МЭР ГОРОДА НОВОШАХТИНСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 29 июня 2007 г. № 381
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
(в ред. распоряжений Мэра г. Новошахтинска
от 03.10.2008 № 924
, от 10.02.2009 № 131
)
В целях приведения Регламента
работы Администрации города в соответствие с Уставом
города Новошахтинска, организационной структурой, утвержденной решением Новошахтинской городской Думы от 29.03.2007 № 188 "Об утверждении структуры Администрации города", Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", а также в целях обеспечения четкой и эффективной работы Администрации города:
1. Утвердить Регламент
работы Администрации города согласно приложению № 1.
2. Руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации города, начальникам структурных подразделений Администрации города довести Регламент
работы Администрации города до сведения всех работников и обеспечить строгое выполнение его в практической деятельности.
3. Считать утратившим силу распоряжение
Мэра города от 12.02.2007 № 32 "Об утверждении Регламента работы Администрации города".
4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на управляющего делами Администрации города Н.С. Зубкову.
Исполняющий обязанности
Мэра города
С.Н.СКОБЕЛЕВ
Распоряжение вносит
Управляющий делами
Администрации города
Приложение № 1
к распоряжению
Мэра города
от 29.06.2007 № 381
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
(в ред. распоряжений Мэра г. Новошахтинска
от 03.10.2008 № 924
, от 10.02.2009 № 131
)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Администрация города является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления муниципального образования "Город Новошахтинск" в соответствии с Уставом
города.
1.2. В своей деятельности Администрация города руководствуется: Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами РФ, Указами Президента РФ, Постановлениями и Распоряжениями Правительства РФ, Уставом
Ростовской области, областными законами и постановлениями Законодательного Собрания Ростовской области, Указами Главы Администрации (Губернатора) области, постановлениями и распоряжениями Администрации Ростовской области, Уставом
города Новошахтинска, решениями городской Думы, постановлениями и распоряжениями Администрации города, настоящим Регламентом.
(в ред. распоряжения
Мэра г. Новошахтинска от 10.02.2009 № 131)
(см. текст в предыдущей редакции
)
1.3. Мэр города является высшим должностным лицом города, возглавляет Администрацию города и руководит ею на принципах единоначалия.
1.4. Заместители главы Администрации города выполняют свои функции в соответствии с распределением обязанностей, установленным распоряжением
Мэра города.
Проект распоряжения Мэра города о распределении обязанностей между Мэром города, как Главой Администрации города и его заместителями, готовится управляющим делами в 2-месячный срок после вступления в должность Мэра города. Внесение изменений в распоряжение Мэра города о распределении обязанностей проводится в том же порядке.
На время отсутствия одного из заместителей главы Администрации города его обязанности, как правило, возлагаются на другого заместителя главы Администрации города в соответствии с порядком замещения заместителей главы Администрации города.
1.5. Во всех случаях, когда Мэр города не может выполнять свои обязанности, их временно исполняет первый заместитель главы Администрации города, а в случае отсутствия первого заместителя - один из заместителей главы Администрации города, на которого распоряжением Мэра города возлагается исполнение обязанностей.
1.6. Структурные подразделения Администрации города не являются юридическими лицами и подчиняются Мэру города, заместителям главы Администрации города или управляющему делами в соответствии с распределением обязанностей между ними, установленных распоряжением Мэра города.
Структурные подразделения Администрации города действуют на основании Положений о них, разрабатываемых их руководителями и утверждаемых Мэром города в месячный срок со дня их образования. Организует и контролирует эту работу общий отдел Администрации города.
Утвержденные Мэром города Положения о структурных подразделениях Администрации города хранятся в общем отделе, в соответствующих структурных подразделениях Администрации города.
Руководители структурных подразделений Администрации города в месячный срок со дня назначения и далее, по мере необходимости, разрабатывают должностные инструкции всех подчиненных сотрудников и представляют их на утверждение курирующим заместителям главы Администрации города или управляющему делами.
Утвержденные заместителями главы Администрации города, или управляющим делами должностные инструкции находятся в личных делах сотрудников в общем отделе, копии - в соответствующих структурных подразделениях Администрации города.
1.7. Отдельные направления деятельности Администрации города могут регламентироваться и конкретизироваться специальными инструкциями, которые разрабатываются под руководством управляющего делами.
1.8. Работники Администрации города несут персональную ответственность за выполнение требований настоящего Регламента, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной и конфиденциальной информации.
1.9. В Администрации города используются автоматизированные системы - базы данных: БД "Контроль исполнения документов", ВД "Дело", БД лицензий на розничную торговлю алкоголем, правовые БД "Консультант Плюс", "Консультант Плюс "Бухгалтер", ПП "Парус 4.00 модуль зарплата", БД "Обращения граждан".
При необходимости могут разрабатываться и внедряться другие системы.
1.10. Правила и порядок работы с документами устанавливаются в соответствии с основными положениями типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти применительно к местному самоуправлению, а так же в соответствии с требованиями к оформлению документов, введенными Унифицированной системой организационно-распорядительной документации ГОСТР 6.30-2003. Они обязательны для всех муниципальных служащих и технических работников Администрации города.
2. КАДРОВАЯ РАБОТА
2.1. Порядок формирования структуры и штатов Администрации города определяется Уставом
города Новошахтинска, федеральным и областным законодательством, решениями Новошахтинской городской Думы, постановлениями и распоряжениями Администрации города.
(в ред. распоряжения
Мэра г. Новошахтинска от 10.02.2009 № 131)
(см. текст в предыдущей редакции
)
2.2. Структура Администрации города, отраслевых (функциональных) органов Администрации города определяется Мэром города и утверждается городской Думой в порядке, установленном Уставом
города.
2.3. Штатное расписание Администрации города утверждается распоряжением Мэра города.
По личному составу издаются распоряжения Мэра города.
Штатные расписания отраслевых (функциональных) органов Администрации города утверждаются распоряжениями Мэра города, по представлению их руководителей.
2.4. Организация работы с кадрами в Администрации города осуществляется общим отделом Администрации города.
2.5. Формирование штата Администрации города осуществляется на основе индивидуального подбора кадров, с использованием резерва на выдвижение, а также путем проведения конкурсов. Сотрудники Администрации города принимаются на работу в соответствии с действующим законодательством о труде, с учетом особенностей, установленных федеральным и областным законодательством для муниципальной службы.
2.6. Предложения по назначению и освобождению кадров готовятся заместителями главы Администрации города по курируемым направлениям работы и управляющим делами в соответствии с квалификационными требованиями, предъявляемыми к работнику, установленными Областным законом
"О муниципальной службе в Ростовской области".
2.7. Кандидаты для назначения на должность проходят собеседования:
- заместители главы Администрации города и управляющий делами - с Мэром города и с руководителями служб Администрации области;
- начальники структурных подразделений Администрации города - с заместителями главы Администрации города, курирующими эти подразделения, и управляющим делами, Мэром города;
- специалисты - с руководителем структурного подразделения Администрации города, заместителем главы Администрации города, управляющим делами, курирующими соответствующее структурное подразделение.
2.8. Кандидат при поступлении на муниципальную службу предоставляет документы в соответствии с Областным законом
"О муниципальной службе в Ростовской области".
Администрация города в случае сомнения подлинности представленных документов вправе проверять сведения, представленные гражданином при поступлении на муниципальную службу.
2.9. Кандидатуры, которым по характеру данной должности необходим допуск к государственной и иной охраняемой законом тайне, могут быть назначены на эти должности только после оформления допуска по соответствующей форме в установленном порядке.
2.10. При приеме на работу с работниками заключается трудовой договор в письменной форме.
2.11. Распоряжения по личному составу (прием, увольнение, перевод, отпуск, командировка и др.) готовятся общим отделом в порядке, оговоренном в разделе 5
настоящего Регламента, и после подписания Мэром города направляются в общий отдел и отдел бухгалтерского учета.
2.12. На всех принятых работников общим отделом оформляется личное дело. Порядок ведения личных дел регламентируется Положением о ведении личных дел муниципальных служащих, утвержденным постановлением Мэром города.
2.13. Для определения уровня профессиональной подготовки и соответствия занимаемой должности работников Администрации города, а также для решения вопросов присвоения квалификационных разрядов проводится аттестация. Порядок и условия проведения которой определяются Положением
"Об аттестации муниципальных служащих, замещающих муниципальную должность муниципальной службы в органах местного самоуправления города Новошахтинска", утвержденным решением Новошахтинской городской Думы.
2.14. Повышение квалификации сотрудников обеспечивается путем участия в семинарах, научно-практических конференциях, обучения в специализированных учебных заведениях, изучения опыта работы других городов.
2.15. Вопросы поощрения и дисциплинарного взыскания работников Администрации города определяются Трудовым кодексом РФ, Областным законом
"О муниципальной службе в Ростовской области" и нормативно-правовыми актами Администрации города.
2.16. Заявления по личному составу (о предоставлении отпуска, об оказании материальной помощи, о выплате компенсации на лечение, о служебных перемещениях) подаются на имя Мэра города с визой непосредственного руководителя.
Мэр города согласовывает свой отпуск с Главой Администрации (Губернатором) области в форме заявления, завизированного согласно Регламенту Администрации Ростовской области.
На основании заявления, согласованного с Главой Администрации (Губернатором) области, издается соответствующее распоряжение по Администрации города.
2.17. Работа по оформлению и выдаче полисов обязательного медицинского страхования, составление списков по персонифицированному пенсионному учету и подготовка документов для назначения пенсий работникам Администрации города обеспечивается общим отделом.
2.18. Контроль за ежегодной подачей муниципальными служащими деклараций о доходах и имуществе, принадлежащем им на праве собственности, в государственную налоговую инспекцию и проверку соблюдения ими ограничений, связанных с замещением должностей муниципальной службы, осуществляет общий отдел.
2.19. Прием (увольнение) муниципальных служащих в отраслевые (функциональные) органы Администрации города производится их руководителями в соответствии с действующим законодательством о труде, с учетом особенностей, установленных федеральным и областным законодательством для муниципальной службы.
3. СЛУЖЕБНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ
3.1. Служебное удостоверение Администрации города является документом, удостоверяющим личность и должностное положение муниципального служащего.
3.2. Служебное удостоверение Администрации города оформляется работникам Администрации города, руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации города и их заместителям на основании распоряжения о назначении на должность.
3.3. Служебное удостоверение оформляется:
- Мэру города - за подписью главы Администрации (Губернатора) области на срок его полномочий;
- заместителям главы Администрации города и управляющему делами - за подписью Мэра города;
- работникам Администрации города, руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации города и их заместителям - за подписью Мэра города.
3.4. Оформление, выдача и обеспечение возврата служебных удостоверений возлагается на общий отдел. Для получения служебного удостоверения в общий отдел Администрации города представляется фотография 3 x 4 см. Учет выдачи и возврата служебных удостоверений осуществляется общим отделом в специальном журнале. При увольнении работника служебное удостоверение возвращается в общий отдел Администрации города. При утрате удостоверения работником (должностным лицом) пишется объяснительная записка на имя управляющего делами Администрации города с раскрытием обстоятельств утраты. После получения заявления об утрате удостоверения в десятидневный срок проводится служебное расследование и вносится предложение Мэру города по вопросу выдачи нового удостоверения.
Выдача нового удостоверения осуществляется после публикации в городской газете "Знамя Шахтера" объявления, данного лицом, утратившим удостоверение, о признании недействительным утраченного удостоверения.
4. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ
4.1. Деятельность Администрации города осуществляется в соответствии с утвержденными Мэром города планами работы на квартал, месяц, неделю, а также мероприятиями, обеспечивающими выполнение плана.
4.2. План мероприятий на очередную неделю составляется общим отделом на основании материалов, представляемых заместителями главы Администрации города, руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации города во вторник до 12.00 часов.
4.3. Вопросы, включаемые в план работы, должны излагаться четко и грамотно с указанием места и времени их рассмотрения.
4.4. Перечень основных общегородских мероприятий формируется общим отделом и передается Мэру города, заместителям главы Администрации города, другим должностным лицам, определяемым общим отделом, и куратору в Администрацию области.
4.5. Контроль за выполнением планов работы осуществляется Мэром города, его заместителями в соответствии с распределением обязанностей.
Общий контроль за выполнением планов работы Администрации города возлагается на управляющего делами, который при утверждении плана работы на предстоящий период докладывает Мэру города о выполнении предыдущего плана.
4.6. В случаях, если мероприятия, предусмотренные планом работы, по каким-либо причинам не могут быть выполнены в срок или намеченный вопрос не может быть своевременно внесен на рассмотрение, заместители главы Администрации города информируют об этом Мэра города за 3 дня до намеченного срока проведения мероприятия.
Мэр города рассматривает предложения об изменении или уточнении плана и принимает по ним решения об их утверждении или отклонении.
4.7. Итоги проведения мероприятий подводятся Мэром города на еженедельных планерках-совещаниях с заместителями главы Администрации города, руководителями структурных подразделений Администрации города, отраслевых (функциональных) органов Администрации города.
5. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ, ОФОРМЛЕНИЯ, ИЗДАНИЯ И РАССЫЛКИ
ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
(в ред. распоряжения
Мэра г. Новошахтинска
от 10.02.2009 № 131)
(см. текст в предыдущей редакции
)
5.1. Мэр города в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами субъектов Российской Федерации, Уставом
города, нормативными правовыми актами Новошахтинской городской Думы, издает постановления Администрации города Новошахтинска по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, а также распоряжения Администрации города Новошахтинска по вопросам организации работы Администрации города Новошахтинска (далее - акты).
(п. 5.1 в ред. распоряжения
Мэра г. Новошахтинска от 10.02.2009 № 131)
(см. текст в предыдущей редакции
)
5.2. Исключен с 10 февраля 2009 года. - Распоряжение
Мэра г. Новошахтинска от 10.02.2009 № 131.
(см. текст в предыдущей редакции
)
5.3. Постановления и распоряжения Администрации города по основной деятельности подписываются Мэром города или в его отсутствие первым заместителем главы Администрации города.
(в ред. распоряжения
Мэра г. Новошахтинска от 10.02.2009 № 131)
(см. текст в предыдущей редакции
)
5.4. Подготовка проектов постановлений Мэра города и организация работы с ними осуществляются в соответствии с требованием настоящего Регламента.
5.5. Постановления и распоряжения Администрации города по основной деятельности оформляются на бланках установленных образцов в общем отделе Администрации города.
(в ред. распоряжения
Мэра г. Новошахтинска от 10.02.2009 № 131)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Изменения и дополнения в постановления и распоряжения Администрации города вносятся соответствующими актами. Изменения и дополнения вносятся только в основной акт.
(в ред. распоряжения
Мэра г. Новошахтинска от 10.02.2009 № 131)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Ответственность за своевременное внесение изменений и дополнений в действующие постановления и распоряжения Администрации города, а также их отмена возлагается на заместителей главы Администрации города по курируемым направлениям, управляющего делами.
(в ред. распоряжения
Мэра г. Новошахтинска от 10.02.2009 № 131)
(см. текст в предыдущей редакции
)
5.6. Правом вносить проекты постановлений или распоряжений обладают Мэр города, заместители главы Администрации города, управляющий делами, структурные подразделения Администрации города, отраслевые (функциональные) органы Администрации города, государственные и муниципальные учреждения, предприятия.
Руководители предприятий и организаций города могут инициативным порядком направлять проекты актов заместителям главы Администрации города или непосредственно в подразделения Администрации города по принадлежности вопросов для выработки заключения и внесения проектов в установленном порядке.
5.7. Проекты распоряжений по кадровым вопросам, объявлению дисциплинарных взысканий, премированию, проведению аттестации муниципальных служащих и конкурсов на замещение вакантных должностей, награждению "Благодарственным письмом Администрации города Новошахтинска" и "Благодарностью Мэра города Новошахтинска" готовятся общим отделом Администрации города.
5.8. Подготовка актов осуществляется на основании письменных или устных поручений Мэра города, поручений, определенных ранее принятыми нормативными актами, инициативным порядком.
В соответствии с поручением (разрешением) на подготовку акта заместители главы Администрации города, руководители структурных подразделений Администрации города, отраслевых (функциональных) органов Администрации города определяют исполнителей, список должностных лиц, визирующих проект (при необходимости такой список уточняется с начальником общего отдела).
В отдельных случаях для подготовки особо сложных проектов создаются рабочие группы из специалистов различных структурных подразделений Администрации города, отраслевых (функциональных) органов Администрации города. В состав рабочих групп могут включаться специалисты территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и других организаций по согласованию с ними.
Срок подготовки проектов от поручения (разрешения) до передачи на подпись устанавливается до 30 календарных дней, срочных - до 2 рабочих дней, если Мэром города не установлен другой конкретный срок.
5.9. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений, согласование и визирование их заинтересованными сторонами возлагается на заместителей главы Администрации города по курируемым направлениям, управляющего делами, включая и случаи внесения проектов руководителями отраслевых (функциональных) органов Администрации города и другими организациями.
5.10. Проекты постановлений и распоряжений должны отвечать следующим требованиям:
- соответствовать федеральному и областному законодательству, ранее принятым постановлениям и распоряжениям Администрации города по данному вопросу во избежание повторений или противоречий;
(в ред. распоряжения
Мэра г. Новошахтинска от 10.02.2009 № 131)
(см. текст в предыдущей редакции
)
- быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;
- содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;
- содержать указания конкретным исполнителям, объем работ и реальные сроки исполнения, а также пункт о возложении контроля за их исполнением соответствующему заместителю главы Администрации города по курируемым направлениям, управляющего делами, другим должностным лицам;
- если подготовленный акт влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие правовые акты, эти изменения или дополнения включаются в проект подготовленного акта;
- если принимаемые акты исключают действие ранее принятых актов, они должны содержать пункты о признании их утратившими силу;
- постановления и распоряжения, принимаемые в соответствии или во исполнение Конституции РФ, законов, указов, постановлений и распоряжений федеральных и областных органов власти и управления, городской Думы, должны содержать ссылку на дату, номер и полное наименование этих документов.
- если к акту имеются приложения, то в тексте акта делается ссылка "согласно приложению N" или "приложение N". При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами 1, 2, 3 и т.д. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, графики, таблицы и другое.
- соответствовать правилам визирования служебных документов (личная подпись визирующего, расшифровка фамилии, должности, дата подписания).
5.11. К проекту постановления или распоряжения должны быть приложены все необходимые документы (подлинники или надлежаще заверенные копии), позволяющие достоверно установить правомерность принятия постановления или издания распоряжения. При необходимости получения отсутствующих документов либо нормативных или иных правовых актов, без которых невозможно осуществить правовую экспертизу документа, проект возвращается исполнителю.
Справочные и иные документы, прилагаемые к проектам актов, из общего отдела возврату не подлежат.
5.12. При внесении в принятый документ значительного количества изменений и (или) дополнений, а также при неоднократном их внесении следует оформлять распорядительный документ в новой редакции с одновременной отменой действующего распорядительного документа.
5.13. Объем постановлений, распоряжений не должен превышать 3 страниц и приложений к ним - не более 5 страниц. Документы, превышающие такой объем, принимаются к производству по разрешению управляющего делами.
5.14. Подготовленный проект печатается на компьютере в одном экземпляре на чистом листе бумаги. Копия текста проекта постановления или распоряжения (со всеми приложениями), соответствующая тексту оригинала, должна быть представлена на магнитном носителе (дискете). Передаваемая в общий отдел дискета обязательно проверяется исполнителем на наличие вирусов. Ответственность за соответствие текста документа на магнитном носителе и бумажных копиях завизированному проекту возлагается на исполнителя.
5.15. Ниже подписи Мэра города указывается лицо, имеющее право на внесение соответствующего проекта постановления или распоряжения.
5.16. Согласование и визирование проекта организует исполнитель. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа акта в нижней его части и (или) на листе согласования. Перенос подписей Мэра города и визирующих лиц на следующий лист проекта без текста не допускается.
Виза включает в себя должность, личную подпись, инициалы, фамилию визирующего, дату. Не допускается отказ от визирования.
Визы проставляются в следующем порядке:
- заместитель (заместители) главы Администрации города, в сферу деятельности которого входят затрагиваемые вопросы;
- руководитель структурного подразделения Администрации города, отраслевого (функционального) органа Администрации города, осуществляющий подготовку документа;
- исполнитель, осуществляющий подготовку документа, с полным указанием Ф.И.О., номера рабочего телефона;
- руководители заинтересованных структурных подразделений Администрации города, отраслевого (функционального) органа Администрации города, которым в документе предусматриваются задания или поручения;
- управляющий делами Администрации города;
- начальник юридического отдела Администрации города.
Проекты актов Мэра города, предусматривающие расходы за счет средств бюджета, подлежат обязательному визированию заведующим финансовым отделом Администрации города.
Проекты актов Мэра города, регулирующих отношения, связанные с управлением и распоряжением земельными участками, находящимися в муниципальной и государственной собственности, подлежат визированию председателем Комитета по управлению имуществом города.
5.17. Приложения к проектам актов Мэра города на последней странице визируют:
- управляющий делами Администрации города;
- руководитель структурного подразделения, которое вносит проект документа;
- начальник юридического отдела Администрации города.
Приложения визируются постранично.
5.18. Специалисты общего отдела и юридического отдела определяют полноту согласования проекта и, в случае необходимости, возвращают проект исполнителю с указанием об этом.
Проекты без визы управляющего делами и начальника юридического отдела на подпись Мэру города не предоставляются.
5.19. Проект акта, переданный должностному лицу на визирование, рассматривается им в течение не более 2 рабочих дней, не считая дня передачи, а в случаях, требующих проведения экспертизы или подготовки заключения, не более 5 рабочих дней, не считая дня передачи. Срочные проекты визируются в течение одного рабочего дня.
Заместители главы Администрации города визируют проекты с 12:00 до 16:00 часов каждого четверга недели.
За нарушение срока согласования проекта документа несет ответственность руководитель подразделения, в котором происходит согласование проекта.
В случае несогласия с текстом правового акта лицо, визирующее документ, предлагает свою формулировку в письменном виде. Замечания должностного лица, визирующего документ, излагаются отдельной запиской, которая прилагается к проекту документа.
В случае, если исправления и дополнения вносятся непосредственно в текст проекта документа (на любом свободном месте), каждое из них сопровождается подписью вносящего их должностного лица на полях, а на проекте рядом с подписью указывается: "с замечаниями по пункту...".
Если в проект акта вносятся изменения принципиального характера, то он может быть направлен на повторное визирование по указанию управляющего делами.
При наличии разногласий по проекту документа разногласия рассматриваются у заместителя главы Администрации города, курирующего подразделение, готовившее документ, а при необходимости - у управляющего делами.
5.20. После визирования исполнитель передает проект акта с набором всех необходимых документов и на магнитном носителе (дискете) в общий отдел для проверки, обработки, исполнения на соответствующем бланке и подготовки к подписанию документа.
Прием согласованных проектов постановлений и распоряжений Администрации города для подписания на текущей неделе осуществляется до 12:00 часов каждого четверга недели.
(в ред. распоряжения
Мэра г. Новошахтинска от 10.02.2009 № 131)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Выдача зарегистрированных документов производится в следующий после подписания понедельник после 12:00 часов.
5.21. Проекты актов могут быть признаны не подготовленными к подписанию и возвращены на доработку в случаях:
- несоответствия действующему законодательству;
- отсутствия прилагаемых к проекту документов и нормативных актов, которые являются основанием для принятия нормативного акта;
- отсутствия необходимых согласований должностных лиц;
- отсутствия необходимых данных для осуществления контроля;
- неотредактированности;
- низкого качества исполнения текста;
- несоответствия положениям настоящего Регламента.
5.22. Служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых проектах актов, не подлежит разглашению (распространению).
Организационную работу по подписанию постановлений и распоряжений Администрации города проводит управляющий делами.
(в ред. распоряжения
Мэра г. Новошахтинска от 10.02.2009 № 131)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Передача на подпись Мэру города подготовленных проектов, минуя управляющего делами, не допускается.
5.23. Подписанные Мэром города постановления и распоряжения оформляются на бланках установленного образца общим отделом. Сведения о заместителе главы Администрации города, либо структурном подразделении, внесшем проект документа, переносятся отдельной строкой в подлинник документа и располагаются ниже подписи Мэра города.
5.24. Регистрация производится по каждому виду документов отдельно, с соблюдением нумерации, которая ведется с начала и до конца календарного года. Первый экземпляр приложений к постановлениям или распоряжениям подписывает управляющий делами, копии приложений заверяет специалист общего отдела. Копии актов заверяются управляющим делами и специалистом общего отдела. Подпись заверяется штампом, при необходимости - печатью.
5.25. Общий отдел обеспечивает тиражирование документов, их рассылку заинтересованным сторонам и исполнителям согласно списку рассылки. Лист рассылки составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, вносившим проект документа, либо куратором. В необходимых случаях сотрудники, готовившие проект документа, представляют полные почтовые адреса получателей. Рассылка документов осуществляется не позднее чем в 5-дневный срок (считаются рабочие дни) после подписания, а срочных - в течение дня.
Рассылка документов регистрируется в общем отделе Администрации города. Копии актов передаются исполнителям специалистом общего отдела. Каждый экземпляр рассылаемого документа заверяется круглой печатью управления делами, подписью специалиста общего отдела и штампом "Копия верна".
Акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые, обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы.
5.26. Первые экземпляры актов хранятся в общем отделе Администрации города 5 лет, затем передаются на хранение в сектор по хранению муниципального архивного фонда Администрации города.
5.27. Снятие копий с документов по заявкам предприятий, учреждений города, структурных подразделений Администрации города, отраслевых (функциональных) органов Администрации города, заявлениям граждан осуществляется в 3-дневный срок по письменному разрешению управляющего делами.
]]>Если в резолюции по исполнению обращения граждан значится несколько исполнителей, то всю работу по организации рассмотрения обращения проводит должностное лицо, указанное первым. Информация по исполнению поручения представляется в адрес исполнителя, указанного в резолюции первым.
Первому исполнителю направляется оригинал обращения, остальным - ксерокопии.
Если исполнение вопросов, поставленных в обращениях граждан, не относится к ведению Администрации города, то общий отдел направляет их не позднее чем в 3-дневный срок по принадлежности, извещая об этом заявителей.
14.2. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие в Администрацию города, подлежат рассмотрению в срок до одного месяца со дня их поступления.
В случае, когда для рассмотрения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть в порядке исключения продлены Мэром города, его заместителями, управляющим делами, но не более чем на один месяц.
Заявителю направляется промежуточный ответ.
Обращения граждан, поступающие из редакций газет, журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации, подлежат рассмотрению в порядке и в сроки, предусмотренные настоящим Регламентом.
14.3. Обращения граждан считаются рассмотренными, если даны ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявитель проинформирован о результатах в письменной форме.
Ответы на обращения граждан подписываются Мэром города, его заместителями, управляющим делами, руководителями структурных подразделений Администрации города.
Исполнитель готовит ответ заявителю за подписью Мэра города, его заместителей. При этом, при необходимости, на имя должностного лица, которому было поручено рассмотрение обращения, пишется письмо с информацией (в 2 экз.) о рассмотрении обращения и с просьбой о снятии его с контроля.
Если ответы не содержат полной информации о решении поднятых в обращении вопросов, подготовлены с ошибками, то они возвращаются общим отделом исполнителям на доработку.
Не разрешается направлять ответы заявителям каждому из исполнителей за своей подписью (если их в резолюции несколько), в этом случае исполнителем, записанным первым в резолюции, готовится общий ответ за подписью должностного лица, которому было поручено рассмотрение обращения.
Ответы на обращения, подписанные Мэром города, его заместителями, управляющим делами, регистрируются в общем отделе и отправляются заявителям специалистами общего отдела.
Основанием для снятия обращения с контроля является резолюция руководителя на письме о выполнении обращения и о снятии обращения с контроля или подписанный руководителем ответ на обращение.
Ответы на обращения граждан с резолюцией Мэра города, исполненные с нарушением сроков рассмотрения, принимаются общим отделом только с объяснительной запиской на имя Мэра города с объяснением причин нарушения сроков рассмотрения.
Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и хранятся в общем отделе.
14.4. Специалист общего отдела, ответственный за работу с письменными обращениями граждан, ежемесячно делает статистический анализ поступающих обращений и ежеквартально - текстовой.
14.5. Специалист общего отдела, ответственный за работу с обращениями граждан, осуществляет напоминание исполнителям о сроках исполнения обращений граждан за 7 дней до срока исполнения.
14.6. Отраслевые (функциональные) органы Администрации города ежеквартально, до 10 числа следующего за кварталом месяца, представляют в общий отдел отчет о рассмотрении письменных и устных обращений граждан.
15. ОРГАНИЗАЦИЯ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН
15.1. Личный прием граждан осуществляется Мэром города, его заместителями, руководителями структурных подразделений Администрации города.
График личного приема граждан ежегодно составляется специалистом общего отдела, утверждается Мэром города, вывешивается в Администрации города на доступном для обозрения месте, публикуется в СМИ. В случае необходимости на прием приглашаются руководители структурных подразделений Администрации города, предприятий, организаций.
Предварительная беседа с гражданами, запись на прием к Мэру города, организация личного приема возлагаются на специалиста контрольно-организационного сектора.
Запись на личный прием к Мэру города проводится еженедельно.
Делопроизводство по личному приему граждан Мэром города ведется специалистом контрольно-организационного сектора, заместителями главы Администрации города - специалистами курируемых подразделений Администрации города, руководителями структурных подразделений - в структурных подразделениях. Регистрируются обращения граждан на карточках регистрации личного приема граждан.
Общий учет обращений граждан на личных приемах ведется специалистом общего отдела Администрации города.
16. ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОК СОТРУДНИКОВ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
16.1. Выезд в командировку за пределы города Новошахтинска производится на основании распоряжения Мэра города, либо лица, его замещающего; оформляется соответствующим документом. При выезде в командировку на служебном автомобильном транспорте в распоряжение (постановление) Мэра города на командировку вносится соответствующий разрешающий пункт.
16.2. На основании подписанного распоряжения или постановления общий отдел Администрации города оформляет и выдает под роспись командируемому работнику командировочное удостоверение. Командировочное удостоверение передается на подпись курирующему заместителю главы Администрации города или управляющему делами.
16.3. Подписанное и удостоверенное печатью командировочное удостоверение является основанием для бухгалтерии на выдачу аванса на командировочные расходы.
16.4. По возвращении из командировки в течение 3 дней (не считая выходных) работник администрации обязан отчитаться в бухгалтерии о командировочных расходах.
16.5. Заместители главы Администрации города представляют отчеты о проделанной работе в командировках на имя Мэра города.
16.6. Остальные категории работников администрации в течение 5 дней (не считая выходных) предоставляют непосредственному руководителю информацию о проделанной в командировке работе.
17. ВЫПОЛНЕНИЕ МАШИНОПИСНЫХ
И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ
17.1. Печатание и копирование (тиражирование) документов осуществляется в машинописном бюро, а также непосредственно в структурных подразделениях на компьютерах или пишущих машинах.
17.2. Тексты писем печатаются на лазерном принтере в машинописном бюро на бланках установленного образца.
17.3. Материалы для выполнения машинописных работ принимаются от работников Администрации города специалистами машбюро с визой начальника или специалиста общего отдела.
Рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, тщательно отредактированы, выполнены фиолетовыми чернилами или синими чернилами (пастой) и завизированы исполнителем.
Специалист машинописного бюро вправе не принять для печатания материал, написанный или правленый неразборчивым почерком, красными, зелеными чернилами или карандашом.
Не принимаются в печать документы, не подписанные автором.
17.4. Отредактированные проекты писем печатаются на простом листе бумаги и только после согласования текста с руководителем, подписывающим документ, оформляются на необходимом бланке через 1,5 интервала.
Материалы, подлежащие дополнительному корректированию, печатаются в одном экземпляре через 2 интервала.
17.5. Корректорские работы специалистами, печатающими документы, не производятся.
Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой стороне последнего листа документа внизу слева.
17.6. Машинописные работы выполняются по двум категориям: срочные, обычные.
Срочные - с визой начальника общего отдела - в течение часа. Обычные - в течение одного дня.
Поручения Мэра города, материалы за его подписью являются внеочередными и печатаются незамедлительно. Материалы, сданные в машбюро после 1650 часов, выполняются на следующий день.
При необходимости машинописных работ в другие сроки разрешение дает начальник общего отдела.
17.7. Тиражирование документов производится работниками Администрации города на множительной технике после согласования заказа с начальником общего отдела и записью в журнале регистрации заказов.
Копирование производится с первых экземпляров (подлинники) отпечатанных материалов или с качественно использованных копий.
Работа с секретными документами ведется службой по мобилизационной подготовке в соответствии с инструкцией "О секретном делопроизводстве".
18. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЖУРСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
18.1. Для оперативного решения вопросов работы автотранспорта, водоснабжения, энергоснабжения, служб жилищно-коммунального хозяйства, торговли и других вопросов, касающихся жизнеобеспечения города, ведется круглосуточное дежурство инспекторами ЕДДС.
18.2. Дополнительно дежурство в Администрации города организуется в праздничные и выходные дни из числа заместителей главы Администрации города, управляющего делами.
18.3. График дежурства составляется общим отделом, который утверждается распоряжением Мэра города.
19. СЛУЖЕБНЫЙ РАСПОРЯДОК В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
19.1. Вход в здание Администрации города (кроме работников Администрации города) разрешен с 8.00 до 17.00. После 17.00 вход в здание посторонним лицам запрещен.
19.2. В выходные дни пропуск в здание разрешается заместителям главы Администрации, управляющему делами, руководителям структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов Администрации города. Остальным сотрудникам Администрации города - по спискам, заверенным управляющим делами, в его отсутствие - лицом, его замещающим, по заявке руководителя службы.
19.3. Вход в здание обслуживающему персоналу разрешен с 7.00 часов утра.
19.4. Нахождение в здании после 19 часов запрещается всем сотрудникам, кроме заместителей главы Администрации города, управляющего делами, руководителей структурных подразделений и дежурных лиц.
19.5. Вынос документов, имущества и других ценностей из здания осуществляется с разрешения управляющего делами.
19.6. Вход в здание сотрудникам милиции с оружием и частным лицам, имеющим разрешение на ношение оружия, запрещен, кроме работников поста милиции, фельдсвязи.
19.7. Ключи от всех кабинетов сдаются по окончанию рабочего дня на вахту.
19.8. Обязанность за организацию работы сотрудников Администрации города, соблюдение ими правил внутреннего распорядка возлагается на руководителей структурных подразделений.
В Администрации города действует пятидневная служебная неделя:
- начало работы - 8-00;
- перерыв - с 12-00 до 13-00;
- окончание работы - 17-00.
В предпраздничные дни служебный день заканчивается в 16-00.
19.9. Заместители главы Администрации города, руководители структурных подразделений обязаны сообщать в общий отдел или в приемную Мэра города об отсутствии в связи с болезнью, о своем месте нахождения во время отсутствия на рабочем месте продолжительностью более 3 часов по другим причинам.
Во всех структурных подразделениях Администрации города уход работников с рабочего места должен производиться с ведома руководителя и записью в журнале, с указанием времени, причины отсутствия и пункта назначения.
19.10. Учет служебного времени сотрудников ведут уполномоченные на то работники. Табель учета служебного времени подписывается руководителем структурного подразделения, проверяется специалистом общего отдела и визируется управляющим делами Администрации города.
19.11. За добросовестное отношение к работе с учетом эффективности и качества работы работники Администрации города могут быть представлены к награждению государственными наградами, Почетными грамотами Администрации области.
По ходатайству руководителя структурного подразделения работник Администрации города может быть премирован и ему оказывается материальная помощь.
Вопросы премирования и оказания материальной помощи работникам Администрации города регламентируются постановлениями и распоряжениями Администрации города.
(в ред. распоряжения
Мэра г. Новошахтинска от 10.02.2009 № 131)
(см. текст в предыдущей редакции
)
19.12. За допущенные нарушения трудовой и служебной дисциплины, по предложению руководителя структурного подразделения, к работнику могут применяться меры административного воздействия, вплоть до освобождения от занимаемой должности.
19.13. Материально-техническое обслуживание сотрудников возлагается на общий отдел, который обеспечивает получение канцтоваров, оргтехники по заявкам руководителей структурных подразделений.
19.14. Время ежегодного и дополнительного отпуска за выслугу лет устанавливается для каждого сотрудника в соответствии с Законом
о муниципальной службе.
По желанию сотрудников Администрации города, оплачиваемые отпуска могут предоставляться им по частям в течение года.
График отпусков составляется на каждый календарный год в декабре месяце, утверждается Мэром города, согласовывается с профсоюзным комитетом и доводится до сведения работников.
19.15. При увольнении работник Администрации города обязан сдать служебное удостоверение начальнику общего отдела, компьютерную технику - специалисту сектора электронно-вычислительного обеспечения, другие материальные ценности - специалисту по хозяйственно-бытовым вопросам общего отдела, о чем делаются отметки в обходном листе.
19.16. Категорически запрещается дополнительное подключение в комнатах и помещениях электроприборов.
19.17. После окончания рабочего дня все электроприборы отключаются; окна, форточки и двери рабочих комнат и других помещений закрываются.
19.18. В случае возникновения пожара или других стихийных бедствий необходимо немедленно известить работника поста милиции и принять меры к тушению пожара, спасению имущества.
20. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ
В РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
20.1. Предложения по изменению и дополнению регламента работы Администрации города вносятся по инициативе структурных подразделений Администрации города через соответствующего заместителя главы Администрации города и управляющего делами.
20.2. После согласования предложенных изменений и дополнений заинтересованными сторонами они вносятся в регламент работы Администрации города посредством принятия распоряжения Мэра города по этому вопросу.
Управляющий делами
Администрации города
Н.С.ЗУБКОВА
