АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРЧАТОВА
КУРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 26 сентября 2012 г. № 1407
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ УПРАВЛЕНИЯ
ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КУРЧАТОВА КУРСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях совершенствования и организации работы архивного отдела Управления делами администрации города Курчатова администрация города Курчатова постановляет:
1. Утвердить Положение
об архивном отделе Управления делами администрации города Курчатова (приложение).
2. Признать утратившим силу постановление Главы города от 07.04.2006 № 350 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации города Курчатова".
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на начальника Управления делами администрации города Курчатова Гребенькову Е.Н.
4. Постановление вступает в силу со дня его подписания.
Глава города
И.В.КОРПУНКОВ
Приложение
к постановлению
администрации города Курчатова
от 26 сентября 2012 г. № 1407
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КУРЧАТОВА
Настоящее Положение определяет правовой статус, основные задачи и функции архивного отдела Управления делами администрации города в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Архивный отдел Управления делами администрации города Курчатова (далее по тексту - Отдел) создан в целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан, предотвращения утраты документов, улучшения их хранения и использования и исходя из единых принципов организации архивной службы в Российской Федерации для усиления контроля за соблюдением законодательства в области архивного дела, а также, в целях организации архивного дела на территории города Курчатова.
1.2. Отдел является структурным подразделением исполнительно-распорядительного органа администрации города, входит в состав Управления делами администрации города Курчатова и систему архивов Курской области. В своей деятельности подчиняется Главе города Курчатова, начальнику Управления делами администрации города, уполномоченному органу исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела и Росархиву.
1.3. Отдел в своей деятельности использует гербовую печать администрации города Курчатова для удостоверения архивных копий, выписок и справок социально-правового характера, исполненных на основе архивных документов, а также имеет необходимые для своей деятельности печати, штампы и бланки.
1.4. В работе Отдел использует: хранилища управленческой документации, документов по личному составу научно-справочного аппарата, фондов личного происхождения и фотодокументов, кабинет приема граждан (рабочая комната), кабинет научной библиотеки (читальный зал).
1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, законами Курской области, нормативными правовыми актами органа местного самоуправления города Курчатова, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и уполномоченного органа исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела, правилами организации комплектования и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также настоящим Положением.
1.6. В своей деятельности Отдел взаимодействует с органами местного самоуправления, муниципальными предприятиями, учреждениями и иными организациями.
1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется администрацией города за счет средств местного бюджета. Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета Курской области на осуществление переданных администрации города Курчатова отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, а также целевые средства из бюджета Курской области, направленные для реализации региональных программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании.
1.8. Администрация города обеспечивает Отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, охрану помещений, их содержание, оборудование, техническое оснащение, транспортное обслуживание, создает необходимые условия труда работникам Отдела и условия пользователям для работы с архивными документами.
1.9. Положение об Отделе утверждается постановлением администрации города Курчатова с учетом рекомендаций (по согласованию) уполномоченного органа исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
Основными задачами Отдела являются:
2.1. Осуществление на территории города Курчатова полномочий муниципального образования в сфере архивного дела, установленных действующим законодательством Российской Федерации.
2.2. Обеспечение сохранности и ведение государственного учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, являющихся муниципальной собственностью и входящих в состав Архивного фонда Курской области, а также иных архивных документов, принятых в Отдел.
2.3. Представление в установленном порядке учетных данных в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела.
2.4. Комплектование Отдела документами Архивного фонда Курской области, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для населения города.
2.5. Организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, содействие организациям частной и иных форм собственности и гражданам, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Курской области, другие архивные документы.
2.6. Информационное обеспечение органов местного самоуправления города, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.
2.7. Реализация отдельных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной части Архивного фонда Курской области и находящихся на территории города, при наделении ими администрации города в установленном порядке.
3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Обеспечивает постоянное хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, образующихся в деятельности органов местного самоуправления города Курчатова, организаций, созданных для реализации полномочий муниципального образования, муниципальных учреждений, предприятий и иных организаций города Курчатова;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, образовавшихся в деятельности государственных учреждений, предприятий и организаций, действовавших на территории города Курчатова, образовавшихся в деятельности территориальных органов власти, в деятельности организаций, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Курской области;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей негосударственных организаций, общественных организаций и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы, отнесенные к Архивному фонду Курской области, и другие архивные документы, передаваемые их собственниками или владельцами на постоянное хранение в Отдел на договорной основе;
- документов на различных видах носителей ликвидированных организаций города Курчатова, в том числе в связи с банкротством, действовавших на территории города; передаваемых их собственниками или владельцами на постоянное хранение в Отдел на договорной основе;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архива;
- отчетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности Отдела.
3.2. Обеспечивает временное хранение:
- документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории города Курчатова, на основании соответствующего договора;
- документов на различных видах носителей, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Курской области, и иных архивных документов, являющихся государственной собственностью Курской области, в том числе образовавшихся в деятельности органов государственной власти области, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к государственной собственности Курской области, действующих на территории города Курчатова, в рамках реализации отдельных государственных полномочий Курской области в сфере архивного дела, переданных органу местного самоуправления муниципального образования;
- архивных документов действующих организаций муниципальной и частной форм собственности, а также граждан города Курчатова в порядке и на условиях, определяемых в договоре между собственником документов и Отделом;
- архивных документов, в том числе документов по личному составу ликвидированных органов местного самоуправления и муниципальных организаций, учреждений и предприятий города Курчатова;
- архивных документов, в том числе документов по личному составу ликвидированных организаций частной формы собственности, общественных объединений, действовавших на территории города Курчатова, на условиях и в порядке, определенных в договоре между Отделом и ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим.
3.3. Осуществляет государственный учет документов, принятых в Отдел, представляя в установленном порядке учетные сведения в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела.
3.4. Планирует и реализует мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
3.5. В установленном порядке проводит экспертизу ценности документов организаций и граждан с целью включения их в состав Архивного фонда Курской области, а также документов, хранящихся в Отделе.
3.6. Составляет списки организаций - источников комплектования Отдела и представляет их в установленном порядке на согласование ЭПК архивного управления Курской области на утверждение Главе города Курчатова, ведет систематическую работу по уточнению списков.
3.7. Организует в соответствии с установленными сроками отбор архивных документов организаций - источников комплектования для постоянного и долговременного хранения и осуществляет их прием в архив.
3.8. Разрабатывает и реализует мероприятия по комплектованию Отдела документами, находящимися в собственности частных организаций и граждан; по выявлению и получению документов по истории города, материалов фото- и видеосъемки городских мероприятий и знаменательных событий и т.п.
3.9. Осуществляет проверки состояния делопроизводства и сохранности архивных документов, в том числе по личному составу, в организациях - источниках комплектования Отдела.
3.10. Обеспечивает в установленном порядке ведение учета архивных документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории города.
3.11. Осуществляет в установленном порядке рассмотрение и согласование положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству.
3.12. Обеспечивает в установленном порядке рассмотрение и представление в уполномоченный орган исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела описей дел постоянного хранения и по личному составу, поступивших от организаций - источников комплектования Отдела и ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в архив.
3.13. Оказывает организационно-методическое руководство в деятельности архивов и организации документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных предприятий, организаций и учреждений города Курчатова; оказывает содействие в сохранении, комплектовании и использовании архивных фондов и архивных документов организациям, относящимся к государственной собственности Курской области, в порядке реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела и иным организациям, действующим на территории города Курчатова, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов, включенных в состав Архивного фонда Курской области и находящихся на временном хранении в организациях - источниках комплектования Отдела, а также иных архивных документов, в том числе и документов по личному составу;
- оказание научно-методической и практической помощи по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве организациям - источникам комплектования Отдела и другим юридическим лицам.
3.14. Обеспечивает исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию путем выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, подготовки заверенных копий архивных документов, выписок из них, архивных справок установленного образца и информационных писем.
3.15. Организует работу пользователей архивными документами непосредственно в Отделе, готовит копии документов по их запросам.
3.16. Обеспечивает подготовку документальных выставок, материалов для средств массовой информации, встреч с общественностью, тематических экскурсий, школьных уроков, ведет публикацию архивных документов.
3.17. Обеспечивает исполнение социально-правовых запросов граждан на основе принятых в Отдел документов по личному составу, выдает заверенные архивные справки, заверенные копии и выписки из документов.
3.18. Осуществляет прием граждан, рассматривает их заявления и консультирует их по вопросам розыска архивных документов.
3.19. Создает и совершенствует НСА (научно-справочный аппарат) к документам, хранящимся в Отделе.
3.20. Принимает участие в решении вопросов о передаче хранящихся в Отделе документов, входящих в состав Архивного фонда Курской области и являющихся муниципальной собственностью, в другие муниципальные архивы области или областные государственные архивные учреждения.
3.21. Создает с учетом потребностей использования информационные базы данных, различные виды архивных справочников о составе и содержании документов Отдела.
3.22. Осуществляет подготовку к изданию и издание документальных публикаций, справочно-информационной литературы.
3.23. Обеспечивает соблюдение организациями - источниками комплектования Отдела установленных законодательством об архивном деле и иными нормативными актами правил хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Курской области и иных архивных документов; своевременно информирует уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела о выявленных в ходе проверок и посещений органов и организаций фактах нарушения правил хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Курской области и иных архивных документов.
3.24. Рассматривает в соответствии с действующим законодательством предложения, заявления и жалобы организаций и граждан и своевременно принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан.
3.25. Сотрудничает с государственными и муниципальными архивами Курской области, участвует в разработке и реализации областных, муниципальных программ, изучает и распространяет передовой опыт архивной работы.
3.26. Принимает участие в научных конференциях, совещаниях, семинарах, в том числе и с участием представителей других муниципальных архивов, областных государственных архивных и научных учреждений.
3.27. Представляет в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела отчеты и статистическую информацию по установленной форме, в том числе и отчетность, связанную с реализацией отдельных государственных полномочий Курской области в сфере архивного дела.
3.28. Осуществляет методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации города Курчатова.
3.29. Реализует отдельные государственные полномочия Курской области в сфере архивного дела, предоставленные Законами Курской области органу местного самоуправления города Курчатова.
3.30. Обеспечивает подготовку для внесения в установленном порядке в органы местного самоуправления проектов муниципальных правовых актов по вопросам развития архивного дела в городе, совершенствования работы Отдела.
4. ПРАВА
Отдел имеет право:
4.1. Представлять администрацию города Курчатова по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
4.2. Вносить на рассмотрение Управления делами администрации города Курчатова и уполномоченного органа исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы архивов организаций - источников комплектования Отдела; участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией города Курчатова вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
4.2. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории города, обязательные для исполнения указания по вопросам организации и хранения архивных документов, организации документов в делопроизводстве, устранению выявленных недостатков.
4.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования Отдела независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности необходимые сведения о работе и состоянии их архивов (делопроизводственных служб) и организации документов в делопроизводстве, использовании в делопроизводстве информационных технологий, участвовать в работе ЭК организаций.
4.4. Проверять соблюдение норм архивного законодательства и установленных правил работы с документами организациями - источниками комплектования Отдела; информировать уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела о выявленных фактах нарушения должностными лицами местного самоуправления, организациями и гражданами правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов с целью привлечения виновных лиц к ответственности, установленной действующим законодательством.
4.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией города Курчатова и ее структурными подразделениями.
4.6. Запрашивать и получать сведения, необходимые для работы по уточнению списков источников комплектования Отдела.
4.7. Участвовать в работе ликвидационных комиссий, утверждаемых постановлением администрации города Курчатова, с целью решения вопросов обеспечения сохранности документов ликвидируемых муниципальных организаций и учреждений города Курчатова.
4.8. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, муниципальными и иными организациями, расположенными на территории города Курчатова, уполномоченным органом исполнительной власти области в сфере архивного дела, с областными государственными архивными учреждениями и муниципальными архивами других муниципальных образований.
4.9. Давать в пределах своей компетенции юридическим и физическим лицам разъяснения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Отдела.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
5.1. Работа Отдела организуется на основе персональной ответственности каждого сотрудника Отдела.
5.2. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой города Курчатова в соответствии с действующим законодательством.
5.3. Начальник Отдела:
5.3.1. Организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций в соответствии с действующим законодательством.
5.3.2. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, работу отдела в условиях чрезвычайных ситуаций, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность Отдела в технических средствах, оборудовании и материалах для архивохранилищ.
5.3.3. Решает вопросы выдачи документов во временное пользование организациям и пользователям - для работы в помещении Отдела.
5.4. На время отпуска начальника Отдела обязанности начальника Отдела исполняет другой сотрудник Отдела, назначенный Главой города Курчатова.
5.5. При смене начальника Отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации города Курчатова и уполномоченного органа исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела. Акт приема-передачи утверждается Главой города Курчатова и представляется в уполномоченный орган исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела.
6. РЕОРГАНИЗАЦИЯ ИЛИ ЛИКВИДАЦИЯ ОТДЕЛА
6.1. Реорганизация или ликвидация Отдела проводится в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.
