник, срок действия доверенности. Сотрудник, действующий на основании доверенности, правом передоверия не обладает.
Доверенности оформляются, выдаются и учитываются в порядке, установленном приказом руководителя органа внутренних дел.
II. Подготовка проектов договоров
8. Подразделение, в компетенцию которого входит организация поставки определенных товаров, выполнения работ, оказания услуг (далее - подразделение-исполнитель), подает на имя министра (руководителя органа внутренних дел) рапорт (справку-обоснование) с обоснованием целесообразности заключения договора, заявку на размещение заказа на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.
Рапорт, справка-обоснование, заявка согласовывается с финансовым подразделением, которое подтверждает экономическую целесообразность заключения договора (государственного контракта), источник финансирования, наличие денежных средств для надлежащего выполнения обязательств перед контрагентом.
Одновременно с рапортом (заявкой) подается проект договора (государственного контракта) с имеющимися приложениями и документами, на основании которых осуществлена его разработка.
9. Для подготовки проекта договора распоряжением министра (руководителя органа внутренних дел) может быть создана рабочая группа с определением подразделения, на которое возлагаются задачи по координации подразделений-исполнителей.
10. В случае, если государственный контракт заключается по результатам конкурса (аукциона), подразделение-исполнитель готовит также проект конкурсной (аукционной) документации в порядке, установленном Федеральным законом от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд".
11. Конкурсная (аукционная) документация проходит обязательную процедуру согласования подразделением-исполнителем, финансовым и правовым подразделениями.
12. К подготовке и согласованию проекта конкурсной (аукционной) документации и договора могут быть привлечены другие заинтересованные подразделения, специалисты.
13. Процедура размещения заказов осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд".
III. Оформление проекта договора
14. Преамбула договора содержит наименование сторон договора, лиц, его заключающих, правоустанавливающих документов (устав, положение, доверенность и т.д.), на основании которых они действуют. Обязательно указывается дата выдачи доверенности и ее регистрационный номер.
15. В договор (государственный контракт) включаются разделы:
предмет договора (государственного контракта);
права и обязанности сторон;
цена договора (порядок формирования цены государственного контракта);
порядок расчетов;
срок действия договора;
срок выполнения обязательств;
порядок приемки товаров, работ, услуг;
момент перехода права собственности на товар;
условия и порядок досрочного расторжения договора;
ответственность сторон;
дата заключения договора;
другие условия, предусмотренные законодательством для договоров данного вида;
адреса, банковские реквизиты и подписи сторон.
Если заключается государственный контракт, то есть договор, заключенный от имени Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования в целях обеспечения государственных или муниципальных нужд, он заключается только после определения победителя конкурса, аукциона или победителя в проведении запроса котировок, кроме случаев, специально оговоренных в законе.
16. В государственный контракт обязательно включается условие о том, что цена государственного или муниципального контракта является твердой и не может изменяться в ходе его исполнения, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 4.1 статьи 9 Федерального закона от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд".
17. В государственный контракт включается обязательное условие об ответственности поставщика (исполнителя, подрядчика) за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательства, предусмотренного государственным или муниципальным контрактом.
В случае просрочки исполнения поставщиком (исполнителем, подрядчиком) обязательства, предусмотренного контрактом, заказчик вправе потребовать уплату неустойки (штрафа, пеней). Неустойка (штраф, пени) начисляется за каждый день просрочки исполнения обязательства, начиная со дня, следующего после дня истечения установленного контрактом срока исполнения обязательства. Размер такой неустойки (штрафа, пеней) устанавливается в размере не менее одной трехсотой действующей на день уплаты неустойки (штрафа, пеней) ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации. Поставщик (исполнитель, подрядчик) освобождается от уплаты неустойки (штрафа, пеней), если докажет, что просрочка исполнения указанного обязательства произошла вследствие непреодолимой силы или по вине заказчика.
18. В государственный контракт включается обязательное условие о порядке осуществления заказчиком приемки поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг на соответствие их количества, комплектности, объема и качества требованиям, установленным в таком контракте.
19. Договор (государственный контракт) считается заключенным, если он составлен в письменной форме, подписан уполномоченными на то лицами, между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным (необходимым для договоров данного вида) условиям договора.
19.1. Существенными условиями договора являются:
19.1.1. условия о предмете договора;
19.1.2. условия, которые названы в Гражданском кодексе РФ или иных правовых актах как существенные;
19.1.3. все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение (совокупность прав и обязанностей сторон, цена, порядок расчетов, срок действия договора, ответственность сторон).
19.2. В случае недостижения соглашения по всем существенным условиям договора он считается незаключенным и не порождает правовых последствий.
20. Каждое приложение, упомянутое в проекте договора, должно иметь свой порядковый номер.
21. Соглашения о внесении изменений и дополнений в договор заключаются в том же порядке и с соблюдением той же процедуры, которая предусмотрена для заключения договоров соответствующего вида.
22. Перед представлением проекта договора (государственного контракта) для согласования и визирования подразделение-исполнитель проверяет грамотность составления текста проекта.
23. Исправления и поправки в тексте проекта договора (государственного контракта) не допускаются. Заинтересованные подразделения обязаны отказывать в согласовании такого проекта.
IV. Порядок согласования проектов договоров, государственных контрактов, конкурсной (аукционной) документации
24. Все проекты договоров (государственных контрактов), заключаемых в подразделениях МВД по РК, органах внутренних дел, а также проекты конкурсной (аукционной) документации подлежат обязательной экспертизе и согласованию заинтересованными подразделениями, финансовым и правовым подразделениями. Подписание договоров (государственных контрактов), не прошедших согласование с заинтересованными подразделениями, финансовую и правовую экспертизу, не допускается.
Основными задачами экспертизы является установление:
соответствия условий договоров (государственных контрактов) компетенции подразделений, их заключивших;
соответствия проектов государственных контрактов условиям конкурсной (аукционной) документации;
соответствия содержания проектов договоров (государственных контрактов) законодательству Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России;
обоснованности заключения договоров (государственных контрактов).
25. Проекты договоров (государственных контрактов), конкурсной (аукционной) документации представляются подразделением-исполнителем для финансовой и правовой экспертизы и согласования в подлинных экземплярах по количеству сторон договора со всеми приложениями.
Проект государственного контракта, заключенного по результатам конкурса (аукциона, запроса котировок), должен точно соответствовать проекту, согласованному при подготовке конкурсной (аукционной) документации. Поэтому для согласования в финансовое и правовое подразделения обязательно представляются оба проекта, а также выписка из протокола заседания единой комиссии МВД по РК либо доказательство наличия обстоятельств, установленных законодательством, когда товары (работы, услуги) приобретаются у единственного поставщика.
26. Порядок процедуры согласования:
26.1. Первым отметку о согласовании проекта договора, конкурсной (аукционной) документации проставляет руководитель подразделения-исполнителя: название подразделения, Ф.И.О., личная подпись лица, осуществившего согласование, дата согласования.
26.2. До представления проекта подразделением-исполнителем в финансовое подразделение проект согласуется со всеми прочими заинтересованными подразделениями.
26.3. Финансовое подразделение органа внутренних дел осуществляет финансовую экспертизу в порядке, предусмотренном Приказом МВД по Республике Коми от 09.01.2008 № 5 "Об утверждении Положения об обязательной финансово-экономической экспертизе в органах внутренних дел и подразделениях МВД по РК".
Руководитель (заместитель руководителя) финансового подразделения проставляет отметку о согласовании после уточнения порядка оплаты, реквизитов юридических и физических лиц, заключающих договор, а также после уточнения других существенных обстоятельств, контроль за соблюдением которых входит в компетенцию финансовых подразделений органов внутренних дел.
27. Отметки о согласовании проставляются путем написания личной подписи и даты на обратной стороне каждого листа:
27.1. конкурсной (аукционной) документации;
27.2. экземпляра проекта договора (государственного контракта), остающегося в органе внутренних дел, заключающем договор;
27.3. приложения к этому экземпляру проекта договора.
28. После согласования со всеми заинтересованными подразделениями и финансовым подразделением проект договора направляется подразделением-исполнителем в правовое подразделение для проведения правовой экспертизы и согласования проекта договора.
В таком же порядке согласовываются соглашения о внесении изменений в договоры по инициативе какой-либо из сторон договора.
V. Правовая экспертиза проекта договора, государственного контракта, конкурсной (аукционной) документации
29. Объектом правовой экспертизы проектов договоров (государственных контрактов), конкурсной (аукционной) документации являются:
29.1. проверка согласования проекта со всеми заинтересованными подразделениями;
29.2. проверка статусных документов, свидетельств о государственной регистрации лиц - сторон договора, а также проверка полномочий должностных лиц на подписание договора (государственного контракта);
29.3. проверка соответствия содержания и формы проектов требованиям нормативных правовых актов;
29.4. проверка соответствия проекта государственного контракта условиям конкурсной (аукционной) документации.
30. Правовую экспертизу проектов договоров (государственных контрактов), конкурсной (аукционной) документации в органах внутренних дел республики осуществляют:
30.1. договоров (государственных контрактов), заключаемых МВД по Республике Коми, и связанной с их заключением конкурсной (аукционной) документации - сотрудники отделения правового обеспечения;
30.2. договоров (государственных контрактов), заключаемых органами и подразделениями внутренних дел, и связанной с ними конкурсной (аукционной) документации - сотрудники подразделений правового обеспечения, а в случае отсутствия штатной должности юрисконсульта - сотрудники ОПО МВД по РК.
31. При согласовании проектов договоров (государственных контрактов) в правовом подразделении на обратной стороне каждого листа основного документа и каждого листа приложений проставляется штамп "правовая экспертиза".
32. Правовая экспертиза проекта договора (государственного контракта), конкурсной (аукционной) документации осуществляется в срок до пяти рабочих дней.
33. Если представленный проект должным образом не оформлен или к нему не приложены необходимые документы, правовое подразделение без рассмотрения возвращает его подразделению-исполнителю с указанием причин, послуживших основанием для возвращения проекта.
34. В случае несоответствия проекта договора (государственного контракта) требованиям действующего законодательства, нормативным правовым актам МВД России, конкурсной (аукционной) документации либо интересам органов внутренних дел после проведения правовой экспертизы он возвращается для доработки подразделению-исполнителю с заключением, в котором указываются причины, послужившие основанием для возвращения проекта, и способы их устранения.
35. Указания сотрудников правового подразделения, касающиеся устранения нарушений действующего законодательства и защиты прав и законных интересов органов внутренних дел при осуществлении хозяйственно-договорной деятельности, а также касающиеся необходимости дополнительного согласования проекта с какими-либо подразделениями или должностными лицами органов внутренних дел, подлежат обязательному исполнению всеми органами, службами и подразделениями органов внутренних дел.
36. После устранения всех замечаний правовое подразделение проставляет отметку о согласовании проекта договора (государственного контракта), конкурсной (аукционной) документации (оттиск штампа "правовая экспертиза" с указанием даты и подписи юрисконсульта) на обратной стороне каждого листа проекта, каждого листа приложения, а также каждого листа конкурсной (аукционной) документации.
VI. Представление проектов договоров на подпись
37. Согласованный в установленном порядке и подписанный контрагентом проект договора (государственного контракта) и все приложения к нему представляются подразделением-исполнителем на подпись должностному лицу, указанному в п. 6
настоящей Инструкции, в количестве экземпляров по числу сторон договора.
38. После подписания договора он подлежит заверению гербовой печатью.
VII. Регистрация, учет и хранение договоров
39. Подлинные экземпляры хозяйственных договоров (государственных контрактов) и соглашений о внесении изменений в договоры передаются подразделением-исполнителем для исполнения и хранения:
39.1. контрагенту;
39.2. в финансовое подразделение органа внутренних дел.
40. Финансовое подразделение органа внутренних дел осуществляет регистрацию и учет хозяйственных договоров (государственных контрактов) и соглашений об изменении условий хозяйственных договоров в журнале
установленной формы (приложение № 1 к Инструкции). На договоре проставляется регистрационный номер.
41. Экземпляры соглашений, не являющихся хозяйственными договорами, регистрируются в журнале
установленной формы (приложение № 1 к Инструкции) и хранятся в подразделениях делопроизводства и режима. На договоре проставляется регистрационный номер.
42. Исполненные договоры (государственные контракты) подшиваются и хранятся в номенклатурном деле с установленным сроком хранения.
43. Подразделение-исполнитель осуществляет хранение копий договоров (государственных контрактов), инициатором заключения которых оно выступало.
44. Подразделение-исполнитель органа внутренних дел представляет копию государственного контракта, заключенного по результатам проведения торгов, аукциона или запроса котировок, в день его заключения в отделение координации деятельности тыловых подразделений МВД по РК для отчетности.
45. Правовое подразделение осуществляет регистрацию проектов договоров, государственных контрактов, конкурсной (аукционной) документации, прошедших правовую экспертизу, в журнале
установленной формы (приложение № 2 к Инструкции).
VIII. Контроль за исполнением договоров
46. В процессе исполнения заключенного органом внутренних дел договора (государственного контракта) подразделение-исполнитель:
46.1. осуществляет контроль за исполнением контрагентами его условий;
46.2. своевременно представляет в финансовое подразделение документы, подписанные контрагентом, необходимые для финансирования обязательств по заключенному договору;
46.3. в случае выявления фактов неисполнения (ненадлежащего исполнения) контрагентами условий договора (государственного контракта) во взаимодействии с правовым подразделением ведет претензионную работу.
47. Претензионная работа осуществляется путем направления контрагенту, нарушившему свои обязанности по договору (государственному контракту), претензий, писем, заявлений, факсов, телеграмм с изложением требований по восстановлению нарушенных прав.
Претензионные письма подлежат учету и регистрации в установленном порядке.
Ответственность за организацию и проведение претензионной работы возлагается на подразделение-исполнителя.
Подготовка и предъявление претензионных писем, а также учет и контроль их исполнения осуществляются подразделением-исполнителем, ответственным за надлежащее исполнение договора.
Сроки предъявления претензий определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации.
48. Финансовое подразделение:
48.1. обеспечивает своевременное финансирование обязательств по заключенному договору;
48.2. отвечает за соблюдение финансовой дисциплины при осуществлении договорной деятельности;
48.3. осуществляет подготовку и предоставление подразделению-исполнителю данных о выплатах, производимых по договору (государственному контракту);
48.4. обеспечивает подготовку и оформление актов сверки взаимных расчетов по договору (государственному контракту).
49. Правовое подразделение оказывает подразделению-исполнителю помощь в процессе проведения претензионной работы, а также защиту имущественных интересов органа внутренних дел в судах.
Приложение № 1
к Инструкции
об организации
договорно-правовой работы
в органах и подразделениях
МВД по Республике Коми,
утвержденной
Приказом
МВД по РК
от 31 октября 2008 г. № 449
ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ И УЧЕТА ДОГОВОРОВ
(СОГЛАШЕНИЙ), ГОСУДАРСТВЕННЫХ КОНТРАКТОВ
В _________________________
+----+--------+---------+--------+--------+--------+-----+--------+-------+
¦ N, ¦Наимено-¦Подразде-¦Предмет ¦Код ¦ Цена ¦Срок ¦Данные о¦Приме- ¦
¦дата¦вание ¦ ление -¦договора¦экономи-¦договора¦дого-¦выплатах¦чание ¦
¦ ¦контра- ¦исполни- ¦ ¦ческой ¦ ¦вора ¦ по ¦ ¦
¦ ¦гента ¦ тель ¦ ¦класси- ¦ ¦ ¦договору¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦фикации ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+--------+---------+--------+--------+--------+-----+--------+-------+
Приложение № 2
к Инструкции
об организации
договорно-правовой работы
в органах и подразделениях
МВД по Республике Коми,
утвержденной
Приказом
МВД по РК
от 31 октября 2008 г. № 449
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ПРОЕКТОВ ДОГОВОРОВ, ГОСУДАРСТВЕННЫХ КОНТРАКТОВ,
КОНКУРСНОЙ (АУКЦИОННОЙ) ДОКУМЕНТАЦИИ, ПРОШЕДШИХ
ПРАВОВУЮ ЭКСПЕРТИЗУ
+----+--------------+----------------+--------+--------+--------+---------+
¦ N, ¦ Наименование ¦Заинтересованное¦Предмет ¦ Цена ¦ Срок ¦ Кто ¦
¦дата¦ контрагента ¦ подразделение ¦договора¦договора¦действия¦визировал¦
+----+--------------+----------------+--------+--------+--------+---------+
