АДМИНИСТРАЦИЯ ЧЕРЕПОВЕЦКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 13 февраля 2012 г. № 301
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПОСТАНОВЛЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА
ОТ 04.08.2011 № 1121 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОТДЕЛЕ
ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ И ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ С МУНИЦИПАЛЬНЫМИ
ОБРАЗОВАНИЯМИ, ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ НАЧАЛЬНИКА
ОТДЕЛА И СОТРУДНИКОВ"
Постановляю:
Внести изменения в постановление
администрации района от 04.08.2011 № 1121 "Об утверждении Положения об отделе документирования и взаимодействия с муниципальными образованиями, должностных инструкций начальника отдела и сотрудников":
изложить в новой редакции приложение 4
к постановлению согласно приложению
к настоящему постановлению;
в пункте 2.10 приложения 5 исключить абзац второй
;
в пункте 2.9 приложения 6 исключить абзац второй
.
Глава района
Л.Н.РОДИЧЕВ
Приложение
к Постановлению
Администрации Череповецкого
муниципального района
от 13 февраля 2012 г. № 301
"Утверждена
Постановлением
Администрации Череповецкого
муниципального района
от 4 августа 2011 г. № 1121
(приложение 4)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ ОТДЕЛА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
И ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ С МУНИЦИПАЛЬНЫМИ ОБРАЗОВАНИЯМИ
АДМИНИСТРАЦИИ ЧЕРЕПОВЕЦКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
1. Общие положения
1.1. Секретарь руководителя отдела документирования и взаимодействия с муниципальными образованиями администрации Череповецкого муниципального района (далее - секретарь руководителя) относится к категории работников, осуществляющих техническое обеспечение деятельности администрации района.
1.2. Секретарь руководителя назначается и освобождается от должности главой района по представлению начальника отдела документирования и взаимодействия с муниципальными образованиями в соответствии с законодательством о труде.
1.3. Секретарь руководителя непосредственно подчиняется главе района и начальнику отдела документирования и взаимодействия с муниципальными образованиями.
2. Должностные обязанности
2.1. Секретарь руководителя выполняет следующие функциональные обязанности:
2.1.1. Исполняет распоряжения и указания главы района, начальника отдела документирования и взаимодействия с муниципальными образованиями.
2.1.2. Организовывает телефонные переговоры главы района, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения главы района их содержание.
2.1.3. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, в том числе селекторных, проводимых главой района (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация).
2.1.4. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых главе района на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
2.1.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы главы района.
Организует составление плана работы главы района на текущий день и ближайшие неделю, месяц. При необходимости вносит в него изменения.
2.1.6. Подготавливает необходимые документы, контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представленных на подпись главе района.
2.1.7. Следит за сроками выполнения поручений главы района, взятых на контроль.
2.1.8. Организовывает прием посетителей главой района.
2.1.9. Ведет регистрацию письменных и устных обращений граждан, поступающих в администрацию района.
2.1.10. Осуществляет контроль за исполнением поручений по обращениям граждан с личного приема главы района, первых заместителей главы района, заместителей главы района и руководителя аппарата администрации района.
2.1.11. Обеспечивает сохранность документов по рассмотрению обращений граждан.
2.1.12. Анализирует, обобщает работу по рассмотрению обращений граждан, поступивших в администрацию района.
Ежеквартально готовит для размещения на официальном сайте
района обзоры обращений граждан, в том числе представителей организаций, общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления, а также обобщенную информацию о результатах рассмотрения этих обращений и принятых мерах.
2.1.13. Ежемесячно готовит информацию о ходе рассмотрения обращений граждан в администрации района для представления главе района.
2.1.14. Составляет отчеты за полугодие, год и в иные сроки о рассмотрении обращений граждан в администрации района, направляет их для публикации в газету "Сельская новь" и для размещения на официальном сайте
района.
2.1.15. Поддерживает в актуальном состоянии на официальном сайте
района информацию о порядке рассмотрения обращений граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления.
2.1.16. Обеспечивает своевременное размещение на официальном сайте
района:
нормативных правовых и иных актов, регулирующих вопросы работы с обращениями граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления района;
сведений о должностных лицах, к полномочиям которых отнесены организация приема граждан, в том числе представителей организаций, общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления, обеспечение рассмотрения их сообщений, а также номеров телефона, адреса электронной почты, по которому можно получить информацию справочного характера.
2.1.17. Проводит плановые проверки состояния работы с обращениями граждан в органах и структурных подразделениях администрации района.
2.1.18. Проводит учебу специалистов администрации района, ответственных за работу с обращениями граждан.
2.1.19. Оказывает органам местного самоуправления сельских поселений необходимую методическую и практическую помощь по рассмотрению обращений граждан.
2.1.20. Обеспечивает защиту от несанкционированного доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию.
2.1.21. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив администрации района.
2.1.22. Составляет и обновляет справочник служебных телефонов работников организаций района и их руководителей.
2.1.23. Осуществляет своевременную подготовку поздравлений в связи с праздничными днями, юбилеями и профессиональными праздниками руководителей организаций.
2.2. Секретарь руководителя должен соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, должностную инструкцию, порядок работы со служебной информацией, поддерживать уровень квалификации, необходимый для исполнения должностных обязанностей.
3. Права и ответственность
3.1. Секретарь руководителя имеет право:
Текст дан в соответствии с официальным текстом документа.
3.1.1. Запрашивать от структурных подразделений администрации района, организаций, администраций сельских поселений информацию и своевременное выполнение резолюций главы района.
3.1.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности администрации района, совершенствованию форм и методов управленческого труда в пределах своей компетенции.
3.1.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил оформления документов.
3.1.4. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.2. Секретарь руководителя несет ответственность за:
неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей в порядке, предусмотренном действующим законодательством;
соблюдение правил внутреннего трудового распорядка;
качество документов, предоставляемых на подпись руководителю;
сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "Для служебного пользования", а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, затрагивающих частную жизнь, честь и достоинство граждан;
полноту использования предоставленных ему прав.
4. Взаимодействие
Секретарь руководителя осуществляет оперативную связь со структурными подразделениями, сторонними организациями независимо от форм собственности и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности администрации района, в вопросах делопроизводства - со специалистами органов и структурных подразделений администрации района, по вопросам проверки исполнения документов, работы с обращениями граждан - с руководителями структурных подразделений и специалистами отделов и структурных подразделений администрации района.
5. Квалификационные требования
5.1. Секретарь руководителя должен иметь среднее (полное) общее образование или высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
5.2. Секретарь руководителя должен владеть навыками: исполнительской дисциплины; умения избегать конфликтных ситуаций; работы с персональным компьютером на уровне уверенного пользователя ПК и другой оргтехникой.
5.3. Секретарь руководителя должен знать правовые акты и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности администрации района и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав администрации района и ее структурных подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде.".
