МЕСТНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ УРВАНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 23 января 2012 г. № 28
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА
И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ
ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ И ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ В МЕСТНОЙ
АДМИНИСТРАЦИИ УРВАНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА КБР
В целях совершенствования использования средств факсимильной связи и электронной почты в местной администрации Урванского муниципального района КБР постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию
по организации приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи и электронной почты в местной администрации Урванского муниципального района КБР.
2. Признать утратившим силу Постановление
главы местной администрации Урванского муниципального района КБР от 22.09.2010 № 415 "Об утверждении Регламента "Порядок работы с электронной почтой в местной администрации Урванского муниципального района КБР".
3. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на управляющего делами местной администрации Урванского муниципального района КБР Налоеву Х.К.
Глава администрации Урванского
муниципального района
А.Х.КАНОКОВ
Приложение
к Постановлению
Местной администрации
Урванского муниципального района КБР
от 23 января 2012 г. № 28
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ И
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ В МЕСТНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ
УРВАНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА КБР
1. Общие положения
1.1. Инструкция по организации приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи и электронной почты в местной администрации Урванского муниципального района КБР (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Уставом
Урванского муниципального района КБР, Инструкцией по делопроизводству в местной администрации Урванского муниципального района КБР и определяет порядок работы по организации приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи и электронной почты в местной администрации Урванского муниципального района КБР.
1.2. Ответственность за организацию приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи и электронной почты, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы в структурных подразделениях администрации (далее - подразделения) возлагается на их руководителей.
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: возможно, перед словами "управляющим делами" пропущено слово "осуществляется".
1.3. Методическое руководство по организации приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи и электронной почты и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в местной администрации Урванского муниципального района КБР управляющим делами местной администрации Урванского муниципального района КБР.
1.4. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.
1.5. При утрате документов руководитель подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого информирует специалиста администрации.
1.6. Требования к работе с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников подразделений администрации.
1.7. Сотрудники местной администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
2. Организация приема и передачи документов
с использованием средств факсимильной связи
2.1. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.
2.2. Официальный аппарат факсимильной связи администрации устанавливается в приемной главы местной администрации или в общем отделе администрации (или у управляющего делами местной администрации). При приеме и передаче служебной информации по этому номеру работники подразделений руководствуются следующим порядком:
- к оборудованию для приема и передачи информации не должны допускаться посторонние лица;
- запрещается передавать секретные сведения и тексты документов с грифом "Для служебного пользования";
- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
- объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 (210 x 297 мм), не должен превышать 10 листов;
- подлежащий передаче и приему материал регистрируется в журналах входящей и исходящей корреспонденции.
2.3. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях аппарата, осуществляется руководителями этих подразделений.
3. Организация приема и передачи документов
с использованием электронной почты
3.1. Электронная почта (далее - ЭП) используется для обмена информацией между средствами электронно-вычислительной техники, для обработки и хранения полученной и отправленной информации.
3.2. Электронными сообщениями (письмами) называются документы и данные, передаваемые по каналам ЭП.
3.3. Официальным адресом электронной почты местной администрации Урванского муниципального района КБР является: urvan_admin@mail.ru.
3.4. Функционирование и развитие системы ЭП обеспечивает управляющий делами местной администрации Урванского муниципального района или назначенные сотрудники.
3.5. Для отправки электронного сообщения исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению официальных документов.
3.6. Электронный документ должен содержать:
- регистрационный номер;
- регистрационную дату;
- подпись лица, составившего документ;
- содержание документа;
- наименование организации - создателя документа.
3.7. Электронная почта в местной администрации Урванского муниципального района КБР используется исключительно для выполнения служебных целей.
3.8. Не допускается отправка документов, имеющих ограничительные грифы "особой важности", "совершенно секретно" и "секретно". Такие документы подлежат отправке в установленном порядке.
3.9. Электронные письма являются конфиденциальными для работников, которым они не адресованы, за исключением специалистов, ответственных за работу с электронной почтой.
3.10. При отправлении файлов с сопроводительным письмом оно регистрируется в установленном порядке и вместе с файлами передается адресату.
3.11. Регистрация электронного письма осуществляется также как и обычного письма, с добавлением буквы "Э" в начало входящего номера письма. В журнале регистрации исходящей и входящей корреспонденции указывается, что документ был отправлен по электронной почте.
3.12. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажном носителе.
3.13. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.
3.14. Специалисты, ответственные за прием и отправку электронной почты, ежедневно в 9.00, 11.00, 14.00 и 16.00 часов обязаны проверять электронную почту.
3.15. При поступлении документов адресат высылает корреспонденту подтверждение об их получении, распечатывает документы и передает соответствующему должностному лицу, в соответствующее структурное подразделение местной администрации Урванского муниципального района.
3.16. Если прикрепленные к электронному письму файлы повреждены или не имеют расширения, то данное письмо не принимается и удаляется из почтового ящика. В случае невозможности прочтения электронного сообщения ответственный работник уведомляет об этом отправителя.
3.17. Поступившие документы три раза в день (в 10.00, 15.00 и 17.00 часов), а срочные незамедлительно передаются специалисту общего отдела для их регистрации и передачи по назначению.
3.18. После регистрации поступившие документы приравниваются к служебным документами и на них распространяются все требования по рассмотрению, прохождению, списанию, копированию, хранению, уничтожению и т.д., предусмотренные Инструкцией по делопроизводству местной администрации Урванского муниципального района КБР.
