ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 1 ноября 2011 г. № 547
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 года № 751 "О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" Правительство Республики Саха (Якутия) постановляет:
1. Внести прилагаемые изменения
в Правила
делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия), утвержденные постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 15 октября 2009 года № 418 "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)".
2. Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия) до 1 ноября 2011 года внести на рассмотрение проект распоряжения Правительства Республики Саха (Якутия) о внесении изменений в Методические рекомендации
по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия), утвержденные распоряжением Правительства Республики Саха (Якутия) от 28 февраля 2010 года № 143-р.
3. Опубликовать настоящее постановление в официальных средствах массовой информации Республики Саха (Якутия).
4. Контроль исполнения настоящего постановления возложить на Руководителя Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия) Ефимова В.П.
Председатель Правительства
Республики Саха (Якутия)
Г.ДАНЧИКОВА
Приложение
к постановлению Правительства
Республики Саха (Якутия)
от 1 ноября 2011 г. № 547
ИЗМЕНЕНИЯ,
ВНОСИМЫЕ В ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
1. Пункт 5
дополнить абзацами следующего содержания:
"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
"сканирование документа" - получение электронного образа документа;
"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.
Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.".
В последнем абзаце пункта 5
запятую после слов "делопроизводства" заменить на слова "и документооборота".
2. Пункт 7
дополнить абзацем следующего содержания:
"При подготовке документов в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) используются электронные шаблоны бланков документов.".
3. Пункт 9
изложить в следующей редакции:
"9. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) утверждаются руководителем этого органа исполнительной власти.".
4. В пункте 10
:
подпункт "в"
изложить в следующей редакции:
"в) должность лица - автора документа;";
подпункт "л"
изложить в следующей редакции:
"л) наименование либо аннотация документа;";
дополнить
подпунктом "щ" следующего содержания:
"щ) отметка о поступлении документа.".
5. В пункте 17
слова "осуществляется, как правило, в день поступления" заменить словами "осуществляется в день поступления".
6. Пункт 18
дополнить словами "в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан, утверждаемым руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия).".
7. Раздел VI
изложить в следующей редакции:
"VI. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В ОРГАНЕ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
38. В органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Республики Саха (Якутия).
39. При передаче электронных документов в другие государственные органы и иные организации документы заверяются электронной подписью органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) - автора документа в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
40. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
41. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) по согласованию с Департаментом по архивному делу Республики Саха (Якутия).
42. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). Система электронного документооборота органа исполнительной власти должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
43. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
44. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
45. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
46. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и (или) поступившие в орган исполнительной власти на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
47. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия).
48. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
49. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
50. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия).".
8. Пункт 10
приложения к указанным Правилам изложить в следующей редакции:
"10. Наименование либо аннотация документа".
