ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ
ПРИКАЗ
от 29 мая 2012 г. № 26
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ
ОТ 11 ДЕКАБРЯ 2006 Г. № 263 "О РЕГЛАМЕНТЕ РАБОТЫ
С ДОКУМЕНТАМИ В АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО
РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ"
Руководствуясь Законом
Пензенской области "О муниципальной службе в Пензенской области", Уставом
города Пензы, Постановлением
главы администрации города Пензы от 13.06.2006 № 601 "Об утверждении Положения об Администрации Железнодорожного района города Пензы", приказываю:
1. Внести изменения в приказ
главы администрации Железнодорожного района города Пензы от 11 декабря 2006 г. № 263 "О Регламенте работы с документами в аппарате администрации Железнодорожного района города Пензы":
1.1. Приложение 1
к приказу изложить в редакции
согласно приложению к настоящему приказу.
2. Считать утратившим силу пункт 1
приказа главы администрации района от 11.12.2006 № 263 "О Регламенте работы аппарата Администрации Железнодорожного района города Пензы".
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя главы администрации А.В. Пилясова, отдел по взаимодействию с органами территориального общественного самоуправления и отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения администрации района.
Глава администрации района
В.Б.БИЗИКОВ
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ
1. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент определяет организацию работы и документационное обеспечение деятельности администрации Железнодорожного района города Пензы.
1.2. Рабочим органом администрации района является аппарат, который осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством РФ, Законами Пензенской области, приказами главы администрации района, другими нормативно-правовыми актами, а также Положением
об администрации Железнодорожного района города Пензы, утвержденным Постановлением главы администрации города Пензы от 13.06.2006 № 601, настоящим Регламентом.
1.3. Аппарат администрации района:
1.3.1. изучает и докладывает главе администрации района или заместителям главы администрации района поступающие в администрацию документы и обращения федеральных органов государственной власти, Правительства и Законодательного Собрания области, Администрации города Пензы, Пензенской городской Думы, коммерческих и некоммерческих организаций, жителей района; готовит ответы, аналитические справочные материалы, а также проекты распорядительных документов главы администрации района, документы для заседаний коллегии, заместителей Главы администрации района по внесенным поручениям и обращениям;
1.3.2. осуществляет подготовку и организационно-техническое обеспечение заседаний коллегии администрации, районных совещаний, проводимых главой администрации района или по его поручениям;
1.3.3. обеспечивает проверку исполнения федеральных законов, законов Пензенской области, законодательных актов Президента и Правительства Российской Федерации, распорядительных документов органов государственной власти области и города по вопросам, входящим в компетенцию администрации района, распорядительных документов главы администрации района, а также изучает фактическое положение дел и разрабатывает предложения о принятии необходимых мер по исполнению решений;
1.3.4. рассматривает самостоятельно, а в необходимых случаях направляет для рассмотрения и принятия мер в соответствующие органы и службы письма организаций, обращения граждан, поступившие в администрацию района, контролирует сроки и полноту исполнения;
1.3.5. обеспечивает четкое ведение делопроизводства, соблюдение режима секретности и служебной тайны.
1.4. Права и обязанности работников администрации района определяются законодательством Российской Федерации и Пензенской области, Уставом
города Пензы, Положением
об администрации Железнодорожного района города Пензы, другими нормативными документами администрации города Пензы, положениями и должностными инструкциями, правилами внутреннего трудового распорядка администрации района. Работники аппарата администрации несут ответственность за неисполнение служебных обязанностей в соответствии с Трудовым кодексом
РФ и Законом
о муниципальной службе.
1.5. Штатное расписание, размер оплаты труда и условия материально-бытового обеспечения работников аппарата утверждаются главой администрации города Пензы, в пределах сметы расходов на содержание администрации района.
2. Формирование плана работы администрации района
2.1. Планирование работы администрации осуществляется на год (перспективное), на квартал (текущее), на месяц.
2.2. Перспективный план работы администрации включает в себя вопросы практической реализации федеральных законов и законов Пензенской области, указов Президента, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, актов вышестоящих органов государственной власти области и местного самоуправления, программ социально-экономического развития района.
2.3. Планы работ на квартал (месяц) формируются на основе перспективного плана и включают в себя вопросы, рассматриваемые на заседаниях коллегии администрации района, конференциях, семинарах, а также на иных проводимых мероприятиях.
2.4. Предложения в перспективный, квартальный, месячный планы работы администрации района вносятся заместителями главы администрации района и руководителями структурных подразделений и представляются в письменном виде в отдел по взаимодействию с органами территориального общественного самоуправления не позднее чем за 20 дней до начала предстоящего года (квартала).
2.5. Предложения должны содержать формулировку рассматриваемых вопросов, сроки рассмотрения, фамилии и должности ответственных за их подготовку и докладчиков.
2.6. Проекты перспективного и квартального планов работы администрации района формируются отделом по взаимодействию с органами территориального общественного самоуправления и представляются в установленном порядке заместителю главы, курирующему вопросы организации деятельности администрации района, который не позднее чем за 5 дней до начала предстоящего года (квартала) вносит его на утверждение главе администрации района. Планы работы утверждаются приказом главы администрации района.
11.12. Документы из текущего архива администрации исследователям не выдаются.
11.13. Документы текущего архива выдаются работникам администрации на срок до трех дней, без права их выноса из административного здания. В период их нахождения у работников администрации во внерабочее время они хранятся в металлических шкафах (сейфах).
Выдача документов из текущего архива производится по специальному журналу отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения под личную роспись.
Работник администрации, получивший документ из текущего архива, несет полную ответственность за его сохранность и своевременный возврат.
Запрещается знакомить с содержанием архивного документа других работников администрации и посторонних лиц.
Запрещается вносить какие-либо исправления, дополнения в архивные документы, делать пометки на них.
11.14. По запросам граждан и организаций отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения, по согласованию с заместителем главы, курирующим вопросы организации деятельности администрации, составляет архивные справки, основанные на архивных документах, отвечающие на них.
11.15. Документы временного хранения текущего архива администрации, а также письма граждан, по истечении установленного срока хранения уничтожаются отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения по акту. Уничтожение документов проводится по согласованию с Экспертной комиссией администрации. Уничтожение документов временного хранения производится путем сжигания.
12. Выполнение машинописных и множительных работ
12.1. Выполнение печатных и множительных работ в администрации возлагается на специалистов структурных подразделений (при наличии технических средств), в отдельных случаях - на специалистов отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения с разрешения начальника отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения (в его отсутствие - специалиста отдела).
12.2. Множительные работы тиражом свыше 20 экземпляров производятся с разрешения заместителя главы, курирующего вопросы организации деятельности администрации. Размножение документов осуществляется только при наличии заявки начальника отдела или специалиста, работающего самостоятельно. К заявке прилагается реестр на рассылку размноженных документов, составленный по установленной форме. Заявка подается не позднее чем за три дня до срока размножения материала. К размножению не принимаются некачественно выполненные подлинники документов.
12.3. Материалы тиражом свыше 50 экземпляров и объемом свыше 20 листов к размножению не принимаются, их изготовление производится типографским способом.
12.4. Специалистом отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения печатаются распорядительные документы, решения коллегии, доклады, месячные сборники приказов главы администрации района, протоколы заседаний коллегии, другие материалы по заданию главы администрации, заместителя главы, курирующего вопросы организации деятельности администрации района.
12.5. Приказы главы администрации района по вопросам кадровой работы выполняются отделом по взаимодействию с органами территориального общественного самоуправления.
12.6. Служебные документы отделов и самостоятельно работающих специалистов, ответы на письма граждан, другой материал нераспорядительного характера готовятся ими самостоятельно (при наличии технических средств).
12.7. Печатные работы выполняются по следующим категориям срочности:
12.7.1. внеочередные - распорядительные документы, материалы к заседаниям коллегии, протоколы заседаний коллегии, месячные сборники приказов главы администрации района, документы, предназначенные для оперативного направления в вышестоящие инстанции;
12.7.2. срочные - документы по поручениям руководителей администрации выполняются в течение 2 - 6 часов с момента поступления);
12.7.3. остальные работы, в отсутствие внеочередных и срочных, выполняются в течение 1 - 2 дней с момента поступления.
В необходимых случаях сроки выполнения машинописных и множительных работ регулируются заместителем главы по организации деятельности администрации района и начальниками структурных подразделений администрации района.
12.8. Специалист отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения ведет учет отпечатанных и размноженных документов, следит за расходованием материалов, своевременно подает заявки об их достаточном для нормальной работы обеспечении.
12.9. Отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения обеспечивает регулярный профилактический осмотр и ремонт множительной техники, ее бесперебойную работу.
13. Подготовка совещаний, собраний, семинаров и других
мероприятий
13.1. Глава администрации района проводит аппаратные совещания с приглашением своих заместителей, начальников отделов, руководителей служб района, на которых рассматриваются оперативные вопросы основных направлений деятельности администрации, ставятся конкретные задачи по их выполнению.
Оповещение и явку на совещания обеспечивает специалист приемной главы администрации района.
Оформление протоколов совещаний с указанием контрольных заданий, сроков их исполнения и исполнителей проводит отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения администрации района, который подписывает протокол у главы администрации района не позднее чем на следующий день после его проведения и доводит протокол под роспись до исполнителей.
Исполнители готовят на имя главы администрации служебные записки по выполнению контрольных поручений, которые представляются ему к очередному аппаратному совещанию, но не позднее понедельника.
13.2. Районные совещания, собрания, семинары, другие мероприятия с участием большого количества приглашенных проводятся администрацией по мере необходимости, как правило, в соответствии с планами работы.
Вызовы руководителей предприятий и организаций на внеплановые районные мероприятия производятся по согласованию с главой администрации района.
Координатором организации проведения районных мероприятий является заместитель главы администрации, курирующий тему такого мероприятия. Подготовку мероприятия осуществляют соответствующие отделы администрации района.
В необходимых случаях к этой работе привлекается отдел по взаимодействию с органами территориального общественного самоуправления.
На отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения возлагаются обязанности по техническому обеспечению проведения мероприятий (подготовка помещения, стола президиума, в необходимых случаях - магнитофонная запись).
13.3. Отдел, осуществляющий подготовку планового мероприятия, не позднее чем за 15 дней до его проведения представляет на утверждение главы администрации района план его подготовки с указанием повестки дня, сроков проведения его подготовки и конкретных исполнителей, согласованный с ними.
13.4. Проект доклада, резолюции и другие необходимые материалы по обсуждаемым вопросам представляются на рассмотрение главы администрации района не позднее чем за 3 дня до проведения планового мероприятия.
13.5. По указанию главы администрации района или его заместителя-куратора производится протокольное оформление мероприятия. Материалы протокола готовятся отделом, отвечающим за его подготовку.
14. Работа с предложениями, замечаниями, просьбами,
высказанными на районных мероприятиях
14.1. Учет, обобщение и контроль за исполнением предложений, замечаний, просьб, высказанных на районных мероприятиях, ведется отделом, осуществляющим их подготовку и проведение.
В необходимых случаях отдел проводит их оформление в виде мероприятий, которые утверждаются приказом главы администрации района.
14.2. Организация их исполнения, постановка на контроль и снятие с контроля аналогичная порядку, изложенному в разделе 5
"Система организации контроля и проверки исполнения документов" настоящего Регламента.
