ОКРУЖНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЯКУТСКА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 27 января 2011 г. № 12п
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ИЗГОТОВЛЕНИЯ,
ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ГЕРБОВЫХ ПЕЧАТЕЙ
С СИМВОЛИКОЙ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ, ИНЫХ ПЕЧАТЕЙ
И ШТАМПОВ ОКРУЖНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЯКУТСКА
В целях реализации Кодекса Республики Саха (Якутия) об административных правонарушениях, установления единого порядка изготовления, использования, хранения и уничтожения гербовых печатей с символикой муниципального образования, иных печатей и штампов Окружной администрации города Якутска, обеспечения ответственного хранения и использования в работе гербовых печатей и штампов:
1. Утвердить Положение
о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения гербовых печатей с символикой муниципального образования, иных печатей и штампов Окружной администрации города Якутска согласно приложению № 1 к данному постановлению.
2. Руководителям структурных подразделений Окружной администрации города Якутска:
2.1. Руководствоваться в своей деятельности требованиями данного Положения;
2.2. В срок до 1 марта 2011 г. произвести переучет печатей и штампов по фактическому их наличию по состоянию на 1 января 2011 г.;
2.3. Информацию о наличии печатей и штампов предоставить в управление документационного обеспечения в срок до 1 марта 2011 г. согласно приложению № 2
к данному постановлению.
3. Контроль исполнения настоящего постановления возложить на заместителя главы, руководителя аппарата Гоголеву С.В.
Глава
Ю.В.ЗАБОЛЕВ
Приложение № 1
к постановлению
Окружной администрации г. Якутска
от 27 января 2011 г. № 12п
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ,
ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ГЕРБОВЫХ ПЕЧАТЕЙ С СИМВОЛИКОЙ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ, ИНЫХ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
ОКРУЖНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЯКУТСКА
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение разработано в целях реализации Кодекса
Республики Саха (Якутия) об административных правонарушениях от 14.10.2009 726-З № 227-IV и в соответствии с Уставом
городского округа "город Якутск", принятым решением Окружного Совета г. Якутска от 25.06.2007 № РОС-51-1, в ред. от 28.10.2010.
1.2. Настоящим Положением устанавливается единый порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения гербовых печатей с символикой муниципального образования, иных печатей и штампов, используемых Окружной администрацией города Якутска.
1.3. Правила, предусмотренные настоящим Положением, являются обязательными для всех муниципальных служащих Окружной администрации города Якутска и лиц, не замещающих должности муниципальной службы и не являющихся муниципальными служащими.
1.4. Окружная администрация города Якутска имеет печать с изображением символики муниципального образования городского округа "город Якутск" (далее - гербовая печать).
1.5. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей Окружной администрации города Якутска и их количестве принимает заместитель главы, руководитель аппарата Окружной администрации города Якутска.
1.6. Структурные подразделения Окружной администрации города Якутска могут иметь негербовую печать, необходимую для работы.
1.7. При необходимости могут быть изготовлены и другие печати Окружной администрации города Якутска.
1.8. Штампы, используемые в Окружной администрации города Якутска и ее структурных подразделениях, печатями не являются.
II. Изготовление печатей и штампов
2.1. Печати и штампы Окружной администрации города Якутска изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификат о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
2.2. Изготовление печатей (гербовых и негербовых) Окружной администрации города Якутска производится по решению заместителя главы, руководителя аппарата Окружной администрации города Якутска, на основании служебных записок (заявок) руководителей структурных подразделений.
2.3. Служебные записки (заявки) на изготовление печатей после наложения на них резолюции заместителя главы, руководителя аппарата направляются в МУ "Управление делами" для размещения заказов. В заявке приводятся эскизы печатей и указываются должностные лица, ответственные за получение и хранение данных печатей.
2.4. Гербовые печати Окружной администрации города Якутска должны быть выполнены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".
2.5. Печати изготавливаются, как правило, круглой формы. По окружности указывается полное или сокращенное наименование Окружной администрации города Якутска (структурного подразделения), а в середине - порядковый номер печати или полное (сокращенное) наименование структурного подразделения либо ее предназначение (например: "№ 2" или "Для пакетов").
2.6. При необходимости, по решению заместителя главы, руководителя аппарата Окружной администрации города Якутска могут изготавливаться дубликаты экземпляров гербовой печати. В этом случае, на клише дубликата печати кроме номера экземпляра дополнительно воспроизводится буква "Д" и через дефис - порядковый номер дубликата начиная с римской цифры I для первого дубликата печати.
III. Учет, выдача и хранение печатей и штампов
3.1. До передачи ответственным лицам Окружной администрации города Якутска изготовленные печати и штампы должны храниться в сейфе либо запирающемся шкафу в МУ "Управление делами". Доступ к указанным печатям и штампам должен быть ограничен. Ответственным за хранение изготовленных печатей и штампов является руководитель МУ "Управление делами".
3.2. Изготовленные печати и штампы регистрируются в Журнале и выдаются лицом, ответственным за ведение Журнала.
3.3. При регистрации (учете) печатей и штампов в обязательном порядке в Журнале ставятся оттиски (образцы) печатей и штампов, а также записываются по каждой печати и штампу следующие данные: номер и дата сопроводительного письма, в соответствии с которым печать (штамп) были изготовлены; дата выдачи; кому выдана с указанием структурного подразделения, должности, фамилии и инициалов, подпись получившего (ответственного за хранение).
3.4. При возврате (изъятии) печати или штампа в Журнале ставится дата сдачи, подпись сдавшего печать (штамп) и подпись лица, ответственного за ведение Журнала.
3.5. В случае списания (уничтожения) печати (штампа) в Журнале по каждому образцу ставится дата и номер акта уничтожения указанной печати (штампа).
3.6. Печати и штампы хранятся в сейфах или металлических запирающихся шкафах в структурных подразделениях Окружной администрации города Якутска, использующих печати и штампы. В каждом структурном подразделении, использующем печати и штампы, руководитель определяет порядок хранения и использования печатей и штампов, исключающий их утрату, хищение и нарушения в их использовании в соответствии с настоящим Положением.
3.7. Документация по вопросам изготовления, выдачи в пользование и уничтожения печатей и штампов подшивается в отдельное номенклатурное переходящее дело МУ "Управление делами".
3.8. Контроль за изготовлением, учетом, хранением, использованием и уничтожением печатей и штампов в Окружной администрации города Якутска возлагается на МУ "Управление делами". Проверка наличия и порядка хранения печатей и штампов проводится не реже одного раза в год.
3.9. Об утере печати, штампа МУ "Управление делами" должно быть незамедлительно поставлено в известность лицом, ответственным за хранение и использование печатей, штампов.
3.10. По каждому факту утраты печатей и штампов проводится служебное расследование, материалы которого служат основанием для привлечения виновных лиц к ответственности и списания с учета утраченных печатей и штампов.
3.11. Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у лица, ответственного за хранение печатей и штампов. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется гербовой печатью и подписью заместителя главы, руководителя аппарата, назначившего своим распоряжением лицо, ответственное за учет и хранение печатей и штампов. Журнал хранится в сейфе вместе с печатями и штампами.
3.12. Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы в журнале и в день поступления переданы по назначению на временное или постоянное хранение в соответствии с требованиями настоящего Положения.
IV. Лица, ответственные за хранение
и использование печатей и штампов
4.1. В целях обеспечения надлежащего хранения и использования печатей и штампов в Окружной администрации города Якутска назначаются лица, ответственные за их хранение и использование. В их должностные инструкции входят обязанности по обеспечению учета, надлежащего хранения и использования вверенной им печати и (или) штампов.
4.2. Лицом, ответственным за хранение и использование гербовой печати Окружной администрации города Якутска, является начальник управления документационного обеспечения.
4.3. Лицами, ответственными за хранение и использование негербовых печатей и штампов в Окружной администрации города Якутска, являются руководители структурных подразделений.
4.4. Лица, ответственные за хранение и использование печатей и штампов в Окружной администрации города Якутска, должны быть ознакомлены с настоящим Положением под роспись.
4.5. Лицо, ответственное за ведение Журнала, разъясняет лицам, ответственным за хранение и использование печатей и штампов в Окружной администрации города Якутска, порядок хранения и использования соответствующих печатей, а также предупреждает их об ответственности.
4.6. В связи с болезнью, убытием в командировку, уходом в отпуск лица, ответственного за хранение и использование печатей и штампов в Окружной администрации города Якутска, решением руководителя соответствующего структурного подразделения осуществляется временная передача печати от одного ответственного лица другому под роспись. Лицо, получившее печать (штамп), отвечает за ее хранение и использование до возврата печати (штампа) ответственному лицу.
В случае, если печать (штамп) не была временно передана другому лицу, временная передача другому лицу осуществляется по письменному разрешению заместителя главы, руководителя аппарата.
4.7. При увольнении лица, ответственного за хранение и использование печатей и штампов, переводе его на иную должность печать сдается в МУ "Управление делами".
4.8. Передача гербовой печати, а также негербовых печатей и штампов Окружной администрацией города Якутска иным лицам и вынос их за пределы здания (места осуществления должностных обязанностей) без письменного разрешения заместителя главы, руководителя аппарата Окружной администрации города Якутска не допускаются.
V. Уничтожение печатей и штампов
5.1. Уничтожение печатей и штампов в Окружной администрации города Якутска производится комиссией, созданной распоряжением заместителя главы, руководителя аппарата.
5.2. Основаниями для уничтожения печати (штампа) являются:
- износ или повреждение;
- ликвидация (переименование) Окружной администрации города Якутска или ее структурных подразделений.
5.3. Печати и штампы, пришедшие в негодность, а также печати и штампы ликвидированных и переименованных структурных подразделений Окружной администрации города Якутска возвращаются в МУ "Управление делами" и уничтожаются по акту комиссией в составе не менее трех человек.
5.4. Акты об уничтожении печатей (штампов) утверждаются заместителем главы, руководителем аппарата Окружной администрации города Якутска.
В акте должно быть указано:
- время и место уничтожения;
- состав комиссии;
- основание уничтожения печатей и штампов;
- наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
- способ уничтожения;
- заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
- подписи членов комиссии.
Акт хранится вместе с печатями (штампами) и журналом их учета.
Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.
5.5. Уничтожение печатей и штампов производится: мастичных - сжиганием (измельчением); металлических - путем спиливания (уничтожения другим способом) всего текста.
VI. Контроль состояния учета и хранения печатей и штампов
6.1. Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов МУ "Управление делами" могут создаваться специальные комиссии.
По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая заместителю главы, руководителю аппарата Окружной администрации города Якутска для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов.
6.2. При переводе, увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, заместитель главы, руководитель аппарата Окружной администрации города Якутска назначает комиссию для проверки соответствия фактического наличия печатей и штампов, переданных на хранение указанному лицу, записям в журнале учета.
Результаты проверки отражаются в акте приемки-передачи печатей и штампов другому лицу, назначенному ответственным за их учет, с приложением оттисков передаваемых печатей и штампов.
6.3. Необеспечение надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов, повлекшее их порчу или утрату, является основанием для привлечения к предусмотренной законом ответственности лиц, по вине которых наступили указанные последствия.
VII. Ответственность
7.1. Неправомерное использование печатей, равно как и использование печатей, не предусмотренных настоящим Положением, при осуществлении Окружной администрацией города Якутска, структурными подразделениями юридически значимых действий влечет недействительность документа с оттиском такой печати и ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации.
7.2. За нарушение правил учета, хранения и использования печатей и штампов, определяемых настоящим Положением и иными нормативными правовыми актами, виновное лицо привлекается к дисциплинарной, административной, а также уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Руководитель аппарата
С.В.ГОГОЛЕВА
Приложение № 2
к постановлению
Окружной администрации г. Якутска
от 27 января 2011 г. № 12п
Информация о наличии печатей
и штампов в структурном подразделении
(полное наименование структурного подразделения)
Окружной администрации города Якутска
┌───┬────────────┬───────────────────────┬────────────────────────────────┐
│ № │Наименование│ Оттиски │ Ф.И.О., должность и подпись │
│п/п│ печатей и │ печатей и штампов │ лица, ответственного за учет, │
│ │ штампов │ │ хранение и использование │
│ │ │ │ печатей и штампов │
└───┴────────────┴───────────────────────┴────────────────────────────────┘
Руководитель аппарата
С.В.ГОГОЛЕВА
