"Телефон доверия" Управления работает на основе автоматизированной обработки информации, представляет собой комплекс технических средств, организационных мероприятий, обеспечивающих возможность гражданам обращаться по телефону с предложениями, заявлениями, жалобами в адрес руководителя Управления.
Организация работы "телефона доверия" осуществляется в целях:
1) повышения авторитета, роста доверия общества к Управлению как к институту государственной власти;
2) обеспечения эффективных связей Управления с населением, органами и организациями;
3) установления дополнительных гарантий права граждан на обращение в территориальный орган Росреестра;
4) оперативного реагирования на неправомерные действия должностных лиц Управления;
5) получения сведений о фактах коррупции со стороны государственных гражданских служащих Управления.
Основными задачами работы "телефона доверия" являются:
1) формирование эффективного механизма взаимодействия граждан и Управления;
2) повышение качества и доступности исполнения государственных функций Управлением;
3) оперативное рассмотрение обращений;
4) информирование руководства Управления о наиболее актуальных возникающих вопросах;
5) организация работы по рассмотрению сообщений, содержащих сведения о фактах коррупции со стороны государственных гражданских служащих Управления.
Основные функции работы "телефона доверия":
1) организация централизованного сбора и учета сообщений граждан, поступающих в адрес Управления по "телефону доверия";
2) обеспечение рассмотрения сообщений, поступивших на "телефон доверия";
3) информирование руководителя Управления о количестве и содержании сообщений граждан, результатах их рассмотрения.
1.2. Правовую основу деятельности "телефона доверия" составляют Конституция
Российской Федерации, федеральные конституционные законы Российской Федерации, федеральные законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, нормативные правовые акты Министерства экономического развития Российской Федерации, правовые акты Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, приказы, распоряжения Управления, настоящее Положение.
II. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ "ТЕЛЕФОНА ДОВЕРИЯ"
2.1. Прием сообщений граждан по "телефону доверия" Управления осуществляется круглосуточно ежедневно на специально выделенный телефонный номер 32-12-56, оснащенный автоответчиком, установленный в служебном кабинете № 311 (пр. Толбухина, д. 64а) организационно-контрольного отдела.
2.2. Обработка поступивших сообщений:
поступившие в автоматическом режиме на "телефон доверия" сообщения (голосовые, факсимильные) посредством использования голосового модема и программы Venta Fax записываются на жесткий диск компьютера в формате WAV.
2.3. Текст сообщения на автоответчике:
"Вы позвонили по телефону доверия 32-12-56 Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Ярославской области. Пожалуйста, сообщите вашу информацию. Конфиденциальность вашего сообщения гарантируется. Для оперативного решения Вашего вопроса, пожалуйста, сообщите Ваши имя и отчество, а также номер контактного телефона, по которому с Вами можно связаться. Если вы желаете получить письменный ответ по существу вашей информации, назовите свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому его направить. Выражаем Вам признательность за сотрудничество. После звукового сигнала оставьте свое голосовое сообщение или отправьте факсимильное".
2.4. Время приема одного сообщения в режиме автоответчика от 3 до 5 минут. Прохождение информации по "телефону доверия" может контролироваться в режиме прослушивания сообщений.
2.5. Информация о функционировании и режиме работы "телефона доверия" доводится до сведения населения посредством размещения на официальном сайте Управления, информационных стендах Управления.
2.6. Общее руководство, организацию работы "телефона доверия", информационное сопровождение осуществляет организационно-контрольный отдел, техническое сопровождение - назначенный специалист отдела информационных технологий.
III. ПРИЕМ ОБРАЩЕНИЙ, ПОСТУПИВШИХ ПО "ТЕЛЕФОНУ ДОВЕРИЯ", ИХ УЧЕТ И ДЕЙСТВИЯ, ПРЕДПРИНИМАЕМЫЕ ПО ФАКТУ ПОЛУЧЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ
3.1. Организация приема, учета, регистрации и обеспечения своевременного рассмотрения сообщений граждан по "телефону доверия" осуществляется назначенным сотрудником организационно-контрольного отдела Управления.
3.2. Прием обращений, поступивших на "телефон доверия", осуществляется в автоматическом режиме.
3.3. Для учета обращений по "телефону доверия" и контроля за своевременным принятием мер реагирования на обращения населения в организационно-контрольном отделе ведется журнал учета сообщений, поступивших по "телефону доверия" Управления (далее - Журнал) в электронном числе и.
Журнал распечатывается на бумажный носитель по окончании календарного года и имеет граф "ДСП". Страницы журнала учета сообщений должны быть пронумерованы и содержать следующую информацию:
1) порядковый номер сообщения;
2) вид поступившего сообщения (голосовое - Г, факсимильное - Ф);
3) время и дата поступления сообщения;
4) фамилия, имя, отчество (наименование) заявителя, почтовый адрес, номер телефона (если номер определился автоматически или сообщен звонившим). В случае поступления анонимного звонка в графе указывается "Аноним";
5) краткое содержание сообщения;
6) входящий номер и дата регистрации сообщения;
7) резолюция руководителя Управления;
8) исполнитель и срок исполнения поручения, установленный руководителем Управления;
9) результаты разрешения сообщения (рекомендовано обратиться к должностному лицу, курирующему разрешение вопроса, даны устные разъяснения (их характер), будет ли представлен письменный ответ и т.д.);
10) снятие с контроля: дата фактического исполнения поручения руководителя Управления (исходящие реквизиты ответа на сообщение, фамилия исполнителя - в случае, если дан письменный ответ).
3.4. Срок обработки поступивших сообщений составляет 3 рабочих дня. В случае необходимости срок может быть продлен руководителем Управления.
3.5. Незамедлительно докладываются для принятия решения руководителю Управления сообщения, содержащие следующую информацию:
- о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем;
- о нарушении порядка исполнения государственных функций сотрудниками территориальных отделов Управления и связанные с этим сообщения о коррупции, вымогательстве;
- о недостойном поведении сотрудников Управления при исполнении должностных обязанностей.
3.6. Специалист организационно-контрольного отдела, отвечающий за работу "телефона доверия", в день поступления сообщения:
1) осуществляет расшифровку с электронных носителей, распечатку на отдельных листах сообщений, поступивших на "телефон доверия";
2) проводит регистрацию в Журнале установленной формы, проставляет в правом верхнем углу текста сообщения штамп "ТЕЛЕФОН ДОВЕРИЯ";
3) докладывает руководителю Управления текст сообщения;
4) указывает в Журнале резолюцию руководителя Управления, наложенную на текст сообщения;
в случае если в обращении содержатся факты коррупции со стороны государственных гражданских служащих:
5) передает в соответствии с резолюцией руководителя Управления документы (текст сообщения с резолюцией руководителя Управления) в отдел государственной службы, кадров, защиты государственной тайны и мобилизационной подготовки для рассмотрения и организации проверки достоверности приведенных в обращении фактов коррупции со стороны государственных гражданских служащих Управления:
а) для проведения проверки приказом руководителя Управления создается комиссия с обязательным участием сотрудников отдела государственной службы, кадров, защиты государственной тайны и мобилизационной подготовки;
б) комиссией проводится проверка фактов, изложенных в обращении, запрашивается объяснение от государственного служащего, собираются необходимые материалы;
в) по результатам рассмотрения комиссия готовит и представляет на рассмотрение и принятие решения руководителю Управления:
- заключение, содержащее предложения комиссии по применению к виновным лицам мер дисциплинарного воздействия;
- проект письменного ответа для направления заявителю (в случае если заявитель сообщил почтовый адрес) по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, установленных законодательством, либо уведомление о передаче обращения в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит рассмотрение поставленных в обращении вопросов;
г) в случае подтверждения в ходе проведения проверки сведений, изложенных в обращении, руководитель Управления принимает решение о привлечении виновных должностных лиц к ответственности;
д) оригиналы документов, образовавшихся в результате поступления и рассмотрения сообщения, хранятся в отделе государственной службы, кадров, защиты государственной тайны и мобилизационной подготовки. В организационно-контрольном отделе в номенклатурное дело формируются копии следующих документов: сообщения с резолюцией, ответа заявителю или уведомления;
в случае если заявителю требуется дать письменный ответ:
5) передает документы (текст сообщения с резолюцией руководителя Управления) специалисту, осуществляющему регистрацию письменных обращений для организации дальнейшего разрешения обращения в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации, документами Росреестра, Управления о порядке рассмотрения обращений граждан или подготовки ответа в адрес организации (в Журнале указывает присвоенные письменному обращению входящие реквизиты);
6) после разрешения обращения в Журнале отражает информацию об исходящих реквизитах письменного ответа заявителю;
в случае если заявителю не требуется давать письменный ответ:
5) передает под роспись копию текста сообщения с резолюцией руководителя Управления назначенному исполнителю;
6) обеспечивает контроль за своевременным рассмотрением сообщения, поступившего на "телефон доверия";
7) после рассмотрения исполнителем поступившее сообщение с резолюцией руководителя Управления (при продлении срока исполнения поручения - согласованную руководителем служебную записку), документы (служебная или докладная записка, объяснительные и др.), образовавшиеся в результате рассмотрения сообщения, или их копии (в случае если их хранение предусмотрено в другом отделе) формирует в номенклатурное дело.
3.7. Не подлежит регистрации сообщение, в котором гражданин использует нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу.
3.8. Сроки рассмотрения сообщений:
1) сообщения, поступившие на "телефон доверия", рассматриваются в течение семи рабочих дней или в соответствии с резолюцией руководителя Управления;
2) в случае если факты, содержащиеся в сообщении, требуют оперативного принятия мер, они рассматриваются в 3-дневный срок, что отражается в резолюции на текстовое сообщение;
3) при необходимости продления срока выполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за 2 дня до истечения срока, представляет на имя руководителя Управления (автора резолюции) служебную записку с просьбой о продлении срока исполнения, в которой должны быть указаны аргументированные причины внесенного предложения, а также конкретные меры, принимаемые должностным лицом для выполнения поручения.
IV. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Сообщения граждан, поступившие по "телефону доверия" снимаются с контроля руководителем Управления, давшим поручение, на основании информации или иного документального подтверждения его исполнения.
Сотрудники, работающие с информацией "телефона доверия", а также иные должностные лица аппарата Управления, привлеченные по указанию руководителя Управления к участию в работе по проверке сведений, оперативному реагированию на факты нарушений, пресечению коррупции, волокиты, злоупотреблений служебным положением со стороны сотрудников Управления, несут персональную ответственность за соблюдение конфиденциальности полученных сведений.
V. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ АНАЛИЗА ПОСТУПИВШИХ ОБРАЩЕНИЙ
Руководителя Управления информируют:
- по итогам полугодия и года организационно-контрольный отдел - о количестве поступивших по "телефону доверия" сообщений, характере затронутых в них вопросов и результатах рассмотрения сообщений;
- ежеквартально отдел государственной службы, кадров, защиты государственной тайны и мобилизационной подготовки - о результатах анализа обращений, поступивших на "телефон доверия", содержащих информацию о фактах коррупции со стороны государственных гражданских служащих.
