АДМИНИСТРАЦИЯ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 16 июня 2009 г. № 180-ра
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с Регламентом
администрации Костромской области, утвержденным губернатором Костромской области от 9 сентября 2008 года № 315, в целях совершенствования системы делопроизводства в администрации Костромской области:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию
по делопроизводству в администрации Костромской области.
2. Исполнительным органам государственной власти Костромской области, структурным подразделениям аппарата администрации Костромской области руководствоваться в работе с документами Инструкцией, указанной в пункте 1
настоящего распоряжения.
3. Признать утратившими силу:
1) распоряжение
администрации Костромской области от 7 августа 2006 года № 222-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области";
2) распоряжение администрации Костромской области от 15 января 2008 года "О внесении изменений в распоряжение администрации Костромской области от 07.08.2006 № 222-р".
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя губернатора Костромской области Сахарова В.И.
Губернатор
Костромской области
И.СЛЮНЯЕВ
Приложение
Утверждена
распоряжением
администрации
Костромской области
от 16 июня 2009 г. № 180-ра
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в администрации Костромской области
Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации Костромской области (далее - Инструкция) определяет порядок работы со служебными документами (далее - документами) в аппарате администрации Костромской области (далее - Аппарат).
Инструкция устанавливает общий порядок приема, учета, подготовки, оформления, опубликования, тиражирования, контроля исполнения и хранения документов, осуществления мер по обеспечению сохранности служебной и иной информации.
2. Делопроизводство в Аппарате организуется с использованием автоматизированной системы "Lotus Notes" (далее - автоматизированная система), предназначенной для учета и сопровождения документов в соответствии с Инструкцией по работе с документами в системе автоматизированного документооборота.
3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Аппарате осуществляются управлением делопроизводства администрации области (далее - управление делопроизводства).
4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата администрации Костромской области (далее - подразделения) возлагается на их руководителей.
Ведение делопроизводства в подразделениях Аппарата осуществляется специалистами, ответственными за делопроизводство в соответствии с их должностными обязанностями. На указанных работников возлагается выполнение следующих основных обязанностей:
1) прием поступающих документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением Аппарата, количеству документов, зарегистрированных в электронной базе, а также правильности их регистрации;
2) передача документов на рассмотрение руководителю подразделения Аппарата, а после получения соответствующих указаний - исполнителю;
3) учет и регистрация исходящих из подразделения Аппарата документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
4) контроль прохождения документов в подразделении Аппарата;
5) организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководства подразделения Аппарата сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;
6) ввод в электронную базу данных автоматизированной системы информации о ходе и результатах исполнения документов;
7) проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения Аппарата;
8) ежегодная проверка наличия в подразделении Аппарата документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования";
9) печатание проектов резолюций, служебных писем за подписью руководителя подразделения Аппарата и других документов;
10) списание в дело исполненных документов;
11) составление номенклатуры дел подразделения Аппарата;
12) формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в архив администрации области;
13) ознакомление сотрудников подразделения Аппарата с копиями федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, правовых актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, правовых актов области, другими документами и информационными материалами, поступившими в подразделение Аппарата;
14) учет использования номерных бланков губернатора Костромской области и администрации Костромской области;
15) организация использования в подразделении Аппарата средств факсимильной связи и копировальной техники;
16) проведение инструктажа вновь принятых в подразделение Аппарата сотрудников по вопросам организации работы с документами;
17) подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей, их учет и выдача.
5. При работе с документами в подразделениях Аппарата не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.
6. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
7. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники подразделений Аппарата обязаны передать через специалиста, ответственного за делопроизводство, находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения Аппарата.
8. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы специалисту, ответственному за делопроизводство.
9. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения Аппарата. По распоряжению руководителя подразделения Аппарата проводится проверка, о результатах которой информируется заместитель губернатора Костромской области, курирующий вопросы делопроизводства.
10. Поступившие на рассмотрение в Аппарат документы, а также принятые по ним решения до их опубликования в установленном настоящей Инструкцией порядке относятся к документам, содержащим служебную информацию.
11. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
12. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке департаментом по информационной политике Костромской области, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) заместителя губернатора Костромской области, курирующего вопросы делопроизводства.
13. Экземпляр настоящей Инструкции выдается каждому сотруднику подразделения Аппарата под расписку специалистом, ответственным за делопроизводство.
14. Сотрудники подразделений Аппарата несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
15. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями, а по вопросам, не урегулированным специальными инструкциями, - в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
16. Порядок использования средств компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильной связи в подразделениях Аппарата определяется специальным положением.
Глава 2. ПОДГОТОВКА ПРОЕКТОВ И ИЗДАНИЕ ПРАВОВЫХ АКТОВ
ГУБЕРНАТОРА КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ И АДМИНИСТРАЦИИ
КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
17. Правовыми актами губернатора Костромской области являются постановления и распоряжения губернатора Костромской области (далее - акты).
18. Правовыми актами администрации Костромской области являются постановления и распоряжения администрации Костромской области (далее - акты).
Правовые акты принимаются губернатором Костромской области (далее - губернатор области) и администрацией Костромской области (далее - администрация области) в соответствии и на основании Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов и нормативных правовых актов Костромской области.
19. Проект акта вносится на рассмотрение с пояснительной запиской, содержащей в себе обоснование необходимости принятия акта, развернутую характеристику его целей, основных положений, а также прогноза социально-экономических и иных последствий его принятия (за исключением кадровых и наградных вопросов). К проекту акта прилагаются финансово-экономическое обоснование, если его реализация потребует финансовых и материальных затрат, а также иные сведения, необходимые для обоснования вносимых предложений. Пояснительная записка и финансово-экономическое обоснование подписываются руководителем исполнительного органа государственной власти Костромской области, подразделения Аппарата, вносящего проект акта на согласование.
К проекту акта о признании утратившими силу ранее принятых актов прилагается отчет об их исполнении.
Подготовка и оформление проекта акта губернатора области и администрации области производятся в установленном порядке и в соответствии с приложением № 1
к настоящей Инструкции.
20. В случае если подготавливаемый акт влечет за собой необходимость внесения изменений в другие акты, эти изменения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются одновременно с ним в виде проекта отдельного акта.
При необходимости в подготавливаемом акте в обязательном порядке указываются нормативные акты либо их части, которые признаются утратившими силу.
21. Проект акта по организации исполнения федерального закона, указа Президента Российской Федерации или постановления Правительства Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон, указ Президента Российской Федерации или постановление Правительства Российской Федерации.
22. В случае упоминания в проекте акта какой-либо организации на рассмотрение вместе с проектом акта и иными документами представляются также копии учредительных документов этой организации. Данное требование не распространяется на упоминаемые в проекте акта исполнительные органы государственной власти Костромской области и органы местного самоуправления муниципальных образований Костромской области, а также их учреждения и предприятия.
23. Оформленный на бланке установленной формы проект акта губернатора области и администрации области вносится на рассмотрение в согласованном виде в соответствии с требованиями Регламента
администрации Костромской области.
Проект акта подлежит обязательному согласованию следующими должностными лицами:
1) первыми заместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем - заместителем губернатора области, управляющим делами губернатора области, курирующими соответствующие направления деятельности;
2) членами администрации Костромской области - по вопросам, отнесенным к сферам их деятельности;
3) директором департамента финансов Костромской области и директором департамента экономического развития, промышленности и торговли Костромской области;
4) руководителями исполнительных органов государственной власти Костромской области и подразделений Аппарата - по вопросам, отнесенным к сферам деятельности указанных органов и подразделений;
5) руководителями заинтересованных органов и организаций, которым даны поручения в представленном проекте акта;
6) начальником правового управления администрации области;
7) начальником управления делопроизводства администрации области;
8) исполнителем, подготовившим проект акта, и специалистом исполнительного органа государственной власти Костромской области, проводившим юридическую экспертизу документа.
При необходимости может быть проведено дополнительное согласование проекта акта. Состав органов и организаций, с которыми требуется дополнительное согласование, определяется исполнителем, губернатором области, начальником управления делопроизводства, а также правовым управлением администрации области (далее - правовое управление).
Согласование проекта оформляется визой руководителя органа или организации (либо лица, исполняющего его обязанности), включающей личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи и дату. К каждому проекту правового акта исполнитель заполняет лист согласования, который печатается на оборотной стороне первого листа проекта, и оформляет лист движения проекта правового акта (кроме актов по кадровым и наградным вопросам) в соответствии с листом согласования. Лист согласования может иметь продолжение и оформляется на прилагаемом дополнительно к проекту листе с грифом "Продолжение листа согласования... (указывается наименование проекта правового акта)".
Представление проекта правового акта на согласование осуществляется путем последовательного представления проекта руководителям заинтересованных исполнительных органов государственной власти Костромской области, государственных органов, государственных предприятий, учреждений, подразделений Аппарата.
При наличии большого количества согласующих должностных лиц допускается рассылка копий проекта правового акта одновременно нескольким из них.
На основании полученных письменных ответов исполнитель в листе согласования оригинала проекта правового акта делает отметку "согласовано письмом" (с указанием даты и номера письма) либо оформляет дополнительный лист согласования с приложением писем. В листе движения проекта правового акта исполнитель делает отметки с указанием фактических сроков согласования, проставляя дату и подпись.
При наличии замечаний к проекту акта в листе согласования в графе "Примечание" делается запись "С замечаниями".
Отказ в визировании не допускается.
Одновременно с заполнением листа согласования
по форме согласно приложению № 2 к настоящей Инструкции заполняется лист движения документа. Лист движения
документа оформляется исполнителем на отдельном листе по форме согласно приложению № 3 к настоящей Инструкции, который прикладывается к документу.
24. Срок рассмотрения проекта акта в согласующих органах и организациях устанавливается не более 3 рабочих дней, в правовом управлении - не более 5 рабочих дней со дня поступления документа.
Для согласования проекта акта, предусматривающего выделение средств из областного бюджета, в департаменте финансов Костромской области устанавливается срок не более 5 рабочих дней.
Для согласования законопроектов Костромской области, проектов областных целевых программ, иных программ устанавливается срок не более 10 дней.
Для повторного согласования акта устанавливается срок не более 3 рабочих дней.
25. После согласования со всеми заинтересованными органами, организациями и должностными лицами проект акта губернатора области и администрации области с подлинниками замечаний направляется в правовое управление, которое в установленный срок дает оценку проекта акта на предмет его соответствия действующему законодательству, а также соблюдения правил юридической техники. В случаях, если в проекте акта затрагиваются права и интересы неопределенного круга лиц, в целях предупреждения нарушений федерального и областного законодательства и поиска взаимоприемлемого решения проект акта может быть направлен на рассмотрение в межведомственную комиссию по законопроектной деятельности и совершенствованию законодательства Костромской области.
26. При наличии разногласий по проекту правового акта руководитель (исполнитель проекта акта) должен обеспечить обсуждение его под руководством курирующего заместителя губернатора области с руководителями согласующих исполнительных органов государственной власти Костромской области, правового управления и организаций с целью поиска взаимоприемлемого решения. Согласительное совещание проводится после согласования проекта акта со всеми должностными лицами, указанными в пункте 23
настоящей Инструкции. Проект правового акта, имеющий неурегулированные разногласия, может быть внесен на рассмотрение администрации Костромской области только вместе с протоколом согласительного совещания и подлинниками замечаний, подписанными соответствующими руководителями. Замечания к проекту правового акта по неурегулированным разногласиям не могут быть подписаны заместителями соответствующих руководителей.
Протокол
согласительного совещания оформляется по форме согласно приложению № 4 к настоящей Инструкции.
27. Если в процессе согласования в проект акта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.
Если при доработке в проект акта внесены уточнения, не меняющие его существа, то повторного визирования с заинтересованными органами и должностными лицами не требуется. Окончательный экземпляр проекта акта подлежит визированию исполнителем, начальником отдела правового управления, осуществляющим правовую экспертизу, и начальником правового управления.
28. После проведения правовой экспертизы проект акта с пояснительной запиской, финансово-экономическим обоснованием и отчетом об исполнении правового акта к проектам о признании утратившим силу представляется в управление делопроизводства на бумажном и электронном носителях.
29. Представленный в протокольный отдел управления делопроизводства (далее - протокольный отдел) проект акта губернатора области, администрации области проходит проверку на правильность оформления в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по делопроизводству, оформляется на бланках установленного образца, утверждаемых губернатором области, визируется начальником управления делопроизводства и представляется на подпись губернатору области или готовится для рассмотрения на заседании администрации Костромской области.
30. В исключительных случаях для оперативности по решению губернатора области правовой акт администрации области принимается путем опроса членов администрации Костромской области с закреплением их мнения в листе согласования. Количество опрошенных членов администрации Костромской области должно быть более половины от установленного числа членов администрации Костромской области. Отрицательное мнение члена администрации Костромской области по проекту постановления администрации области излагается в письменной форме и не учитывается при подсчете общего числа членов администрации Костромской области, согласовавших проект акта.
После процедуры согласования проект акта администрации области с необходимыми документами представляется в управление делопроизводства и направляется для рассмотрения губернатором области.
31. Проект акта, внесенный на рассмотрение с отступлением от установленных правил, подлежит возврату исполнителю.
32. По результатам рассмотрения проекта акта губернатором области, администрацией области проект может быть возвращен внесшим его руководителям исполнительных органов государственной власти Костромской области и подразделений Аппарата для доработки или в связи с нецелесообразностью его принятия.
33. О проекте акта, внесенного с разногласиями, начальником управления делопроизводства докладывается губернатору области.
34. Неурегулированные разногласия по проекту акта рассматриваются губернатором области, администрацией области с участием руководителей исполнительных органов государственной власти Костромской области и подразделений Аппарата, имеющих разногласия.
Окончательное решение по урегулированию разногласий по вопросам, относящимся к компетенции губернатора области, принимает губернатор области, по вопросам, относящимся к компетенции администрации Костромской области, - администрация области.
35. При передаче проекта акта в протокольный отдел к нему необходимо прилагать:
1) листы согласований проекта акта с приложением подлинников имеющихся возражений, замечаний, заключений, протоколов согласительных совещаний;
2) документы, содержащие поручения губернатора области, предшествующие подготовке проекта акта;
3) пояснительную записку;
4) финансово-экономическое обоснование;
5) документы, послужившие основанием подготовки проекта акта;
6) к проекту акта, отменяющего ранее принятые акты или вносящего в них изменения, - копии ранее принятых актов, отчет об их исполнении;
7) список адресатов рассылки акта;
8) лист движения проекта акта.
36. Передача проекта акта, пояснительной записки, финансово-экономического обоснования и, при необходимости, отчета об исполнении ранее принятых актов в протокольный отдел производится только с представлением их электронной версии. Ответственность за идентичность текста электронной версии тексту на бумажном носителе несет исполнитель, разработавший проект акта и представивший электронную версию.
Электронная версия должна быть подготовлена средствами Microsoft Office в формате *.rtf, *.doc, *.xls, (шрифт Times New Roman Cyr, № 14; в приложениях, оформленных в виде таблиц, допускается шрифт не менее № 12) и передана на электронном носителе или по локальной сети.
Текст проекта акта хранится в электронной базе данных до выпуска акта, но не более одного года.
37. После проверки правильности оформления проекта акта, окончательного редактирования текста акта подготовленные протокольным отделом документы передаются начальнику управления делопроизводства для окончательной проверки текста акта, прохождения всех согласований с должностными лицами и организациями и передачи на подпись губернатору области.
38. В случае неподписания губернатором области представленного проекта акта последний направляется должностному лицу, которому адресована резолюция губернатора области, либо исполнителю документа (если в резолюции не указано конкретное должностное лицо).
Ответ на резолюцию губернатора области вместе с проектом акта в трехдневный срок или в указанный на резолюции губернатором области срок представляется начальнику управления делопроизводства в виде служебной записки на имя губернатора области за подписью первых заместителей, заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатора области, управляющего делами губернатора области, курирующих соответствующее направление деятельности, либо руководителя подразделения Аппарата для повторного направления проекта акта на подпись губернатору области.
39. Подписанный губернатором области акт передается в протокольный отдел для регистрации и выпуска.
40. Постановления и распоряжения губернатора области регистрируются раздельно в хронологическом порядке в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру распоряжений через дефис добавляется буква "р".
41. Постановления и распоряжения администрации области регистрируются раздельно в хронологическом порядке в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру постановлений через дефис добавляется буква "а", к порядковому номеру распоряжений через дефис добавляются буквы "ра". Регистрация принятых на заседании администрации актов осуществляется днем проведения заседания, а актов, направленных на доработку, - днем подписания актов губернатором области.
42. Акт губернатора области, администрации области направляется адресатам (в виде копии) в соответствии со списком рассылки, представленным и подписанным исполнителем.
Копия акта заверяется круглой печатью протокольного отдела. Оттиск печати ставится на место подписи должностного лица, подписавшего акт.
Независимо от списка рассылки копия постановлений губернатора области, администрации области направляется:
в государственно-правовое управление Президента Российской Федерации;
в Костромскую областную Думу;
губернатору области;
главному федеральному инспектору в Костромской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе;
первым заместителям, заместителям губернатора Костромской области, статс-секретарю - заместителю губернатора области;
управляющему делами губернатора области;
исполнительным органам государственной власти Костромской области и территориальным органам федеральных органов исполнительной власти по направлениям деятельности;
в прокуратуру Костромской области;
в Костромскую межрайонную природоохранную прокуратуру (по вопросам, относящимся к сфере охраны окружающей среды и природопользования);
в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Костромской области;
главам муниципальных образований Костромской области (по вопросам, относящимся к их полномочиям);
в департамент по информационной политике Костромской области;
в правовое управление администрации области;
в управление государственной службы и организационной работы администрации области (по вопросам, относящимся к сфере его ведения);
в контрольное управление администрации области;
в секретариат губернатора области;
в управление информатизации и связи администрации области.
Акт губернатора области, администрации области, изменяющий ранее изданные акты, направляется тем органам и организациям (их правопреемникам), которым рассылались ранее изданные акты.
При необходимости исполнитель должен внести в указатель рассылки, кроме наименования организаций, их почтовые адреса.
Дополнительная рассылка акта по истечении 10 дней со дня их выпуска производится по письменной заявке руководителя органа или подразделения - исполнителя документа либо по указанию заместителя губернатора области, курирующего вопросы делопроизводства, о чем делается пометка в списке рассылки.
Замена разосланного акта производится по указанию начальника управления делопроизводства.
43. Оформление и рассылка актов обеспечиваются протокольным отделом, как правило, в 3-дневный срок после их подписания и, как правило, на бумажном носителе.
44. Копии нормативных правовых актов губернатора области и администрации области, подлежащие опубликованию, в трехдневный срок после подписания направляются в департамент по информационной политике Костромской области и газету "Северная правда" или специализированный информационно-правовой бюллетень "СП - нормативные документы".
Электронная копия правовых актов губернатора области и администрации области направляется в Конституционный Суд Российской Федерации, ООО "ИнформСервис", ООО "Гарант-Ареал", ООО "Кодекс", в областную газету "Северная правда" и специализированный информационно-правовой бюллетень "СП - нормативные документы".
Департамент по информационной политике Костромской области ведет учет опубликования нормативных правовых актов в средствах массовой информации и ежемесячно представляет информацию об этом в управление делопроизводства администрации области.
45. Подлинники актов, листы согласования, замечания к актам, протоколы согласительных совещаний (при наличии) хранятся в протокольном отделе, затем оформляются в дело и сдаются на архивное хранение.
Глава 3. РАБОТА С ПРОЕКТАМИ ЗАКОНОВ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ,
ПОСТАНОВЛЕНИЙ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЫ, А ТАКЖЕ ПРИНЯТЫМИ
КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМОЙ ЗАКОНАМИ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
46. Законопроектная деятельность осуществляется в соответствии с Регламентом
администрации Костромской области.
Работа с проектами законов Костромской области (далее - законопроект), проектами постановлений Костромской областной Думы, а также законами Костромской области, принятыми Костромской областной Думой и поступившими для подписания губернатором области, ведется в соответствии с настоящей Инструкцией.
47. Контроль выполнения плана законопроектной деятельности администрации Костромской области, программ деятельности администрации Костромской области и иных актов, предусматривающих разработку законопроектов, проектов постановлений Костромской областной Думы, осуществляют исполнительные органы государственной власти Костромской области и подразделения Аппарата в соответствии с вопросами, отнесенными к сфере их ведения.
Мониторинг выполнения плана законопроектной деятельности администрации Костромской области осуществляет правовое управление.
48. Законопроект предварительно рассматривается на заседании администрации Костромской области.
Для рассмотрения представляется текст законопроекта и прилагаемые к нему документы:
сопроводительное письмо с указанием фамилии, имени, отчества (указываются полностью без сокращения), места работы и должности представителя губернатора области, которому поручено представлять законопроект в Костромской областной Думе;
пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и изложение концепции законопроекта. Пояснительная записка подписывается губернатором области;
финансово-экономическое обоснование к законопроектам о налогах и сборах (установление, изменение, отмена, предоставление льгот), об изменении финансовых обязательств Костромской области, другим проектам, затрагивающим вопросы формирования и исполнения областного бюджета;
перечень законодательных актов Костромской области, постановлений Костромской областной Думы, постановлений губернатора области, администрации области, иных нормативных правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению либо принятию.
лист(ы) согласования законопроекта с имеющимися заключениями (замечаниями).
49. Законопроект и документы к нему представляются на бумажном (два экземпляра) и электронном носителях.
50. Оформление законопроекта осуществляется в соответствии с правилами
оформления проектов законов Костромской области, утвержденными постановлением Костромской областной Думы от 16 декабря 2008 года № 3512.
51. Законопроект и сопроводительные документы, представленные с нарушением установленных требований по их составлению, оформлению и согласованию, незамедлительно возвращаются исполнителям.
52. Законопроект, подготовленный и оформленный к внесению в Костромскую областную Думу, и документы к нему визируются в листе согласования исполнителем и специалистом, проводившим правовую экспертизу, руководителями исполнительных органов государственной власти области и подразделений, участвовавших в их подготовке, первыми заместителями, заместителями губернатора области (в соответствии с распределением обязанностей), статс-секретарем - заместителем губернатора области, начальником правового управления, а также лицом, назначенным представителем губернатора области при рассмотрении данного законопроекта Костромской областной Думой.
На оборотной стороне последнего листа законопроекта ставится виза лица, назначенного представителем губернатора области при рассмотрении данного законопроекта Костромской областной Думой. Виза включает в себя наименование должности, личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату.
53. После всех согласований законопроект и документы к нему направляются в протокольный отдел для внесения в повестку заседания администрации Костромской области.
54. После рассмотрения законопроекта Администрацией, подписания губернатором области сопроводительного письма и пояснительной записки к законопроекту два экземпляра законопроекта и документы к нему сдаются в отдел корреспонденции и документооборота управления делопроизводства администрации области (далее - отдел корреспонденции и документооборота) для регистрации, после чего один экземпляр направляется в Костромскую областную Думу, другой остается в отделе корреспонденции и документооборота.
В случае направления на доработку - законопроект направляется исполнителю для устранения замечаний, затем представляется губернатору области.
В Костромскую областную Думу не направляются листы согласования, замечания, заключения к законопроекту.
В Костромскую областную Думу одновременно с внесением законопроекта на бумажном носителе направляется его электронная копия.
55. Законы, принятые Костромской областной Думой и поступившие губернатору области для подписания на бумажном и электронном носителях, в день поступления отделом корреспонденции и документооборота передаются в протокольный отдел. Протокольным отделом законы, принятые Костромской областной Думой, передаются в правовое управление, которое в трехдневный срок проводит юридическую экспертизу закона Костромской области и визирует его (либо готовит заключение) и передает завизированный закон Костромской области либо закон Костромской области и заключение в протокольный отдел для подготовки к подписанию губернатором области.
]]> от "____" ___________ 200__ г. № _________
на № _______ от "____" ___________ 200__ г.
О проекте закона Костромской области
"О распоряжении земельными
участками, государственная
собственность на которые не
разграничена, на территории города
Костромы"
Уважаемый Андрей Иванович!
Направляю в порядке законодательной инициативы проект закона Костромской области "О распоряжении земельными участками, государственная собственность на которые не разграничена, на территории города Костромы".
По данному вопросу поручаю докладывать директору департамента имущественных и земельных отношений Костромской области Андрею Владимировичу Яковлеву.
С уважением,
И.Н.Слюняев
А.Гусева<3>
(4942) 31 44 42
--------------------------------
<3> Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу с указанием инициалов и фамилии, номера его телефона с междугородним кодом.
Приложение № 20
к Инструкции по делопроизводству в
администрации Костромской области
АДМИНИСТРАЦИЯ Председателю
КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ Костромской областной
Думы
Дзержинского ул., д. 15, г. Кострома, 156006 А.И.Бычкову
тел. (4942) 31-34-72, тел./факс (4942) 31-33-95
E-mail: info@kos-obl.kmtn.ru
ОКПО 00021947, ОГРН 1024400534070
ИНН/КПП 4401013212/440101001
от "____" ___________ 200__ г. № _________
на № _______ от "____" ___________ 200__ г.
О представлении к награждению
Почетной грамотой Костромской
областной Думы Смирнова Н.В.
Уважаемый Андрей Иванович!
Администрация Костромской области ходатайствует о награждении Почетной грамотой Костромской областной Думы Смирнова Николая Валентиновича - водителя УПТК ОАО "Костромастрой" за многолетний добросовестный труд и в связи с профессиональным праздником - Днем строителя.
Первый заместитель
губернатора области В.П.Топыричев
А.П.Зиновьева
(4942) 37 20 63<4>
--------------------------------
<4> Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу с указанием инициалов и фамилии, номера его телефона с междугородним кодом.
Приложение № 21
к Инструкции по делопроизводству в
администрации Костромской области
Правила оформления служебных телеграмм
Телеграммы оформляются на стандартных листах формата А4 в двух экземплярах.
Правом подписи телеграмм категории "Правительственная" пользуется: губернатор Костромской области, в период его отсутствия - первый заместитель губернатора, временно исполняющий обязанности губернатора области.
При оформлении телеграмм печатаются следующие реквизиты:
1) Подробный адрес.
Указывается полный телеграфный адрес, содержащий все адресные атрибуты, необходимые для обеспечения оперативной доставки телеграммы адресату (без дополнительного розыска и наведения справок), в том числе наименование организации, наименование должности, инициалы и фамилия получателя или инициалы и фамилия, если телеграмма адресована частному лицу. Индекс при указании адреса не пишется.
При адресовании телеграммы с одним и тем же текстом не более чем в три адреса отправитель должен представить столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой из этих телеграмм указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму.
При адресовании телеграммы в четыре и более адресов прилагается список адресов, составленный и подписанный исполнителем. К списку прилагается один экземпляр телеграммы.
Если телеграмма направляется в один город, но адресуется нескольким организациям (без слова "Копия"), адрес на бланке необходимо печатать, каждый раз повторяя название города:
Вологда Законодательное Собрание области
Вологда Администрация области
Если в направляемой в один город нескольким адресатам телеграмме один адрес основной, а в остальные идут копии телеграммы, то адресаты указываются следующим образом:
Ярославль Администрация области
Копия: Государственная Дума области
Адресаты на бланке телеграммы с одним и тем же текстом, отправляемой в разные города, необходимо указывать следующим образом:
Владимир Законодательное Собрание области
Копия: Администрация области
Волгоград Начальнику дороги
Копия почтой: Москва МПС
Если телеграмма адресована организациям, расположенным в городах областного или краевого подчинения, необходимо также указывать наименование соответствующей области или края. Например:
Коломна Московской
Уссурийск Приморского
При отсутствии телеграфного адреса может быть указан почтовый адрес.
2) Текст.
Текст телеграммы может начинаться с обращения к должностному лицу.
Текст телеграммы излагается кратко, как правило, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание), с обозначением знаков "точка", "запятая", "кавычки", а также знака "скобка" полными словами либо соответствующими символами.
Знаки "тире", "восклицательный", "вопросительный", "дробная черта", знаки арифметических действий ("плюс", "минус"), параграфа могут указываться либо полными словами, либо соответствующими символами.
Знак "номер" может указываться либо полным словом, либо сокращенным словом "нр".
Другие знаки могут указываться только полными словами.
Цифры в телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Числа, точность передачи которых важна для пользователя, должны указываться полными словами. При отсутствии цифр нельзя допускать прочеркивания (-), а следует писать слово "нет".
Если слово в тексте пишется через дефис (например: по-прежнему, из-за, научно-исследовательские, строительно-монтажные и тому подобное), то дефис надо ставить.
Текст телеграммы печатается с использованием текстового редактора Microsoft Word для Windows версии от 6.0 и выше шрифтом Times New Roman Cyr № 12-14 прописными буквами через 1 интервал. Объем текста не должен превышать 90 слов (одна машинописная страница). В тексте нельзя делать вставки.
Если в телеграмме дается ответ на поступивший документ, в тексте телеграммы приводится ссылка на его номер и дату.
3) Подпись.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Допускается указывать также инициалы имени и отчества.
4) Номер и дата.
Печатаются ниже реквизита "Подпись" от левой границы поля под чертой на одной строке с адресом администрации области.
ул. Дзержинского, д. 15, 25 марта 2009 года
г. Кострома, 156000 НР _____________
ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ
Москва,
Краснопресненская набережная, 2
Помощнику Председателя
Правительства РФ
Б.А.Френкелю
Уважаемый Борис Абрамович!
В день Вашего рождения примите сердечные поздравления и добрые пожелания.
Искренне желаю Вам плодотворной и стабильной деятельности, претворения в жизнь всего задуманного, профессиональных успехов во благо процветания России и всех ее жителей.
Крепкого Вам здоровья, оптимизма и благополучия.
С наилучшими пожеланиями,
Губернатор
Костромской области И.Н.Слюняев
__________________________________________________________________________
Дзержинского ул., д. 15, 25 марта 2009 года
г. Кострома, 156006 НР _____________
Администрация Костромской области
Елохина Г.Ю.
(4942) 31 79 96<5>
--------------------------------
<5> Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу с указанием инициалов и фамилии, номера его телефона с междугородним кодом.
РЕЕСТР
на отправку телеграмм
+----+------------------------+----------------------+-------------------+
¦ № ¦ Адрес ¦ Кому ¦ Примечание ¦
¦п/п ¦ ¦ ¦ ¦
+----+------------------------+----------------------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+------------------------+----------------------+-------------------+
Приложение № 22
к Инструкции по делопроизводству в
администрации Костромской области
План заседаний администрации Костромской области
+------+------------------------+--------------------+-------------------+
¦ № ¦ Содержание ¦ Срок ¦ Кто вносит ¦
¦ п/п ¦ ¦ подготовки ¦ вопросы ¦
+------+------------------------+--------------------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+------------------------+--------------------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+------------------------+--------------------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+------------------------+--------------------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+------------------------+--------------------+-------------------+
Приложение № 23
к Инструкции по делопроизводству в
администрации Костромской области
Форма плана работы на месяц
+------------+-------------+--------------+--------------+---------------+
¦ Дата и ¦ Место ¦ Наименование ¦ Проводит ¦ Готовит ¦
¦ время ¦ проведения ¦ мероприятия ¦ мероприятие ¦ мероприятие ¦
¦ проведения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------+-------------+--------------+--------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------+-------------+--------------+--------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------+-------------+--------------+--------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------+-------------+--------------+--------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------+-------------+--------------+--------------+---------------+
Приложение № 24
к Инструкции по делопроизводству в
администрации Костромской области
Форма еженедельного плана работы
+------------+------------------------+----------------+-----------------+
¦ Дата, ¦ Место ¦ Наименование ¦ Проводит ¦
¦ время ¦ проведения ¦ мероприятия ¦ мероприятие ¦
¦ проведения ¦ ¦ ¦ ¦
+------------+------------------------+----------------+-----------------+
¦17.02.09 г. ¦Кабинет первого ¦Совещание с ¦Первый ¦
¦9.00 ¦заместителя губернатора ¦руководителями ¦заместитель ¦
¦ ¦Костромской ¦структурных ¦губернатора ¦
¦ ¦области ¦подразделений ¦Костромской ¦
¦ ¦Топыричева В.П. ¦аппарата ¦области ¦
¦ ¦ ¦администрации ¦Топыричев В.П. ¦
¦ ¦ ¦области ¦ ¦
+------------+------------------------+----------------+-----------------+
Приложение № 25
к Инструкции по делопроизводству в
администрации Костромской области
ПРЕДЛОЖЕНИЯ
по участию губернатора Костромской области в мероприятиях,
проводимых в (наименование месяца) 200___ года
+----------+----------+-------------+------------+---------------+-----------------+
¦ Дата, ¦ Место ¦Наименование ¦Сопровождает¦ Проводит ¦Продолжительность¦
¦ время ¦проведения¦ мероприятия ¦ ¦ мероприятие ¦ мероприятия ¦
¦проведения¦ ¦ ¦ ¦(ответственный)¦ ¦
+----------+----------+-------------+------------+---------------+-----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+----------+----------+-------------+------------+---------------+-----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+----------+-------------+------------+---------------+-----------------+
Приложение № 26
к Инструкции по делопроизводству в
администрации Костромской области
Администрация Утверждена
Костромской области распоряжением
губернатора области
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ от "___" ________ 2009 года № __
________________ № ________
г. Кострома
на 2009 год
+-------+--------------------------+---------+----------------+----------+
¦Индекс ¦ Заголовок дела ¦ Кол-во ¦Срок хранения и ¦Примечание¦
¦ дела ¦ ¦ дел ¦ номер статей ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ по перечню ¦ ¦
+-------+--------------------------+---------+----------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-------+--------------------------+---------+----------------+----------+
0 Приемная губернатора области
0-01 Законы Костромской До минования
области (копии) надобности ст.
1б
0-02 Постановления губернатора до минования
области (копии) надобности ст.
1б
0-03 Распоряжения губернатора до минования
области (копии) надобности ст.
1б
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя подписи
Дата
Виза зав. ведомственным архивом
(лица, ответственного за архив)
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК архивного учреждения
от ___________ № ___________ от _____________ № _____________
Приложение № 27
к Инструкции по делопроизводству в
администрации Костромской области
Структурное
подразделение Аппарата
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
________________ № ________
г. Кострома
на 2009 год
+-------+--------------------------+---------+----------------+----------+
¦Индекс ¦ Заголовок дела ¦ Кол-во ¦Срок хранения и ¦Примечание¦
¦ дела ¦ ¦ дел ¦ номер статей ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ по перечню ¦ ¦
+-------+--------------------------+---------+----------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-------+--------------------------+---------+----------------+----------+
0 Приемная губернатора области
0-01 Законы Костромской До минования
области (копии) надобности ст.
1б
0-02 Постановления губернатора до минования
области (копии) надобности ст.
1б
0-03 Распоряжения губернатора до минования
области (копии) надобности ст.
1б
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя структурного подписи
подразделения
Дата
Приложение № 28
к Инструкции по делопроизводству в
администрации Костромской области
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № __________________
+----+---------------+-----------+----------+---------------+------------+
¦ № ¦ Индекс ¦ Дата ¦Заголовок ¦ Номера листов ¦ Примечание ¦
¦п/п ¦ документа ¦ документа ¦документа ¦ дела ¦ ¦
+----+---------------+-----------+----------+---------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+---------------+-----------+----------+---------------+------------+
Итого _______________________________________________ документов
Количество листов внутренней описи _____________________________
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Приложение № 29
к Инструкции по делопроизводству в
администрации Костромской области
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ___________________________________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано _________________________________
(цифрами и прописью)
листа(ов)
в том числе: литерные листы _____________________________________________;
пропущенные номера _______________________________________________________
листов внутренней описи __________________________________________________
__________________________________________________________________________
---------------------------------------+----------------------------------
Особенности физического состояния и ¦ Номера листов
формирования дела ¦
---------------------------------------+----------------------------------
1 ¦ 2
---------------------------------------+----------------------------------
¦
¦
Наименование должности лица,
составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Приложение № 30
к Инструкции по делопроизводству в
администрации Костромской области
___________________________________________________________
(наименование организации)
___________________________________________________________
(наименование структурного подразделения
или общественной организации)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения (общественной
организации)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N
--------------------------------------------------------------------------
Название раздела
---+----------+-----------+----------+------------+----------+------------
№ ¦ Индекс ¦ Заголовок ¦Дата дела ¦ Кол-во ¦ Срок ¦ Примечание
п/п¦ дела ¦ дела ¦ (тома, ¦ листов в ¦ хранения ¦
¦ (тома, ¦ (тома, ¦ части) ¦ деле ¦ дела ¦
¦ части) ¦ части) ¦ ¦ (томе, ¦ (тома, ¦
¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ части) ¦
---+----------+-----------+----------+------------+----------+------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7
---+----------+-----------+----------+------------+----------+------------
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
В данную опись внесено ______________________ дел с № _________________ по
(цифрами и прописью)
по № ___________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности лица,
составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО**
Наименование должности Протокол ЭК службы
руководителя структурного делопроизводства организации
подразделения
Подпись Расшифровка подписи от _________ № _____
Дата
Передал ______________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и __________________________________ регистрационно-контрольных карточек к
(цифрами и прописью)
документам
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения (общественной
организации) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял ______________________________ дел и ______________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам
Наименование должности работника
ведомственного архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 31
к Инструкции по делопроизводству в
администрации Костромской области
Администрация
Костромской области
УТВЕРЖДАЮ
АКТ
Заместитель губернатора
Костромской области
_________________ В.И.Сахаров
________________ № ____________
_______________________________ Дата
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании _____________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда № _____________
(название фонда)
+---+-----------+--------+------+------------+------+---------+----------+
¦ № ¦ Заголовок ¦ Дата ¦Номера¦Индекс дела ¦Кол-во¦ Сроки ¦Примечание¦
¦п/п¦ дела или ¦дела или¦описей¦ по ¦ дел ¦хранения ¦ ¦
¦ ¦ групповой ¦крайние ¦ ¦номенклатуре¦ ¦ дела и ¦ ¦
¦ ¦ заголовок ¦даты дел¦ ¦ или № дела ¦ ¦ номера ¦ ¦
¦ ¦документов ¦ ¦ ¦ по описи ¦ ¦статей по¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦
+---+-----------+--------+------+------------+------+---------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+-----------+--------+------+------------+------+---------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----------+--------+------+------------+------+---------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----------+--------+------+------------+------+---------+----------+
Итого дел за годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, а по личному
составу согласованы с ЭПК ________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ____________ № ____________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документа
Подпись Расшифровка подписи
Дата
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК
от ______________ № ____________
Документы в количестве ________________________________________ дел, весом
(цифрами и прописью)
______________________________ кг сданы в ________________________________
(наименование организации)
на переработку на приемо-сдаточной накладной от __________________________
№ _______________
Наименование должности работника
организации, сдавшего документы Подпись Расшифровка
подписи
Наименование должности работника
ведомственного архива Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Приложение № 32
к Инструкции по делопроизводству в
администрации Костромской области
ЗАКАЗ
на копировально-множительные работы
Наименование документа ___________________________________________________
__________________________________________________________________________
Заказчик Ф.И.О. __________________________________________________________
Количество экземпляров ___________________________________________________
Количество листов ________________________________________________________
Срок исполнения __________________________________________________________
_____________________________
Ф.И.О. лица, дающего
разрешение на копирование
Приложение № 33
к Инструкции по делопроизводству в
администрации Костромской области
ПЕРЕЧЕНЬ
документов, на которых ставится гербовая печать
1. Акты (приема выполненных работ, приема законченных строительством объектов, оборудования, описания, экспертизы).
2. Архивная справка.
3. Архивная копия.
4. Бюджетные поручения.
5. Банковские поручения.
6. Гарантийные письма.
7. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, денежных средств, на ведение дел в суде).
8. Договоры, соглашения (о материальной ответственности, о поставках, подрядах, о научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ).
9. Задания (на проектирование объектов, на капитальное строительство сооружений).
10. Исполнительные листы.
11. Квитанции для оформления взносов в кассы учреждений банков.
12. Командировочные удостоверения.
13. Образцы оттиска печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
14. Платежные поручения.
15. Платежные требования.
16. Расчетные чеки.
17. Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк).
18. Сметы расходов на содержание аппарата управления.
19. Титульные списки на объекты строек.
20. Трудовые книжки.
21. Характеристики.
22. Чековые книжки.
23. Штатные расписания.
