РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ГУБЕРНАТОР КАЛИНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
УКАЗ
от 2 мая 2012 г. № 95
О секретариате руководителя аппарата Правительства
Калининградской области
В соответствии со статьей 35
Уставного закона Калининградской области "О Правительстве Калининградской области", статьей 7
и статьей 15
Закона Калининградской области "О Губернаторе Калининградской области", Указом
Губернатора Калининградской области от 3 октября 2005 года № 58 "Об аппарате Правительства Калининградской области", Указом
Губернатора Калининградской области от 15 ноября 2010 года № 359 "Об аппарате Правительства Калининградской области":
1. Утвердить Положение
о секретариате руководителя аппарата Правительства Калининградской области согласно приложению.
2. Указ вступает в силу со дня подписания и подлежит официальному опубликованию.
Губернатор
Калининградской области
Н.Н. Цуканов
Приложение
к Указу Губернатора
Калининградской области
от 2 мая 2012 г. № 95
ПОЛОЖЕНИЕ
о секретариате руководителя аппарата Правительства
Калининградской области
Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Секретариат руководителя аппарата Правительства Калининградской области (далее - Секретариат) является структурным подразделением аппарата Правительства Калининградской области, осуществляющим документационное и организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя аппарата Правительства Калининградской области (далее - Руководитель аппарата).
2. Секретариат подчиняется непосредственно Руководителю аппарата.
3. Секретариат осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией
Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Уставом
(Основным Законом) Калининградской области, уставными законами Калининградской области, законами Калининградской области, правовыми актами Губернатора Калининградской области и Правительства Калининградской области (далее - Правительство), настоящим Положением.
4. Секретариат реализует свои функции самостоятельно и во взаимодействии с органами исполнительной власти Калининградской области (далее - органы исполнительной власти), со структурными подразделениями аппарата Правительства, с органами местного самоуправления муниципальных образований Калининградской области (далее - органы местного самоуправления), с аппаратом полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе, с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, общественными объединениями и иными организациями.
Глава 2. ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРИАТА
5. В сфере документационного обеспечения деятельности Руководителя аппарата функциями Секретариата являются:
1) прием, обработка и регистрация в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - система "Дело") документов, направленных в адрес Руководителя аппарата и не зарегистрированных в центральной картотеке системы "Дело";
2) предварительное ознакомление с входящей корреспонденцией, определение срочности ее исполнения и разработка предложений по своевременной реализации:
- поручений (резолюций) Губернатора Калининградской области или уполномоченного им лица;
- поручений, указаний и рекомендаций федеральных органов исполнительной власти, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе;
- докладов и обращений членов Правительства, руководителей органов исполнительной власти и структурных подразделений аппарата Правительства, руководителей органов местного самоуправления, руководителей территориальных органов федеральных органов исполнительной власти;
- обращений граждан, представителей общественных объединений и иных организаций;
- иных документов, поступивших в адрес Руководителя аппарата;
3) внесение текстов резолюций Руководителя аппарата в соответствующие электронные регистрационные карточки документов в системе "Дело";
4) направление документов на рассмотрение и исполнение должностным лицам в соответствии с резолюциями Руководителя аппарата;
5) проверка докладов по исполнению поручений (резолюций) Руководителя аппарата на соответствие требованиям Регламента
Правительства и Инструкции по делопроизводству в Правительстве;
6) подготовка проектов поручений по итогам совещаний, встреч, визитов, приемов и других мероприятий, проводимых Руководителем аппарата;
7) регистрация утвержденных Руководителем аппарата поручений в системе "Дело" и их рассылка в адрес исполнителей;
8) разработка номенклатуры дел Секретариата, оформление, учет, хранение дел в процессе делопроизводства, подготовка дел и своевременная передача дел на хранение в архив или на уничтожение в установленном порядке.
6. В сфере организационно-технического обеспечения деятельности Руководителя аппарата функциями Секретариата являются:
1) в рамках осуществления контроля за исполнением поручений (резолюций) Руководителя аппарата:
- постановка поручений (резолюций) на контроль в системе "Дело";
- обеспечение эффективного функционирования системы упреждающего контроля за ходом исполнения поручений (резолюций);
- обеспечение контроля за своевременным и надлежащим исполнением документов, поступивших на имя Руководителя аппарата;
- анализ результатов исполнения поручений (резолюций);
- подготовка Руководителю аппарата еженедельной сводной информации об исполнении и нарушениях сроков исполнения поручений (резолюций);
- снятие с контроля поручений (резолюций) в системе "Дело" согласно резолюции Руководителя аппарата;
- ведение актуального реестра поручений (резолюций), находящихся на исполнении;
- взаимодействие со структурными подразделениями аппарата Правительства, координацию деятельности которых осуществляет Руководитель аппарата, с курируемыми государственными учреждениями, координационными и совещательными органами Правительства в целях обеспечения эффективного исполнения возложенных на них полномочий, своевременного и полного исполнения поручений (резолюций);
- внесение предложений по повышению эффективности системы контроля, в том числе по внедрению и использованию современных информационных систем;
2) обеспечение еженедельного мониторинга и принятия мер по исполнению поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе, поручений Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, поручений (резолюций) Губернатора Калининградской области, находящихся на исполнении в структурных подразделениях аппарата Правительства области, органах исполнительной власти, координацию деятельности которых осуществляет Руководитель аппарата;
3) осуществление контроля за составлением планов работы на очередной месяц органами исполнительной власти, структурными подразделениями аппарата Правительства, координацию деятельности которых осуществляет Руководитель аппарата, а также за своевременным представлением данными органами (в срок, установленный Регламентом
Правительства) в административное управление Правительства предложений в координационный план работы Правительства на очередной месяц по мероприятиям, организуемым с участием Руководителя аппарата;
4) обеспечение контроля и принятия мер по своевременному формированию и представлению до 20-го числа в сводный ежемесячный план, направляемый в аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе, перечня наиболее значимых мероприятий в экономической, социальной, культурной и общественно-политической жизни Калининградской области, планируемых на 2 месяца вперед органами исполнительной власти, структурными подразделениями аппарата Правительства, координацию деятельности которых осуществляет Руководитель аппарата;
5) организация подготовки и проведения мероприятий с участием Руководителя аппарата;
6) обеспечение направления сведений, публикуемых на официальном портале Правительства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" и в электронном телефонном справочнике Правительства, о структурных подразделениях аппарата Правительства, органах исполнительной власти, координацию деятельности которых осуществляет Руководитель аппарата;
7) обеспечение соблюдения режима секретности и сохранности служебной тайны;
8) организация и обеспечение приема граждан, осуществляемого Руководителем аппарата в соответствии с утвержденным графиком.
7. Секретариат с целью реализации своих функций имеет право:
1) в установленном порядке запрашивать необходимую информацию от органов исполнительной власти, структурных подразделений аппарата Правительства, органов местного самоуправления, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, общественных объединений, иных организаций, должностных лиц;
2) в случае несоответствия представленных докладов по исполнению поручений (резолюций) Руководителя аппарата требованиям Регламента
Правительства и Инструкции по делопроизводству в Правительстве возвращать их для доработки исполнителю;
3) пользоваться в установленном порядке банками данных Правительства, а также создавать собственный банк данных.
Глава 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
8. Секретариат возглавляет руководитель Секретариата, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Руководителем аппарата.
9. Руководитель Секретариата подчиняется непосредственно Руководителю аппарата и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Секретариат полномочий.
10. Руководитель Секретариата:
1) руководит деятельностью Секретариата, несет ответственность за эффективное выполнение возложенных на Секретариат задач;
2) распределяет обязанности между сотрудниками Секретариата, представляет на утверждение Руководителю аппарата их должностные регламенты;
3) подписывает и визирует документы по вопросам деятельности Секретариата;
4) представляет предложения Руководителю аппарата Правительства по кандидатурам на замещение вакантных должностей и по решению других кадровых вопросов Секретариата;
5) имеет право обращаться непосредственно к членам Правительства, иным руководителям органов исполнительной власти по вопросам организации исполнения поручений Руководителя аппарата Правительства, контроля и порядка подготовки документов.
Глава 4. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
11. Деятельность Секретариата прекращается по решению Губернатора в установленном законодательством порядке.
12. Документы текущего делопроизводства оформляются и передаются на хранение в архив, осуществляющий хранение, комплектование, учет и использование документов аппарата Правительства Калининградской области.
