ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
РЕШЕНИЕ
от 4 октября 2012 г. № 144/1142-4
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ
КОМИССИИ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях совершенствования организации работы по определению ценности документов, созданных в результате деятельности избирательной комиссии Новосибирской области, избирательная комиссия Новосибирской области решила:
1. Утвердить согласованное с управлением государственной архивной службы Новосибирской области Положение
о постоянно действующей экспертной комиссии избирательной комиссии Новосибирской области (прилагается).
2. Разместить настоящее решение и Положение
о постоянно действующей экспертной комиссии избирательной комиссии Новосибирской области на интернет-сайте избирательной комиссии Новосибирской области.
Председатель комиссии
Ю.Ф.ПЕТУХОВ
Секретарь комиссии
С.В.ЛЕБЕДЕВ
Утверждено
решением
избирательной комиссии
Новосибирской области
от 4 октября 2012 года № 144/1142-4
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия избирательной комиссии Новосибирской области (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая избирательную, управленческую, аудиовизуальную, фото-, видео- и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности избирательной комиссии Новосибирской области (далее ИК НСО).
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: пункт 3.5 в Положении отсутствует. Вероятно, имеется в виду пункт 3.3.
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при ИК НСО. Решения ЭК вступают в силу после их утверждения председателем ИК НСО. В необходимых случаях (см. п. 3.5
настоящего Положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с управлением государственной архивной службы Новосибирской области (далее - управление ГАС Новосибирской области).
1.3. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом
Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом
Новосибирской области от 26.09.2005 № 315-ОЗ "Об Архивном деле в Новосибирской области", "Правилами
организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (М., 2007), нормативными актами Центральной избирательной комиссии Российской Федерации по вопросам организации архивного дела, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, распорядительными документами организации, настоящим Положением об ЭК организации.
1.4. ЭК возглавляется секретарем ИК НСО.
1.5. Персональный состав ЭК утверждается распоряжением Председателя ИК НСО из числа членов ИК НСО, работников структурных подразделений ее Аппарата. По согласованию сторон в состав ЭК может быть включен представитель государственного архива Новосибирской области.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Организация, проведение отбора и подготовка документов, в том числе аудиовизуальной, фото-, видео- и другой документации, к передаче на государственное хранение.
3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности ИК НСО и территориальных избирательных комиссий Новосибирской области.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов в структурных подразделениях Аппарата ИК НСО, в территориальных избирательных комиссиях Новосибирской области; по разработке номенклатур дел, подготовке документов к архивному хранению, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.
3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
3.3.1. На утверждение ЭПК управления ГАС Новосибирской области, а затем на утверждение Председателя ИК НСО:
- описи дел постоянного срока хранения;
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, имеющих в номенклатуре дел отметку "ЭПК".
3.3.2. На согласование ЭПК управления ГАС Новосибирской области, а затем на утверждение Председателя ИК НСО:
- сводную номенклатуру дел ИК НСО;
- инструкцию по делопроизводству;
- положение об экспертной комиссии ИК НСО;
- описи дел по личному составу ИК НСО;
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации;
- нормативно-методические пособия по работе с документами (в том числе перечни документов со сроками хранения, памятки и правила работы с документами и др.).
3.3.3. На рассмотрение ЭПК управления ГАС Новосибирской области:
- предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.
3.3.4. На утверждение Председателя ИК НСО:
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.3.1
);
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
4. ПРАВА ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
При осуществлении своих функций ЭК имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопросам оформления документов, разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов и упорядочения дел, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях сообщения руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве экспертов специалистов структурных подразделений организации, представителей государственного архива Новосибирской области, сторонних организаций.
4.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать руководство по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.
4.7. В установленном порядке представлять ИК НСО в государственном архиве Новосибирской области и управлении ГАС Новосибирской области.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
5.1. ЭК организации работает в тесном контакте с ЭПК управления ГАС Новосибирской области, с государственным архивом Новосибирской области, с Центральной экспертной комиссией Центральной избирательной комиссии Российской Федерации по определению исторической, научной и практической ценности документов, получает от них соответствующие организационно-методические указания.
5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2-х раз в год. Все заседания протоколируются.
5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании участвует не менее половины членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК.
Решения принимаются простым большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭК. При разделении голосов поровну, решение принимает председатель ЭК (в необходимых случаях по согласованию с управлением ГАС Новосибирской области и государственным архивом Новосибирской области). Приглашенные эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.
5.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на секретаря комиссии.
5.5. Копии решений ЭК, принятые относительно согласования нормативных документов по делопроизводству, организации архива, рассмотрения описей на дела постоянного хранения и по личному составу; рассмотрения других вопросов по отбору и передаче архивных документов на государственное хранение, представляются на ЭПК управления ГАС Новосибирской области вместе с пакетом документов, предлагаемых для рассмотрения.
