ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИМРЫ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 26 марта 2012 г. № 38-к
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ
С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН И ПРОВЕДЕНИЮ ЛИЧНОГО ПРИЕМА
ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ Г. КИМРЫ
В соответствии с Федеральным законом
от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом
Тверской области от 13.04.2009 № 27-ЗО "О дополнительных гарантиях реализации права граждан на обращение в Тверской области", в целях повышения уровня защиты конституционных прав и законных интересов граждан:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию
по организации работы с обращениями граждан и проведению личного приема граждан в администрации города Кимры.
2. Заместителям Главы администрации города Кимры, руководителям структурных подразделений администрации города Кимры и самостоятельных структурных подразделений города Кимры, руководителям муниципальных учреждений и предприятий города:
2.1. Обеспечить организацию работы с обращениями граждан в соответствии с утвержденной Инструкцией
по организации работы с обращениями граждан, поступившими в администрацию города.
3. Управлению делами администрации города в двухнедельный срок ознакомить под роспись всех должностных лиц с Инструкцией
по организации работы с обращениями граждан, поступившими в администрацию города Кимры.
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.
5. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания и подлежит размещению на официальном сайте администрации города Кимры.
Глава администрации города Кимры
М.Ю.ЛИТВИНОВ
Утверждена
распоряжением
Главы администрации города Кимры
от 26 марта 2012 г. № 38-к
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
И ПРОВЕДЕНИЮ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ Г. КИМРЫ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по организации работы с обращениями граждан и проведению личного приема граждан в администрации г. Кимры (далее - Инструкция) устанавливает требования к организации работы при рассмотрении обращений граждан (письменных и устных, индивидуальных и коллективных), поступающих в администрацию города Кимры (далее - администрация города) и в муниципальные учреждения и предприятия города, а также при проведении личного приема граждан в администрации города.
1.2. Работа по рассмотрению обращений и организации личного приема граждан осуществляется в соответствии с Конституцией
Российской Федерации, Федеральным законом
от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", законами и иными нормативно-правовыми актами Тверской области, решениями и поручениями Губернатора Тверской области, рекомендациями Правительства Тверской области, а также на основании настоящей Инструкции.
1.3. В администрации города рассматриваются индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан и организаций (далее - обращения граждан), поступающие в письменной или устной форме на личном приеме, по почте, телефаксу, телеграфу, информационным системам общего пользования.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с обращениями граждан независимо от способа их поступления.
1.5. Рассмотрение обращений граждан является должностной обязанностью руководителей структурных подразделений администрации или по их письменному поручению других должностных лиц в пределах компетенции. Руководители несут персональную ответственность за соблюдение порядка по рассмотрению обращений граждан в администрации.
2. Прием, учет и первичная обработка
письменных обращений граждан
2.1. Прием, учет и первичную обработку поступивших письменных обращений граждан осуществляет управление делами администрации города.
2.2. Письменные обращения граждан, поступившие в администрацию города (включая обращения, поступившие по информационным системам общего пользования: факс, электронная почта, Интернет и другие), подлежат обязательной регистрации и рассмотрению.
2.3. В письменном обращении гражданин в обязательном порядке указывает либо наименование органа местного самоуправления, в которое направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление и переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: имеется в виду Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
2.4. Обращение, поступившее в администрацию города или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Федеральным законом
. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
2.5. Письменные обращения граждан, поступившие в конвертах, в целях обеспечения безопасности подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверт (пакет) работа с письменным обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения заместителем Главы администрации, курирующим управление делами.
2.6. Рассмотрение обращений граждан может производиться с выездом на место по отдельному поручению Главы администрации города и его заместителей.
2.7. При получении письменных обращений граждан специалистом управления делами проверяются установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений, а также поступившие обращения проверяются на повторность.
2.8. При приеме письменного обращения непосредственно от гражданина по его просьбе на втором экземпляре принятого обращения делается отметка с указанием даты приема обращения и сообщается контактный телефон (телефон для справок по обращениям граждан).
2.9. Письменные обращения граждан, содержащие в адресной части обращения пометку "Лично", рассматриваются на общих основаниях в соответствии с настоящей Инструкцией.
2.10. Не подлежат дальнейшему рассмотрению в администрации следующие обращения граждан:
а) из которых не представляется возможным понять смысл обращения;
б) в которых отсутствует информация о фамилии и (или) почтовом адресе автора обращения (за исключением случаев, когда в обращении содержится информация о подготавливаемом или совершенном противоправном деянии);
в) в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью или имуществу должностного лица, членов его семьи, а также в отношении лица, уполномоченного рассматривать обращения граждан;
г) ответ на которые не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
В случаях, указанных в подпунктах "а"
, "б"
, "г"
настоящего пункта, при наличии возможности (когда известны фамилия и почтовый адрес автора обращения) гражданин письменно уведомляется об основаниях принятого решения в течение семи дней со дня регистрации обращения.
При наличии оснований, указанных в подпункте "в"
настоящего пункта, гражданин письменно предупреждается о недопустимости злоупотребления правом.
2.11. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава города либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в администрацию города либо одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
2.12. Регистрация письменных обращений граждан осуществляется, как правило, в день обращения гражданина или в день поступления его письменного обращения в порядке общей очередности поступления обращений, но не позднее трех дней после поступления.
2.13. На каждое поступившее письменное обращение заполняется электронная регистрационная карточка в системе электронного документооборота "Документооборот 3.2".
2.14. В регистрационную карточку писем граждан вносятся номер, дата регистрации, Ф.И.О. гражданина, адрес места жительства, краткое содержание обращения.
2.15. При регистрации коллективных письменных обращений граждан указывается первая фамилия в списке авторов письма или лица, уполномоченного на получение ответа.
2.16. В случае, если письменное обращение гражданина поступило из Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, от депутатов Законодательного Собрания Тверской области, Губернатора Тверской области, Правительства Тверской области, Кимрской городской Думы, указывается соответственно направивший его орган.
3. Порядок работы с обращениями граждан
3.1. Обращения граждан после резолюции Главы города возвращаются в управление делами для занесения резолюции в регистрационную карточку писем граждан и передаются в структурные подразделения администрации.
Если в резолюции указаны несколько фамилий исполнителей, то оригинал обращения передается тому, чья фамилия значится первой, а остальным направляются копии обращения.
3.2. Руководители структурных подразделений администрации в пределах своей компетенции принимают все необходимые меры по разрешению поставленных в обращении вопросов, организуют всестороннее изучение вопроса.
3.3. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
3.4. Если вопросы, поставленные в письменном обращении, не входят в компетенцию администрации города, то в течение семи дней со дня регистрации обращение перенаправляется в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации.
3.5. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
Администрация города или должностное лицо при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.
3.6. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. В случае, если в соответствии с запретом, невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
3.7. Работа с обращением считается исполненной, если выполнены действия или приняты решения, указанные в резолюции.
Основаниями для снятия обращения с контроля может служить направление письменного ответа гражданина на поставленные в его обращении вопросы или предоставление ему разъяснений о фактических обстоятельствах дела, о порядке защиты его прав и законных интересов компетентным государственным органом.
3.8. После исполнения обращение вместе с заявлением гражданина и ответом за подписью Главы города или должностного лица, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, возвращается в управление делами для отправки ответа заявителю.
3.9. В дело по обращению гражданина вкладываются:
- подлинник письменного обращения или, если обращение подлежало возврату в вышестоящую организацию или переадресовано в другую инстанцию, ксерокопия обращения;
- резолюция Главы администрации, заместителей Главы администрации, руководителей структурных подразделений администрации;
- дополнительные документы, запрашиваемые в ходе рассмотрения обращения;
- второй экземпляр письма о продлении обращения, если оно продлялось;
- второй экземпляр ответа заявителю.
3.10. Если гражданин приобщил к своему обращению или передал при рассмотрении обращения документы и материалы либо их копии, которые имеют для него ценность или необходимы ему для дальнейшей защиты своих прав, и настаивает на возвращении ему этих документов, материалов либо их копий, то они должны быть возвращены гражданину. При этом администрация города вправе изготовить и оставить в своем распоряжении копии возвращаемых документов и материалов.
3.11. Снятые с контроля обращения граждан, оформленные в дела, хранятся в управлении делами 5 лет. По окончании указанного срока дела уничтожаются по акту.
4. Личный прием граждан
4.1. Прием граждан проводят:
- Глава города Кимры;
- заместители Главы города Кимры;
- руководители структурных подразделений администрации города.
4.2. Предварительную запись граждан на личный прием к Главе города Кимры осуществляет помощник Главы города. Помощник Главы города доводит до граждан информацию о днях, часах и месте приема граждан (графике приема) Главой города.
При проведении записи на личный прием граждан помощник Главы города вправе уточнить мотивы обращения и существо вопроса, а также ознакомиться с документами, подтверждающими обоснованность просьбы гражданина.
При записи на личный прием оформляется карточка личного приема граждан.
4.3. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
4.4. Заместители Главы города Кимры, руководители структурных подразделений администрации города ведут личный прием граждан в своих служебных помещениях (кабинетах).
4.5. Прием заместителей Главы администрации города, руководителей структурных подразделений осуществляется еженедельно в среду с 9.00 до 13.00 без предварительной записи в порядке очередности.
4.6. В случае, если изложенные на личном приеме факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проработки, ответ на обращение гражданина может быть дан устно или разъяснено куда и в каком порядке ему следует обратиться, о чем делается запись в карточке приема граждан. По просьбе гражданина ему может быть дан письменный ответ не позднее 30 дней со дня проведения личного приема. О порядке направления письменного ответа гражданин уведомляется устно во время личного приема.
4.7. В случае невозможности проведения личного приема граждан в связи с болезнью, отпуском, командировкой Главы города помощник Главы города заранее предупреждает об этом граждан. Запрещается перепоручение проведения личного приема Главы города граждан лицам, не имеющим на то полномочий.
4.8. При проведении личного приема Глава города принимает решение о порядке рассмотрения поставленных гражданином вопросов, в том числе путем наложения резолюции.
4.9. Заместитель Главы администрации, ведущий личный прием граждан, также вправе принимать решение и накладывать резолюцию, обязательную для исполнения руководителями структурных подразделений администрации по направлениям деятельности.
4.10. Личный прием граждан может быть также организован в режиме видеоконференции.
4.11. Глава города может проводить выездные личные приемы граждане районах города.
4.12. Правом на внеочередной личный прием в дни и часы, установленные для приема граждан, обладают:
1) ветераны Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий;
2) инвалиды I и II групп и (или) их законные представители (один из родителей, усыновителей, опекун или попечитель);
3) лица из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей.
4.13. Гражданину, находящемуся в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, а также при проявлениях им агрессии либо неадекватного поведения в записи на личный прием отказывается.
5. Ежедневный прием граждан
5.1. Ежедневный прием граждан осуществляется муниципальными служащими администрации города без предварительной записи в порядке очередности.
5.2. Во время приема граждан, а также при их обращении по телефону муниципальными служащими администрации могут даваться устные ответы и разъяснения о подведомственности рассмотрения вопросов, компетенции должностных лиц и порядке обращения к ним, итогах рассмотрения письменных обращений, привлекаться руководители и сотрудники структурных подразделений администрации для устных квалифицированных разъяснений.
5.3. Устные ответы и разъяснения на устные обращения граждан, в том числе поступившие в администрацию по телефону, даются, как правило, в день обращения. Если дать устный ответ (разъяснение) в день обращения не представляется возможным или гражданин настаивает на предоставлении письменного ответа, ему дается разъяснение о порядке и сроке получения ответа.
5.4. Устные обращения граждан, поступившие в администрацию по телефону, фиксируются в журнале регистрации устных обращений граждан и подлежат обязательному рассмотрению.
Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности служащего, принявшего телефонный звонок.
При отсутствии возможности у муниципального служащего администрации, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован для ответа другому муниципальному служащему или должностному лицу в соответствии с компетенцией.
5.5. Специалисты управления делами администрации принимают именные и адресные письменные обращения, которые подлежат регистрации. При этом они обязаны оказывать содействие гражданам в правильном указании названия должности, фамилии, имени, отчества адресата (в именных обращениях), названий структурных подразделений администрации (в адресных обращениях).
6. Сроки рассмотрения обращений граждан,
организация контроля за их рассмотрением
6.1. Обращения граждан, относящиеся к компетенции Главы города, администрации города, согласно Федеральному закону
от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.
6.2. Письменные запросы государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, связанные с рассмотрением поступивших к ним обращений граждан, рассматриваются в течение 15 дней со дня поступления запроса.
6.3. В исключительных случаях, а также в случаях направления запроса в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу уполномоченное должностное лицо администрации города вправе продлить срок рассмотрения обращения, но не более чем на 30 дней, уведомив об этом гражданина, направившего обращение. При этом должно быть представлено мотивированное объяснение о необходимости продления срока рассмотрения обращения.
6.4. Обращения граждан, содержащие вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, при поступлении в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, рассматриваются не позднее трех дней со дня обращения гражданина.
6.5. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением обращений граждан осуществляют должностные лица администрации города, которым направлено конкретное обращение. Они же подписывают ответы на обращения граждан и принимают решения о снятии их с контроля.
Обращения граждан с резолюцией Главы города снимаются с контроля или продлевается срок их рассмотрения Главой города.
6.6. Рассмотрение обращений депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания Тверской области, Кимрской городской Думы, к которым приложены обращения граждан, осуществляется в первоочередном порядке с установлением контрольных сроков рассмотрения и ответов депутату или заявителю.
6.7. Основаниями для снятия обращения с контроля может служить направление письменного ответа гражданину на поставленные в его обращении вопросы или предоставление ему разъяснений о фактических обстоятельствах дела, о порядке защиты его прав и законных интересов компетентным государственным органом, органом местного самоуправления.
6.8. Оперативный контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений граждан осуществляется главным специалистом организационно-контрольного отдела с помощью системы электронного документооборота "Документооборот 3.2".
