|  |
Региональное законодательство / Свердловская область
ПОСТАНОВЛЕНИЕ Главы Талицкого городского округа от 28.05.2009 № 156
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА И СХЕМЫ УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ТАЛИЦКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
ГЛАВА ТАЛИЦКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 28 мая 2009 г. № 156
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА И СХЕМЫ УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ТАЛИЦКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
Для приведения учета архивных документов в соответствие с "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, и руководствуясь Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановляю:
1. Утвердить:
1.1. Порядок учета архивных документов в архивном отделе администрации Талицкого городского округа (Приложение № 1).
1.2. Схему учета архивных документов в архивном отделе администрации Талицкого городского округа (Приложение № 2).
2. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на управляющего делами администрации Талицкого городского округа Якимова Н.А.
Глава
Талицкого городского округа
С.П.ГОРБУНОВ
Приложение № 1
Утвержден
Постановлением главы
Талицкого городского округа
от 28 мая 2009 г. № 156
ПОРЯДОК
УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ТАЛИЦКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
В архивном отделе администрации Талицкого городского округа (далее - архивный отдел) ведутся основные (обязательные) учетные документы.
В состав основных (обязательных) документов входят:
- книга учета поступлений документов;
- список фондов;
- карточка фонда;
- лист фонда;
- лист учета аудиовизуальных документов;
- описи дел;
- реестр описей;
- дело фонда;
- лист-заверитель дела;
- внутренняя опись документов дела.
Состав документов и порядок централизованного государственного учета определен в регламенте государственного учета документов Архивного фонда Свердловской области:
- паспорт архива на 01.01.____ г.;
- карточка фондов;
- сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ____ г.
Порядок учета архивных документов составлен на документы на бумажной основе при их поступлении в архив, выбытии, проведении внутриархивных работ, поступлении неописанных документов.
Учет архивных документов в архиве возлагается на заведующего архивного отдела.
1. УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ
1.1. Опись дел постоянного хранения по личному составу (годовой раздел описи).
Архивные документы принимаются в архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы. При приеме документов работниками архива поединично в соответствии с описательными статьями описи проверяется наличие каждого дела. При этом, кроме количества дел, проверяется: наличие и выборочно правильность нумерации листов дел, наличие НСА, листа-заверителя, соответствие заголовков дел на обложках описательным статьям описи, правильность шифровки дел, физическое состояние дел. Особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. Все обнаруженные недостатки в обработке дел предъявляются организации для их устранения. Если при приеме фонда (части фонда) обнаруживается, что отдельные дела, включенные в опись, отсутствуют, прием-передача документов не оформляется до представления организацией справки о причинах отсутствия документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями. По результатам приема составляется итоговая запись о количестве дел, принятых по данному годовому разделу (если в ходе приема выявлено, что составленная в учреждении итоговая запись не соответствует фактическому количеству принятых дел) и сводная итоговая запись о количестве всех принятых по данной описи дел со ссылкой на соответствующий акт. Итоговые записи составляются к каждому из 4-х экземпляров описи, 4-й экземпляр передается в учреждение. Три экземпляра остаются в архиве.
1.2. Акт приема-передачи документов на хранение.
Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение. Акт составляется в двух экземплярах на основе итоговой записи к описи; первый экземпляр остается в архиве, второй экземпляр передается учреждению. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, в акте указываются номера отсутствующих единиц хранения и причины их отсутствия. Акту присваивается очередной номер в рамках конкретного фонда.
1.3. Книга учета поступлений документов.
В книгу учета поступлений документов вносятся все первичные и повторные поступления архивных документов, а также обнаруженные и неучтенные документы. Книга заполняется на основании данных акта приема-передачи и описи. В графе 8 указывается номер и название описи.
Ежегодно на 1 января и ежеквартально по состоянию на 1 число первого месяца квартала, следующего за отчетным, подводится итог количества поступивших в архив архивных документов.
1.4. Реестр описей.
Каждой новой описи дел присваивается очередной порядковый номер по реестру описей. Порядковый номер по реестру описей проставляется на обложке описи дел в верхнем левом углу (во всех экземплярах описей).
Ежегодно на 1 января к реестру описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, поступивших и выбывших в течение года, их общем количестве.
1.5. Список фондов.
Проверяется наличие фонда в архиве, уточняется его номер. При первом поступлении фонда ему присваивается номер по списку фондов только после фактического поступления документов в архив. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах.
Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись, где показывается общее количество фондов и количество поступивших и выбывших в течение года фондов.
Список фондов может пересоставляться только с разрешения Управления архивами Свердловской области (далее - Управление архивами).
1.6. Карточка фонда.
Карточка фонда составляется на впервые поступивший фонд в 2-х экземплярах, один из которых высылается в Управление архивами с годовым отчетом. В ней учитываются все архивные документы фонда, включая неописанные. При последующем поступлении документов по фонду, уже имеющемуся на хранении, делается новая запись о поступлении дел в соответствии с данными акта приема-передачи и описи, подводится итог о количестве хранящихся в архиве дел по каждой описи и по фонду в целом.
1.7. Лист фонда.
На впервые поступивший фонд составляется лист фонда.
При последующем поступлении документов по фонду в листе фонда делается новая запись о поступлении дел в соответствии с данными акта приема-передачи и описи, подводится итог о количестве хранящихся в архиве дел по каждой описи и по фонду в целом, вносятся изменения в названия и подчиненности фондообразователя.
1.8. Сведения об изменении в составе и объеме фондов (рабочий вариант).
Графы заполняются в соответствии с данными описи и карточки фонда. В конце года "Сведения" систематизируются в порядке номеров фондов, перепечатываются и направляются в Управление архивами с годовым отчетом.
1.9. Дело фонда.
Подшивается акт приема-передачи с отметкой: "Изменения в учетные документы внесены, должность, подпись, расшифровка подписи, дата", историческая справка к фонду или дополнение к ней, вносится дополнение во внутреннюю опись, пересоставляется лист-заверитель.
1.10. БД "Архивный фонд".
Заполняются разделы: "Фонд", "Опись", "Переименования", "Движение документов", "Незадокументированные периоды", "Фондовые включения", "Паспорт архива". Копия массива данных "Архивный фонд" (все файлы рабочего каталога DBF) предоставляются ежегодно с годовым отчетом на электронных носителях в Управление архивами.
1.11. Паспорт архива.
Составляется ежегодно по состоянию на 01.01 наступающего года. Предоставляется ежегодно с объяснительной запиской в Управление архивами с годовым отчетом. Паспорт архива на бумажной основе и в электронном варианте должны быть идентичными.
2. УЧЕТ ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Акт приема-передачи документов на хранение.
Составляется по результатам работ с архивными фондами, в ходе которых выявлены непрофильные для данного архива дела, идет плановая передача дел в другой архив, передача в учреждение документов по личному составу и т.д.
2.2. Опись.
Составляется новая итоговая запись во всех экземплярах описи данного фонда, фиксирующая изменение количества дел в результате передачи части из них в другой архив, со ссылкой на соответствующий акт. Напротив соответствующих заголовков дел в описи ставится штамп: "Выбыло".
При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описей дел и дело фонда. Копия описи дел остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи дел включается в архивный фонд архива-сдатчика.
2.3. Карточка фонда.
Делается новая запись о выбытии дел в соответствии с данными акта приема-передачи и описи, подводится итог о количестве остающихся на хранении в архиве дел по описи и по фонду в целом.
2.4. Реестр описей.
Изменения вносятся в случае передачи дел описи в целом. При этом номер этой описи другим описям не присваивается и остается свободным. В графе "Примечания" делается отметка, куда выбыла опись, номер, дата, название акта. В конце года делается новая итоговая запись с учетом выбывших описей.
2.5. Список фондов.
Изменения вносятся только в случае передачи фонда в целом. В четвертой графе указывается, в какой архив (учреждение) выбыл фонд, а также основание выбытия - номер, название и дата акта приема-передачи. При составлении итоговой записи в конце года показывается общее количество фондов и количество выбывших в течение года фондов.
2.6. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов (рабочий вариант).
Графы заполняются в соответствии с данными описи и карточки фонда. Если фонд выбыл полностью, в графе "Объем фонда на 01.01.____ г." записывается "0". В конце года "Сведения" систематизируются в порядке номеров фондов, перепечатываются и направляются в Управление архивами с годовым отчетом.
2.7. Дело фонда.
Подшивается акт приема-передачи с отметкой: "Изменения в учетные документы внесены, должность, подпись, расшифровка подписи, дата", вносятся дополнения во внутреннюю опись, пересоставляется лист-заверитель. Если фонд выбывает полностью в другой архив, то дело фонда передается вместе с документами, если в ведомственный архив учреждения, то остается в фонде архива.
2.8. БД "Архивный фонд".
Вносятся соответствующие изменения в разделы "Фонд", "Опись", "Движение документов".
2.9. Паспорт архива.
Заполняется в установленном порядке. В объяснительной записке к паспорту указывается, какие фонды (документы), в каком количестве и куда переданы.
3. УЧЕТ ИЗМЕНЕНИЙ В СОСТАВЕ И ОБЪЕМЕ ФОНДОВ
ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ВНУТРИАРХИВНЫХ РАБОТ
3.1. Акты.
Акты описания архивных документов, переработки описей; о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; о технических ошибках в учетных документах; возврата архивных документов собственнику; о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов; об обнаружении архивных документов; о неисправимых повреждениях документов; о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.
Составляются по результатам соответствующих работ с архивными фондами. Каждый вид акта нумеруется отдельно в пределах данного вида документа и конкретного фонда.
3.2. Опись.
Составляется новая итоговая запись во всех экземплярах описи данного фонда, фиксирующая изменение количества дел по результатам проведенной работы со ссылкой на соответствующий акт. В тексте описи напротив заголовков выбывших дел ставится штамп: "Выбыло".
При обнаружении дел, не относящихся к данному фонду и переданных в профильный фонд, новая итоговая запись составляется соответственно к описям двух фондов.
По результатам описания документов, переработки описей составляется новая опись, итоговая запись которой соответствует данным акта описания документов, переработки описей.
При выделении к уничтожению всех документов архивного фонда один экземпляр описей дел помещается в дело фонда.
3.3. Карточка фонда.
Делаются записи в соответствии с данными актов, указывается итог по описи и по фонду в целом. На основании акта об обнаружении дел, не относящихся к данному фонду архива, изменения вносятся соответственно в карточки двух фондов.
На основании акта описания документов, переработки описей карточка фонда по согласованию с Управлением архивами могут быть пересоставлена.
3.4. Реестр описей.
Изменения вносятся при составлении новой описи или передаче документов описи в целом.
3.5. Список фондов.
При выбытии всего фонда в графе 4 делается соответствующая отметка - куда, на основании какого документа выбыл фонд (номер, название и дата акта).
При выделении к уничтожению всех документов архивного фонда один экземпляр описей дел и карточка фонда помещаются в дело фонда.
3.6. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов (рабочий вариант).
Графы заполняются в соответствии с данными описи и карточки фонда.
3.7. Дело фонда.
Подшивается соответствующий акт с отметкой: "Изменения в учетные документы внесены, должность, подпись, расшифровка подписи, дата", вносятся дополнения во внутреннюю опись, пересоставляется лист-заверитель.
При выделении к уничтожению всех документов фонда дело фонда включается в фонд архива.
3.8. БД "Архивный фонд".
Вносятся соответствующие изменения в разделы: "Фонд", "Опись", "Движение документов".
3.9. Паспорт архива.
Заполняется в установленном порядке. В объяснительной записке к паспорту сведения даются в случае изменения объема документов по архиву в целом.
4. УЧЕТ НЕОПИСАННЫХ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Акт приема-передачи документов на хранение.
Составляется в 2-х экземплярах. Акту присваивается очередной порядковый номер в рамках фонда.
В графе 2 акта указывается: "неописанные" или "б/о", в графе 3 ставится прочерк, а в графе 4 указывается условное количество ед. хр. или количество листов, количество документов.
4.2. Книга учета поступлений документов.
Заполняется на основании акта приема-передачи документов на хранение.
В графе 8 книги указывается: "неописанные" или "б/о" (без описи).
4.3. Список фондов.
Присваивается очередной номер фонда при первом поступлении документов. При составлении итоговой записи в конце года показывается общее количество фондов и количество поступивших и выбывших в течение года фондов.
4.4. Карточка фонда.
Составляется на основании акта приема-передачи документов на хранение аналогично карточкам на описанные документы.
На оборотной стороне карточки заполняются графы 1, 2, 3, 5, 9. В графе 3 ставится отметка "б/о".
4.5. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов (рабочий вариант).
Сведения вносятся в соответствии с данными карточки фонда. Заполняются графы 1, 2, 4, 5, 6, 7, 10, 11. В графе 6 делается отметка "б/о". В итоговой записи и графе 7 указывается общее количество поступивших ед. хр., в т.ч. неописанных дел (документов).
4.6. Дело фонда.
Подшивается акт приема-передачи документов на хранение с соответствующей отметкой о постановке документов на учет.
4.7. БД "Архивный фонд".
Заполняются все обязательные разделы за исключением разделов: "Опись", "Незадокументированные периоды", "Фондовые включения".
4.8. Паспорт архива.
Заполняется в установленном порядке. Наличие неописанных документов показывается в разделе 1 "Состав и объем архивных документов" разницей между графами 2 и 3. В объяснительной записке к паспорту указывается количество принятых неописанных дел.
4.9. Акт описания архивных документов.
Составляется по результатам работы по описанию документов. После согласования описей с ЭПК Управления архивами Свердловской области акт утверждается заведующим архивного отдела либо лицом, имеющим на это полномочия.
4.10. Реестр описей.
По результатам описания документов согласованные на ЭПК Управления архивами описи вносятся в реестр описей за очередными порядковыми номерами.
4.11. Карточка фонда.
Делается новая запись на основании акта описания архивных документов. Заполняются все графы. Первая строчка - заполняются графы 1, 2, 7. В графе 7 указывается количество неописанных документов (дел), числившихся до описания. Вторая строчка - заполняются графы 3, 4, 8, 9. В графе 4 указывается количество дел по описям, полученных в результате описания. Показатели граф 4 и 7 могут не совпадать.
4.12. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов (рабочий вариант).
Заполняются в соответствии с карточкой фонда. Аналогично карточке фонда на основании акта описания в начале заполняются графы 1, 2, 4, 8 (б/о), 9 - выбытие неописанных документов, следующей строкой - графы 6, 7, 10, 11 - поступление описанных документов.
На последнем листе сведений об изменениях в итоговой записи и графах 7 и 9 подводится итог поступивших и выбывших документов (всего, в т.ч. неописанных).
4.13. Дело фонда.
Подшивается акт описания архивных документов с соответствующей отметкой о внесении изменений в учетные документы.
4.14. БД "Архивный фонд".
Заполняется раздел "Опись", вносятся изменения в разделы "Фонд" и "Движение фондов".
4.15. Паспорт архива.
Вносятся сведения в установленном порядке. Выбытие неописанных документов фиксируется в объяснительной записке к паспорту.
В случае приема неописанных документов и их описания в один отчетный период (квартал) позиции 4.4, 4.5, 4.7, 4.8 можно опустить. Тогда карточка фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов, паспорт архива, БД "Архивный фонд" заполняются на основании акта описания - ставятся на учет описанные документы. Сведения о поступлении и выбытии неописанных документов не вносятся.
Приложение № 2
Утверждена
Постановлением главы
Талицкого городского округа
от 28 мая 2009 г. № 156
СХЕМА
УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ТАЛИЦКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
1. СХЕМА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ
---------------------------------------------------¬
¦Опись дел постоянного хранения по личному составу ¦
¦ (годовой раздел описи) ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦ Акт приема-передачи документов на хранение ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦ Книга учета поступлений документов ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦ Реестр описей ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦ Список фондов ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦ Карточка фонда ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦ Сведения об изменениях в составе и объеме фондов ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦ Дело фонда ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦ БД "Архивный фонд" ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦ Паспорт архива ¦
L---------------------------------------------------
2. СХЕМА УЧЕТА ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ
---------------------------------------------------¬
¦ Акт приема-передачи документов на хранение ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦Опись дел постоянного хранения по личному составу ¦
¦ (годовой раздел описи) ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦ Карточка фонда ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦ Реестр описей ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦ Список фондов ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦ Карточка фонда ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦ Сведения об изменениях в составе и объеме фондов ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦ Дело фонда ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦ БД "Архивный фонд" ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦ Паспорт архива ¦
L---------------------------------------------------
3. СХЕМА УЧЕТА ИЗМЕНЕНИЙ В СОСТАВЕ И ОБЪЕМЕ ФОНДОВ
ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ВНУТРИАРХИВНЫХ РАБОТ
---------------------------------------------------¬
¦ Акты ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦ Опись ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦ Карточка фонда ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦ Реестр описей ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦ Список фондов ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦ Сведения об изменениях в составе и объеме фондов ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦ Дело фонда ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦ БД "Архивный фонд" ¦
L-------------------------T-------------------------
¦
\/
---------------------------------------------------¬
¦ Паспорт архива ¦
L---------------------------------------------------
4. СХЕМА УЧЕТА НЕОПИСАННЫХ ДОКУМЕНТОВ
------------------------¬
¦ Акт приема-передачи ¦
¦документов на хранение ¦
L-----------T------------
¦
\/
------------------------¬
¦Книга учета поступлений¦
¦ документов ¦
L-----------T------------
¦
\/
------------------------¬ --------------------------¬
¦ Список фондов +------------->¦ Карточка фонда ¦
L-----------T------------ L------------T-------------
¦ ¦
\/ \/
------------------------¬ --------------------------¬
¦ Дело фонда ¦ ¦ Сведения об изменениях ¦
¦ ¦ ¦в составе и объеме фондов¦
L-----------T------------ L------------T-------------
¦ ¦
\/ \/
------------------------¬ --------------------------¬
¦ Акт описания архивных ¦ ¦ БД "Архивный фонд" ¦
¦ документов ¦ ¦ ¦
L-----------T------------ L------------T-------------
¦ ¦
\/ \/
------------------------¬ --------------------------¬
¦ Реестр описей ¦ ¦ Паспорт архива ¦
L-----------T------------ L--------T-----------------
¦ ¦
\/ ¦
------------------------¬ ¦
¦ Карточка фонда ¦ ¦
L-----------T------------ ¦
¦ ¦
\/ ¦
------------------------¬ ¦
¦Сведения об изменениях ¦ ¦
¦ в составе и объеме ¦ ¦
¦ фондов ¦ ¦
L-----------T------------ ¦
¦ ¦
\/ ¦
------------------------¬ ¦
¦ Дело фонда ¦ ¦
L-----------T------------ ¦
¦ ¦
\/ \/
------------------------¬ -----------------¬
¦ БД "Архивный фонд" +------->¦ Паспорт архива ¦
L------------------------ L-----------------
------------------------------------------------------------------
--------------------
| | |
|
