ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ДОБРОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 23 января 2012 г. № 37-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
В связи с изменением структуры администрации района:
1. Утвердить Положение
об архивном отделе (приложение № 1).
2. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на управляющего делами администрации района Старкова М.В.
Глава администрации Добровского
муниципального района
А.И.ГЛАЗУНОВ
Приложение № 1
к распоряжению
главы администрации Добровского
муниципального района
от 23 января 2012 г. № 37-р
Утверждаю:
Глава администрации Добровского
муниципального района
А.И.ГЛАЗУНОВ
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ДОБРОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Архивный отдел администрации Добровского муниципального района (далее - Отдел) является структурным подразделением администрации Добровского муниципального района.
1.2. Отдел является юридическим лицом, наделен муниципальным имуществом, закрепленным за ним на праве оперативного управления, имеет печать с изображением герба Добровского муниципального района и своим наименованием, бланки и иные реквизиты.
1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией
Российской Федерации, Федеральным законом
"Об архивном деле в Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Липецкой области, Уставом
Добровского муниципального района, постановлениями и распоряжениями главы муниципального района, а также нормативно-правовыми документами Федерального архивного агентства, управления ЗАГС и архивов Липецкой области.
1.4. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела администрация образует в своем составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.
1.5. Отдел взаимодействует с ведомственными архивами предприятий и организаций муниципального района независимо от их формы собственности.
1.6. Полномочия, структура и штатная численность Отдела утверждаются главой администрации муниципального района.
1.7. Положение об Отделе утверждается распоряжением главы администрации муниципального района.
1.8. Начальник Отдела и главный специалист являются муниципальными служащими.
1.9. Место нахождения Отдела - Октябрьская пл., д. 9, с. Доброе, Липецкая область, 399140.
2. ЗАДАЧИ
Основными задачами Отдела являются:
2.1. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов органов местного самоуправления муниципального района, муниципальных предприятий и учреждений, документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных документов ликвидированных организаций независимо от их формы собственности.
2.2. Анализ состояния и регулирования развития архивного дела на территории муниципального района.
2.3. Координация деятельности органов местного самоуправления муниципального района, муниципальных предприятий и учреждений района в области архивного дела, оказание организационно-методической помощи в развитии государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации в области архивного дела, взаимодействие по этим вопросам на договорных началах с организациями и предприятиями всех форм собственности, расположенными на территории муниципального района.
2.4. Выполнение отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального района.
2.5. Представление главе администрации муниципального района предложений по вопросам передачи архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственности Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.
2.6. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Липецкой области, нормативных правовых актов органов местного самоуправления по вопросам архивного дела.
3. ФУНКЦИИ
Отдел в соответствии с возложенными задачами выполняет следующие функции:
3.1. Обеспечение сохранности и учета архивных документов, подлежащих постоянному хранению, в т.ч.:
- хранение и учет документов, принятых в Отдел;
- представление в установленном порядке учетных данных в управление ЗАГС и архивов Липецкой области;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- представление администрации муниципального района предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе, и их реализация.
3.1.1. Отдел обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, в т.ч. образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности муниципальных предприятий и учреждений, а также находящихся в совместном ведении администрации муниципального района и Липецкой области;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности администрации муниципального района по реализации отдельных государственных полномочий, которыми она наделена;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных предприятий и организаций, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального района;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности Отдела.
3.1.2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают на хранение в Отдел на основании договоров между собственниками документов и Отделом.
3.2. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального района, в т.ч.:
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: имеется в виду ", утверждаемых администрацией муниципального района...", а не ", утверждаемых организаций муниципального района...".
- составление списков организаций - источников комплектования Отдела, утверждаемых организаций муниципального района и согласовываемых с ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) управления ЗАГС и архивов Липецкой области, систематическая работа по их уточнению;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.
3.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве администрации муниципального района, Добровского районного Совета депутатов, муниципальных предприятий и учреждений, содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации муниципального района в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования Отдела;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах и экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций - источников комплектования Отдела;
- представление на рассмотрение ЭПК управления ЗАГС и архивов Липецкой области описей дел постоянного хранения и по личному составу, поступивших от организаций и предприятий муниципального района;
- проведение семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.
3.4. Представление предприятиям, организациям и гражданам архивной информации, в т.ч.:
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов архива, рассмотрение заявлений, предложений, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов;
- организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, публикаторская деятельность.
3.5. Реализация отдельных государственных полномочий администрации муниципального района в сфере архивного дела в установленном порядке, в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.
4. ПРАВА
Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
4.1. Представлять администрацию муниципального района по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
4.2. Вносить на рассмотрение администрации муниципального района и управления ЗАГС и архивов Липецкой области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией муниципального района вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
4.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
4.4. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
4.5. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий предприятий и организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.
4.6. Ставить перед органами государственной власти вопросы о привлечении к ответственности должностных лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц, виновных в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
5.1. Отдел возглавляет начальник. Начальник Отдела назначается и освобождается от должности главой администрации муниципального района.
Начальник архивного отдела:
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
5.2.1. Организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций.
5.2.2. Имеет право использовать электронно-цифровую подпись (ЭПЦ) с целью заверения архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, а также иных документов, связанных с выполнением функций Отдела.
5.2.3. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в муниципальном районе перед администрацией муниципального района и в установленном порядке перед управлением ЗАГС и архивов Липецкой области.
5.3. На время отсутствия начальника Отдела его обязанности исполняет главный специалист.
5.4. При смене начальника Отдела прием-передача дел производится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации муниципального района, а также управления ЗАГС и архивов Липецкой области. Акт приема-передачи утверждается главой администрации муниципального района и представляется в управление ЗАГС и архивов Липецкой области.
5.5. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства Российской Федерации, на основе целевых программ, планов работы с учетом рекомендаций управления ЗАГС и архивов Липецкой области.
6. ИМУЩЕСТВО И СРЕДСТВА ОТДЕЛА
6.1. Отдел пользуется на праве оперативного управления имуществом в соответствии с законодательством Российской Федерации.
6.2. Отдел отвечает по своим обязательствам в пределах находящихся в его распоряжении денежных средств.
6.3. Источниками формирования имущества и финансовых ресурсов Отдела являются:
- средства районного бюджета;
- целевые средства из бюджета Липецкой области.
6.4. Бухгалтерское обслуживание Отдела осуществляется централизованной бухгалтерией администрации муниципального района.
7. РЕОРГАНИЗАЦИЯ И ПРЕКРАЩЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА
7.1. Реорганизация или ликвидация Отдела производится в соответствии с действующим законодательством.
7.2. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Отдела передаются организации-правопреемнику. При его ликвидации документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Липецкой области.
8. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
8.1. Начальник Отдела несет персональную ответственность за результаты деятельности Отдела и состояние дисциплины в Отделе.
8.2. Специалисты Отдела несут ответственность за неисполнение должностных обязанностей в соответствии с трудовым законодательством.
