АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА САРАПУЛА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 1 ноября 2011 г. № 251
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА САРАПУЛА
С целью приведения Регламента Администрации города Сарапула в соответствие действующему законодательству
1. Распоряжение Главы Администрации города Сарапула от 01.11.2006 № 117 "Об утверждении Регламента Администрации города Сарапула"; распоряжение Главы Администрации города Сарапула от 04.12.2008 № 238 "О внесении дополнения в Регламент Администрации города Сарапула, утвержденный распоряжением Главы Администрации города Сарапула от 01.11.2006 № 117"; распоряжение Главы Администрации города Сарапула № 256 от 31.12.2008 "О внесении дополнений в Регламент Администрации города Сарапула, утвержденный распоряжением Главы Администрации города Сарапула от 01.11.2006 № 117" отменить.
2. Утвердить Регламент
Администрации города Сарапула (приложение).
Глава Администрации
города Сарапула
А.Н.СИЗОВ
Приложение
к распоряжению
Администрации города Сарапула
от 1 ноября 2011 г. № 251
РЕГЛАМЕНТ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА САРАПУЛА
I. Общие положения
Настоящий Регламент определяет порядок планирования работы Администрации города Сарапула (далее по тексту - Администрация), подготовки проектов постановлений и распоряжений Администрации города Сарапула (далее по тексту - проекты актов), их согласования и принятия, порядок подготовки и издания приказов заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата, взаимодействия Администрации с Сарапульской городской Думой, организации документооборота в Администрации, порядок проведения совещаний и организации исполнения решений.
II. Планирование работы Администрации
Планирование работы Администрации является средством организационного обеспечения деятельности.
Деятельность Администрации организуется в соответствии с планом основных мероприятий Администрации на месяц, разрабатываемым на основе программы социально-экономического развития г. Сарапула на соответствующий год, бюджета г. Сарапула на соответствующий год, ведомственных и долгосрочных целевых программ, плана работы Сарапульской городской Думы на соответствующий год, плана работы Администрации на соответствующий год.
Разработка плана основных мероприятий Администрации на год осуществляется в следующем порядке:
предложения (перечень, календарные даты мероприятий, ответственные исполнители) в план основных мероприятий Администрации на следующий год вносят структурные подразделения Администрации к 15 декабря текущего года в отдел организационной и кадровой работы. Отчет о выполнении запланированных мероприятий предыдущего года представляется в отдел организационной и кадровой работы к 15 января текущего года.
Отдел организационной и кадровой работы составляет проект плана основных мероприятий на следующий год и вносит его на подпись Главе Администрации не позднее 20 декабря текущего года.
Разработка плана основных мероприятий Администрации на месяц осуществляется в следующем порядке:
предложения (перечень, календарные даты мероприятий, ответственные исполнители) в план основных мероприятий Администрации на следующий месяц вносят структурные подразделения Администрации не позднее 15 числа текущего месяца в отдел организационной и кадровой работы. Одновременно представляются отчеты о выполнении запланированных мероприятий в предыдущем месяце.
Отдел организационной и кадровой работы составляет проект плана основных мероприятий на следующий месяц и вносит его на подпись Главе Администрации не позднее 20 числа текущего месяца.
План основных мероприятий Администрации на месяц после его утверждения направляется отделом организационной и кадровой работы в Администрацию Президента и Правительства Удмуртской Республики, городскую Думу, заместителям Главы Администрации города Сарапула.
Структурные подразделения Администрации планируют свою работу ежемесячно с учетом плана основных мероприятий Администрации на год.
III. Порядок подготовки и издания постановлений
и распоряжений Администрации города Сарапула
Проекты постановлений, распоряжений Администрации города Сарапула вносятся заместителями Главы Администрации города Сарапула, руководителем аппарата Администрации города Сарапула, руководителями структурных подразделений Администрации города Сарапула и структурных подразделений, наделенных правами юридического лица (согласно распределению обязанностей).
Акты по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, издаются в форме постановлений. Акты по вопросам организации работы Администрации города издаются в форме распоряжений.
7) оттиск печати участника СМЭД, которая должна содержать:
наименование участника СМЭД: "Администрация города Сарапула";
текст: "Для заверения копий электронных документов".
Вышеуказанная информация размещается на свободном месте последней страницы бумажной копии электронного документа под текстом документа. Дополнительная заверяющая подпись без расшифровки фамилии и должности ставится на каждой странице листа, на которой размещена информация электронного документа.
Допускается скрепление листов многостраничных документов с одновременным заверением:
1) первой страницы документа подписью сотрудника Администрации города Сарапула, уполномоченного заверять бумажные копии электронных документов, без расшифровки фамилии и должности;
2) последней страницы документа информацией, указанной выше, для заверения бумажной копии электронного документа.
Место скрепления заверяется гербовой печатью Администрации города Сарапула и подписью сотрудника Администрации города Сарапула, уполномоченного заверять бумажные копии электронных документов.
В случае отсутствия в официальной электронной базе постановлений и распоряжений Администрации города Сарапула либо другой информационной базе (журнале), которая ведется в подразделении Администрации города Сарапула, структурном подразделении Администрации города Сарапула, наделенном правами юридического лица, определенном конечным исполнителем, электронного варианта запрашиваемой информации, делается электронный образ бумажного документа. Допускается применение следующих форматов графических файлов: Joint Photographic Experts Group (расширение файла JPG), Portable Document Format (расширение файла PDF), Tagged Image File Format (расширение файла TIFF), portable network graphics (расширение файла PNG).
При необходимости заверения бумажной копии бумажного документа, хранящегося в подразделении Администрации города Сарапула, заверение производится должностным лицом подразделения, в котором хранится данный документ.
После создания ответа на межведомственный запрос исполнитель может отправить документ на утверждение Главе Администрации города Сарапула (если у исполнителя нет права отправлять документы этого типа в документооборот без утверждения). После утверждения документа Главой Администрации города Сарапула он возвращается исполнителю для отправки ответа на межведомственный запрос.
Электронный вариант ответа, при котором каждый файл, входящий в сообщение, подписывается ЭЦП сотрудников Администрации города Сарапула, структурного подразделения Администрации города Сарапула, наделенного правами юридического лица, - участников СМЭД, уполномоченных использовать ЭЦП для подписания электронных документов в СМЭД и наделенных правом собственноручной подписи аналогичных документов на бумажных носителях с помощью средства ЭЦП путем формирования отдельного криптографического сообщения в виде отдельного файла.
Сотрудник Администрации города Сарапула, структурного подразделения Администрации города Сарапула, наделенного правами юридического лица, муниципального учреждения МО "Город Сарапул", отправляющий электронный документ, содержащий электронную копию бумажного документа, несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе.
После того, как ответ на межведомственный запрос подготовлен, согласован и заверен ЭЦП, он должен быть зарегистрирован в журнале исходящих документов, который ведется в отделе по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией Администрации города Сарапула с отметкой о выполнении межведомственного запроса.
Документы, подлежащие отправке, должны отправляться в день их подписания или в течение первого часа следующего рабочего дня.
Осуществление межведомственных запросов для предоставления
муниципальных услуг Администрацией города Сарапула
При поступлении в Администрацию города Сарапула структурное подразделение Администрации города Сарапула, наделенное правами юридического лица, запроса от заявителя о предоставлении муниципальной услуги, ответственное за предоставление запрашиваемой заявителем муниципальной услуги, в соответствии с действующим утвержденным Регламентом предоставления муниципальной услуги, руководствуясь Перечнем документов (сведений), обмен которыми для предоставления муниципальных услуг Администрацией города Сарапула осуществляется в рамках межведомственного информационного взаимодействия, самостоятельно, без участия заявителя направляет межведомственные запросы необходимых документов и сведений в органы, предоставляющие государственные услуги, органы, предоставляющие муниципальные услуги, иные государственные органы, органы местного самоуправления либо подведомственные государственным органам или органам местного самоуправления организации, участвующие в предоставлении государственных и муниципальных услуг, о представлении документов и (или) информации для предоставления государственной или муниципальной услуги с использованием межведомственного информационного взаимодействия.
Межведомственный запрос, направленный на бумажном носителе, должен содержать информацию, описанную в разделе "Предоставление документов и информации Администрацией города Сарапула посредством межведомственного взаимодействия". Межведомственный запрос может быть направлен ответственным должностным лицом, назначенным распоряжением Администрации города Сарапула, участникам СМЭД посредством межведомственного электронного взаимодействия с заверением ЭЦП ответственного лица.
При осуществлении обмена электронными документами, содержащими информацию ограниченного доступа, сотрудник Администрации города Сарапула - участник СМЭД обязан руководствоваться нормативными правовыми актами, регулирующими отношения в сфере информационных технологий и защиты информации, и соблюдать установленные требования по защите информации ограниченного доступа на всех этапах ее обработки, хранения и передачи. Передача указанных документов по открытым каналам связи допускается при обязательном применении шифрования сообщения или канала связи.
Должностным лицам Администрации города Сарапула, ответственным за направление межведомственных запросов, запрещается направлять запросы о представлении документов и информации для осуществления деятельности, не связанной с предоставлением государственных или муниципальных услуг или ведением базовых государственных информационных ресурсов в целях предоставления государственных или муниципальных услуг.
Должностные лица Администрации города Сарапула, ответственные за направление межведомственных запросов, имеют право запрашивать с указанием оснований и получать у других участников СМЭД заверенные копии электронных документов на бумажном носителе; получать необходимые данные из реестра СМЭД; обязаны хранить электронные документы в том формате, в котором они были отправлены или получены, позволяющем установить, что отправленные или полученные данные, содержащиеся в электронном сообщении, не искажены; хранить входящие и исходящие электронные документы в соответствии со следующими требованиями:
1. Входящие электронные документы, прошедшие проверку подлинности ЭЦП, должны храниться совместно с Сертификатом Участника Системы и служебными уведомлениями о получении электронного документа.
2. Все исходящие электронные документы должны храниться со служебными уведомлениями о получении электронного документа, формируемыми принимающей стороной.
3. Сроки хранения электронного документа должны соответствовать срокам хранения, установленным для документов на бумажных носителях.
При получении электронной копии ответа на межведомственный запрос должностные лица Администрации города Сарапула, ответственные за направление межведомственных запросов, осуществляют обработку поступивших электронных документов, проверку подлинности ЭЦП. Если для оказания муниципальной услуги необходима бумажная копия запрашиваемой информации, то к электронному документу прикладывается его бумажная копия с пометкой о том, что бумажный вариант соответствует электронному.
Осуществление дальнейших административных процедур предоставления муниципальной услуги происходит в соответствии с утвержденным Административным регламентом предоставления муниципальной услуги Администрации города Сарапула.
VIII. Порядок проведения совещаний в Администрации
На основе графиков совещаний Главы Администрации, заместителей Главы Администрации, плана мероприятий городской Думы руководитель аппарата составляет единый график проведения совещаний в Администрации.
Руководители структурных подразделений при планировании мероприятий должны руководствоваться графиком совещаний.
Принятые на совещаниях решения по указанию председательствующего оформляются протоколом. Протокол совещания, проводимого Главой Администрации, заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата по указанию председательствующего подлежит хранению у секретаря совещания либо передается в протокольный сектор. Если в решении указывается (предусмотрен) контроль за исполнением решений, один экземпляр протокола направляется в протокольный сектор для постановки на контроль.
Хранение протоколов совещаний, проводимых другими должностными лицами Администрации, контроль за их исполнением обеспечивают соответствующие должностные лица.
IX. Организация исполнения решений
Постановления, распоряжения Администрации, решения совещаний, содержащие вопросы, исполнение по которым должно быть поставлено на контроль, должны содержать информацию об исполнителе, сроках исполнения, контролирующем лице. Если срок исполнения не указан, вопрос должен быть решен в течение месяца.
Документы с отметкой Главы Администрации города Сарапула, заместителей Главы Администрации города Сарапула, руководителя аппарата Администрации города Сарапула о контроле направляются в протокольный сектор для постановки на контроль. В протокольном секторе вопросы заносятся в журнал (компьютерную базу) контроля. Исполнителю и контролирующему лицу направляется сообщение о постановке вопроса на контроль. Ежемесячно до 10 числа протокольный сектор рассылает ответственным исполнителям и контролирующим лицам перечень вопросов, находящихся на контроле. Вопросы без срока исполнения стоят на контроле до 3 лет.
По исполнению вопроса ответственный исполнитель представляет в протокольный сектор документ с визой контролирующего лица об исполнении, на основании которого делается отметка об исполнении документа и снятии с контроля. Документ с визой остается на хранении в протокольном секторе. Ежемесячно протокольный сектор представляет руководителю аппарата справку о несвоевременно выполненных вопросах для доклада Главе Администрации.
Контроль за исполнением жалоб, обращений граждан осуществляется в соответствии с положением по работе с обращениями граждан.
X. Заключительное положение
34. Действующие в Администрации города нормы, определяющие регламент работы, применяются в части, не противоречащей настоящему Регламенту.
