АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 11 января 2011 г. № 6-р
О РЕГЛАМЕНТЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
(в ред. распоряжений администрации г. Хабаровска
от 03.05.2011 № 147-р
, от 12.12.2011 № 380-р
,
от 19.10.2012 № 349-р
, от 28.11.2012 № 406-р
,
от 29.12.2012 № 453-р
, от 13.03.2013 № 112-р
)
В соответствии с Уставом
городского округа "Город Хабаровск":
1. Утвердить Регламент
администрации города Хабаровска согласно приложению.
2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя мэра - управляющего делами Безлепкина В.Д.
Мэр города
А.Н.Соколов
УТВЕРЖДЕН
Распоряжением
администрации города Хабаровска
от 11 января 2011 г. № 6-р
РЕГЛАМЕНТ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
(в ред. распоряжений администрации г. Хабаровска
от 03.05.2011 № 147-р
, от 12.12.2011 № 380-р
,
от 19.10.2012 № 349-р
, от 28.11.2012 № 406-р
,
от 29.12.2012 № 453-р
, от 13.03.2013 № 112-р
)
Регламент является сводом правил, определяющих порядок организации деятельности администрации города Хабаровска, взаимодействия ее структурных подразделений в процессе выполнения возложенных на них задач.
Вопросы, не урегулированные настоящим Регламентом, решаются в соответствии с Инструкцией
по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска (далее - Инструкция), положениями о структурных подразделениях и другими нормативными правовыми актами, не противоречащими действующему законодательству.
Глава 1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
Статья 1. Распределение обязанностей
1. Мэр города Хабаровска (далее - мэр) определяет структуру администрации города Хабаровска (далее - администрация города), представляет ее на утверждение в Хабаровскую городскую Думу, распределяет обязанности между заместителями мэра города Хабаровска (далее - заместители мэра).
Структурные подразделения администрации города (департаменты, комитеты, управления, службы) осуществляют свои полномочия в соответствии с положениями о структурных подразделениях.
Статья 1.1. Порядок разработки, согласования и утверждения положений и должностных инструкций
- оформление, учет и хранение контрольных дел (специальных контрольных папок), в которых вместе с контрольными документами содержатся материалы, отражающие ход их выполнения (промежуточные информации, справки по итогам проверок, выписки из протоколов совещаний и пр.);
- оперативное информирование мэра и его заместителей о ходе и результатах исполнения контрольных документов;
- организацию подготовки заместителям мэра, контрольному управлению администрации города, сектору по рассмотрению обращений граждан и общему отделу (по истечении сроков исполнения документов) представлений о снятии их с контроля или же о продлении сроков исполнения;
- подготовку и передачу исполненных документов в соответствующие службы для снятия их с контроля.
10. Данные о ходе и результатах исполнения документов обобщаются, направляются заместителям мэра в виде машинограмм предупредительного характера с перечнем документов, сроки исполнения которых наступают в следующем контролируемом периоде:
- ежемесячно - контрольным управлением администрации города;
- еженедельно - сектором по рассмотрению обращений граждан;
- еженедельно - общим отделом.
11. Учет, анализ и обобщение результатов контроля за исполнением документов, подготовку аналитических материалов, служебных записок о соблюдении требований исполнительской дисциплины обеспечивают и представляют мэру:
- контрольное управление - по исполнительно-распорядительным актам - ежеквартально;
- сектор по рассмотрению обращений граждан - ежемесячно;
- общий отдел по служебным документам - два раза в месяц.
12. Документ считается исполненным и снимается с контроля лишь тогда, когда решены по существу все поставленные в нем вопросы и об этом извещены все заинтересованные организации и лица, и только тем руководителем, который его рассматривал и ставил на контроль.
13. Ответственность за исполнение документов, поставленных на контроль, возлагается на должностных лиц и структурные подразделения, указанные в документах, контрольных карточках, а также лиц, установленных резолюцией мэра, его заместителей.
14. Срок исполнения документов исчисляется в календарных днях с даты его подписания (утверждения). Конечная дата исполнения указывается в тексте документа.
Срок исполнения поручения, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц.
15. Информация по исполнению документа, отдельного мероприятия представляется ответственными за исполнение в контрольное управление на имя мэра.
Непредставление информации в сроки, указанные в контрольной карточке, означает неисполнение документа, мероприятия.
16. Основанием для снятия с контроля документа является справка (информация) о выполнении заданий, установленных документом. Справка (информация) должна содержать краткое изложение решения поставленного в документе вопроса и сведения о том, кем, когда и в какой форме дан ответ автору обращения. К справкам прилагаются подлинники (копии) поручений и соответствующих документов.
17. Для снятия с контроля исполнительно-распорядительных актов мэра, администрации города контрольное управление готовит проект распоряжения администрации города о снятии с контроля указанных документов.
Снятие документа с контроля не означает прекращения его действия.
Статья 19. Гербовая печать администрации города
1. Гербовая печать администрации города представляет собой печать в форме правильного круга с изображением герба города Хабаровска.
2. Гербовая печать администрации города хранится у заместителя мэра - управляющего делами и используется в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Хабаровского края и города Хабаровска.
3. Документы, на которых ставится гербовая печать администрации города, подписываются мэром или должностными лицами администрации города, которым мэр делегировал право подписи.
4. Структурные подразделения могут иметь гербовую печать в соответствии с положением о структурном подразделении.
Статья 20. Обеспечение сохранности документов
1. С момента заведения и до передачи документов в ведомственные архивы структурных подразделений администрации города документы хранятся по месту их формирования.
2. Должностной инструкцией на одного из работников подразделения администрации города возлагаются обязанности по обеспечению сохранности архивных документов.
3. Руководители структурных подразделений администрации города несут ответственность за сохранность документов в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Хабаровского края в области архивного дела.
4. Архивные документы находятся в специально отведенных для этой цели помещениях или в рабочих кабинетах, хранятся в металлических или деревянных шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.
5. Законченные делопроизводством дела подлежат проведению экспертизы ценности внутри дела (удаляются копийные и черновые экземпляры, проверяется наличие подписей, приложений). Документы внутри дела формируются в хронологической последовательности на скоросшивателе.
Документы постоянного срока хранения хранятся в администрации города в течение 5 лет, после чего передаются в государственный архив Хабаровского края на постоянное хранение.
6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации города руководитель обязан принять меры для обеспечения сохранности документов в соответствии с законодательством в области архивного дела, действующим на момент ликвидации или реорганизации.
Дела постоянного срока хранения готовятся и передаются в государственный архив Хабаровского края, временного срока хранения, документы по личному составу - в архивный отдел управления делами администрации города.
Ответственность за организацию работы по передаче дел в архивы возлагается на руководителя ликвидируемого (реорганизуемого) подразделения администрации и председателя ликвидационной комиссии.
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Работа администрации города, ее структурных подразделений строится на основании настоящего Регламента.
Внутренний распорядок и организация работы аппарата администрации определяются мэром.
Изменения в настоящий Регламент вносятся распоряжением администрации города по решению мэра, предложениям его заместителей, руководителей структурных подразделений администрации города.
Несоблюдение требований настоящего Регламента влечет за собой дисциплинарную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
